A RAIS, conhecida como Relação Anual de Informações Sociais, independentemente se você tem funcionários ou não em sua empresa no ano-base, é obrigatória e fundamental.
Não é apenas uma papelada, e sim, um grande auxílio para as decisões que fazem o negócio crescer, calculando benefícios e trazendo ideias para melhorar o local de trabalho.
Desvende os detalhes dessa ferramenta tão essencial a seguir!
O que é RAIS?
A RAIS, ou Relação Anual de Informações Sociais, é um relatório obrigatório para todos os estabelecimentos no Brasil, definido pelo Decreto nº 76.900 em 23/12/1975.
Reconhecida pelo Governo Federal como a fonte mais confiável sobre o mercado de trabalho formal, ela é praticamente um censo.
Ao ser declarada, os estabelecimentos fornecem ao Governo dados importantes para estatísticas laborais, fiscalização das leis trabalhistas, controle do FGTS, monitoramento de benefícios previdenciários, etc.
Como funciona a RAIS?
A RAIS tem um papel central: coletar informações sobre a atividade trabalhista de empresas e indivíduos no Brasil. Também permite ao governo entender quantos empregos surgiram e quantas demissões ocorreram no último ano.
Para cumprir com a obrigação da RAIS, as empresas devem enviar um arquivo eletrônico contendo informações sobre os empregados, como nome, CPF, data de admissão, remuneração e outros dados relevantes.
Essas informações são utilizadas para a elaboração de estatísticas sobre o emprego formal no país, além de auxiliar na fiscalização e controle das relações de trabalho.
O prazo para o envio da RAIS geralmente ocorre no início do ano seguinte ao ano-base em questão.
Importância da RAIS para seu negócio
A RAIS é relevante para os próprios empregadores. Ao fornecer informações sobre seus empregados, a empresa contribui para a construção de um banco de dados atualizado sobre sua força de trabalho.
Ela é fundamental para o Governo ter ciência dos empregos e dos colaboradores registrados corretamente.
Se o trabalhador não aparece na RAIS, pode ter dificuldades para conseguir benefícios como abono salarial e seguro desemprego, e até mesmo a aposentadoria pode ser afetada.
Por esse motivo, é responsabilidade da empresa entregar a RAIS para assegurar que seus colaboradores não sejam prejudicados.
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Quem deve declarar?
- Inscritos no CNPJ devem entregar RAIS Negativa se não tiverem empregados ou mantiveram atividades paralisadas no ano-base.
- Todas as pessoas jurídicas de direito privado, incluindo empresas públicas, independentemente de registro.
- Empresas individuais, mesmo sem empregados.
- Todos os empregadores conforme as regras da CLT.
- Cartórios extrajudiciais, consórcios de empresas e empregadores urbanos pessoas físicas com empregados.
- Órgãos governamentais, fundações e entidades de fiscalização de profissões liberais.
- Condomínios, sociedades civis e empregadores rurais pessoas físicas.
- Filiais, agências, sucursais, representações no exterior.
- Grupos 3, 4, 5 e 6 do eSocial.
Exceção de emissão da RAIS para empresas do eSocial
Empresas do grupo 1 e 2, com faturamento acima e abaixo de R$ 78 milhões, devem atender ao eSocial.
A Portaria n.º 1.127/19 indica que a obrigação do art. 24 da Lei 7.998/90 é cumprida exclusivamente através da transmissão de informações ao eSocial.
Quem é obrigado a entregar a RAIS?
A entrega da RAIS é obrigatória para todas as empresas com funcionários contratados no regime CLT. Isso inclui as de todos os portes e setores de atividade econômica.
Além disso, estão obrigados a entregar a RAIS os órgãos da administração pública direta e indireta, autarquias e fundações.
Empresas que não têm funcionários devem fazer a declaração de ausência de colaboradores, informando que não houve contratações no período.
Quem não precisa entregar esse documento?
A RAIS é uma obrigação importante, mas algumas situações específicas podem isentar determinados estabelecimentos da entrega:
- Estabelecimentos sem atividade no ano-base: empresas que não tiveram atividade econômica durante o ano-base e não mantiveram empregados estão dispensadas.
- Pessoas físicas sem empregados: autônomos, profissionais liberais e outros empregadores sem vínculos empregatícios no ano-base.
- Entidades sem fins lucrativos: por exemplo, associações e instituições beneficentes, que não dispõem de contratados.
- Microempreendedor Individual (MEI): pessoas físicas registradas como empresários individuais, também estão isentos da entrega da RAIS, a menos que tenham empregados.
Como é feito o envio da RAIS?
O comprovante RAIS, assim como a declaração do Imposto de Renda, requer o preenchimento em um formulário específico.
Ele está disponível para download no site oficial da RAIS e deve ser transmitido utilizando um programa fornecido pelo Governo Federal.
Declaração de estabelecimento SEM vínculos empregatícios no ano-base
Para declarar um estabelecimento sem funcionários no ano-base, use o formulário específico de Declaração de RAIS Negativa Web.
Declaração de estabelecimento COM vínculos empregatícios no ano-base
Já para quem tem colaboradores, é só contar com o GDRais. Basta salvar o arquivo no seu disco rígido e transmitir a declaração via internet nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração” do programa.
A transmissão pode ser feita a partir do arquivo salvo no seu disco rígido.
Encerramento de atividades
Se o estabelecimento encerrou atividades no ano anterior, antecipe a entrega da RAIS usando o GDRais. Informe a data de encerramento e a data de desligamento dos empregados, no formato DD/MM/AAAA.
Qual o prazo de envio e consequências do não cumprimento?
Fique de olho no site oficial da RAIS para não perder o prazo de entrega, geralmente entre março e abril. Empresas desobrigadas segundo a Portaria SEPRT nº 1.127/2019 devem seguir o prazo do fechamento da folha de dezembro no eSocial, conferindo no site.
Não enviar, omitir ou fornecer informações erradas pode acarretar multas, conforme as Portarias nº 14/2006 e nº 688/2009. Quem não entrega no prazo encara multa a partir de R$ 425,64, com acréscimo de R$ 106,40 a cada bimestre de atraso.
Se houver omissões ou informações incorretas, a multa é de R$ 425,64, mais R$ 26,60 por empregado afetado.
Ainda, se a correção ultrapassar o último dia do ano da entrega, o valor é dobrado.
Como comprovar a entrega da declaração?
Quando concluir a entrega da declaração, é possível imprimir o Protocolo de entrega direto no programa GDRais, indicando onde o arquivo foi salvo no disco rígido.
O recibo estará disponível para impressão após 5 dias úteis da entrega, acessível pelo menu Impressão de Recibo no site da RAIS.
Não se esqueça de manter o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido durante a transmissão, com o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), obrigatório para emitir o recibo online, junto ao CNPJ/CEI/CNO/CAEPF.
Perguntas frequentes
No processo de emissão e entrega da RAIS, é bastante comum surgirem dúvidas. A seguir, esclarecemos as principais questões sobre o tema.
Quem tem que fazer a RAIS?
Se você tem um ou mais funcionários, é preciso enviar a declaração da RAIS referente a anos anteriores. Use o programa GDRais Genérico e tenha um certificado digital válido padrão ICP Brasil.
Para que serve a RAIS?
Com as informações da RAIS, o governo mantém o Cadastro Nacional de Informações Sociais organizado, além de controlar o trabalho no país, os benefícios previdenciários e os registros do FGTS.
Também é possível analisar os valores pagos no Seguro Desemprego, bem como calcular os valores a serem pagos no PIS e no PASEP.
Quem está dispensado da RAIS?
Estão dispensados membros dos grupos 1, 2 ou 3 do eSocial. O grupo 1 tem empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2021, já o grupo 2 inclui as que faturam entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões.
O grupo 3 abrange as outras empresas, como MEIs, microempresas e empresas pequenas, incluindo condomínios.
Organize sua gestão
Conforme visto, a RAIS é uma ferramenta importante para organizar dados de emprego no Brasil. O governo usa essas informações para entender o mercado de trabalho e gerenciar benefícios previdenciários e FGTS.
Por ser um documento tão fundamental, é interessante contar com um sistema ERP integrado como o da Omie.
Ele simplifica e junta a contabilidade, folha de pagamento e outras coisas ligadas à RAIS, ajudando os empreendedores em suas rotinas. Deixe tudo mais fácil com a Omie!
