A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um instrumento bastante útil, do qual o governo obtém dados para definir suas políticas trabalhistas. É um relatório solicitado pelo Ministério do Trabalho às pessoas jurídicas e outros empregadores anualmente.
Obrigatória para empresas com ou sem funcionários no ano-base das informações, a RAIS ajuda na tomada de decisões para o crescimento do setor, cálculo de benefícios a serem pagos e outros. Logo, é de extrema importância entender melhor como ela funciona.
Nesse post, vamos esclarecer todas as suas dúvidas sobre o que é a RAIS, quem deve e como declarar, prazo de envio e muito mais. Confira!
O que é a RAIS?
RAIS é a sigla para Relação Anual de Informações Sociais. Trata-se de um relatório fornecido ao Ministério do Trabalho por todo estabelecimento sediado no país, instituído pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975. Segundo o próprio Governo Federal, a RAIS tem se tornado a fonte mais confiável de informações sobre o mercado de trabalho formal no Brasil e, por sua abrangência, é considerada um censo.
Por conta disso, é muito importante para ajudar na tomada de decisão de diversos órgãos governamentais. Isso porque, por meio da declaração, o Governo Federal tem acesso a dados para elaboração de estatísticas relacionadas ao trabalho. Além de atender diversas necessidades, como:
- Fiscalizar o cumprimento da legislação trabalhista no país;
- Controlar os registros do FGTS;
- Monitorar os Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
- Realizar estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
- Identificar o trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.
Para que serve a RAIS?
A principal utilidade da RAIS é obter informações relativas à atividade trabalhista das pessoas jurídicas e das pessoas físicas que empregam trabalhadores no país. Sabe aqueles relatórios que aparecem nas mídias com dados dos trabalhadores brasileiros? Eles vêm das informações preenchidas na RAIS.
Através dessa obrigação, o governo sabe quantos empregos foram gerados no último ano e quantas demissões ocorreram. Ainda, tem as informações que ajudam a alimentar o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), que gera dados a respeito da população brasileira.
Além de todos os dados coletados, também é a partir da consulta RAIS que se faz o controle para os funcionários receberem o abono salarial-PIS.
Quem deve declarar?
São obrigados a entregar a declaração da RAIS:
- Inscritos no CNPJ com ou sem empregados — o estabelecimento que não tem empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
- Todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
- Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no país, com registro ou não nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- Empresas individuais, inclusive as que não têm empregados;
- Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- Condomínios e sociedades civis;
- Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior,
- Grupos 3, 4, 5 e 6 definidos no eSocial.
RAIS e eSocial
Empresas pertencentes ao grupo 1 e 2 — organizações com faturamento superior a R$ 78 milhões e organizações com faturamento inferior a R$ 78 milhões (exceto optantes do Simples Nacional), respectivamente — devem enviar as informações ao órgão fiscalizador por meio do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
Para as empresas compreendidas nos grupos 1 e 2 de obrigados ao eSocial, o cumprimento da obrigação do art. 24 da lei 7.998/90 combinada com o Decreto 76.900/75, dar-se-á exclusivamente pela transmissão das informações ao eSocial, nos termos da Portaria 1.127/19.
A declaração da RAIS ano-base 2020, por meio do GDRais, por empresas compreendidas nos grupos 1 e 2 de obrigados ao eSocial, não tem qualquer valor legal, inclusive para fins de habilitação de trabalhadores ao recebimento do abono salarial.
Quem deve ser relacionado?
- Empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
- Servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
- Trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão de obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria);
- Empregados de cartórios extrajudiciais;
- Trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
- Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
- Diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);
- Servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não-regidos pela CLT);
- Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);
- Aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
- Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999;
- Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Estadual;
- Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Municipal;
- Servidores e trabalhadores licenciados;
- Servidores públicos cedidos e requisitados e dirigentes sindicais.
Aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos mencionadas no inciso II do art. 430 da CLT, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva.
Nesse caso, a empresa onde o aprendiz exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declarar esse aprendiz na sua RAIS.
O dirigente sindical deve ser declarado na RAIS tanto pelo sindicato quanto pelo estabelecimento/órgão de origem, caso o mesmo perceba remuneração de ambas as partes. Se a remuneração for paga exclusivamente pelo sindicato apenas, este deve declará-lo da RAIS.
Quem não deve ser relacionado?
- Diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
- Autônomos;
- Eventuais;
- Ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, Conselheiro Tutelar etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
- Estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008;
- Empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006;
- Cooperados ou cooperativados;
- Diretores e assessores de órgãos, institutos e fundações dos partidos, quando remunerados com valor mensal igual ou superior a 2 (duas) vezes o limite máximo do benefício do Regime Geral de Previdência Social.
Como a RAIS deve ser entregue?
O recibo RAIS, de forma semelhante à declaração de Imposto de Renda, deve ser preenchido em formulário próprio, disponível para download no site oficial Rais e, posteriormente, transmitido por meio de um programa também disponibilizado pelo Governo Federal.
A entrega da declaração é feita somente pela internet e seu envio deve ser efetuado nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração” do aplicativo GDRais.
E não se esqueça, a transmissão pode ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido.
Declaração de estabelecimento SEM vínculos empregatícios no ano-base
Para preencher e enviar sua declaração de estabelecimento sem empregados, utilize o formulário próprio de Declaração de RAIS Negativa Web.
Declaração de estabelecimento COM vínculos empregatícios no ano-base
Para fazer a declaração da RAIS, é preciso utilizar o GDRais. O arquivo poderá ser gravado no seu disco rígido. A entrega da declaração da RAIS deverá ser feita somente via Internet e o envio da declaração será efetuado nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração” do programa GDRais.
A transmissão da declaração poderá ser feita a partir de arquivo gravado no seu disco rígido.
Encerramento de atividades
Se houver encerramento das atividades no decorrer de 2021, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRais e informar no campo data de encerramento, o dia, mês e ano de quando está sendo declarada a RAIS (no formato DD/MM/AAAA), bem como a data de desligamento dos empregados.
A RAIS do ano-base atual também deverá ser declarada, caso ainda não tenha sido entregue.
Qual o prazo de envio e consequências do não cumprimento?
E para não perder o prazo de entrega da RAIS, é preciso ficar atento ao site oficial do RAIS, mas o prazo costuma ter início no mês de março e término no mês de abril.
Para as empresas desobrigadas de acordo com a Portaria SEPRT 1.127/2019, será considerado o mesmo prazo previsto para fechamento de folha do mês de dezembro no Sistema eSocial, sendo também necessário a conferência direto no site.
Como a Relação Anual de Informações Sociais é utilizada também como base de cálculo do abono salarial, a não entrega, omissão ou declaração de informações falsas ou erradas é passível de multa, conforme determina a Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009.
Art. 2º O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.
Parágrafo único. O valor da multa resultante da aplicação do previsto no caput deste artigo, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:
- de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;
- de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;
- de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;
- de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados;
- de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.
Art. 3º O empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 26,60 (vinte e seis reais e sessenta centavos) por empregado omitido ou declarado falsa.
Art. 4º O valor resultante da aplicação dos arts. 2º e 3º será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ou omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS em referência.
O pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho.
Como comprovar a entrega da declaração?
Ao finalizar a entrega da declaração, pode-se imprimir o Protocolo de entrega, que fica disponível no próprio programa GDRais. Para a impressão, é preciso indicar o local em que o arquivo foi originalmente gravado no disco rígido do seu computador.
O recibo estará disponível para impressão 5 dias úteis após a entrega da declaração, e deverá ser impresso utilizando a opção de menu Impressão de Recibo de entrega, no site da RAIS.
Não se esqueça de preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que junto à inscrição CNPJ/CEI/CNO/CAEPF será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela internet. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado/CNO.
Além disso, como vimos, é por meio da RAIS que o governo levanta informações necessárias sobre a situação trabalhista no país. Por esse motivo, é preciso que os empregadores informem a declaração em tempo hábil para colaborarem com as análises dos dados, bem como para evitar multas pelo não cumprimento dessa exigência.
Importância do RAIS para seu negócio
Por ser um documento obrigatório a todas as empresas e empregadores do país, é muito importante entender o que é a RAIS e o passo a passo de como funciona.
Agora que você já sabe, fica muito mais fácil fazer sua declaração sem maiores problemas. Para mais conteúdos focados no crescimento da sua empresa, fique de olho no blog da Omie!
