SPED Fiscal: o que é? Obrigações e vantagens do sistema

Aprenda o que é o SPED Fiscal, como ele simplifica sua contabilidade e evita multas. Descubra como cumprir obrigações fiscais.
Navegação Rápida
Navegação Rápida

Quando se é dono de uma empresa, manter em dia as obrigações legais pode ser uma tarefa um pouco complicada, que exige muita atenção. Porém, por meio do Sped Fiscal, esse processo pode se tornar mais rápido e fácil a partir da digitação dos dados.

Como órgão público, a Receita Federal é responsável por coletar e analisar a validade das informações fornecidas ao fisco sobre o ICMS e o IPI. É nesse momento que o Sped Fiscal entra como processo de escrituração digital de tais informações.

Sendo assim, para evitar problemas com o fisco e impedimentos legais atrelados ao seu negócio, preparamos este conteúdo, explicando o que é Sped Fiscal e as vantagens de implementar esse sistema de gestão na sua empresa.

O que é SPED Fiscal?

Também conhecido como Escrituração Fiscal Digital (EFD), o Sped Fiscal é um processo de digitalização das informações fornecidas à Receita Federal. 

Ou seja, é nesse documento que estarão todos os dados dos contribuintes pertinentes ao fisco, como documentos fiscais e a apuração de impostos referentes às operações praticadas por ele. As informações precisam ser enviadas mensalmente.

Sendo assim, o Sped simplifica e facilita a entrega desses documentos para o fisco e ainda elimina os documentos em papéis. Dessa forma, a fiscalização das informações pelo governo é garantida e a burocracia da entrega dos documentos pelas empresas é reduzida.

Como é estruturado o SPED?

Como vimos, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é uma iniciativa do governo brasileiro para modernizar e simplificar o processo de escrituração contábil e fiscal das empresas. 

Ele é estruturado em três principais pilares, cada uma com seu propósito e características específicas:

Sped ICMS (Escrituração Fiscal Digital)

Concentra-se na escrituração digital das informações fiscais relacionadas ao ICMS, exigindo o envio eletrônico de documentos fiscais e informações ligadas a esse imposto.

Sped Fiscal (Documentos Fiscais Eletrônicos)

É um módulo do SPED que exige que as empresas enviem documentos fiscais eletrônicos e informações relacionadas às operações de compra e venda. Isso inclui a escrituração de notas fiscais, apuração de impostos, documentos fiscais e outras obrigações fiscais.

Sped Contábil (Escrituração Contábil Digital)

O Sped Contábil envolve a escrituração eletrônica da contabilidade e requer que empresas enviem informações contábeis, como balanços e livros contábeis eletrônicos, para promover a conformidade com regulamentos contábeis e a modernização do setor.

Bannner para conhecer o sistema

Libere seu crescimento - banner omie desplanilhe-se

Quais são as informações enviadas pelo SPED Fiscal?

As principais informações que pertencem ao Sped Fiscal são referentes aos seguintes processos das empresas:

  • registros fiscais de entrada e saída, seja de mercadorias, transportes ou de serviços com ICMS;
  • apuração dos impostos das operações;
  • cadastros de produtos, clientes e fornecedores;
  • dados de produção, estoque e inventário;
  • Controle de Crédito de ICMS (CIAP);
  • informações específicas, caso necessário.

Quem é obrigado a entregar o Sped Fiscal? (novo)

No Brasil, a necessidade de entregar o SPED Fiscal recai sobre a maioria das empresas, sendo obrigatório para diversas empresas, incluindo:

  • Empresas que realizam operações de compra e venda de mercadorias e serviços
  • Empresas de diversos portes e naturezas, incluindo pessoas jurídicas, comerciantes, industriais e prestadores de serviços.
  • Tanto empresas do Lucro Real quanto do Lucro Presumido

Microempreendedores Individuais (MEI) e empresas optantes pelo Simples Nacional podem ser dispensados, desde que não realizem operações interestaduais com Substituição Tributária ou operações sujeitas à retenção de ICMS ou ISS.

Vantagens do SPED para as empresas

Desde a implementação do Sped Fiscal, em 2007, os problemas de inadimplência com o Imposto de Renda reduziram consideravelmente. Afinal, ela é uma ferramenta que auxilia na prestação de contas com o governo e garante a veracidade das informações.

Confira algumas vantagens do Sped para a sua empresa:

Redução de papéis

Dispensa o armazenamento e a emissão de papéis, pois tudo é feito de forma digital, tornando o processo mais limpo, econômico e sustentável.

Agilidade

Não é mais necessário se deslocar até a Receita Federal para entregar toda a papelada. Basta fazer o download do Sped, preencher e enviar. O período para todo o procedimento leva no máximo três horas.

Produtividade

A padronização das informações e a segurança na coleta dos dados são essenciais para o aumento da produtividade empresarial. O Sped facilita o trabalho e une os setores contábil e financeiro, possibilitando uma maior organização e integração.

Redução de custos com armazenamento

Com o Sped Fiscal, não é mais necessário guardar os papéis gerados para o fisco. Com a digitalização do processo, todas as informações ficam automaticamente armazenadas em sistemas de nuvem.

Ainda assim, muito tempo é gasto para separar, organizar e emitir os documentos fiscais. Por isso, a fim de que o registro das informações para o Sped Fiscal seja feito corretamente, é importante utilizar um sistema ERP que arquive todas as movimentações da sua empresa e garanta a entrega dos documentos obrigatórios sem erros.

Conheça alguns termos importantes para o SPED Fiscal

Você já entendeu que o Sped Fiscal é um meio de facilitar o envio de documentos junto ao fisco e com inúmeros benefícios, como a ausência da antiga necessidade de se acumularem papéis. 

Agora, existem alguns termos importantes que você precisa compreender. Confira cada um deles e a sua respectiva importância:

Bloco K

Dentre um dos registros contábeis que integra o Sped Fiscal, está o Bloco K. Trata-se de um livro digital que coleta mensalmente os dados de controle de produção e estoque, ficando responsável pelo registro das seguintes informações:

  • saldo de estoque;
  • consumo de insumos;
  • insumos produzidos.

Vale lembrar que todos os estabelecimentos industriais (ou que, de alguma maneira, oferecem serviços similares) precisam estar registrados e enquadrados no Bloco K do Sped Fiscal.

EFD-Reinf e o eSocial

A EFD-Reinf é parte do SPED e complementa o eSocial, substituindo a GFIP e DIRF para informações tributárias não abrangidas pelo eSocial. Ela unifica dados de retenções previdenciárias e informações tributárias. 

O eSocial Simplificado facilita a prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, enquanto a EFD-Reinf é usada para apurar as contribuições previdenciárias e fiscalizar a segurança e saúde no trabalho.

Como cumprir as obrigações do SPED Fiscal

Para cumprir as obrigações do SPED Fiscal, é preciso preservar algumas boas práticas em diversas etapas. São elas:

  • Identificação: Determine quais informações fiscais e contábeis precisam ser registradas no SPED Fiscal.
  • Software: Utilize um software compatível com o SPED Fiscal para preparar os arquivos no formato exigido.
  • Registros: Organize e registre todas as operações, notas fiscais, estoque, inventário e outros dados fiscais de acordo com a legislação vigente.
  • Validação: Verifique se os registros estão corretos e consistentes.
  • Geração: Gere os arquivos digitais no formato estipulado.
  • Assinatura Digital: Assine digitalmente os arquivos com um certificado digital válido.
  • Envio: Envie os arquivos ao órgão fiscal competente dentro dos prazos estabelecidos.
  • Armazenamento: Mantenha uma cópia dos arquivos e documentos por pelo menos cinco anos, conforme exigido por lei.

Perguntas sobre o SPED Fiscal 

Confira as perguntas mais frequentes sobre esse tema e tire suas dúvidas:

Quais os principais erros cometidos no envio do SPED Fiscal?

Os principais erros no envio do SPED Fiscal incluem: subdeclaração de receitas, omissões, atrasos, inconsistências, classificações incorretas e registros inadequados, que podem levar a penalidades fiscais e complicações. Por isso, precisão e conformidade são essenciais.

Quanto tempo tenho para retificar o SPED Fiscal?

No Brasil, a retificação do SPED Fiscal pode ser feita até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao encerramento do período de apuração. 

Tem multa SPED Fiscal?

Sim, o SPED Fiscal pode estar sujeito a multas em caso de erros, omissões ou atrasos no envio.

O que deve ser declarado no SPED Fiscal?

O SPED Fiscal requer a declaração de informações fiscais, como notas fiscais, inventário, apuração de impostos e detalhes sobre operações comerciais. Essa declaração é essencial para fins de fiscalização e cumprimento das obrigações tributárias.

A digitalização e o trabalho inteligente

Como vimos, o SPED Fiscal é uma ferramenta que simplifica e agiliza a entrega de informações fiscais à Receita Federal no Brasil. Ele desempenha um papel fundamental na prestação de contas ao governo e na garantia da veracidade das informações. 

Com a digitalização, empresas reduzem custos com armazenamento de documentos em papel, ganham agilidade, aumentam a produtividade e contribuem para um ambiente de negócios mais sustentável.

Mas é possível ir além na rotina, e usar um sistema ERP com IA fiscal para empresas. Essa plataforma, munida de Inteligência Artificial, realmente traz mais produtividade, reduz custos e quase elimina a chance de erros. Conheça mais sobre ele e veja como é possível fazer mais, com menos.

Banner CTA

Compartilhe este post
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Conteúdos relacionados
Simples Nacional
Descubra se o Simples Nacional é para sua empresa e quais obrigações surgem ao adotar esse modelo. E mais: o
como saber se tenho que declarar imposto de renda
Confira o que é necessário para declarar o imposto de renda e quem é obrigado a fazer a declaração.
Reforma tributária, notebook e calculadora
Conheça o que é a reforma tributária, além de suas vantagens e atualizações para 2024