Sistema ERP: Guia Completo sobre o que é, como funciona, tipos e vantagens

Sistema ERP: Entenda o que é um Sistema de ERP, como funciona e também a importância de uma gestão empresarial eficiente para o seu negócio. Veja!
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Em diferentes contextos empresariais, a eficiência na gestão é a chave para o sucesso. Nesse contexto, os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) emergem como protagonistas, já que são facilitadores da integração e otimização de processos. 

A busca por soluções tecnológicas eficazes é mais premente do que nunca, impulsionada por um ambiente de negócios dinâmico e competitivo.

A adoção de Sistemas ERP está em ascensão, com empresas de diversos setores reconhecendo a importância de uma abordagem integrada para gerenciamento de recursos. 

Neste guia, aprenda tudo sobre a ferramenta, como funciona e os diferentes tipos de Sistemas ERP disponíveis, proporcionando uma visão aprofundada das vantagens que esse investimento pode oferecer.

Bannner para conhecer o sistema

O que é um Sistema ERP?

Um Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma solução integrada de software que permite a gestão eficiente e holística dos recursos de uma empresa. Teve origem nos anos 1960, quando as empresas começaram a adotar sistemas computacionais para gerenciar suas operações. 

No cenário brasileiro, a implementação mais expressiva ocorreu nas décadas de 1990 e 2000, impulsionada pela busca por maior eficiência e competitividade nas empresas. 

A adaptação nacional envolveu adequação a requisitos fiscais e legislações específicas, tornando-se uma ferramenta essencial para a gestão empresarial no país.

Ao centralizar dados e processos, o ERP proporciona uma visão abrangente das operações, abrangendo desde finanças, produção, distribuição até recursos humanos. 

Essa integração permite uma tomada de decisão mais informada e eficaz, impulsionando a eficiência operacional e a competitividade empresarial. É uma ferramenta tecnológica que otimiza a gestão corporativa, promovendo sinergia e agilidade nas atividades diárias.

Como funciona um Sistema ERP, na prática?

Na prática, um Sistema ERP opera como uma plataforma integrada que unifica e otimiza os diversos processos operacionais de uma empresa. 

Funciona ao consolidar dados de diferentes departamentos em um único sistema acessível, promovendo a comunicação eficiente e a colaboração entre as áreas.

O funcionamento do ERP envolve a coleta e armazenamento centralizado de informações relacionadas a finanças, estoque, produção, recursos humanos e outras áreas-chave. 

Essa centralização facilita a análise de dados em tempo real, proporcionando uma visão holística do desempenho empresarial.

Além disso, um Sistema ERP automatiza tarefas repetitivas, reduzindo erros e aumentando a eficiência. Por exemplo, processos como faturamento, emissão de relatórios e gestão de estoque são simplificados e agilizados. 

A integração entre módulos permite que as atualizações em uma área reflitam automaticamente em outras, eliminando redundâncias e melhorando a precisão das informações.

O diferencial reside na capacidade de integrar dados, automatizar processos e fornecer uma visão abrangente e em tempo real das operações empresariais, impulsionando a eficiência e a tomada de decisões informadas.

Quais empreendimentos podem usar um Sistema ERP?

São muitos os tipos de negócios que podem ter o Sistema ERP como uma ferramenta facilitadora na rotina. Algumas dela, com as respectivas tarefas, são:

1. Empresas de Manufatura

  • Otimização de processos de produção.
  • Controle de estoque eficiente.
  • Gestão de cadeia de suprimentos.

2. Empresas de Varejo:

  • Controle de inventário em tempo real.
  • Integração de dados entre vendas e finanças.
  • Gestão de clientes e relacionamento.

3. Empresas de Serviços:

  • Gerenciamento de projetos e alocação de recursos.
  • Controle de custos e faturamento.
  • Monitoramento do desempenho da equipe.

4. Setor Financeiro:

  • Contabilidade e relatórios financeiros integrados.
  • Gestão de ativos e passivos.
  • Conformidade regulatória.

5. Recursos Humanos:

  • Administração de folha de pagamento.
  • Gestão de talentos e desenvolvimento.
  • Controle de horas e presença.

6. Saúde e Assistência Médica:

  • Registro eletrônico de pacientes.
  • Gerenciamento de estoque de medicamentos.
  • Agendamento e otimização de recursos.

7. Empresas de Tecnologia:

  • Desenvolvimento e acompanhamento de projetos.
  • Controle de qualidade e processos.
  • Gestão de contratos e fornecedores.

8. Empresas de Logística e Transporte:

  • Rastreamento de remessas e frota.
  • Otimização de rotas e distribuição.
  • Controle de custos operacionais.

Quais as vantagens e benefícios em usar um ERP?

Uma das principais vantagens do sistema ERP é a possibilidade da gestão integrada dos processos empresariais. Com isso, um empreendimento colhe ganhos indispensáveis para seu crescimento saudável e sustentável.‍

Veja mais alguns dos principais benefícios em usar um ERP.

Otimização e automação de processos

Ao utilizar um ERP, ocorre uma redução do tempo das atividades burocráticas realizadas. A automatização de tarefas e processos por meio da tecnologia de inteligência artificial permite simplificar a realização das demandas, sem perder a qualidade. ‍

Gestão integrada e segurança dos dados

Com o auxílio de um ERP, todas as informações da sua empresa se concentram em uma única plataforma, possibilitando total integração entre os setores e departamentos. 

Além disso, o software proporciona a segurança dos dados e das operações realizadas, que ficam armazenados em grandes bancos de dados criptografados. 

O armazenamento desses dados é realizado de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Redução de riscos e melhores tomadas de decisões

Ao obter os dados de qualquer área da empresa com rapidez e agilidade, você e sua equipe adquirem um maior poder de análise de qualquer risco ou falha nos processos em tempo real. 

A precisão e tempo para planejar os ajustes necessários, assim, aumentam consideravelmente. 

Com acesso rápido a informações confiáveis, a sua empresa sai na frente no mercado competitivo — o que permite fazer um bom planejamento financeiro empresarial e tomar decisões no momento certo!

Diminuição de erros

Com um sistema ERP, você diminui drasticamente os erros e falhas no gerenciamento de qualquer informação. 

Em especial, aqueles causados pela integração de dados automática entre os módulos e setores, evitando também a duplicidade de lançamentos. Com o sistema, é possível substituir facilmente as planilhas e arquivos em papel!‍

Gestão comercial

Muitos ERPs possuem uma plataforma de gestão comercial própria ou permitem a integração de outro aplicativo. 

Por isso, o software é extremamente eficiente para tarefas como analisar o desempenho das equipes comerciais, histórico de negociações e vendas concretizadas. 

Existe também a possibilidade de melhor avaliação da performance de um produto vendido ou serviço realizado.

Faturamento de notas sem complicação

A emissão de notas fiscais em um ERP costuma ser um processo extremamente simples e rápido. 

Elas integram-se aos módulos comercial e financeiro para conciliação dos dados de faturamento e podem ser automaticamente enviadas ao cliente por e-mail, facilitando sua rotina e também do financeiro de quem você atende.

quadros falando sobre sistema erp

O ERP é indicado para qual categoria de empresa?

O mesmo sistema ERP pode funcionar de diferentes maneiras para cada categoria de empresa, dependendo do plano ou pacote oferecido. Uma coisa é certa: ele pode ser um dos maiores aliados para o crescimento de qualquer uma delas, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Micro e pequenas empresas

Para as micro e pequenas empresas, o sistema pode se tornar o primeiro passo para uma organização completa de todas as atividades e dados de uma vez por todas. 

Muitos dos pequenos empresários têm certa dificuldade em organizar as informações, simplesmente porque não acreditam que isso seja necessário (ainda).

‍Porém, com um baixo investimento, o mesmo empresário pode:

  • organizar suas informações corretamente; 
  • automatizar tarefas e garantir muito mais tempo para pensar na melhor estratégia de evolução;
  • ter dados corretos facilmente em mãos;
  • conquistar eficiência e produtividade nos seus processos.

Médias empresas

Para as médias empresas, que já contam com um pouco mais de complexidade em seus processos, o uso de um sistema ERP colabora para:

  • aprimorar as análises empresariais;
  • permitir que colaboradores atuem de modo mais estratégico;
  • eliminar muitos processos manuais com tarefas automatizadas;
  • garantir que informações são geradas com mais rapidez, de forma mais completa e precisa;
  • ter processos mais eficientes devido à integração dos setores;
  • impulsionar o planejamento estratégico.

Grandes empresas

Os softwares mais utilizados nas grandes empresas são aqueles que, de alguma forma, transformam o trabalho pesado e complexo do dia a dia em operações mais simples. Aqui, o sistema ERP entrega valor ao: 

  • oferecer background completo de Inteligência Artificial, para que todas as demandas sejam atendidas de modo completo e eficiente;
  • implementar um sistema mais robusto e cheio de funcionalidades;
  • adicionar extensões que complementam a base do sistema e oferecem funções específicas para a operação.  

Sistema ERP confiável: o que considerar? 

Para que o sistema ERP integre setores e dados de um negócio com eficácia, é necessário saber se o software de gestão empresarial é confiável. 

Recomendamos que você leia e pesquise muito sobre as opções de ERP que mais se encaixam na sua operação, antes de decidir qual deles irá implementar em seu empreendimento. Aqui vão algumas dicas importantes:

1. Cuidado com as promessas milagrosas

Fique atento aos sistemas muito baratos. Eles podem funcionar muito bem para alguns tipos de empresas, porém, seus pacotes costumam oferecer funções mais básicas que podem não se encaixar em todos os tipos de negócios. Por isso:

  • analise todas as particularidades da sua operação;
  • avalie se o sistema atende realmente a todas as suas necessidades com eficiência;
  • revise suas “dores” e as carências dos seus processos;
  • entenda quais são os principais desafios da sua gestão;
  • considere uma desenvolvedora do software que entenda quais são as suas reais necessidades e ofereça a solução que atenda melhor a sua empresa.‍

2. Pesquise (muito!) sobre o desenvolvedor do ERP

É muito importante, além de investir em um sistema de qualidade, conhecer o desenvolvedor e a experiência que ele vai te proporcionar. Logo, siga esse passos: 

  • entenda se o fornecedor possui o know-how de mercado;
  • confira como o software pode atender cada categoria de segmento;
  • procure saber como funciona o atendimento pós-venda, o suporte na implementação e o suporte técnico, ajuda no caso de dúvidas, ocorrências, etc.; 
  • entenda como a desenvolvedora se comporta em cada uma dessas fases;
  • busque referências confiáveis, cases de sucesso e descubra como ela atua quando surgem problemas;
  • opte por uma empresa com total credibilidade para evitar qualquer prejuízo.

3. Verifique a complexidade da implementação

Outro ponto importante a se considerar é o processo de implementação de um ERP à sua operação e à sua rotina de trabalho. Para tal: 

  • questione como será feito o trabalho pela desenvolvedora, quanto tempo vai levar até que o software esteja funcionando completamente e quais os possíveis impactos operacionais;
  • verifique como funcionam os pacotes de treinamentos para os seus colaboradores;
  • pergunte se a implementação será virtual ou presencial;
  • investigue o que é necessário para fazer a migração e todos os custos envolvidos;
  • realize uma análise completa tanto sobre o ERP quanto de seu desenvolvedor;
  • procure entender a periodicidade das atualizações, conforme as novidades do mercado, como funcionam;
  • pesquise o nível de satisfação dos clientes com o suporte técnico e se o custo benefício vale realmente a pena para a sua empresa.

Como ocorre a implantação de um ERP?

Para implantar um ERP na sua empresa, é necessário pensar em alguns processos que visam a transição rápida e totalmente eficiente em todas as áreas. Entenda:  

  1. Ao tomar a decisão de contratar ou trocar de ERP, converse com suas equipes e colaboradores para avaliar e iniciar todos os backups necessários para a migração dos dados.
  2. Após pesquisar e descobrir o software ideal para o seu negócio, verifique tudo o que a solução escolhida está apta para fazer pela sua empresa. 
  3. Se decidir contratar, é importante selecionar algumas pessoas responsáveis para acompanhar a implantação.
  4. Ao determinar essas pessoas, investigue como o processo de migração e cadastro de dados acontece no sistema escolhido. Assim, a equipe concentra atenção exclusiva e os detalhes podem ser acompanhados mais de perto para que tudo ocorra dentro do planejado;
  5. Ao final do processo, certifique-se de que tudo está funcionando corretamente e lembre-se de garantir o treinamento adequado para todos os usuários. 
Etapas do Processo de Implementação
1. Avaliação de Necessidades
2. Escolha do Fornecedor
3. Customização e Configuração
4. Treinamento
5. Migração de Dados
6. Testes
7. Implementação Gradual
8. Monitoramento Pós-Implementação
9. Otimização Contínua

Lembre-se que a maioria dos ERPs conta com pacotes exclusivos de treinamentos on-line ou presenciais, dependendo da sua necessidade.

Nunca deixe de contratar um treinamento para os seus colaboradores. É essencial que todos saibam utilizar a ferramenta e tenham em mente tudo o que ela pode oferecer para as atividades do dia a dia. 

Assim, o aumento da produtividade é garantido e a estratégia de implementação de um ERP fará mais sentido.

Aprenda mais sobre ERP com a Omie 

Quais são os módulos básicos dos melhores Sistemas ERP?

Um bom sistema ERP atende as necessidades das empresas, tanto por diferentes módulos básicos e padronizados quanto com extensões anexadas, conforme necessário. Alguns exemplos dos módulos básicos de um ERP são:‍

  • Emissão de notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços;
  • Controle financeiro;
  • Produção;
  • Compras;
  • Gerenciamento de estoque;
  • Gestão comercial — CRM;‍
  • PDV on-line.

infográfico de sistema ERP

A partir desses sistemas de gestão muitas empresas já conseguem operar e ter sucesso na automatização de suas atividades e otimização de processos. 

Contudo, caso necessário, existem ainda softwares que contam com APIs (Interfaces de Programação de Aplicações) que podem ser integrados ao ERP, deixando a ferramenta mais completa e robusta. 

Também é possível criar e moldar personalizações exclusivas para a sua empresa na própria plataforma escolhida. 

Diferença entre ERP on-cloud (na nuvem) X ERP on-premise

O ERP na nuvem e o ERP on-premise são dois tipos deste sistema. Ambos têm um propósito e funções parecidas, mas compartilham diferentes aspectos ligados à infraestrutura.

Iconográfico de representando sistema erp on-cloud e on-premise

O ERP on-cloud (nuvem): 

  • é online e pode ser acessado de qualquer lugar e dispositivo com acesso à internet; 
  • não precisa ser instalado; 
  • é uma solução mais barata em comparação ao modelo on-premise; 
  • dados são armazenados na nuvem, em um ecossistema totalmente seguro;
  • nuvem conta com mecanismos confiáveis de segurança, como criptografia.

 O ERP on-premise, por sua vez:

  • demanda uma infraestrutura, um ambiente físico e investimento;
  • é um sistema que precisa ser instalado nas máquinas da empresa para ser utilizado;
  • possui um data-center alocado dentro da empresa para instalação e armazenamento dos dados;
  • necessita de manutenção periódica para ser atualizado, aprimorado ou personalizado. 

É possível fazer integrações com o sistema ERP?

É possível fazer muitas integrações com sistemas ERPs, visto que eles utilizam APIs abertas, permitindo a conexão com outros programas e aplicativos complementares.

 As APIs são, basicamente, uma ponte entre os sistemas feita por meio da programação. Essa é uma das formas mais seguras de integrar sistemas diferentes, pois restringe as informações que serão trocadas entre eles, otimiza a performance e garante a segurança dos dados.

Quando você opta por integrar o seu ERP a uma plataforma especializada em determinada atividade, como uma plataforma de e-commerce, por exemplo, são aumentadas as possibilidades e o alcance do seu negócio.

Integração de sistema ERP API

Outro exemplo de integração é entre o ERP e o Business Intelligence (BI). Enquanto o ERP coleta dados importantes sobre os custos de determinado produto, por exemplo, o BI usa as informações para calcular e comparar o número de vendas entre outros períodos e entender como o mercado está reagindo ao seu produto.

‍Dessa forma, sua empresa agiliza a organização de dados importantes para a tomada de decisão com muito mais precisão de detalhes e maior controle sobre a sua performance.

Escolhendo o Melhor ERP para sua Empresa:

A implementação de um sistema ERP é o ponto de partida para otimizar estratégias empresariais. Considere as seguintes dicas:

  • Análise Atual: avalie as atividades e necessidades atuais da empresa.
  • Estrutura Empresarial: certifique-se de que sua infraestrutura está pronta para o ERP escolhido.
  • Número de Usuários: verifique o limite de usuários em cada plano para garantir acesso amplo.
  • Orçamento: realize um orçamento detalhado, consultando especialistas e colegas empresários.

Priorize a implementação em suas estratégias empresariais. A tecnologia atual permite gerenciar a empresa de ponta a ponta, aumentando competitividade e eficiência. O momento é agora. Entre as tendências de mercado para 2024, a automação, tecnologia e inteligência artificial aparecem à frente.

Tendências para o futuro

À medida que avançamos, a convergência entre tecnologia e integração surge como a força motriz para o futuro dos negócios. 

A rápida evolução tecnológica redefine a operação empresarial, tornando a integração eficaz crucial para o sucesso. 

A busca pela excelência operacional está vinculada à implementação estratégica de soluções tecnológicas, sendo que a verdadeira revolução está na integração perfeita dessas tecnologias.

A capacidade de conectar sistemas, dados e operações é essencial para a agilidade e decisões informadas, eliminando barreiras e promovendo respostas rápidas às mudanças do mercado. 

O ERP, como solução abrangente, unifica aspectos operacionais, proporcionando uma visão holística da empresa. 

Mais que uma ferramenta, o ERP é uma filosofia de gestão que fundamenta a integração como princípio fundamental no caminho para o sucesso empresarial na era digital.

FAQ

Conheça mais detalhes sobre o sistema e os benefícios do ERP. 

Qual o melhor sistema ERP para pequenas empresas?

Existem ótimas opções no mercado de ERP para pequenas empresas, como a Omie. A melhor opção é aquela que seja funcional para seu negócio, que ajude no crescimento e ofereça um bom custo-benefício. 

Qual a diferença entre SAP e ERP?

O SAP (Software Applications and Products) é um tipo de ERP, um sistema desenvolvido pela empresa alemã e muito popular em todo o mundo. Trata-se, então, de um produto de uma marca. Já o ERP é a solução como um todo. 

Qual o melhor ERP para E-commerce?

O melhor ERP para e-commerce é aquele que permite ser integrado de forma eficiente e fluida com sua plataforma de vendas. Vale a pena também conferir se o ERP terá funcionalidades que auxiliem no dia a dia de vendas, como gestão de estoque e emissão de notas fiscais. 

Quantos tipos de ERP existem?

Alguns dos principais tipos de ERP são: 

  • ERP Desktop (ou ERP Legado)
  • ERP BackOffice para E-commerce
  • ERP engessado
  • ERP na nuvem
  • ERP local 
  • ERP Personalizado 
  • ERP de código aberto

Tenha a Omie como parceira do seu empreendimento 

Seja qual for a necessidade do seu negócio, o sistema ERP é uma plataforma criada para isso: tornar empresas mais eficientes, modernas, produtivas e rápidas com o suporte da tecnologia. 

A Omie possui mais de 10 anos no mercado e tem como compromisso descomplicar a vida do empreendedor, em diferentes segmentos. Experimente o sistema ERP e veja você mesmo como ele pode revolucionar seu negócio!

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