Empreendimentos que contam com funcionários registrados precisam seguir uma etapa muito importante, que é realizar a qualificação cadastral no eSocial, uma plataforma do governo voltada para unificar dados dos trabalhadores.
Neste guia, você vai entender o que é a qualificação cadastral, porque é importante fazê-la e um passo a passo prático de como ela funciona.
O Que é Qualificação Cadastral?
A qualificação cadastral no portal do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais e Previdenciárias e Trabalhistas) existe para verificar informações referentes aos funcionários e unificar, em uma única plataforma, os dados de uma forma segura e transparente.
Inserir dados dos colaboradores no eSocial é obrigatório para todas as empresas, independentemente do seu tamanho.
No entanto, antes de fazer isso, a empresa precisa fazer uma qualificação cadastral no portal para garantir que as informações enviadas não apresentam erros ou incompatibilidades com o sistema.
Sendo assim, a qualificação cadastral é uma das etapas e abas dentro do portal do eSocial, na qual empresas podem consultar informações de seus colaboradores e checar se estão corretas ou se existe alguma divergência.
Por Que a Qualificação Cadastral é Importante no eSocial
O portal do eSocial foi implementado pelo Decreto nº 8.373 em 2014. O seu objetivo era estabelecer o fim dos excessos de papelada e burocracia e otimizar o trabalho dos recursos humanos por meio de softwares integrados e modernos.
Recentemente, o governo lançou uma versão mais simplificada da eSocial. O eSocial Simplificado foi criado em 2020 e lançado em 2021, substituindo a versão anterior.
Não ter vínculo com eSocial, ou apresentar alguma irregularidade dentro do cadastro, pode prejudicar o funcionário, impedindo-o de acompanhar as consultas de dados e os benefícios vinculados ao seu CPF.
Além disso, se uma empresa deixar de informar corretamente a chegada de um novo colaborador ou apresentar qualquer irregularidade no sistema, pode ter que pagar multas que variam de R$400,00 a R$ R$181.284,63, gerando problemas e perdas.
Passo a Passo para Fazer a Qualificação Cadastral
Com iniciativas como o eSocial Simplificado, o governo tem oferecido formas de otimizar processos como a qualificação cadastral. Veja um passo a passo de como fazer.
Como Acessar a Plataforma do eSocial
Para realizar a qualificação cadastral, o governo disponibiliza este portal. Ao entrar nele, você pode rolar até o final da página e encontrar duas opções:
- Qualificação cadastral online — para consulta individual de colaboradores, permitindo que se faça até 10 pesquisas por vez. Aqui, você precisa inserir os dados um por um.
- Qualificação cadastral em lote — aqui, a empresa precisa enviar um arquivo conforme o padrão do sistema. É indicado para empresas que precisam consultar uma grande quantidade de colaboradores.
Para gerar uma busca em lote, é importante usar o certificado digital. A empresa faz upload do seu arquivo no sistema para gerar a validação, e o eSocial vai gerar um outro arquivo, também no formato .txt, dentro de 48 horas com os resultados.
Preenchendo os Dados Necessários
Para qualificação, é necessário inserir os dados do trabalhador, que são:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- CPF;
- NIS (caso a pessoa não tenha, informe o número NIS padrão: 13333333332).
Interpretação dos Resultados
Uma vez enviado, a ferramenta vai mostrar os resultados referentes a cada campo preenchido. Para isso, são usadas as bases de dados do CPF e CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais).
Caso exista algum erro ou divergência, o sistema oferece orientações sobre como corrigir cada dado.
No caso de consultas em lote:
- o portal eSocial vai gerar um arquivo de retorno em 48 horas;
- a empresa precisa baixar esse relatório, que vem em dois formatos: arquivo processado e arquivo rejeitado;
- a arquivo processado é responsável por apontar as falhas e indicar os novos ajustes;
- o arquivo rejeitado precisa apontar o motivo pelo qual houve erros que bloqueiam o processo dos funcionários no arquivo de remessa.
É importante saber: se o arquivo gerado vier com a palavra “rejeitado”, a empresa precisa gerar esse relatório e fazer as devidas correções no setor de Recursos Humanos.
Possíveis Problemas e Soluções
No caso de erros, a empresa deve seguir as orientações fornecidas pelo sistema. Alguns casos comuns são:
- CPF constando como ‘suspenso’, ‘nulo’, ‘cancelado’ ou com erro no nome, ou data de nascimento: regularizar a informação primeiro com a Receita Federal;
- NIS com dados divergentes: regularizar com os órgãos responsáveis pela emissão (INSS, Banco do Brasil ou Caixa Econômica Federal).
Dicas para Facilitar a Qualificação Cadastral
Já que todo o processo de qualificação cadastral é digitalizado, existem maneiras de usar a tecnologia também a seu favor para otimizar essa etapa. Acompanhe algumas dicas:
- Preferia ter todos os dados e documentos de sua equipe digitalizados e em fácil acesso em uma ferramenta. Isso acelera a consulta e o envio para portais do governo;
- Tenha um sistema integrado, como o ERP, para realizar o tratamento de dados e evitar erros no envio de informações ao eSocial;
- Use sistemas de gestão integrados para gerar e abrir arquivos .txt de forma prática e organizada.
Outras dúvidas dos leitores sobre esse assunto
Você tem mais dúvidas sobre a qualificação cadastral no eSocial? Confira as perguntas e respostas a seguir!
Como tirar o comprovante de qualificação cadastral do eSocial?
- Entre na ferramenta de Qualificação cadastral;
- Escolha a modalidade de consulta Qualificação cadastral online;
- Insira os dados do trabalhador;
- Clique em ‘adicionar’;
- Em seguida, clique em ‘consultar’;
- Verifique os caracteres e clique em ‘consultar’ novamente;
- O comprovante aparece na tela. Você pode imprimir e salvar a página como comprovante.
Como consultar meus dados no eSocial?
- Entre na ferramenta de Qualificação cadastral;
- Escolha a modalidade de consulta Qualificação cadastral online;
- Insira seus dados;
- Clique em ‘adicionar’;
- Em seguida, clique em ‘adicionar’;
- Verifique os caracteres e clique em ‘consultar’ novamente;
- A situação do seu cadastro aparecerá na tela.
O que é e para que serve o eSocial?
O eSocial é uma plataforma criada pelo governo em 2014 com o objetivo de unificar dados sobre todos os trabalhadores registrados no Brasil e centralizar informações fiscais e trabalhistas.
Como regularizar a qualificação cadastral?
Se o sistema da qualificação social apontar um erro, basta seguir as orientações fornecidas pelo portal para corrigir o problema.
Modernize sua empresa e acompanhe os novos tempos
A qualificação cadastral é um importante passo para o registro correto de dados no eSocial. Esse processo já começa a ser colocado em prática no momento em que a empresa inicia o cadastro de seus colaboradores no portal.
Dessa forma, é possível que o governo, as empresas e os trabalhadores tenham maior controle dos dados, mais transparência e possam garantir cálculos corretos e direitos trabalhistas.
É por isso que ter sistemas integrados e intuitivos é tão importante para ganhar eficiência e facilitar processos como esse. Assim como o eSocial, o governo tem criado outras ferramentas automatizadas, como o SPED fiscal, para simplificar consultas, solicitações e demais comunicações com empresas.
Na medida em que os sistemas do governo se modernizam, você também pode automatizar sua gestão e ter informações organizadas e padronizadas, cumprindo a legislação.
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