Entenda o que é quebra de caixa e conheça os aspectos legais sobre o pagamento do adicional de quebra de caixa. Veja ainda as principais dicas para evitar o desequilíbrio financeiro na empresa decorrente de quebra de caixa, tendo um melhor controle financeiro!
O que é quebra de caixa?
Uma prática muito comum em lojas e negócios que lidam frequentemente com entradas e saídas de dinheiro é a sangria de caixa. A sangria de caixa se refere à retirada de valores do caixa de forma não programada. Essa retirada não programada pode ocorrer por segurança quando há valor em excesso no caixa ou por necessidade de fazer alguma compra ou pagamento. Em negócios como supermercados, por exemplo, a sangria de caixa pode ocorrer diversas vezes ao dia para a segurança.
Quando há divergência entre os valores registrados e o valor em caixa após fechamento de caixa, ocorre a quebra de caixa. Quando há falta de dinheiro, consideramos que a quebra de caixa é negativa, podendo ser fruto de falhas em troco, contagem ou até mesmo de fraudes. Funcionários que lidam frequentemente com dinheiro em espécie estão sujeitos a essas divergências, que podem gerar prejuízo financeiro. Como determinadas funções estão expostas frequentemente a esse risco, há empresas que pagam uma verba adicional aos funcionários, que também é chamada de quebra de caixa.
Assim, quebra de caixa é também o termo popular para designar uma verba que objetiva cobrir riscos no manuseio de dinheiro. A quebra de caixa é um adicional que visa motivar funcionários que lidam com o dinheiro e cobrir eventuais prejuízos registrados em apurações e fechamentos financeiros.
Como funciona o pagamento de quebra de caixa?
A quebra de caixa não é um valor obrigatório a ser pago aos funcionários, conforme as leis trabalhistas. No entanto, há setores em que a obrigatoriedade ocorre devido a acordos e convenções coletivas envolvendo sindicatos e empresas.
Quando o pagamento de quebra de caixa é efetuado, esse adicional possui natureza salarial, ou seja, faz parte do salário dos funcionários. Assim, integra a base salarial para cálculos de férias, FGTS e outros. O valor da quebra de caixa depende do que foi acordado, variando conforme o negócio. Há casos em que um valor fixo é definido e outros em que representa um percentual com base no salário, por exemplo. Assim, a quebra de caixa pode ser paga de maneira espontânea pelo empregador ou então ser fruto de negociações entre funcionários, sindicatos e empregadores.
Há setores em que a quebra de caixa é bastante comum devido à pressão e importância dos operadores de caixa para o negócio. No entanto, há situações em que a necessidade de pagamento de quebra de caixa pode ser evitada, com um melhor controle de despesas e do financeiro.
O que acontece se der quebra de caixa?
Quando é identificada quebra no caixa, isto é, quando os registros de caixa e o dinheiro não batem no fechamento, o valor de quebra de caixa pode ser usado para cobrir o prejuízo. No entanto, entendimentos em tribunais tornam ilegal o desconto em salários de funcionários para cobrir prejuízos de fechamento de caixa, caso não haja prova de culpa, ou seja, se houver quebra de caixa, só é permitido descontar do funcionário quando ele recebe o adicional de quebra de caixa. Assim, as questões sobre quebra de caixa podem esbarrar em problemas jurídico-trabalhistas, motivação dos funcionários e controle financeiro.
Se há divergências nas sangrias de caixa, com pagamento ou não de adicional de quebra de caixa, há situações que podem ser evitadas com melhor controle financeiro. Por exemplo, um melhor controle de despesas com ferramentas financeiras aliado a cartões corporativos evita que haja quebra de caixa na retirada para pequenas despesas cotidianas nas lojas. Veja dicas a seguir para manter um fluxo de caixa saudável e evitar prejuízos em fechamento de caixa!
O que fazer para não ter quebra de caixa?
O pagamento de adicional de quebra de caixa pode ser benéfico para a motivação dos funcionários e cobrir eventuais prejuízos. No entanto, essas são apenas algumas das questões que envolvem o controle financeiro de caixa. Como em qualquer atividade humana, processos como sangria de caixa estão sujeitos a falhas, como erros na contagem do dinheiro.
Para evitar esse tipo de quebra no caixa, é interessante que haja um processo bem definido para o fechamento de caixa – que seja sempre executado da mesma forma, independentemente de quem o execute. Por isso, além de um processo bem definido, também é importante treinar os funcionários, mesmo que eles já tenham experiência anterior no manuseio de dinheiro. Além das pessoas, os processos podem ainda contar com ferramentas que otimizem o trabalho humano. Ferramentas de gestão como as soluções da Omie e do VExpenses são grandes aliadas para diminuir falhas e tornar mais prática a rotina de trabalho.
As ferramentas de gestão financeira são essenciais para documentar e registrar pagamentos e recebimentos, armazenar documentos fiscais e fazer cálculos, desde o fluxo de caixa até o troco para clientes. O registro de entradas e saídas permite apurar se houve erros de registro. Investigar a origem de problemas no caixa é essencial também, já que pode apontar gargalos e necessidades de otimização em processos e ferramentas, indo além das questões sobre quebra de caixa em si.
Por isso, sempre que houver divergência entre o caixa e os registros, é necessário apurar, antes que sejam feitos descontos dos funcionários. É importante contar também com o armazenamento digital de documentos fiscais, para evitar perda de informações, ou seja, tanto o manuseio de dinheiro quanto o registro de informações estão sujeitos a falhas que podem gerar quebra de caixa e descontrole financeiro.
Assim, para evitar faltas no caixa, além de colaboradores atentos e motivados, é necessário ter processos otimizados, registros precisos e também um bom controle de despesas operacionais. Aprimorar o controle financeiro é sempre benéfico para a gestão financeira de qualquer tipo de negócio. Nessa questão, a gestão de despesas operacionais também é essencial para evitar falhas nos registros e quebra de caixa. Por isso, é ideal contar com um sistema de gestão de despesas.
Outra dica para minimizar os riscos de quebra no caixa é evitar a realização de sangrias para custear pequenas despesas cotidianas. Para custear essas despesas operacionais do negócio, é interessante contar com cartão corporativo, que ajuda a centralizar os gastos e ter maior controle das saídas de dinheiro. O uso de cartão corporativo, além de evitar problemas com fechamento de caixa, gera maior precisão nos registros das saídas e aumenta a eficiência em processos de compras e pagamentos. Ele ainda permite maior autonomia para gestão de pequenas compras e pagamentos, sem perder a centralização do controle de despesas operacionais.
Quando o cartão corporativo é vinculado ao sistema de gestão de despesas, como o VExpenses, as vantagens são ainda maiores. Nesse caso, a conciliação é feita automaticamente, sincronizando os gastos no cartão corporativo em tempo real – simplificando também a prestação de contas. É possível ainda atribuir despesas a filiais de lojas e centros de custos, delegando as pequenas compras, mas aprimorando o controle financeiro.
O uso de cartão corporativo é benéfico para lojas, que podem acompanhar todos os gastos em seus cartões, e também para matrizes, que podem centralizar a gestão de despesas de suas filiais com cartões exclusivos para cada uma delas. Com as despesas sendo registradas em um só lugar e o dinheiro já sendo alocado nos cartões, o processo de qualquer compra operacional das empresas fica mais simplificado e rápido. Ou seja, o cartão corporativo reduz a necessidade de sangria de caixa, dispensando o uso de dinheiro físico no pagamento de despesas operacionais, evitando a quebra de caixa, além de melhorar o controle financeiro, otimizar a prestação de contas e dar maior autonomia para as compras.
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Thiago Campaz é CEO e cofundador do VExpenses. Graduado em Administração de Empresas pela USP, antes de fundar o VExpenses em 2016, Thiago trabalhou por 7 anos realizando a otimização da estrutura de capital de grandes empresas brasileiras, sobretudo do agronegócio, trabalhando em processos de estruturação de dívida, acesso a mercado de capitais, fusões e aquisições e outros movimentos estratégicos.
