Lidar com a correria do dia a dia, equipes para gerir, prazos a cumprir e um alto volume de tarefas são fatores que dificultam a agilidade no trabalho. Então, como ser mais produtivo e garantir os bons resultados da empresa?
Para vencer a competitividade empresarial, é necessário saber como organizar uma rotina mais produtiva para não atrasar as entregas e para não comprometer o relacionamento com os clientes.
Enquanto centro do fluxo de trabalho, a produtividade reúne tudo aquilo que vai auxiliar a gerar entregas e garantir um bom volume de resultados sem perder a qualidade. Confira 11 métodos para otimizar suas atividades e comece hoje mesmo!
11 formas de ser mais produtivo no trabalho
Planejamento e organização são as palavras-chave para quem precisa driblar a baixa produtividade. Assim, é preciso uma mudança de atitude para agilizar seu fluxo de trabalho. Veja abaixo 11 dicas e otimize sua rotina no escritório.
1. Aprenda a planejar a rotina
Para dar conta de todas as demandas, o primeiro passo é saber como vai ser a sua rotina do dia. Nessa hora, o ideal é contar com uma agenda (de papel ou digital) para planejar o seu dia.
No dia anterior, você pode listar todas as suas tarefas, incluindo reuniões e compromissos pessoais, determinando um intervalo razoável para cada atividade, pois, caso surja uma demanda urgente, você consegue encaixar sem atrapalhar o que está agendado. Se preferir (e se for possível) pode adquirir o hábito de fazer a sua rotina semanal no domingo à noite.
2. Defina prioridades
Como ter um dia mais produtivo? Além de ter uma agenda com seus compromissos, é preciso avaliar as tarefas do seu dia, definindo quais são as prioridades. Verifique quais são as demandas mais urgentes, ou seja, que estão com o prazo curto, e coloque-as no começo da sua lista de atividades.
Dessa forma, você consegue ter foco no que é mais importante e pode ficar com a mente mais tranquila para executar o resto das suas tarefas, melhorando, assim, sua produtividade.
3. Comece a dizer “não”
Naqueles momentos em que a rotina está muito apertada, é importante saber dizer “não” para as pessoas. Isso porque, quando somos interrompidos muitas vezes, temos que retomar a atenção para a atividade, o que toma tempo.
Por isso, não tenha medo de falar que, naquele momento, não pode ajudar ou não pode conversar, mas que, quando terminar, está disponível.
Saiba ainda que o dizer “não” também está relacionado a compreender quando não é possível assumir novos projetos ou responsabilidades.
4. Saiba delegar responsabilidades
Para ser um profissional mais produtivo, é preciso conhecer os talentos do seu time e delegar responsabilidade, melhorando o ritmo de trabalho. Muitos gestores preferem centralizar as atividades, mas é necessário confiar na sua equipe para otimizar a rotina da empresa.
5. Faça grandes atividades em partes
Ao ter que lidar com um grande projeto, podemos ser vítimas da desmotivação e procrastinação e isso é algo natural do ser humano. Por isso, utilize a tática de dividir seu trabalho em pequenas partes.
Saber que você não terá que fazer a tarefa completa de uma vez traz mais ânimo. Assim, você consegue ser mais produtivo e faz um trabalho com mais qualidade, pois tira a tensão dos ombros.
6. Estabeleça metas e prazos
Uma forma de ter mais organização no trabalho é estabelecer metas e prazos para suas demandas. Por exemplo: preciso finalizar o projeto X em 45 dias. Assim, você cria um compromisso e consegue se programar para terminar o trabalho a tempo.
Atenção: estabeleça metas realistas, que sejam possíveis de serem cumpridas, e com um prazo razoável, para que essa estratégia sirva de motor para sua produtividade e não como um fator de frustração ou desmotivação.
7. Fuja do perfeccionismo
A qualidade do nosso trabalho deve vir em primeiro lugar, mas quando lidamos com um volume alto de atividades, fica complicado ser perfeccionista em todas as entregas. Em outras palavras: não seja tão exigente e rigoroso consigo mesmo.
Por isso, não perca seu tempo com foco em detalhes que não tenham importância para suas tarefas, pois isso pode ser desgastante, comprometer sua produtividade e até atrapalhar o ritmo de trabalho da equipe.
8. Entenda seus horários produtivos
Uma dica para ter mais agilidade no trabalho é entender seu relógio biológico: há pessoas que têm mais ânimo logo pela manhã, enquanto outras têm mais energia à tarde ou à noite.
Por isso, se possível, deixe as tarefas mais complicadas para os horários em que você é mais produtivo, pois terá mais disposição para executá-las.
9. Conte com ferramentas
Vivemos na era digital, então não deixe de contar com as ferramentas que deixam sua rotina mais organizada e produtiva, como agenda digital, app que permite alinhar o trabalho das equipes, app que gerenciam tarefas, softwares de gestão, entre outros.
10. Aplique técnicas de produtividade
Existem métodos que podem ser aplicados no dia a dia que ajudam a melhorar a gestão do tempo e produtividade. Acompanhe.
Pomodoro
A ideia do Pomodoro é fazer pequenas pausas ao longo do trabalho: você trabalha por 25 minutos e pausa por 5 minutos, estabelecendo esse ritmo por duas horas, por exemplo. As pausas são importantes para relaxar e retomar a tarefa com mais disposição.
Flow time
A flow time estabelece pequenas pausas assim como a Pomodoro, mas é mais flexível. O objetivo é estabelecer o período do trabalho e intervalos. Se no momento de executar uma tarefa você ainda estiver animado, mesmo quando o tempo determinado se esgota, pode continuar o trabalho.
Auto-foco
Você divide suas tarefas em três listas: novas, recorrentes e não finalizadas. Preencha a lista de tarefas novas com as atividades que precisa realizar no dia e risque uma linha abaixo da última tarefa. Escreva, abaixo desta linha, as tarefas novas que forem surgindo. Logo, a lista em cima da linha são as tarefas antigas.
Comece realizando as tarefas antigas, riscando-as assim que concluí-las. Se forem recorrentes, passe-a para a coluna de “recorrentes”. Se não conseguir terminar, passe-as para a coluna de “não finalizadas”.
Antes de partir para as tarefas novas, verifique a lista das tarefas antigas que ainda consegue concluir no dia. É uma maneira de lidar com as prioridades e realizar uma tarefa por vez.
11. Cuide da saúde
Uma das causas da baixa produtividade é a falta de disposição, por isso não descuide da sua saúde. É importante ter uma alimentação equilibrada, fazer atividade física, ter um tempo para o lazer e descanso, dormir bem e não ter o costume de levar trabalho para casa.
Se o seu trabalho for em casa, a dica é separar ambientes (quando possível) e investir em ferramentas digitais que permitam ganhar tempo e aprimorar recursos.
Como saber que sua produtividade está baixa?
No ritmo acelerado que vivemos, muitas vezes demoramos para notar que estamos fazendo algo errado, por isso veja abaixo o que pode apontar que você está com a produtividade baixa no trabalho.
Atrasos nas entregas
É comum atrasarmos um trabalho de vez em quando, porém, quando isso se torna recorrente, é um problema. Verifique, portanto, se você está falhando ao cumprir prazos e comece a mudar os hábitos, organizando melhor sua rotina para não atrapalhar o andamento dos processos na empresa.
Acúmulo de atividades
Avalie a quantidade de atividades que você tem para fazer no dia. Elas estão se acumulando devido a atrasos nas entregas ou por que é preciso delegar mais responsabilidades para sua equipe? Entenda a causa da questão para que possa driblar esse cenário.
Redução da qualidade
Por último, uma consequência preocupante da baixa produtividade é a redução da qualidade do seu trabalho. Fique atento a essa questão para não causar insatisfação aos clientes ou gerar algum transtorno na empresa.
Muitas vezes, isso ocorre por cansaço, por isso é necessário ter uma mudança de atitude, cuidado, por exemplo, da sua saúde.
Automatização de atividades podem aumentar a produtividade
Para ser mais ágil no dia a dia profissional, é importante otimizar as tarefas e alinhar o trabalho da sua equipe. A dica é investir na automação da gestão na produtividade, garantindo, por meio dessa possibilidade da tecnologia, foco total no que realmente importa.
Com um software de gestão, você consegue centralizar os processos em uma única plataforma, ganha tempo para as demandas, reduz erros, retrabalho e poupa custos para sua empresa.
Fuja das distrações para ser mais produtivo
Pode parecer óbvio, mas não percebemos o tempo que perdemos com distrações. Então, na hora de trabalhar, procure não deixar o celular por perto ou desligue o som das notificações para não cair na tentação de, a todo momento, ver o que enviaram ou até mesmo dar aquela espiada nas redes sociais.
Controle também o tempo de bate-papo com os colegas (inclusive em reuniões), deixando para descontrair nas pausas e momentos do cafezinho. Com isso, você ganha tempo e não prejudica sua produtividade.
Apesar do ritmo corrido de trabalho, é possível ser mais produtivo e realizar um trabalho de qualidade, especialmente se você contar com as tecnologias adequadas. A Omie tem como missão ajudar nesses desafios. Conheça todas as vantagens do sistema ERP online para otimizar a gestão da sua empresa.
