Sua empresa de contabilidade tem sofrido com baixa produtividade e você quer solucionar isso sem ter que aumentar a equipe? Saiba que você não é o único. No Brasil, não é apenas a sua empresa que vem sofrendo desse tipo de problema.
Segundo dados do ranking de competitividade da Fundação Dom Cabral de 2017, que determina o nível de produtividade, o Brasil se encontra em antepenúltimo lugar ocupando a 61ª colocação. Uma maneira de melhorar esse desempenho é olhar para o segredo dos países que ocupam os primeiros lugares. O que eles têm em comum é um ambiente favorável às empresas e incentivos à produtividade.
Confira nesse artigo como alavancar a produtividade do seu escritório, atendendo mais clientes gerando mais lucro e sem ter que investir em novas contratações.
Soluções práticas para a baixa produtividade
Em síntese existem quatro passos para eliminar a baixa produtividade da rotina do escritório contábil. São eles:
1. Identificar o problema;
2. Mapear as causas do problema;
3. Ser criativo e desenvolver soluções (em equipe de preferência);
4. Aplicar a solução e monitorar sua efetividade.
Caso a solução criada não tenha sido efetiva, repita o ciclo quantas vezes forem necessárias. Na minha opinião, existem diversas formas de otimizar o dia a dia de uma empresa contábil e compartilho com vocês agora.
Integração das atividades
É aconselhável que a equipe toda tenha ciência das atividades um do outro. Isso impacta positivamente para um bom fluxo de trabalho e ainda por cima, deixa a empresa e os clientes amparados, caso algum colaborador precise se ausentar. Existem soluções como o Trello, por exemplo, que permite o acompanhamento de todas as tarefas de uma equipe.
Política de corte de custos
É importante avaliar se o trabalho está sendo executado da melhor maneira possível dentro do escritório. Para isso deve-se:
• Estabelecer uma data limite para recebimento de informações: isso economiza tempo e otimiza a qualidade do serviço prestado;
• Analisar a necessidade de material impresso: isso impacta na economia de custos com motoboy, arquivos e riscos de perda de documentos;
• Verificar os gastos com comunicação: você pode substituir os meios tradicionais, como o telefone, por meios mais baratos (como Skype por exemplo);
• Investir em marketing: um trabalho inteligente de marketing que forneça informações para solucionar as principais dúvidas dos seus clientes ajuda a economizar mão de obra para essas tarefas;
• Incentivar os clientes a adotar atualizações tecnológicas: um sistema de gestão completo para organizar a vida financeira da empresa, e que possa ser integrado com o ERP do seu escritório ajuda a otimizar a prestação dos seus serviços.
Procedimentos bem definidos
Definir de forma clara como cada atividade deve acontecer é a chave do sucesso para uma rotina organizada e inteligente. É indicado que sua empresa tenha os procedimentos assim como seus prazos determinados e demonstrados periodicamente (de forma escrita), tanto para o time quanto para os clientes.
Qualidade de vida é sinônimo de alta produtividade
Empresas têm investido também em atividades que melhorem a qualidade de vida dos funcionários, oferecendo benefícios como: ambiente descontraído, horários flexíveis, atividades ao ar livre, entre outros. A produtividade da sua empresa está diretamente ligada à saúde física e mental dos seus colaboradores.
Automatização
Empresas que aplicam exclusivamente mão de obra humana para a realização das suas atividades têm uma produtividade muito menor quando comparadas às empresas que aplicam soluções tecnológicas e investem na transformação digital.
Armazenar e executar aplicativos de software em nuvem, apostar na mobilidade e proporcionar acesso aos dados por meio de smartphones e outros dispositivos móveis faz parte deste processo. Integrar (comunicação e conectividade) entre as tecnologias do cliente com as tecnologias do escritório de contabilidade também é um dos tópicos mais importantes na hora de aumentar a produtividade da sua empresa.
O uso da tecnologia é o principal ponto entre as alternativas para as empresas que querem aumentar lucro sem contratar mais pessoas. Isso acontece porque investir em automatização, além de ajudar nos processos de fiscalização digital, ajuda sua empresa a otimizar em aspectos como:
• Agilidade na execução das atividades: já que muitas vezes um clique pode oferecer aquilo que a empresa precisa em apenas alguns segundos, enquanto um funcionário levaria algumas horas para fazer o mesmo;
• Menor custo de operacionalização: a automação reduz a necessidade de mão de obra para a realização das atividades operacionais, e você pode contar com seu time para atuar de forma mais estratégica;
• Precisão nas informações: ao utilizar um software a margem de erro das atividades diminui drasticamente se comparada à utilização exclusiva de mão de obra humana.
Veja que:
O desafio do contador que precisa ampliar sua produtividade e automaticamente, seu lucro, só pode ser vencido com o apoio da tecnologia. Conheça a Omie e veja como ela pode te ajudar a vencer esse desafio, pois com o uso do software certo é possível conquistar melhores resultados sem a necessidade de realizar novos investimentos em contratações. Tudo isso por meio de automatização da parte mais operacional como o recebimento dos documentos hábeis, digitação dos lançamentos, entre outros.
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