As empresas de micro e pequeno porte, muitas vezes, não têm dimensão da importância de uma área contábil bem estruturada, assim, acabam fazendo a própria gestão financeira de maneira errônea. Isso acontece, inclusive, na hora de fazer o controle das notas fiscais. Logo, é essencial contar com a ajuda de um profissional especializado.
Além disso, é necessário que os contadores saibam quais são as principais dúvidas para ajudar e orientar da melhor maneira os seus clientes empreendedores.
Pensando nisso, criamos este conteúdo, com perguntas frequentes de quem não sabe fazer o controle de notas fiscais, tanto emitidas quanto recebidas. Assim, ajudaremos você, contador, a se preparar para sanar as dúvidas dos seus clientes!
5 principais dúvidas sobre controle de notas fiscais
1. Como fazer um controle de notas fiscais?
A resposta pode até ser fácil para os contadores, mas muitos empreendedores ainda têm dúvidas nessa questão.
O primeiro e mais importante passo para fazer uma boa verificação de notas fiscais é criar uma rotina e processos bem estabelecidos. Depois disso, foque na organização e se atente aos prazos de armazenamento de cada uma.
Ainda, é essencial que as notas sejam preenchidas com atenção e cuidado. Para isso, ter a ajuda de um contador é fundamental, além de estar sempre por dentro das questões fiscais da empresa, ele vai ajudar e auxiliar nesse processo, para evitar quaisquer problemas.
2. Quais são os tipos de notas fiscais?
Engana-se quem pensa que existe apenas um tipo de nota fiscal, elas são muitas e cada uma tem uma característica específica. Veja quais tipos existem a seguir.
Nota fiscal de venda de produto
A nota fiscal de venda de produto digital, conhecida como NF-e (nota fiscal eletrônica), serve para registrar as operações de venda ou faturamento da empresa.
Nesse sentido, ela está ligada à cobrança do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), e do ICMS (Imposto de Mercadorias e Serviços). Essa nota fiscal está diretamente vinculada à Secretaria da Fazenda de cada estado emissor.
Depois de emitida, é necessário enviar ao cliente o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma reprodução gráfica da NF-e e tem a chave de acesso que o cliente deve usar caso precise consultar as informações sobre o produto e o XML (versão digital da NF-e com validação jurídica).
Nota fiscal de serviço
As NFS-e servem para registrar operações de serviço. Muito emitida em empresas que prestam assistência técnica de algum produto ou serviço.
Nela deve conter informações detalhadas sobre a identificação do serviço. Em algumas cidades, é possível colocar todos os serviços prestados em uma mesma nota, em outras, é necessário preencher uma para cada serviço.
Nota fiscal complementar
A nota fiscal complementar deverá ser emitida quando a nota fiscal original registrar uma informação divergente sobre a quantidade de produto ou valor do que foi de fato efetivado no processo.
Logo, ela serve para registrar o acréscimo de dados ou valores que não foram registrados no documento fiscal original.
Nota fiscal de remessa
Essa nota deve ser emitida assim que um produto entra ou sai do estoque de uma filial para outra, mas em uma operação não comercial.
Desse modo, a nota fiscal de remessa é emitida quando o produto é transportado para outra empresa. Aqui, podemos citar amostras grátis, brindes, doações etc. Ademais, ela pode ser emitida em dois momentos:
- Entrada: quando o produto está entrando na empresa e não tem nenhum tipo de nota fiscal;
- Saída: quando o produto está saindo da empresa, por exemplo, para conserto.
Além disso, ela pode ser emitida no mesmo sistema emissor da NF-e.
Nota fiscal de exportação
São emitidas quando o cliente mora no exterior. As notas fiscais de exportação devem conter informações como o endereço final e o local de embarque ou transposição da fronteira.
No Brasil, a exportação ganha alguns incentivos fiscais, por isso, não existe a cobrança de tributos comuns, como IPI, ICMS, COFINS e PIS.
Nota fiscal de retorno
A nota fiscal de retorno é emitida para acompanhar os produtos e a sua tributação depende muito do tipo de operação que será realizada pela empresa.
Assim, ela pode ser tanto de saída quanto de chegada do produto na sua empresa. Para tanto, a empresa emitente deve devolver os produtos para seu devido lugar, cancelando o processo anterior da venda do ponto de vista fiscal.
Existem vários tipos dessa nota, incluindo: comodato, conserto, demonstração, depósito fechado ou armazém geral, feira, industrialização, entre outros.
Nota fiscal de compra
A nota fiscal de compra, conhecida também como nota fiscal de entrada, é uma nota que serve como comprovação fiscal da movimentação dos produtos recebidos.
Nesse caso, tanto o fornecedor quanto o comprador tem como responsabilidade emitir esse tipo de nota. Se o fornecedor não emitir, o comprador é quem emite a nota fiscal. Mas é obrigação da empresa escriturar os documentos fiscais no Livro de Registro de Entradas.
Nota fiscal de devolução
Esse tipo de nota tem como principal objetivo cancelar a operação de compra ou venda, incluindo os impostos. Ainda, deve ser emitida do mesmo modo que a nota fiscal original, podendo ser:
- Nota fiscal de devolução de compra;
- Nota fiscal de devolução de venda.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
A nota fiscal ao consumidor eletrônica, NFC-e, nada mais é do que o cupom fiscal onde estão registradas todas as vendas realizadas aos clientes finais, sejam pessoas físicas ou jurídicas.
3. Quem controla as notas fiscais?
As notas fiscais, muitas vezes, são enviadas e controladas pela área financeira da empresa. Nas grandes empresas, é fácil encontrar áreas bem estruturadas e com profissionais especializados e com os conhecimentos necessários para fazer o controle de notas fiscais.
Já nas empresas de pequeno e médio porte isso não é tão frequente, por isso, é essencial contar com a ajuda de um bom contador. Isso porque, ele já tem toda a experiência e conhecimento necessário para ajudar a entender os processos e não cometer erros que podem levar a problemas com a legislação.
Todo esse processo deve ser realizado com muita atenção e cuidado com os detalhes, qualquer informação divergente ou em falta pode fazer com que a empresa seja autuada pelo governo.
Algumas dicas para ajudar com a verificação de notas fiscais são:
- Defina um responsável para receber e emitir as notas;
- Organize os documentos;
- Fique atento aos prazos;
- Automatize o controle das notas fiscais.
Por fim, tanto para o controle de notas fiscais emitidas quanto para o controle de notas fiscais recebidas, é necessário contar com a orientação de um bom profissional contábil.
4. Como controlar o recebimento de notas fiscais?
Nesse momento, a ajuda de um bom contador é essencial para entender e orientar da melhor maneira a forma de realizar os processos de controle de notas fiscais.
Esse profissional é o responsável por verificar todas as transações realizadas para não incorrer em erros e gerar problemas fiscais.
A Omie, por exemplo, possui um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas que pode ajudar, e muito, no controle desses documentos fiscais. Com muito mais facilidade e agilidade para otimizar o seu tempo e tornar esse processo mais eficiente.
5. Preciso digitalizar as notas fiscais?
O processo de digitalização é sem dúvidas um grande aliado na hora de realizar o controle e gestão das notas fiscais.
Emitir notas fiscais digitalmente ajuda muito a otimizar o tempo do processo. Ademais, com a ajuda da tecnologia, realizar o controle e gestão de notas fiscais ficou muito mais fácil. Sem contar que, por conta da tecnologia, é possível utilizar sistemas de emissão que já alteram automaticamente as atualizações nos tributos.
O Sistema de ERP da Omie oferece tudo isso e muito mais! Com ele, você consegue emitir notas em poucos segundos, com tabelas atualizadas, de maneira fácil e garantindo a legalidade da emissão.
Um sistema completo para ajudar no controle de notas fiscais
Gerir corretamente as notas fiscais é de extrema importância para os empreendedores, por inúmeras razões. Entre elas, evitar problemas com a legislação. Nesse caso, o papel do contador é ajudar, orientar e, até mesmo, realizar esse serviço.
Para ajudar com isso, recomendamos que conheça o sistema de ERP da Omie! Ele oferece diversas facilidades e funcionalidades para o contador, incluindo o controle de notas fiscais. Conheça todas as nossas soluções!
