A alta produtividade na contabilidade é sinônimo de melhores resultados, economia de dinheiro e proatividade. No entanto, alcançar essa realidade não é uma tarefa fácil, afinal, é preciso se destacar em um mercado competitivo e acirrado, o que exige uma busca constante por aperfeiçoamento e inovação.
Para conciliar a produtividade com desafio de atender a vários clientes ao mesmo tempo, além de gerenciar o próprio negócio, investir em profissionalização, ferramentas adequadas e automação de processos se torna uma necessidade.
Quer saber algumas maneiras de melhorar os processos em seu escritório, utilizando a tecnologia no dia a dia? Continue lendo para descobrir mais dicas!
Importância da gestão de produtividade na contabilidade
Gerenciar a produtividade abrange um conjunto de práticas que visam ao acompanhamento de fatores que influenciam a produtividade dos negócios. Isso inclui metas, gestão de tarefas, fluxo de trabalho e gestão de equipes.
Monitorar esses aspectos permite identificar o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado, possibilitando maximizar a eficiência e criar uma rotina mais produtiva e satisfatória para sua equipe em seu escritório contábil.
Mas lembre-se: bons resultados não se resumem apenas à quantidade de tarefas realizadas, mas também à qualidade delas e à satisfação de todos os envolvidos. Assim, a gestão da produtividade visa equilibrar as metas de produtividade do seu escritório com as capacidades e habilidades dos colaboradores.
Por onde começar a mapear as necessidades do seu escritório?
Quando se trata de otimizar a produtividade, é importante identificar as principais dificuldades e dores que afetam a eficiência do seu trabalho.
Pode ser a falta de um sistema adequado de gestão de tarefas, a falta de clareza nas metas estabelecidas ou até mesmo a comunicação falha entre os membros da sua equipe.
Após identificar esses pontos, é hora de definir as ações iniciais para melhorar a produtividade. É importante priorizar as que trarão resultados mais satisfatórios em um curto período.
Pode ser a implementação de um novo software de gestão de tarefas, a realização de treinamentos para a equipe ou, até mesmo, a redefinição das metas de forma mais clara e alcançável.
Indicadores de alta produtividade na contabilidade
Os indicadores de produtividade, ou KPIs, são como um termômetro para medir o desempenho da sua empresa. Tratam-se de métricas que mostram o quão eficiente e eficaz sua equipe está em transformar seus recursos, como tempo, dinheiro e mão de obra, em resultados reais.
Os KPIs são importantes porque ajudam a entender como seu negócio está operando e a identificar oportunidades de melhoria. Alguns desses indicadores são:
- Faturamento por colaborador: avalia a relação entre faturamento e número de colaboradores do seu escritório, indicando a eficiência da equipe e a necessidade de ajustes na distribuição de tarefas;
- Taxa de retrabalho: avalia a quantidade de retrabalho em relação às tarefas realizadas;
- Nível de satisfação do cliente: embora não diretamente ligado à produtividade, a satisfação do cliente é fundamental para o sucesso do escritório contábil, impactando na indicação de serviços e no crescimento a longo prazo;
- Cumprimento de prazos: mede a capacidade do escritório em entregar os serviços nos prazos acordados, o que é essencial para manter a confiança dos clientes e a boa reputação no mercado.
Dicas para promover a alta produtividade na contabilidade
A organização é a chave para uma rotina mais produtiva e eficiente. Com ela fica mais fácil realizar as tarefas de forma ágil e sem perder tempo com coisas desnecessárias.
Diante disso, confira algumas dicas para uma alta produtividade contábil!
Defina prazos e metas
Estabelecer datas e prazos para as tarefas é uma boa estratégia para manter sua equipe focada e comprometida em cumprir o que foi pedido.
Quando se tem metas claras, motiva-se a produzir muito mais.
Não se esqueça de estabelecer objetivos que estejam alinhados com as necessidades dos clientes. Assim, você e toda sua equipe vão trabalhar sempre respeitando os prazos e sem deixar escapar nenhum detalhe importante.
Utilize metodologias de gerenciamento e organização de tarefas
Organizar os processos, estabelecer prioridades claras e otimizar o fluxo de trabalho são medidas essenciais para alcançar resultados eficientes e de qualidade. Fica mais fácil com o uso de ferramentas de gestão de tarefas, que podem ser usadas também como parte do gerenciamento de equipes.
Com a utilização desses métodos e processos padronizados, você consegue organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre os colaboradores, conhecer as atividades realizadas por cada um e quanto tempo estão levando.
Duas opções são o Trello e o Slack. O Slack é uma plataforma simples que permite a interação e alinhamento com a equipe de forma eficiente. É viável integrar o Slack ao sistema Omie através do Plugga, o que facilitará ainda mais a sua rotina de comunicação.
Já o Trello, é uma ferramenta que reúne todas as suas tarefas, colegas de equipe e diversos outros mecanismos úteis. Você pode integrar o Trello ao Omie através do Plugga para simplificar a sua rotina de organização na empresa!
Evite o excesso de trabalho
Um dos motivos principais que impedem a alta produtividade na contabilidade é justamente o excesso de trabalho e atividades.
Às vezes, quanto mais se sobrecarrega, menos rendimento sua equipe terá. Isso acontece porque a produtividade contábil não se trata apenas de trabalhar muito, mas sim de gerar resultados de qualidade com menos esforço.
Outro ponto importante é que, quando você tem muitas atividades a fazer, a falta de organização e a pressa para dar conta de tudo podem comprometer a qualidade dos resultados.
Além disso, distribuir as tarefas de maneira equilibrada entre a equipe do seu escritório é fundamental para garantir que todos contribuam e ninguém fique sobrecarregado.
Defina suas prioridades
Para estabelecer as prioridades, é necessário fazer uma lista de todas as tarefas e processos que ocupam o seu dia a dia.
Existem dois tipos de tarefas: as importantes e as menos importantes. Nessas categorias, também há duas subdivisões: as urgentes e as não urgentes. Você deve manter o foco em uma única função para maior concentração, agilidade e redução de erros.
Durante o dia, podem surgir imprevistos que demandam sua total atenção e, consequentemente, uma reorganização de prioridades. Para evitar que isso te atrapalhe, pergunte-se qual é a importância dessa nova tarefa e qual é a urgência para a sua conclusão.
Se a interrupção for realmente prioritária, é possível aceitá-la. Caso contrário, anote-a em sua agenda ou crie uma nova tarefa em seu sistema de gerenciamento.
Automatize processos manuais
Uma das últimas tendências de contabilidade é a automação de processos. Fazer trabalhos manuais consome um tempo precioso e ainda aumenta as chances de cometer erros.
Por isso, automatizar as tarefas fará com que tudo fique mais rápido e eficiente, e ainda vai liberar tempo para outras atividades importantes.
Assim, substituir algumas rotinas administrativas e financeiras por um sistema de gestão de qualidade pode fazer toda a diferença para a alta produtividade na contabilidade e trazer resultados muito mais eficientes.
Faça a integração de sistemas contábeis com softwares de gestão
Usar um software de gestão específico pode aumentar a produtividade contábil, porque a ferramenta elimina a necessidade de fazer tudo manualmente, otimizando o tempo da equipe.
Além disso, um bom sistema de gestão ajuda a definir quais atividades devem ser feitas, os prazos e quem é responsável por cada processo. Isso traz uma boa organização para o escritório e evita que uma pessoa fique sobrecarregada.
Com um software de gestão, você vai reduzir o tempo gasto em certas tarefas, dividir as funções de maneira organizada, monitorar as atividades com simplicidade e, claro, aumentar a produtividade do seu escritório.
Tecnologia como aliada da contabilidade
A tecnologia é uma grande aliada para a alta produtividade na contabilidade. Ela ajuda os negócios dos seus clientes a decolarem, de maneira mais certeira e sem estresse.
Com a tecnologia na contabilidade, é possível automatizar tarefas, integrar sistemas e garantir que as informações fluam de forma mais eficiente, de modo a reduzir as chances de erro e ter transparência em todas as etapas do trabalho.
Essa inovação permite armazenar e organizar os documentos contábeis em formato digital, trazendo uma série de vantagens, como a eliminação do uso de papel, economia de espaço físico e aposentadoria dos arquivos manuais.
Além de economizar recursos, essa mudança facilita o acesso, a busca e a consulta dos documentos. Tudo isso pode ser feito de forma ágil, eficiente e segura!
Ademais, o uso de um software para escritório de contabilidade possibilita contar com recursos que vão facilitar o controle de documentos, automatizar tarefas e até mesmo gerar relatórios e análises de forma mais rápida e precisa.
Use a tecnologia para ter alta produtividade em seu escritório!
Sua rotina no escritório pode ser mais eficiente e produtiva ao utilizar um software de automação contábil.
Com um sistema ERP, você pode centralizar todas as informações dos seus clientes em um único lugar, o que inclui acesso a documentos como notas fiscais, armazenados na nuvem, sem a necessidade de papel e eliminando o retrabalho de digitação manual.
Alcance a alta produtividade na contabilidade e confira o ERP da Omie para contadores. Com ele, sua equipe terá acesso a relatórios que facilitam a análise das informações financeiras dos seus clientes.
Aposte na tecnologia e veja como ela pode revolucionar a forma como você trabalha!
