Controle financeiro empresarial: o que é e por que preciso fazer?

Eleve os seus resultados com um controle financeiro empresarial eficiente

03/Jun/2020
Finanças

A grande maioria dos empreendedores sabe que um bom gerenciamento financeiro pode ser a principal chave para o sucesso dos negócios. Afinal, ao manter uma gestão eficiente das suas finanças, as empresas podem se estruturar melhor para se desenvolver e crescer com segurança, certo?


Porém, ao mesmo tempo, ainda há muitas dúvidas sobre como fazer um acompanhamento e controle financeiro adequado, quais ferramentas utilizar e quais são os reais impactos de uma má gestão ou um gerenciamento baseado apenas em dados sugestivos ou o famoso “feeling”.


Por isso, é importante ter em mente que planejar e executar uma gestão financeira empresarial eficiente é a base para viabilizar qualquer tipo de negócio. O empreendedor precisa adquirir alguns conhecimentos financeiros básicos e dedicar tempo para priorizar as finanças da sua empresa, seja para planejar, analisar, executar ou investir.


É preciso entender o seu negócio a fundo para tomar as melhores decisões que visem resultados positivos. E isso exige conhecimento. Busque novas habilidades, adquira conhecimento sobre o assunto, esteja sempre atualizado com as novidades do mercado e coloque tudo isso em prática no seu dia a dia.   


Você, empresário, pode pensar que “implantar processos financeiros na minha empresa é muito difícil e complexo” ou “só empresas de grande porte precisam de um controle financeiro”. 


E então, com este artigo, vamos te ajudar a entender a importância de estruturar um bom controle financeiro, independente do tamanho da sua empresa, e como fazer isso de forma efetiva e, principalmente, sem complicação. 


Vamos juntos? Boa leitura!


O que é controle financeiro empresarial?


Para começar, vamos entender o conceito principal. O que é, portanto, planejar e manter o controle financeiro de uma empresa? 


Basicamente, este é um processo que se baseia em analisar toda a condição financeira de um empreendimento através de diversos processos, como avaliação de relatórios financeiros, movimentações de fluxo de caixa, análise de dados patrimoniais, controle de entradas e saídas, saldos bancários, dentre diversos outros. 


O objetivo dessa análise é manter a empresa com resultados positivos e lucro financeiro para garantir previsões otimistas de crescimento, seja de curto, médio ou longo prazo. Por isso, é importante organizar todos os dados e catalogar todos os bens da empresa, para que tudo seja considerado nas estratégias e previsões. 


Por que é necessário gerir as finanças da empresa?


Manter este controle é totalmente necessário para que a jornada de crescimento da sua empresa seja mensurada e acompanhada de perto, para garantir, principalmente, que os planejamentos e estratégias sejam concluídos positivamente e, caso aconteça algo fora dos planos, a tomada de decisão seja precisa e coerente.


Pense em algum plano pessoal seu: uma viagem, um passeio ou algo que você queira comprar. Sabe aqueles planos e questionamentos que você faz previamente? 


Qual é o meu orçamento? Para onde eu quero ir? O que eu quero comprar? Vale a pena comprar o mais barato ou espero mais tempo e invisto em algo mais caro? Quanto eu preciso economizar para atingir o meu objetivo em X período de tempo? 


O conceito é o mesmo para a sua empresa. Com o objetivo definido, a jornada precisa ser desenhada e acompanhada, e um controle financeiro completo é o seu maior aliado no crescimento sustentável de qualquer planejamento. 


A importância de manter o controle financeiro da sua empresa


Todos temos em mente que a prosperidade e o sucesso de uma empresa está diretamente ligada a uma boa gestão de seus processos internos. Ou seja, de nada vale vender um produto ou serviço diferenciado para os clientes, se a sua própria casa não estiver organizada e com um gerenciamento eficiente.


O controle das finanças é a base para a sustentabilidade de qualquer negócio, seja pequeno, médio ou grande e de qualquer setor. Manter os resultados positivos em meio a tanta mudança de mercado exige que a gestão financeira esteja sempre em dia. 


Descuidar deste processo pode acarretar não só em problemas com fluxo de caixa atual, mas em fragilidade em meio a possíveis crises e a falta de novos rumos e estratégias para o seu negócio frente a mudanças e atualizações do mercado.


Registrar todas as entradas e saídas do fluxo de caixa, por exemplo, é o primeiro passo para coordenar as finanças, já que o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de controle. 


Coordenar constantemente tudo o que entra e sai do seu caixa, analisar relatórios financeiros, aprimorar e atualizar processos são algumas das medidas necessárias para um bom controle financeiro.

Tudo isso somado, permite melhor administração do dinheiro e, consequentemente, garante melhores previsões futuras, tomadas de decisões assertivas e mantém a sua empresa competitiva no mercado. 


“Se você não pode medir, não pode gerenciar” - Phillip Kotler 


Conheça o seu negócio! Sem isso, não existe gerenciamento financeiro


Uma gestão financeira eficiente resulta em um conhecimento muito mais profundo do seu próprio negócio. É impossível tomar qualquer decisão, por menor que seja, se você não possui dados completos e, principalmente, seguros. 


É preciso saber a hora exata de investir em alguma nova estratégia ou reinvestir no que está funcionando, ou se é necessário frear as vendas de algum produto que está dando prejuízo, ou talvez definir qual é o orçamento para a próxima estratégia de marketing. 


Essas são dúvidas que podem parecer complexas, mas se a empresa possui um bom gerenciamento financeiro e conhecimento a fundo do negócio, o processo se torna mais simples. Os diagnósticos se tornam mais efetivos e o mapeamento de estratégias mais fácil. 


Por isso, é essencial manter uma rotina de controle e acompanhamento para entender se os planos estão funcionando e o que está dando certo para o seu negócio (ou não!). 


Vamos entender essa rotina, e como fazer o melhor controle financeiro, agora.

Como fazer controle financeiro completo em 8 passos


De nada adianta somente pensar “ok, vou começar a gerenciar melhor as finanças da minha empresa”. É preciso manter um planejamento concreto e seguir alguns passos principais para que tudo funcione e a sua gestão seja totalmente efetiva. 


Vamos ver os 8 principais passos para manter este processo vivo na sua empresa: 

1. Fazer o controle de fluxo de caixa empresarial diariamente


Não dá para não acompanhar de perto todas as entradas e saídas de dinheiro do seu caixa diariamente, ou no máximo, semanalmente. Este é um dos processos mais importantes do seu controle para evitar o acúmulo de dívidas e garantir dinheiro em caixa para futuros investimentos. 


Defina uma rotina com um horário específico para esta análise. Seja no início do expediente ou no final, mas não deixe de estar sempre atento à movimentação financeira da sua empresa.


Afinal, quanto antes alguma suposta falha for detectada, seja sobra ou falta de dinheiro, mais rápido alguma ação pode ser tomada para garantir a saúde financeira dos negócios, como recorrer a crédito junto ao banco ou antecipação dos próprios recebíveis.  


A ideia é evitar que isso aconteça, certo? Portanto, fique atento ao seu fluxo de caixa. Lembre-se que um bom gestor não é aquele que melhor resolve os problemas, e sim, aquele que consegue manter a estabilidade e evitar que problemas aconteçam. 

Leia mais: Tudo sobre fluxo de caixa! Confira o que é, como funciona e como ele pode ajudar a sua empresa.


2. Registrar todas as movimentações financeiras


Para manter o fluxo de caixa funcionando corretamente, é extremamente necessário que todas as movimentações e transações financeiras sejam registradas exatamente no momento em que acontecem, por menor valor que seja. 


Controlar os valores e prazos é essencial para definir a melhor estratégia de cobrança dos seus clientes e negociar prazos de pagamento com os seus fornecedores, afinal, é importante sempre receber antes de pagar as suas contas, não é mesmo? 


Hoje em dia, o empreendedor já conta com diversos sistemas e softwares de gestão que realizam esse registro automaticamente, mas mesmo que você utilize outras formas de gerenciamento, é importante ter este controle totalmente registrado e armazenado com segurança. 


3. Manter um fundo de reserva financeira empresarial


Com certeza você já precisou gastar um dinheiro que não estava previsto. Em algum momento isso pode acabar acontecendo também com a sua empresa, seja um computador danificado, algum material que precisou de reposição de última hora, ou qualquer situação que aconteça e fora dos planos. 


Para que o impacto não seja significativo no seu caixa quando esse tipo de situação acontecer, uma boa dica é manter um fundo de reserva para utilizar com estes gastos inesperados. 


É importante que este fundo seja criado em um momento onde a empresa esteja com certo acúmulo de capital, ou seja, aquele “dinheirinho sobrando” que pode ser guardado, sem causar danos no fluxo de caixa, para uso nestas eventuais situações. 


Para entender sobre a melhor maneira de guardar este dinheiro e fazer com que ele continue gerando lucro com segurança e a possibilidade de resgate com facilidade, converse com o seu contador e definam a melhor estratégia para este fundo!  


4. Definir orçamentos e projeções de custos


Ao injetar recursos na empresa para as operações começarem ou, simplesmente, para que tudo se mantenha funcionando corretamente e dentro dos planos, é importante definir um orçamento, seja mensal, semestral ou anual. 


Com este orçamento, você também pode criar previsões futuras e planejamentos a longo prazo mais efetivos e bem alinhados com os investimentos. Para isso, é importante conhecer as etapas da sua operação e quais as despesas que cada setor possui para que tudo esteja de acordo com o seu potencial de retorno financeiro. 


Portanto, crie um orçamento para cada setor ou projeto da sua empresa e faça o controle por centro de custos, dessa forma fica muito mais fácil de garantir que todos os gastos estejam dentro do orçado para o período. 


5. Separar gastos pessoas e empresariais no controle de finanças


Este é um erro comum que alguns empresários cometem durante a gestão. É preciso ter em mente que você não é a empresa. Ou seja, é extremamente necessário separar o dinheiro da empresa e o seu dinheiro de pessoa física. 


Evite retirar dinheiro da empresa para pagar gastos pessoais, afinal, isso pode acabar sendo mal visto pelos sócios ou até pela sua equipe. Além disso, se não há um monitoramento eficaz, isso pode acabar se tornando um hábito e fugir do controle, podendo causar danos financeiros para o caixa da sua empresa. 


Se a sua empresa possui sócios, defina um pró-labore para todos. Dessa forma, fica mais claro quanto cada um deve receber como pagamento pelas suas atividades administrativas na empresa, e assim, cada um pode usar este dinheiro da forma que precisar.


Se você é MEI, por exemplo, ou não possui sócios, defina uma porcentagem dos seus lucros para gastos pessoais e outra para assuntos empresariais. Assim, os valores são divididos de acordo com as necessidades e ninguém fica no prejuízo. 


6. Gestão de riscos: esteja preparado para a crise


Os riscos financeiros para as empresas são constantes e estão ligados diretamente à toda operação financeira do negócio, inclusive ao seu retorno de investimento. Ou seja, é importante estar preparado. 


Existem 4 tipos de riscos financeiros principais:

 

RISCO OPERACIONAL

O risco operacional é referente a qualquer tipo de falha dentro da própria organização, como erro de funcionários, burocracias, falta de infraestrutura e processos adequados, dentre outros.


RISCO DE MERCADO

Já o risco de mercado é ocasionado devido às oscilações de mercado, seus preços e cotações. Os empresários que atuam no ramo de importação e exportação são os que mais lidam com este tipo de risco, já que a flutuação nos preços varia muito e as transacções quase sempre são feitas em moedas internacionais. 


RISCO DE LIQUIDEZ

O risco de liquidez está totalmente ligado à falhas no fluxo de caixa, já que é relacionado com a capacidade das empresas em quitar as suas dívidas dentro dos prazos. Por isso, é importante manter os recebimentos sempre antes dos pagamentos, para que a empresa tenha liquidez suficiente para quitar os pagamentos em dia e não depender de terceiros ou de antecipação de recebíveis, o que gera custos e reduz a rentabilidade. 


RISCO DE CRÉDITO

Ao contrário do risco de liquidez, o risco de crédito é referente a possibilidade da empresa não receber um valor que lhe é devido. Por exemplo, ao determinar um prazo de pagamento com um fornecedor, você pode correr o risco dele não pagar pela mercadoria ou atrasar o boleto, o que pode causar alguns problemas financeiros para a sua empresa. 


Por isso, fique sempre atento ao seu fluxo de caixa e de olho nos principais riscos que sua empresa pode ser impactada. Mantenha as previsões financeiras precisas sobre recebimentos e pagamentos, renegocie as suas dívidas a tempo, não dependa apenas de um fornecedor, cuide da saúde financeira da sua empresa e esteja sempre preparado para estas situações. 


7. Consulte o seu contador


Este é um dos passos mais importantes para uma boa gestão, não só financeira, mas de todo o seu operacional. O seu contador é o seu maior aliado! É importante criar um vínculo de parceria genuína e trabalhar em conjunto para o crescimento dos seus negócios. 


Depois de você, o seu contador é a pessoa que mais entende do seu negócio e dos seus resultados. É ele quem possui toda a expertise necessária para te orientar na organização dos negócios, entender e corrigir possíveis erros de planejamento, além de tirar todas as suas dúvidas quanto aos assuntos de contabilidade e negócios. 


Por isso, é ele quem vai te ajudar a criar as melhores estratégias, cenários e otimizar os planejamentos com base na sua operação e nas suas possibilidades. 


8. Invista no seu negócio!


E por último, mas não menos importante, acredite e invista no seu negócio. Para manter uma empresa competitiva no mercado, é preciso estimulá-la e aplicar novos investimentos para que a expansão dos negócios seja possível. 


Invista em inovação, novas tecnologias, melhorias de gestão e processos, mas sempre com estratégia. Planeje-se e crie cenários possíveis de acordo com a viabilidade da sua empresa para evitar surpresas ruins nos resultados. 


Lembre-se de tudo o que já falamos até aqui, o planejamento e controle financeiro deve visar sempre o resultado positivo! 

Leia também: Antecipação de recebíveis - o que é e como fazer?


Quais são as principais vantagens de realizar o controle financeiro empresarial? 


Os impactos de um bom controle financeiro são inúmeros e, um dos principais, é a visão global sobre a empresa que o empresário pode obter. Sendo assim, tudo o que for movimentado erroneamente, ou qualquer desperdício de dinheiro, pode ser detectado a tempo de ser resolvido sem grandes impactos. 


Além disso, tomar as decisões certas na hora certa é essencial para qualquer empresa, ou seja, é preciso saber a hora de agir, e como agir, para colocar todas as estratégias e planos em prática de forma saudável para os negócios. 


E é através dessa visão global que o empresário e seus gestores conseguem tirar do papel tudo o que é essencial para inovar e expandir a empresa no momento certo, com os investimentos e atenção necessários. 


Os relatórios financeiros são grandes aliados neste processo, portanto, deixe-os sempre atualizados e com as informações precisas. É com essa gama de relatórios que você pode detectar investimentos necessários em algum setor da empresa ou algum desperdício de recursos a ser corrigido.


Ao final de tudo isso, você ainda pode criar diversas projeções para os seus negócios com base em tudo o que já falamos. Com uma visão global do financeiro e suas possibilidades, tomada de decisão na hora certa e organização de investimentos, é possível desenvolver vários novos projetos válidos, novas estratégias e ainda manter um planejamento a curto, médio e longo prazo totalmente eficiente. 


A tecnologia como aliada no gerenciamento financeiro


Depois de tudo o que vimos até agora, fica claro a importância de manter uma boa gestão financeira na sua empresa, certo? Porém, você sabia que a tecnologia pode tornar todo esse processo em algo totalmente simples e automatizado?


Utilizar a tecnologia a seu favor na hora de organizar as finanças da sua empresa pode ser o ponto crucial para alavancar o crescimento dos negócios. Os ERPs, por exemplo, são ferramentas imprescindíveis para manter o controle financeiro sempre em dia e com dados completos e sem erros. 


Com um ERP você pode integrar todos os setores da empresa, ou seja, tudo o que acontece no dia a dia é refletido no seu financeiro, alimentando dados e criando contas a pagar e receber, diversos relatórios e balanços para a sua análise. Tudo de forma automática!


Ao fazer uso de um sistema de gestão integrado, que automatiza os seus processos e permite que a sua equipe se torne mão de obra estratégica, o seu dia a dia empresarial é totalmente otimizado e você ganha muito mais tempo para pensar nos negócios com clareza, objetividade e dados totalmente precisos. 


Esqueça as planilhas enormes ou aqueles documentos confusos e espalhados pelo computador para organizar o financeiro. Organize e acompanhe a sua empresa em um ERP completo, que vai te ajudar a acessar todas as informações em poucos cliques, tudo de forma integrada e automatizada para você alavancar o sucesso dos negócios. 


Conheça o ERP Omie e saiba como podemos ajudar na organização financeira e contábil da sua empresa de forma simples, intuitiva e eficiente. 

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