No dia a dia do contador, que produz o planejamento, gestão e controle contábil das empresas em que atua, são muitas as atividades que ele precisa realizar sozinho. A gestão de informações, os fechamentos contábeis mensais e a confecção de documentos e obrigações fiscais são apenas alguns exemplos delas. Por conta disso, contar com um sistema de integração contábil é uma ótima solução.
Esses processos, em geral manuais, ocupam muito o tempo do profissional de contabilidade, além de serem mais suscetíveis a falhas e dificultar a comunicação com o cliente.
Por isso, entenda neste post o que é integração contábil e veja porque todo contador precisa dessa ferramenta para agilizar processos manuais, gerir melhor o tempo de trabalho e permitir ter mais tempo para dar consultoria financeira a seus clientes.
Na prática: o que é integração contábil
A integração contábil é uma solução tecnológica para integrar todo o sistema de gestão de uma empresa com o escritório de contabilidade ou contador que a atende. Através de um software, o contador tem acesso a todas as informações que precisa em um só lugar e, assim, agiliza suas tarefas e minimiza o risco de erros para reunir os dados de cada cliente.
É também muito útil para as empresas, pois o empreendedor pode emitir relatórios rápidos e detalhados que auxiliam na melhor gestão de seus negócios. Uma ótima opção para auxiliar o planejamento estratégico e financeiro, visando melhores resultados.
Em geral, os setores Financeiros, de Compras e Administrativo são os que mais têm a ganhar com o processo. A integração contábil é uma ferramenta de trabalho que veio facilitar a vida de todos os envolvidos, contadores e empresas, gerando maior eficiência operacional e melhorando a gestão financeira dos empreendimentos.
Como os sistemas de integração contábil funcionam na prática?
Ao adotar um sistema de integração de contabilidade, as informações financeiras de todas as áreas da empresa são inseridas automaticamente no software em questão. É nele que o contador elaborará os documentos contábeis e fiscais relacionados ao negócio.
Para a implantação de um sistema de integração contábil, todos os setores precisam ser envolvidos no processo. No caso de médias e grandes empresas, são prioritários os dados dos departamentos de Vendas, Finanças, Recursos Humanos, Estoque e Patrimônio, entre outros.
Os dados são salvos em nuvem para evitar a perda de informações e gerar mais segurança às empresas e aos contadores. Com isso, é possível acessar rapidamente os dados que precisam e realizam com mais agilidade e precisão o trabalho de contabilidade para seus clientes, sem perder os prazos legais.
Acompanhe, a seguir, as funções desempenhadas por um sistema que faz a integração contábil.
Funções de um sistema contábil
A principal função de um sistema de integração contábil é permitir a exportação da movimentação financeira de uma empresa de modo seguro e com as informações rapidamente atualizadas. Isso permite mais confiabilidade na validação dos dados, que são acessados diretamente do sistema do cliente.
Para melhorar a vida do contador, a integração contábil também oferece um painel de controle para acompanhamento. Esse painel gera todas as informações que o contador precisa de forma imediata, fornecendo dados de clientes e suas movimentações financeiras. Informa também o andamento das rotinas contábeis e gera avisos que não deixam o contador esquecer prazos, evitando juros e multas.
Assim, a conciliação contábil fica muito mais fácil, gerando mais segurança na geração de impostos e documentos fiscais, além de dar agilidade no controle de prazos.
Benefícios e vantagens ter um sistema de contabilidade integrada
A integração contábil gera vantagens para as empresas e benefícios para os contadores. Saiba agora quais são eles, que podem ter impactos na empresa tanto a curto quanto a longo prazo:
Vantagens da interação contábil para os contadores
Para os contadores, a tecnologia gera maior tempo para as atividades de consultoria contábil e planejamento financeiro. Com os processos todos automatizados, o contador não perde mais tempo com digitação de dados, recebimento e manuseio de documentos de seus clientes, pois está tudo no sistema de integração contábil.
Um fator de excelência é a confiabilidade dos dados disponíveis no sistema de integração contábil. O sistema é alimentado em tempo real do início ao fim dos processos, gerando maior segurança ao trabalhar com dados corretos.
Ele pode dedicar-se a tarefas como: formulação de estratégias das empresas para alavancar resultados, elaboração de planos de negócios, consultorias de contabilidade e captação de novos clientes.
Benefícios da contabilidade integrada para os clientes
Os clientes também ganham muitos benefícios com o sistema de integração contábil. O primeiro deles é a expressiva redução de erros humanos no manuseio e registro de dados. Isso é confirmado pela padronização dos processos de trabalho, o que gera maior qualidade e melhor performance na gestão das empresas.
A integração contábil também exige menos retrabalho, o que resulta em menor tempo das atividades e custo reduzido para as empresas.
Outro benefício é o aumento da produtividade de todos os setores da empresa com a integração automática de várias informações e softwares. Assim, os gestores podem se ocupar com outras tarefas estratégicas para o sucesso do negócio.
Tipos de sistema de integração contábil
Existem vários tipos de sistemas de integração contábil disponíveis no mercado. A melhor escolha para ambos depende de dois fatores essenciais.
A adequação da integração utilizada com o sistema de gestão usado já adotado pela empresa é uma delas. Outra é o armazenamento em nuvem e segurança de dados, que precisa ser de fácil uso e atender a todos os processos de rotinas contábeis, dos mais simples aos mais complexos.
Para você, contador, saber qual é a melhor opção para cada cliente acompanhe a explicação abaixo:
Low-End — Básico
É o sistema mais básico para rotinas contábeis, usado para tarefas mais simples, como cálculos, geração de guias e gestão de folha de pagamento. Pela facilidade de uso e baixo custo, é mais indicado para pequenas empresas.
Mid-End — Intermediário
O Mid-End é recomendado para empresas de médio porte, com mais funções e tecnologia que o Low-End. Ele permite que os processos sejam automatizados e integrados com sistema e banco de dados de gestão empresarial.
High-End — Avançado
A tecnologia mais avançada é usada no sistema High-End, sendo a escolha ideal para as necessidades das grandes empresas. Essa opção possui todas as funcionalidades dos dois tipos anteriores, com acréscimos de gestão de créditos e investimentos, por exemplo. Exige um investimento maior, mas o sistema poderá ser personalizado de acordo com o ramo e objetivos de negócio da empresa.
Como escolher o melhor sistema de contabilidade integrada
Já citamos no artigo algumas das funcionalidades que você precisa observar na hora de escolher o sistema com o sistema de integração para o seu negócio. No entanto, iremos explicar mais detalhadamente um conjunto de fatores que podem te ajudar a realizar uma escolha mais assertiva. Veja!
Recomendação e indicação
Procure a opinião e indicação de contadores e empresas que já utilizam algum sistema de integração contábil. A experiência dos colegas pode fazer a diferença, na hora de entender o uso cotidiano desses softwares.
Funções disponibilizadas
Solicite ao representante do sistema de integração contábil a lista de funções de cada opção de sistema, para verificar se atende às necessidades do seu escritório contábil e de seus clientes. Opte por aquele que melhor realiza a automatização de tarefas repetitivas. Assim, você ganha tempo em suas atividades.
Integração dos módulos
Procure sistemas que permitam integrar vários módulos de informações de uma empresa, tais como: SPED, E-social, módulo fiscal e outros. Isso auxilia na reunião de informações dos diferentes setores do seu cliente.
Integração com o sistema de ERP
O sistema ideal deve integrar com o sistema ERP de seus clientes, para que a contabilidade possa ser feita de forma mais segura, com confiança de dados e agilidade de informações, sem que haja perda de prazos.
Suporte oferecido pela empresa
Verifique como é realizado o suporte da empresa ao sistema de integração para serviços contábeis. Veja se é rápido, se é flexível para adaptar o sistema às suas necessidades e de seus clientes, se existem muitas reclamações da qualidade do atendimento e rapidez de respostas em sites como o Reclame Aqui.
Esse fator é essencial para o sucesso de seu negócio. Com um suporte de qualidade, você tem resultados muito melhores.
Segurança das informações
Verifique se o sistema de integração para empresas de contabilidade escolhido tem armazenamento em nuvem e conta com segurança das informações. É necessário para evitar algum problema futuro com hackers e possíveis invasores.
Teste do software
A fase final é testar o software. Existem muitas empresas que possuem uma versão gratuita de testes para que você possa conhecer na prática como funciona a integração contábil. Peça essa versão antes da decisão final!
Adquira a melhor opção de integração contábil
Depois de todas essas dicas, temos uma recomendação de alta qualidade: o sistema de integração contábil da Omie. Esse é um software exclusivo ERP (Enterprise Resource Planning) que trará mais integração a todas as áreas da sua empresa, reunindo todas as informações em único sistema.
É uma facilidade que todo contador necessita para automatizar processos, gerir melhor seu tempo e se dedicar mais às funções estratégicas do seu negócio e garantir a qualidade de atendimento aos seus clientes. Conte ainda com nossos treinamentos e suporte rápido na resolução de problemas.
Conheça agora esse sistema ERP Omie e tenha seu próprio sistema de integração contábil que pode ser integrado com os principais sistemas contábeis e de gestão das empresas de seus clientes!
