Novidades para a gestão de reembolsos e despesas variáveis em contratos de serviços

24/Abr/20
Como usar

Profissionais e empresas prestadoras de serviços, constantemente, estão sujeitas as sazonalidade do mercado e, porque não dizer, a incrementos de pedidos no momento da prestação de serviços.

No varejo, em geral, esse cenário variável é motivado por datas comerciais comemorativas, como páscoa, dia das mães, dias dos pais, natal, entre outras.

Para os prestadores de serviços, ter um gerenciamento efetivo sobre as atividades que são realizadas de forma temporária, pontual ou incremental pode representar uma grande diferença no faturamento do mês. Afinal, quando se presta um serviço, esta variação pode acontecer a qualquer momento.


Gestão de contratos facilita controle do negócio

Onde você guarda todos os seus contratos? Eles podem estar em uma gaveta ou dentro de uma pasta, certo? Toda vez que você precisa de algo é aquela correria ou desafio para encontrar e deixar tudo em ordem? Hora de mudar isso! Vamos juntos? 

Ter um sistema que te ajuda na gestão de contratos pode ser o começo do sucesso do seu negócio. Com o ERP Omie você tem tudo ao alcance da sua mão e isso vai te dar muito mais segurança e agilidade, além de facilitar a integração com o seu contador, que terá todas as informações corretas de maneira organizada e de fácil visualização. 

Utilizar a tecnologia como aliada vai facilitar bastante o desenvolvimento do seu negócio e vai te ajudar a realizar tarefas, antes complicadas, de maneira bem simples. Um exemplo é adicionar serviços temporários ou avulsos em contratos vigentes. 


Do começo: o que são serviços temporários, esporádicos ou pontuais? 

Você pode imaginar que serviços temporários são somente aquelas atividades que você realiza exclusivamente em determinado período, mas elas são mais que isso; são antes de tudo, uma ótima oportunidade de venda incremental.

Vamos exemplificar: um cliente entra em contato solicitando seus serviços, você produz o orçamento e depois da negociação, fecha o contrato de prestação do serviço recorrente. Ao longo de um determinado período você identifica a necessidade de executar serviços adicionais ou complementares que não estavam previstos inicialmente no contrato. 

Dificilmente você vai fazer um novo contrato neste momento, certo? Seu cliente entende que você tem o domínio técnico necessário para fazer a recomendação e a justificativa da atividade extra ou necessidade de reembolso de alguma despesa que surgiu.


Organização é a chave do negócio

Possuir controle das solicitações adicionais é vital para o sucesso da sua empresa, pois isso impacta em questões financeiras e de produtividade, como por exemplo:

  • Correta apuração das novas receitas geradas em cada contrato, bem como dos custos a elas atrelados (aumentou o número de horas necessários para a realização do serviço / tarefa adicional? - esta apuração pode impactar diretamente seu contas a pagar e receber, gestão de horas, etc; 
  • Gestão da movimentação dos produtos que serão necessários para realização do serviço temporário no estoque
  • Apuração correta do custo x ROI final do serviço e da carga tributária devida.


A organização contribui tanto para que você tenha uma gestão de contratos mais efetiva sobre a prestação de serviços, quanto para trazer transparência no relacionamento com seu cliente.


Possuir esses pontos mapeados permite uma visão ampliada sobre sua atuação mais próxima da realidade, fazendo com que seu caixa sempre esteja saudável e a empresa prospere. Essa organização impacta também na relação da sua empresa com o seu contador, pois permitirá que ele tenha mais tempo para te ajudar em questões estratégicas, fazendo que seja um parceiro ainda mais importante. 


Como gerenciar corretamente solicitações de reembolso ou incremento contratual? 

Ser claro com seu cliente é o primeiro passo, essa honestidade estreita fortalece a relação. Conte para seu cliente e explique o contexto da necessidade do serviço adicional / despesa extra a ser faturado / reembolsado.

Na questão burocrática, é muito simples através do sistema de gestão on-line Omie, adicionar ao contrato existente essas novas variáveis, fazendo o apontamento correto dos reembolsos de serviços variáveis, sem que exista a necessidade da elaboração de um novo; veja só:

  • Acesse o contrato de serviço em questão no módulo de Serviços e NFSe
  • Adicione as novas despesas (e também categoria, data, valor)
  • Faça a descrição da despesa reembolsável
  • Anexe os documentos que você ache importante para dar clareza a nova cobrança/reembolso
  • Veja o contrato atualizado com todos os novos dados imputados


Você pode conferir o passo a passo detalhado clicando aqui.


Uma vez que você realizou esses passos, o sistema gera um recibo e a conta a receber (com boleto ou não) é gerada no valor total da parcela prevista para aquela mensalidade do seu contrato recorrente. 

Legal né? Viu como é bacana gerenciar de forma organizada seus contratos e ainda ver corretamente o impacto que eles geram no seu financeiro?



Bônus: mudamos a forma de você adicionar um novo serviço a vários contratos! 


Uma empresa em crescimento e evolução constante tende a adotar e criar serviços novos de maneira natural, pois isso permite ampliar a relação com seus clientes e aumenta a percepção de valor de seu negócio. Com esse cenário, você pode se ver na situação de precisar adicionar ao mesmo tempo, em diversos contratos, um novo serviço. 

Agora, imagine que você precisa fazer isso em 10 contratos, parece fácil, certo? E se esse número fosse 100, 1.000 ou 10.000? Temos uma situação tensa e que te faria perder o sono, além de horas de trabalho de suas equipes para essa produção. 

Agora, muita calma! Para te salvar desse cenário, lançamos uma função que permite adicionar um novo serviço em diversos contratos ao mesmo tempo, te fazendo economizar diversas horas de produtividade da sua equipe e permitindo que você foque no crescimento e desenvolvimento da sua empresa. 

Imagine selecionar os contratos, cadastrar o novo serviço e pronto, em poucos minutos você tem seus contratos atualizados e disponíveis. Quer saber como ganhar tempo em seu negócio? Fale com a gente! 


Omie, sistema de gestão online para empresas de todos os portes - a gente acompanha o crescimento do seu negócio


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