DACTE: o que é, como funciona e como emitir esse documento?

Entenda o que é DACTE e garanta legalidade e transparência nas operações de transporte de forma simplificada com este guia!
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Assim como um manual nos ajuda a entender cada passo e cada peça do que estamos construindo, no transporte de cargas, o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) atua como essa peça fundamental. 

Este documento é vital não apenas para garantir a legalidade e a transparência nas operações de transporte, mas também para simplificar e agilizar todo o processo logístico. 

Entenda o que é DACTE, suas funcionalidades e como ele se encaixa nas operações diárias de transporte. Continue a leitura!

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DACTE: o que é?

DACTE é a sigla para Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Trata-se de um documento imprescindível no setor de transporte de cargas, funcionando como uma representação simplificada do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Este documento é essencial para acompanhar a mercadoria durante o transporte, proporcionando uma via física que facilita a consulta do documento eletrônico original por meio de uma chave de acesso.

Principais características desse documento

O DACTE serve principalmente como uma representação física do CTe, facilitando o acesso e a verificação das informações durante o transporte.

Ele é uma versão impressa que resume os dados mais críticos contidos no CTe, algo crucial especialmente em inspeções de rotina nas estradas, em que uma verificação rápida e eficiente das informações da carga é necessária.

Facilidade de acesso

Cada DACTE contém uma chave de acesso única, consistindo em 44 dígitos, que permite a qualquer parte interessada verificar as informações detalhadas no CTe correspondente via sistemas eletrônicos.

Isso simplifica o processo de fiscalização, pois permite às autoridades acessar rapidamente todos os dados necessários sobre a carga e o serviço de transporte sem a necessidade de documentos adicionais.

Obrigatoriedade de impressão

Apesar de o CTe ser um documento digital, o DACTE deve ser impresso e transportado fisicamente com a carga.

Isso garante que, em qualquer ponto do trajeto, as informações do transporte possam ser verificadas, mesmo em lugares onde o acesso digital pode não estar disponível.

Flexibilidade de formato

O DACTE pode ser impresso em papel comum, o que facilita sua produção e distribuição.

Os tamanhos mais comuns são A4 e A5, e a única restrição é evitar papel tipo jornal, que pode ser menos durável e mais difícil de manusear.

Validade jurídica

O DACTE, embora seja uma representação simplificada do CTe, possui plena validade jurídica. Ele serve como prova da existência e da legalidade da operação de transporte, essencial para resolver disputas, realizar reivindicações de seguro e atender a auditorias.

Para que serve e como funciona o DACTE?

O DACTE, ou Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, desempenha funções importantes na logística e transporte de cargas, assegurando que as operações sejam executadas dentro da legalidade e com total transparência.

Além de facilitar a fiscalização em campo, esse documento auxilia na gestão eficiente das atividades logísticas das empresas. Vamos detalhar os principais propósitos do DACTE e como ele opera na prática.

Acompanhamento e fiscalização

Entender o que é DACTE é fundamental para acompanhar a mercadoria durante seu transporte, desde a origem até o destino.

Ele contém todas as informações essenciais sobre a carga, incluindo dados do remetente, do destinatário, e detalhes específicos do transporte.

Além disso, sua função mais evidente é facilitar a fiscalização por parte das autoridades competentes.

Agilidade no acesso às informações

O DACTE fornece uma chave de acesso que simplifica a consulta ao CTe, o documento eletrônico completo do qual o DACTE é derivado.

Essa chave, impressa em forma de código de barras no próprio DACTE, permite que fiscais e outras partes interessadas acessem rapidamente todas as informações detalhadas sobre o transporte via plataformas online específicas, como o sistema da Secretaria da Fazenda.

Integração e controle logístico

Além de suas funções legais e regulatórias, o DACTE também serve como uma ferramenta importante na gestão de frotas e operações logísticas das empresas.

Ao centralizar informações críticas sobre a carga e o serviço de transporte, ele ajuda as empresas a manterem um controle rigoroso sobre suas operações, permitindo a rastreabilidade completa da carga em qualquer ponto da cadeia de suprimentos.

Isso é útil para empresas que gerenciam grandes volumes de transporte intermunicipal e interestadual, proporcionando uma visão clara do fluxo de mercadorias e facilitando o planejamento e a otimização das rotas de entrega.

Como funciona o DACTE

O DACTE é gerado automaticamente no momento em que o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é emitido e autorizado pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ).

Após a autorização do CTe, um arquivo PDF do DACTE é criado, incluindo todas as informações necessárias e a chave de acesso para consulta online.

Este documento deve ser impresso e acompanhado fisicamente com a carga, garantindo que esteja disponível durante todo o trajeto para verificações e consultas necessárias.

Tipos de DACTE

Embora o DACTE seja um documento padrão usado para acompanhar o transporte de cargas, ele está diretamente ligado ao Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), que pode variar conforme a natureza da operação logística.

Essa variação no CTe reflete diretamente nos tipos de DACTE emitidos. Veja os principais tipos:

CTe normal

Este é o tipo mais comum de CTe, utilizado para cobrir a maioria das operações de transporte de cargas. O DACTE correspondente a este tipo de CTe serve para documentar o transporte padrão de cargas entre o remetente e o destinatário.

É utilizado em operações nas quais não há necessidade de serviços adicionais ou condições especiais.

CTe de complemento

O CTe de Complemento é emitido para corrigir ou complementar valores e informações de um CTe anteriormente emitido.

Isso pode ser necessário por diversos motivos, como ajustes no valor do frete ou na base de cálculo do ICMS. O DACTE de Complemento acompanha o CTe de complemento, assegurando que todas as informações revisadas estejam acessíveis durante o transporte.

CTe de substituição

Este tipo de CTe é utilizado para substituir um CTe anterior, que por algum motivo precisa ser anulado ou corrigido após a emissão.

O DACTE de Substituição acompanha o novo CTe, garantindo que as informações atualizadas estejam disponíveis para consulta durante o transporte.

CTe de anulação

Quando há necessidade de anular um CTe anterior, seja por erro nas informações ou cancelamento da operação de transporte, é emitido um CTe de anulação.

O DACTE correspondente reflete essa situação, servindo como documentação do cancelamento da operação de transporte original.

Informações obrigatórias no documento

O DACTE, como documento auxiliar do CTe, deve conter várias informações cruciais para garantir sua validade e funcionalidade. Aqui estão as informações obrigatórias que devem ser incluídas:

  • Dados do emitente do CTe: nome, endereço e CNPJ da empresa de transporte.
  • Chave de acesso do CTe: número único composto por 44 dígitos que permite a consulta eletrônica do CTe.
  • Número do CTe: sequência numérica que identifica o documento fiscal eletronicamente.
  • Data e hora da emissão: quando o CTe foi oficialmente emitido.
  • Origem e destino da carga: endereços completos de onde a carga é retirada e entregue.
  • Dados do remetente e destinatário: nomes e CNPJ ou CPF, endereços completos.
  • Natureza da operação: descrição do tipo de serviço de transporte realizado.
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): identifica a natureza tributária da operação.
  • Valor do serviço: total cobrado pelo transporte.
  • Informações sobre a carga: peso, quantidade e tipo de mercadoria transportada.

Como emitir o DACTE?

Confira um guia passo a passo detalhado sobre como emitir o DACTE, incluindo as informações necessárias e as etapas específicas para a emissão.

Passo 1: Preparação das informações necessárias

Antes de emitir o DACTE, é essencial coletar e preparar todas as informações necessárias que serão incluídas no documento. Estas informações incluem:

  • Dados do emitente: nome, CNPJ, endereço e Inscrição Estadual da empresa de transporte.
  • Informações do transporte: dados sobre a origem e destino da carga, dados dos veículos e motoristas, valor do serviço, informações sobre a carga (peso, quantidade, tipo).
  • Dados do remetente e do destinatário: nomes, CNPJ ou CPF, endereços completos.
  • Informações fiscais: número do CTe, chave de acesso, data e hora de emissão, código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Passo 2: Emissão do CTe

O DACTE é baseado no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), portanto o primeiro passo real para a emissão do DACTE é a emissão do CTe. Para isso, siga estes passos:

  • Utilizar um software emissor: utilize um software autorizado e credenciado pela SEFAZ para emitir CTe. Este software deve estar atualizado com a legislação vigente.
  • Inserir as informações: preencha o software com todas as informações coletadas no Passo 1. Assegure-se de que todas as informações estejam corretas e completas.
  • Enviar para autorização: após preencher, o CTe deve ser enviado eletronicamente para a SEFAZ para ser autorizado. Somente após a autorização, o DACTE pode ser emitido.

Passo 3: Geração do DACTE

Após a autorização do CTe pela SEFAZ, o software utilizado para a emissão automaticamente gera o DACTE. Este documento pode ser impresso e deve acompanhar a carga. Aqui estão os detalhes:

  • Impressão do DACTE: imprima o DACTE em papel comum (A4 ou A5) e assegure-se de que todas as informações estão legíveis. Não é permitido o uso de papel jornal.
  • Verificação da chave de acesso: o DACTE deve incluir a chave de acesso do CTe, que permite a consulta eletrônica das informações detalhadas.

Passo 4: Acompanhamento da carga

O DACTE impresso deve acompanhar a carga durante todo o transporte. É essencial que o documento esteja acessível para apresentação durante fiscalizações em estradas ou terminais de carga.

Passo 5: Arquivamento

Após a conclusão do transporte, recomenda-se que o DACTE seja arquivado com o CTe por pelo menos cinco anos, conforme determina a legislação fiscal. Este arquivamento pode ser necessário para consultas futuras ou auditorias.

Quem pode emitir DACTE?

O DACTE deve ser emitido por empresas de transporte de cargas que realizam serviços de transporte intermunicipal e interestadual. Estas empresas devem estar devidamente cadastradas e habilitadas no sistema da SEFAZ para emitir documentos fiscais eletrônicos.

Qualquer empresa de transporte que esteja transportando cargas de terceiros é obrigada a emitir esse documento. Empresas que transportam suas próprias mercadorias sem terceirizar o serviço de transporte não necessitam emitir o DACTE.

FAQ: perguntas frequentes sobre o DACTE

Qual é a diferença entre DACTE e DANFE?

  • DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é usado para acompanhar a carga no transporte e é baseado no CTe, que documenta serviços de transporte.
  • DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) acompanha produtos em trânsito e está associado à NF-e, que documenta operações de venda de produtos ou serviços.

O DACTE vale como nota fiscal?

Não, o DACTE não é uma nota fiscal e não tem valor fiscal. Ele é apenas um documento auxiliar que facilita a consulta e a fiscalização do CTe, que é o documento fiscal eletrônico para operações de transporte.

Como consultar o DACTE?

Para consultar o DACTE, utilize a chave de acesso impressa no documento, que é uma sequência de 44 dígitos. Essa chave pode ser inserida no Portal Nacional do Conhecimento de Transporte Eletrônico ou em qualquer sistema autorizado pela SEFAZ para acessar as informações completas do CTe correspondente.

É possível reemitir o DACTE se ele for perdido ou danificado?

Sim, o DACTE pode ser reemitido sempre que necessário, desde que o CTe correspondente esteja válido e autorizado.

Garantindo operações de transporte eficientes

Ao implementar corretamente o DACTE, as empresas de transporte podem garantir não apenas conformidade com as regulamentações vigentes e uma operação mais fluida e sem contratempos.

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