Como fazer gestão de frotas?

Aprenda o que é a gestão de frotas, a importância e como aplicar as melhores práticas na sua empresa!
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Ter uma gestão de frotas eficiente pode trazer ótimos resultados para sua empresa. Encontrar formas de otimizar esse processo é um ótimo esforço, a fim de aumentar os resultados de forma estratégica.

Com a constante necessidade de otimizar recursos e ganhar tempo, seja nos processos internos de uma empresa, referentes à materiais e produtos, ou mesmo na relação com os clientes e fornecedores, saber distribuir com eficiência as rotas e frotas ajuda a manter o fluxo de entregas e a qualidade.

Neste conteúdo, você vai aprender o que é gestão de frotas, sua importância e, ainda, conferir um passo a passo de como fazer um bom gerenciamento de recursos. Mantenha-se informado e aprenda mais sobre as inovações para o empreendedor. Acompanhe a leitura!

O que é gestão de frotas?

Gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos usados por uma empresa. Essa área do negócio é a responsável pelo lado operacional e estratégico do uso desses recursos móveis e também pelos condutores que vão dirigir esses veículos.

Esse gerenciamento garante que todos os processos que envolvem uma frota funcionem da melhor maneira possível para gerar lucros e benefícios para a empresa. Isso porque um recurso desses, da frota, parado ou em condições inadequadas pode representar um prejuízo, seja o serviço terceirizado ou próprio.

Além disso, uma gestão de frotas feita da forma certa garante que o negócio tenha total controle e visibilidade dos custos que são feitos com a manutenção dos veículos, custos com combustível, motoristas, multas e documentações para manter a regularização.

Com todos esses gastos mapeados, se torna possível traçar estratégias que viabilizem a redução dos custos para operar essa determinada frota, o que é muito positivo para a empresa.

A possibilidade de redução de custos é um dos grandes atrativos para estratégias de gestão de frotas, porém os ganhos não param por aí. Com esse gerenciamento, também conseguimos otimizar a operação e, assim, garantir a disponibilidade dos veículos para serem usados quando preciso, o atendimento dos serviços com qualidade, uma equipe motivada e muito mais.

Como vimos anteriormente, realizar uma gestão de frotas pode trazer muitos benefícios, mas você sabe qual a real importância dessa estratégia? Caso ainda não saiba, veja o tópico a seguir!

Entenda a importância da gestão de frotas

Quando refletimos sobre qual a importância de implementar uma boa gestão de frotas, temos como fator principal para as empresas colocarem essas estratégias em prática é evitar prejuízos com um veículo parado ou apresentando problemas, o que ocasiona em perda de receita.

Porém, outros motivos que reforçam que aplicar essas técnicas é fundamental são:

  • controle de veículos, que são os ativos da empresa;
  • prevenir acidentes;
  • gerenciamento de todos os custos que envolvem ter uma frota de veículos;
  • mais proteção jurídica;
  • maior eficiência;
  • conformidade com a legislação do local;
  • melhor colaboração entre os setores da empresa, pois a integração proporciona um funcionamento mais otimizado;
  • redução de gastos;
  • avaliação da performance e produtividade da equipe de condutores;

Esses são os principais benefícios que você pode ter ao aplicar as técnicas de gestão de frotas, por isso, continue a leitura e saiba como fazer um bom gerenciamento desse ativo tão importante!

Como fazer uma boa gestão de frotas?

Para realizar uma gestão de frotas eficiente e conseguir atingir os resultados esperados, é necessário passar por alguns passos, sendo eles:

1. Liste e faça uma análise da sua frota

O primeiro passo é a listagem e análise diagnóstica da frota que a empresa possui disponível. Aqui, é o momento de listar todos os veículos, adicionar a informação de qual tipo é: carro, moto, ônibus, caminhão etc.

Além disso, também é fundamental descrever a atual situação do ativo, a fim de compreender se os veículos estão conservados ou se precisam de algum tipo de conserto.

Registre quantos quilômetros em média cada um deles rodam mensalmente e quanto é recomendado que eles rodem. Mapeie quanto cada um dos recursos móveis gastam com combustível, manutenção da frota, salário dos condutores e de todos que trabalham na gestão de frotas e como é o perfil do motorista (se já teve alguma multa e assim por diante).

Nesse primeiro momento, será a hora de fazer um grande compilado dos dados que você usará para realizar um gerenciamento com base no cenário atual, o que pode trazer resultados muito mais rápido.

Com esse mapeamento, será possível identificar possíveis pontos de melhorias e ter uma visão mais real da frota disponível.

2. Elabore uma boa política de frotas

Depois de reunir todas as informações necessárias para começar a definir uma estratégia personalizada para a frota da sua empresa, é a hora de elaborar uma boa política para se antever quanto a possíveis problemas com qualquer um dos participantes dos processos que envolvem essa área.

Nesse segundo passo, será criado as metas, meios e prazos para alcançá-las, pois sabemos que essa definição é essencial para que qualquer estratégia saia do papel e obtenha os melhores resultados possíveis.

Para te auxiliar na ideação e elaboração dessa política de frotas, descreva muito bem todos os serviços oferecidos pela sua frota e fixe algumas importantes diretrizes, pensando nos funcionários, clientes e assim por diante. Tem que ser uma estratégia 360°, com visão total do negócio.

3. Gerencie os custos

O terceiro passo para ter uma gestão de frotas mais eficiente é o controle de custos. Nesse momento, será preciso encontrar as melhores ferramentas e processos para otimizar esses gastos, pensando de forma prática e com objetivos bem traçados. Uma filosofia de inspiração, por exemplo, pode ser o Just In Time. Saiba mais!

Além desta, procure por uma que te ajude com insights, facilite a visualização dos gastos, consiga dar a visibilidade de quanto está sendo gasto em cada um dos processos operacionais etc. Quanto mais recortes e segmentações, melhor para a análise e interpretação desses números.

Com isso, ficará mais destacado onde será possível cortar ou reduzir gastos e traçar estratégias para facilitar essa otimização de custos.

4. Planeje suas rotas

Planejar as rotas também é um passo fundamental na gestão de frotas. Isso porque esse passo ajudará na previsibilidade de gastos, na redução dos custos e para definir as rotas menores, otimizando também o tempo dos condutores.

Ainda, esta etapa leva em consideração fatores de segurança e possíveis necessidades de mudança de rota – como pode ocorrer em períodos de chuva, acidentes e outros fatores que afetam as estradas.

5. Utilize a tecnologia para auxiliar

Por fim, nosso quinto e último passo para ter uma boa gestão de frotas é a utilização de tecnologias para auxiliar os processos operacionais. Esse passo é muito importante para a otimização de tempo dos funcionários, gestão estratégica e facilitação da visualização e tratamento dos dados.

Duas ferramentas tecnológicas que podem auxiliar na hora de gerir uma frota são o sistema de gestão de frotas e a telemetria. O primeiro é autoexplicativo, já o segundo trata-se de uma tecnologia de medição de dados de forma totalmente remota para uma central de monitoramento, que, em um segundo momento, os envia para uma central de informação, que irá analisar esses dados.

Gerencie sua frota para otimizar os resultados

Quando bem realizada, a gestão de frotas pode render muitos frutos para uma empresa, impactando os resultados de diversas outras áreas. Isso porque os recursos e materiais transportados são o centro das entregas e, quando chegam da melhor forma à empresa e ao cliente, fazem o fluxo permanecer em equilíbrio.

Existem muitas tecnologias e softwares que podem ajudar na implementação das estratégias que envolvem os processos de gerenciamento desses veículos. Essas ferramentas ajudam a economizar recursos, garantem segurança e visibilidade 24hrs.

Estude mais sobre e escolha os que mais fazem sentido para a sua realidade. Quer continuar na sua jornada do conhecimento? Então, confira outros artigos no blog da Omie e aprenda este e outros temas do mundo dos negócios. Mantenha-se atualizado!

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