Despesas operacionais: o que são e como organizar na sua empresa

Descubra como ter bom controle financeiro, tipos de despesas operacionais, como calculá-las e organizá-las
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Você sabia que investidores podem avaliar a saúde financeira de uma empresa a partir de suas despesas operacionais? A explicação é que elas podem gerar um resultado positivo ou negativo sobre a lucratividade de um negócio.

Desse modo, empresas com despesas muito altas e fluxo de caixa comprometido podem ser classificadas como de alto risco de investimento.

Diante disso, se pretende manter a longevidade do seu negócio e fazê-lo crescer, entenda melhor o que são as despesas operacionais e como elas impactam no sucesso de seu empreendimento.

Conheça os tipos de despesas operacionais e como a tecnologia pode auxiliar na difícil missão do planejamento e gestão financeira de sua empresa.

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Despesas operacionais: o que são?

Para manter uma empresa funcionando, existem despesas operacionais que precisam ser pagas. Mas, o que são essas despesas?

Podemos definir como gastos com folha de pagamento, impostos, contas de energia e água, internet, aluguel, material de escritório, manutenção predial e de equipamentos, campanhas de marketing, dentre outros.

Essas despesas são descritas na Demonstração de Resultado do Exercício (DRE)e, apesar de não serem a atividade-fim que gera lucro, seu controle é essencial para um bom planejamento financeiro.

Para controle financeiro empresarial, é importante analisar bem os dados das despesas operacionais para evitar desperdícios e realizar redução de custos e investimentos estratégicos.

3 tipos de despesas operacionais

Na categoria de despesas operacionais, encontram-se diversos subtipos de gastos para manter uma empresa funcionando.

Assim, na hora de separar, é necessário entender bem quais são esses gastos e onde se enquadram. Essas despesas podem ser classificadas em 3 tipos. Confira!

1. Despesas administrativas

As despesas administrativas são custos indiretos da operação, que não estão ligados ao processo de vendas. Essas despesas são essenciais para a atividade-fim ser executada.

Exemplos dessas despesas: contas de energia, pagamento de salários, seguros, impostos, benefícios, como vale-transporte, plano de saúde e outros.

2. Despesas comerciais

As despesas comerciais estão ligadas diretamente ao processo de vendas. Aqui, são incluídos os gastos com comissões de vendedores, mas o salário fixo entra como uma despesa administrativa. Não se pode confundir.

Também temos como exemplos de despesas comerciais: brindes, eventos de vendas e campanhas de marketing, materiais de divulgação e outros.

3. Outras despesas

As despesas operacionais que não se enquadram como administrativas ou comerciais são incluídas em outras despesas. Trata-se de gastos específicos de um determinado setor, por exemplo, empresas do ramo de exportação.

Além disso, indústrias que investem em pesquisa e desenvolvimento de novos produtos incluirão seus gastos em outras despesas.

Quais são as diferenças entre despesas operacionais e despesas administrativas?

Muitas pessoas confundem despesas operacionais com despesas administrativas. Para esclarecer as dúvidas, saiba que despesas administrativas são também operacionais. As despesas operacionais, porém, incluem outras categorias que não são administrativas.

Ademais, as despesas administrativas também são conhecidas como custos fixos, porque não dependem do volume de vendas ou do faturamento. Desde o início das atividades empresariais, elas existem no fluxo de caixa.

Por isso, é importante planejar todo o mês o orçamento para pagamento dessas despesas e evitar atrasos para manter o fluxo de caixa positivo e não prejudicar a saúde financeira do negócio.

Como as despesas operacionais impactam em um negócio?

Primeiro, elas devem estar previstas no planejamento financeiro da empresa, porque são recorrentes para o funcionamento de todas as atividades. Isso porque, se uma dessas despesas deixar de ser paga, pode incorrer em multas ou até interrupção das atividades.

Para exemplificar, seria deixar de pagar um alvará de funcionamento ou os impostos. Ainda, não pagar a conta de luz de uma indústria e toda a produção parar por corte de energia.

Entenda que não são despesas ligadas ao faturamento, mas sim às atividades-meio que impactam toda a empresa.

Além disso, ainda pode ser um fator decisivo para atrair investidores, por manter um fluxo de caixa positivo. Também pode repelir os mesmos investidores, caso o saldo das contas seja negativo.

No caso de não pagamento de despesas operacionais que levem ao interrompimento da produção industrial, a empresa pode perder vendas por não ter estoque suficiente, causando atraso na entrega.

Ademais, pode afetar toda a cadeia de fornecedores e distribuidores, sendo o fator-chave do sucesso ou fracasso de um negócio.

Despesas fixas e variáveis

Entender a diferença entre despesas fixas e variáveis é crucial para o controle financeiro, visto que a gestão cuidadosa de ambas é vital para manter a saúde financeira do negócio.

Despesas fixas são aquelas que não mudam com o volume de negócios, como aluguel, salários fixos e seguros.

Por outro lado, despesas variáveis variam conforme a produção ou o volume de vendas, como custos de materiais diretos e comissões de vendas.

Como calcular as despesas operacionais?

Para calcular e controlar as despesas operacionais de forma eficaz, é preciso anotar todas as despesas e separar por categorias para inserir na DRE.

Nesse sentido, inclua até gastos que pareçam ter valor muito pequeno, pois tudo o que se enquadra como despesa operacional deve ser considerado.

  1. Liste todas as despesas operacionais que ocorrem regularmente, como aluguel, salários, contas de serviços públicos, etc.;
  2. Organize-as por categoria para entender melhor onde o dinheiro está sendo gasto;
  3. Some as despesas em cada categoria para obter um total mensal ou anual;
  4. Use ferramentas de software de gestão financeira para automatizar esse processo e gerar relatórios regularmente.

Como organizar as despesas operacionais

Nunca esqueça de comparar a evolução dessas das despesas anualmente para saber se houve aumento ou redução de gastos. Isso também inclui a necessidade de organização.

Para essa análise, é importante avaliar a empresa como um todo, em todas as suas particularidades, a fim de verificar se está sendo lucrativa ou não.

Assim, ao identificar os desafios, será possível planejar ações imediatas para melhorias necessárias que mantenham a lucratividade da empresa.

Para manter uma gestão de operações eficiente e organizada, siga estes passos:

Categorize as despesas

Divida suas despesas operacionais em categorias claras e lógicas, como salários, utilidades, marketing, etc. Isso facilita a análise e o entendimento de onde os recursos estão sendo alocados.

Monitore regularmente

Mantenha registros atualizados de todas as despesas operacionais. Ferramentas de software de contabilidade podem ser úteis aqui, proporcionando uma visão clara do fluxo de caixa e ajudando na tomada de decisões.

Análise e revisão

Revise suas despesas operacionais regularmente para identificar áreas onde é possível reduzir custos ou onde os gastos estão superando o planejado. Isso ajuda a manter as finanças sob controle e a evitar surpresas desagradáveis.

Implemente controles de custos

Defina orçamentos para diferentes categorias de despesas e monitore-os de perto. Isso permite que você veja rapidamente se está gastando mais do que o planejado e onde é necessário ajustar.

Realizar auditorias regulares das despesas operacionais

Isso envolve verificar periodicamente as despesas para garantir que elas sejam necessárias e estejam dentro do orçamento planejado. Auditorias ajudam a identificar ineficiências e possíveis economias.

Fazer benchmarking com outras empresas do mesmo setor

Comparar suas despesas operacionais com as de empresas similares pode oferecer insights valiosos sobre onde você pode melhorar. Isso também pode destacar áreas de excelência e práticas eficientes que podem ser adotadas ou aprimoradas.

Incentivar a cultura de eficiência e controle de custos

Fomentar uma mentalidade em toda a organização que valorize a eficiência e a redução de custos. Isso pode envolver treinamento de funcionários sobre a importância de manter os custos baixos e encorajá-los a identificar oportunidades de economia em suas próprias áreas de trabalho.

Exemplos de despesas operacionais em diferentes empresas

Para ilustrar como as despesas operacionais variam entre diferentes tipos de empresas, vejamos exemplos específicos em alguns setores:

  • Supermercado: energia elétrica e água, salários de funcionários, manutenção de equipamentos;
  • Restaurante: compra de ingredientes, gás e eletricidade, marketing;
  • Empresa de tecnologia: desenvolvimento de software, suporte técnico, pesquisa e desenvolvimento.

Esses exemplos mostram como os tipos e a como as despesas operacionais podem variar significativamente de um setor para outro.

Tenha mais controle financeiro usando a tecnologia

Para ajudar na gestão de custos da empresa, controlando despesas fixas e variáveis, o uso de tecnologia é de grande ajuda.

Hoje, existem softwares de gestão que integram todos os dados de uma empresa e emitem relatórios personalizados para que o empreendedor tenha uma visão geral da realidade de seu negócio.

Com uma plataforma fácil de usar, Omie centraliza tarefas em uma única ferramenta, eliminando processos manuais e permitindo uma gestão eficiente, que apoia o crescimento do negócio.

Seus módulos integrados, que vão desde CRM até finanças e gestão de vendas, facilitam a rotina empresarial, promovendo a automatização de processos e a integração com a contabilidade.

A partir desses relatórios, o gestor consegue avaliar todas as despesas e atuar para reduzir o que for possível, visando aumentar a lucratividade.

Assim, é comum identificar despesas administrativas que podem sofrer reduções para evitar desperdícios e reinvestir recursos em outras áreas estratégicas. Saiba mais como otimizar suas rotinas empresariais.

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