Você sabia que investidores podem avaliar a saúde financeira de uma empresa a partir de suas despesas operacionais? A explicação é que elas podem gerar um resultado positivo ou negativo sobre a lucratividade de um negócio.
Então, empresas com despesas muito altas e fluxo de caixa comprometido podem ser classificadas como de alto risco de investimento. Logo, se pretende manter a longevidade do seu negócio e fazê-lo crescer, entenda melhor o que são as despesas operacionais e como elas impactam no sucesso de seu empreendimento.
Neste post, veja quais são os tipos de despesas operacionais e como a tecnologia pode auxiliar na difícil missão do planejamento e gestão financeira de sua empresa.
Despesas operacionais: o que são?
Para manter uma empresa funcionando, existem despesas operacionais que precisam ser pagas. Mas, o que são essas despesas?
Podemos definir como gastos com folha de pagamento, impostos, contas de energia e água, internet, aluguel, material de escritório, manutenção predial e de equipamentos, campanhas de marketing, dentre outros.
Essas despesas são descritas na Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e, apesar de não serem a atividade-fim que gera lucro, seu controle é essencial para um bom planejamento financeiro.
Para controle financeiro empresarial, é importante analisar bem os dados das despesas operacionais para evitar desperdícios e realizar redução de custos e investimentos estratégicos.
3 tipos de despesas operacionais
Na categoria de despesas operacionais, encontram-se diversos subtipos de gastos para manter uma empresa funcionando. Assim, na hora de separar, é necessário entender bem quais são esses gastos e onde se enquadram. Essas despesas podem ser classificadas em 3 tipos. Confira!
1. Despesas administrativas
As despesas administrativas são custos indiretos da operação, que não estão ligados ao processo de vendas. Essas despesas são essenciais para a atividade-fim ser executada.
Exemplos dessas despesas: contas de energia, pagamento de salários, seguros, impostos, benefícios, como vale-transporte, plano de saúde e outros.
2. Despesas comerciais
As despesas comerciais estão ligadas diretamente ao processo de vendas. Aqui, são incluídos os gastos com comissões de vendedores, mas o salário fixo entra como uma despesa administrativa. Não se pode confundir.
Também temos como exemplos de despesas comerciais: brindes, eventos de vendas e campanhas de marketing, materiais de divulgação e outros.
3. Outras despesas
As despesas operacionais que não se enquadram como administrativas ou comerciais são incluídas em outras despesas. Trata-se de gastos específicos de um determinado setor, por exemplo, empresas do ramo de exportação.
Além disso, indústrias que investem em pesquisa e desenvolvimento de novos produtos incluirão seus gastos em outras despesas.
Quais são as diferenças entre despesas operacionais e despesas administrativas?
Muitas pessoas confundem despesas operacionais com despesas administrativas. Para esclarecer as dúvidas, saiba que despesas administrativas são também operacionais. As despesas operacionais, porém, incluem outras categorias que não são administrativas.
Ademais, as despesas administrativas também são conhecidas como custos fixos, porque não dependem do volume de vendas ou do faturamento. Desde o início das atividades empresariais, elas existem no fluxo de caixa.
Por isso, é importante planejar todo o mês o orçamento para pagamento dessas despesas e evitar atrasos para manter o fluxo de caixa positivo e não prejudicar a saúde financeira do negócio.
Como as despesas operacionais impactam em um negócio?
Primeiro, elas devem estar previstas no planejamento financeiro da empresa, porque são recorrentes para o funcionamento de todas as atividades. Isso porque, se uma dessas despesas deixar de ser paga pode incorrer em multas ou até interrupção das atividades.
Para exemplificar, seria deixar de pagar um alvará de funcionamento ou os impostos. Ainda, não pagar a conta de luz de uma indústria e toda a produção parar por corte de energia.
Entenda que não são despesas ligadas ao faturamento, mas sim às atividades-meio que impactam toda a empresa. Além disso, ainda pode ser um fator decisivo para atrair investidores, por manter um fluxo de caixa positivo. Também pode repelir os mesmos investidores, caso o saldo das contas seja negativo.
No caso de não pagamento de despesas operacionais que levem ao interrompimento da produção industrial, a empresa pode perder vendas por não ter estoque suficiente, causando atraso na entrega. Ademais, pode afetar toda a cadeia de fornecedores e distribuidores, sendo o fator-chave do sucesso ou fracasso de um negócio.
Como calcular as despesas operacionais?
Para calcular e controlar as despesas operacionais de forma eficaz, é preciso anotar todas as despesas e separar por categorias para inserir na DRE. Nesse sentido, inclua até gastos que pareçam ter valor muito pequeno, pois tudo o que se enquadra como despesa operacional deve ser considerado.
Trata-se de uma operação de soma simples, porém precisa somar todas as despesas de cada categoria: salários, energia, água, impostos, marketing, manutenção etc. Logo, tire um tempo para listar todas as despesas e não se esquecer de nenhuma. Isso porque, um simples esquecimento pode alterar o desempenho de sua empresa.
Por fim, busque comparar a evolução dessas despesas anualmente para saber se houve aumento ou redução de gastos. Para essa análise, é importante avaliar a empresa como um todo, em todas as suas particularidades, para verificar se está sendo lucrativa ou não. Assim, ao identificar os desafios, será possível planejar ações imediatas para melhorias necessárias que mantenham a lucratividade da empresa.
Tenha mais controle financeiro usando a tecnologia
Para ajudar na gestão financeira da empresa, controlando despesas fixas e variáveis, o uso de tecnologia é de grande ajuda. Hoje, existem softwares de gestão que integram todos os dados de uma empresa e emitem relatórios personalizados para que o empreendedor tenha uma visão geral da realidade de seu negócio.
A partir desses relatórios, o gestor consegue avaliar todas as despesas e atuar para reduzir o que for possível, visando aumentar a lucratividade. Assim, é comum identificar despesas administrativas que podem sofrer reduções para evitar desperdícios e reinvestir recursos em outras áreas estratégicas. Saiba mais como avaliar e reduzir as despesas administrativas no Blog da Omie.
