Diminuir gastos é um dos grandes desafios dos gestores, afinal como tomar essa atitude sem afetar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos? Uma estratégia é ter o foco na contenção das despesas administrativas.
Identificar quais são esses custos e estudar formas de reduzi-los terá impacto positivo no fluxo de caixa do negócio sem afetar a produção. Ou seja, é uma medida que pode, inclusive, refletir no aumento do faturamento.
Quer entender em detalhes o que são despesas administrativas, exemplos desses gastos e quais estratégias utilizar para reduzi-los e melhorar o desempenho financeiro da sua empresa? Acompanhe este artigo.
O que são despesas administrativas?
As despesas administrativas são os gastos que não estão relacionados à produção da empresa. Então, são os custos necessários para a administração do negócio e que terão que ser cobertos mesmo que a produção diminua.
Vale acrescentar que a empresa tem ainda as despesas operacionais, que são aquelas ligadas à sua operação, ou seja, gastos essenciais para que a empresa possa funcionar. E, apesar de haver um pouco de confusão entre despesas operacionais e administrativas, saiba que as despesas administrativas são um tipo de despesa operacional.
Desse modo, entender quais são os gastos administrativos e saber como reduzi-los terá um impacto importante no fluxo de caixa da empresa.
Exemplos de despesas administrativas
As despesas administrativas englobam as despesas fixas e variáveis de uma empresa, no entanto, a predominância nesse tipo de gasto são as despesas fixas. Entre elas estão:
- aluguel do imóvel;
- contas de água, luz, telefone, internet;
- pró-labore dos sócios;
- salário do pessoal administrativo e serviços gerais (faxineiro, porteiro, entre outros);
- contabilidade;
- material de escritório;
- produtos de limpeza;
- gastos com processos seletivos, contratações e demissões;
- publicidade e serviços jurídicos.
Por que é importante reduzir as despesas administrativas?
Para se manter competitiva, uma empresa precisa conquistar a satisfação dos seus clientes, oferecendo produtos e serviços de qualidade. Todavia, sabemos como as oscilações na economia afetam os negócios, exigindo que os gestores busquem estratégias para a contenção de gastos.
Nesse sentido, para cortar despesas sem afetar a qualidade da produção, o caminho é avaliar as despesas administrativas e buscar meios de diminuir esses custos, visto que essa medida não afetará os produtos ou serviços.
Com isso, você melhora os resultados do negócio, pois pode aumentar o lucro, já que o valor do custo do produto ou serviço será mais baixo. Sua empresa pode ainda ter um aumento das vendas, pois você terá margem para oferecer um preço mais competitivo no mercado.
Como reduzir as despesas administrativas
Você viu os exemplos de despesas administrativas, o que é, de fato, esse tipo de gasto. Mas, então, como reduzir esses custos na empresa? Confira as dicas a seguir para manter a saúde financeira da sua empresa sem afetar sua produção.
Faça um relatório com suas despesas fixas e variáveis
O primeiro ponto é entender quais são os gastos administrativos do negócio, por isso faça um relatório dessas despesas, classificando-as em fixas e variáveis.
Isso é importante, pois, muitas vezes, o gestor não tem uma visão detalhada desse tipo de custo. Desse modo, ao conhecer essas despesas, fica mais fácil definir quais podem ser cortadas ou reduzidas.
Reduza as despesas administrativas de menor custo
Com um relatório das despesas administrativas em mãos, chega o momento de pensar na contenção desses gastos. Você pode começar pelas despesas de menor custo.
Por exemplo: itens de escritório e produtos de limpeza podem custar menos trocando de fornecedor, mudando a marca dos materiais ou comprando uma quantidade maior em atacadista.
Evite demissões
Na hora de cortar despesas, a primeira medida pensada é justamente demitir alguns colaboradores. Porém, é importante verificar a importância desse profissional para sua empresa, ou seja, o quanto ele agrega de valor para o seu negócio.
Isso porque a alta rotatividade vai aumentar os custos administrativos da organização com contratações e demissões, além de afetar diretamente a produtividade, pois você terá uma equipe desalinhada e também precisará investir em treinamentos com mais frequência.
Elabore um planejamento de estoque
Uma forma de evitar perdas de recursos é fazer o controle do estoque. Você pode contar com um software para gerenciar essa questão, a fim de entender qual é o fluxo de saída de produtos e, assim, fazer as compras no momento certo. Com isso, não fica com mercadoria parada ou corre o risco de perder algum produto por ficar muito tempo no estoque.
Incentive o uso responsável dos recursos da empresa
Uma medida simples e que pode ter bons resultados na contenção das despesas administrativas é conscientizar os colaboradores sobre a importância de reduzir o uso de papel (imprimir somente o necessário), de manter as janelas fechadas ao usar o ar-condicionado e de diminuir o uso de material de escritório de forma geral.
Você pode também disponibilizar canecas personalizadas para sua equipe tomar água e café, evitando assim o uso de copos plásticos. É uma ação que reduz as despesas e ainda faz a sua empresa ter uma preocupação com o meio ambiente.
Como a tecnologia pode ajudar a diminuir as despesas administrativas?
Adotar soluções voltadas para a gestão do seu negócio podem ajudar a reduzir despesas, pois você contará com uma equipe mais enxuta, fazer o controle do seu estoque e eliminar o uso de papel, pois os dados e arquivos são digitais e podem ser acessados de qualquer dispositivo.
Aliás, dependendo do segmento do seu negócio, a tecnologia permite adotar o modelo home office de trabalho, o que também pode auxiliar na diminuição dos gastos administrativos.
Ao utilizar um sistema online para gerenciar sua empresa, você ganha tempo para acompanhar as finanças do negócio, além de evitar erros com lançamento de informações, o que vai facilitar a sua rotina e o controle das despesas administrativas.
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