Despesas fixas e variáveis: o que são, diferenças e como fazer uma boa gestão

Um guia completo e objetivo para você fazer a gestão de despesas fixas e variáveis da sua empresa sem complicações!
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Se você está começando sua jornada empreendedora ou já tem um negócio em funcionamento, saber distinguir entre as despesas fixas e variáveis é o primeiro passo para manter as finanças em ordem e tomar decisões estratégicas mais acertadas.

Com essas informações é possível montar um plano de contas de despesas que pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso do seu empreendimento.

Continue a leitura e entenda o que são despesas fixas e variáveis, suas principais diferenças e, o mais importante, como fazer uma gestão eficiente desses custos para garantir a sustentabilidade e o crescimento do seu negócio.

O que são despesas fixas e variáveis?

Compreender as diferenças é essencial para manter o controle de vendas e financeiro, além de otimizar recursos, garantindo a sustentabilidade da sua empresa. Confira:

Despesas fixas

São aquelas que não variam conforme o volume de produção ou vendas do negócio. Ao contrário do que o nome sugere, o valor das despesas fixas não é inalterável. Elas são chamadas assim pela sua regularidade mensal, por isso, é importante ressaltar que, apesar de fixas, os valores nem sempre são os mesmos. Exemplos:

  • Aluguel: pagamento mensal pelo espaço físico onde a empresa opera (se física);
  • Salários: remuneração regular dos funcionários, independentemente do desempenho das vendas;
  • Seguros: prêmios de seguro para proteger o negócio contra riscos diversos;
  • Impostos e taxas: pagamentos de impostos municipais, estaduais ou federais que não variam com a atividade do negócio;
  • Contabilidade e serviços jurídicos: honorários pagos regularmente por serviços de contabilidade e assessoria jurídica;
  • Licenças e permissões: custos com licenças operacionais e outras permissões necessárias para o funcionamento do negócio;
  • Manutenção: contratos de manutenção preventiva de máquinas e equipamentos;
  • Internet e telefonia: gastos que são pagos mensalmente;
  • Depreciação: custo contábil da perda de valor dos ativos ao longo do tempo;
  • Serviços de limpeza: pagamento a empresas ou profissionais contratados para limpeza regular do espaço.

Despesas variáveis

São aquelas que variam conforme o volume de produção ou vendas. Ou seja, você só paga uma despesa variável quando há venda de um produto ou serviço específico. São exemplos:

  • Matéria-prima: custos com materiais necessários para produzir seus produtos;
  • Comissões de vendas: pagamentos aos vendedores baseados nas vendas realizadas;
  • Embalagens: gastos com embalagens que variam conforme o volume de vendas;
  • Frete e transporte: custos de envio de produtos aos clientes ou recebimento das matérias-primas;
  • Energia elétrica: contas de luz que aumentam com o uso intensivo de máquinas ou equipamentos;
  • Suprimentos de escritório: materiais de escritório como papel, tinta e outros itens de uso contínuo que variam conforme a demanda;
  • Serviços terceirizados: pagamentos a freelancers ou empresas externas contratadas para trabalhos específicos, que variam conforme a necessidade;
  • Marketing e publicidade: investimentos em campanhas de marketing que podem ser ajustados conforme a estratégia do momento.

Qual a diferença entre despesas fixas e variáveis?

A distinção entre despesas fixas e variáveis está na maneira como esses gastos se comportam em relação ao volume de produção ou vendas da empresa. Vamos simplificar:

Despesas fixas

São gastos regulares que você pode esperar e planejar. Esses gastos não mudam significativamente a curto prazo. Exemplos clássicos: o aluguel do local, caso a empresa seja física e salários de funcionários.

Esses custos são totalmente previsíveis e essenciais para o funcionamento do negócio, mas não contribuem diretamente para a produção de itens comercializáveis.

Despesas variáveis

São aquelas que mudam de mês para mês, dependendo do uso do produto ou serviço ao qual se referem. Exemplos incluem comissões sobre vendas e custos com matéria-prima.

Essas despesas estão diretamente relacionadas à produção e vendas da empresa, porém, não são totalmente previsíveis.

É importante ressaltar que ambas despesas fazem parte de uma empresa e devem ser acompanhadas e analisadas.

Como são diferentes, é importante não confundi-las. Ter isso em mente ajudará você a manter seu negócio e as finanças em dia.

A importância de uma gestão de despesas eficaz

Toda empresa deve fazer uma boa gestão das despesas, ou seja, o processo de monitoramento, controle e otimização de todos os gastos incorridos, principalmente na hora de fazer o planejamento financeiro.

O objetivo é garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de maneira eficiente e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Assim, é possível ter uma visão mais detalhada do fluxo de caixa, controlar o orçamento e não deixar que a empresa feche as contas no vermelho no fim do mês.

Por exemplo, quando essas despesas são analisadas de perto e constantemente, você consegue identificar se vale a pena ou não continuar investindo em determinado produto, ou matéria-prima. Dessa forma, você realiza uma gestão financeira mais efetiva, transparente e segura.

Como fazer a gestão das despesas fixas e variáveis com eficiência

Para que essa gestão seja a mais eficiente possível, é necessário seguir alguns passos. Abaixo, separamos quais são eles de forma objetiva e o que você precisa fazer para garantir essa eficiência.

1. Faça um bom planejamento financeiro

  • Importância: fundamental para o sucesso e saúde da empresa;
  • Objetivo: oferecer uma visão clara sobre o controle de gastos;
  • Como fazer: inclua tanto as despesas fixas quanto as variáveis no planejamento.

2. Analise os gastos

  • Importância: compreender completamente as despesas;
  • Objetivo: analisar melhor o preço de custo de tudo na produção e outras áreas;
  • Como fazer: traçar planos para reduzir custos de forma eficiente e segura. Uma dica é realizar um planejamento de compras.

3. Invista em tecnologia

  • Importância: otimizar e facilitar a gestão financeira;
  • Objetivo: melhorar a eficiência da gestão de despesas;
  • Como fazer: utilize um sistema de gestão empresarial para controlar despesas, organizar informações e gerar relatórios personalizados.

Seguir esses passos é essencial para conquistar excelentes resultados e atingir suas metas, sejam elas financeiras ou não.

Como controlar as despesas fixas e variáveis

Controlar as despesas fixas e variáveis exige um planejamento financeiro detalhado e uma análise constante dos gastos.

Para as despesas fixas, é fundamental incluir todos os custos previsíveis no orçamento e monitorá-los regularmente, renegociando contratos para obter melhores condições sempre que possível.

Por isso, automatizar pagamentos ajuda a evitar atrasos e multas. No caso das despesas variáveis, é importante registrar e analisar cada gasto, identificando padrões e oportunidades para economizar.

Ademais, ajustar a produção conforme a demanda também pode ajudar a evitar desperdícios, mantendo os custos sob controle e alinhados com a realidade do negócio.

Facilite a gestão da sua empresa

A gestão das despesas fixas e variáveis pode parecer complexa no início, especialmente ao determinar a diferença entre elas. No entanto, com as dicas e o conhecimento adquirido até agora, você pode simplificar esse processo e torná-lo menos burocrático.

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