Se você está começando sua jornada empreendedora ou já tem um negócio em funcionamento, saber distinguir entre as despesas fixas e variáveis é o primeiro passo para manter as finanças em ordem e tomar decisões estratégicas mais acertadas.
Com essas informações é possível montar um plano de contas de despesas que pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso do seu empreendimento.
Continue a leitura e entenda o que são despesas fixas e variáveis, suas principais diferenças e, o mais importante, como fazer uma gestão eficiente desses custos para garantir a sustentabilidade e o crescimento do seu negócio.
O que são despesas fixas e variáveis?
Compreender as diferenças é essencial para manter o controle de vendas e financeiro, além de otimizar recursos, garantindo a sustentabilidade da sua empresa. Confira:
Despesas fixas
São aquelas que não variam conforme o volume de produção ou vendas do negócio. Ao contrário do que o nome sugere, o valor das despesas fixas não é inalterável. Elas são chamadas assim pela sua regularidade mensal, por isso, é importante ressaltar que, apesar de fixas, os valores nem sempre são os mesmos. Exemplos:
- Aluguel: pagamento mensal pelo espaço físico onde a empresa opera (se física);
- Salários: remuneração regular dos funcionários, independentemente do desempenho das vendas;
- Seguros: prêmios de seguro para proteger o negócio contra riscos diversos;
- Impostos e taxas: pagamentos de impostos municipais, estaduais ou federais que não variam com a atividade do negócio;
- Contabilidade e serviços jurídicos: honorários pagos regularmente por serviços de contabilidade e assessoria jurídica;
- Licenças e permissões: custos com licenças operacionais e outras permissões necessárias para o funcionamento do negócio;
- Manutenção: contratos de manutenção preventiva de máquinas e equipamentos;
- Internet e telefonia: gastos que são pagos mensalmente;
- Depreciação: custo contábil da perda de valor dos ativos ao longo do tempo;
- Serviços de limpeza: pagamento a empresas ou profissionais contratados para limpeza regular do espaço.
Despesas variáveis
São aquelas que variam conforme o volume de produção ou vendas. Ou seja, você só paga uma despesa variável quando há venda de um produto ou serviço específico. São exemplos:
- Matéria-prima: custos com materiais necessários para produzir seus produtos;
- Comissões de vendas: pagamentos aos vendedores baseados nas vendas realizadas;
- Embalagens: gastos com embalagens que variam conforme o volume de vendas;
- Frete e transporte: custos de envio de produtos aos clientes ou recebimento das matérias-primas;
- Energia elétrica: contas de luz que aumentam com o uso intensivo de máquinas ou equipamentos;
- Suprimentos de escritório: materiais de escritório como papel, tinta e outros itens de uso contínuo que variam conforme a demanda;
- Serviços terceirizados: pagamentos a freelancers ou empresas externas contratadas para trabalhos específicos, que variam conforme a necessidade;
- Marketing e publicidade: investimentos em campanhas de marketing que podem ser ajustados conforme a estratégia do momento.
Qual a diferença entre despesas fixas e variáveis?
A distinção entre despesas fixas e variáveis está na maneira como esses gastos se comportam em relação ao volume de produção ou vendas da empresa. Vamos simplificar:
Despesas fixas
São gastos regulares que você pode esperar e planejar. Esses gastos não mudam significativamente a curto prazo. Exemplos clássicos: o aluguel do local, caso a empresa seja física e salários de funcionários.
Esses custos são totalmente previsíveis e essenciais para o funcionamento do negócio, mas não contribuem diretamente para a produção de itens comercializáveis.
Despesas variáveis
São aquelas que mudam de mês para mês, dependendo do uso do produto ou serviço ao qual se referem. Exemplos incluem comissões sobre vendas e custos com matéria-prima.
Essas despesas estão diretamente relacionadas à produção e vendas da empresa, porém, não são totalmente previsíveis.
É importante ressaltar que ambas despesas fazem parte de uma empresa e devem ser acompanhadas e analisadas.
Como são diferentes, é importante não confundi-las. Ter isso em mente ajudará você a manter seu negócio e as finanças em dia.
A importância de uma gestão de despesas eficaz
Toda empresa deve fazer uma boa gestão das despesas, ou seja, o processo de monitoramento, controle e otimização de todos os gastos incorridos, principalmente na hora de fazer o planejamento financeiro.
O objetivo é garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de maneira eficiente e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
Assim, é possível ter uma visão mais detalhada do fluxo de caixa, controlar o orçamento e não deixar que a empresa feche as contas no vermelho no fim do mês.
Por exemplo, quando essas despesas são analisadas de perto e constantemente, você consegue identificar se vale a pena ou não continuar investindo em determinado produto, ou matéria-prima. Dessa forma, você realiza uma gestão financeira mais efetiva, transparente e segura.
Como fazer a gestão das despesas fixas e variáveis com eficiência
Para que essa gestão seja a mais eficiente possível, é necessário seguir alguns passos. Abaixo, separamos quais são eles de forma objetiva e o que você precisa fazer para garantir essa eficiência.
1. Faça um bom planejamento financeiro
- Importância: fundamental para o sucesso e saúde da empresa;
- Objetivo: oferecer uma visão clara sobre o controle de gastos;
- Como fazer: inclua tanto as despesas fixas quanto as variáveis no planejamento.
2. Analise os gastos
- Importância: compreender completamente as despesas;
- Objetivo: analisar melhor o preço de custo de tudo na produção e outras áreas;
- Como fazer: traçar planos para reduzir custos de forma eficiente e segura. Uma dica é realizar um planejamento de compras.
3. Invista em tecnologia
- Importância: otimizar e facilitar a gestão financeira;
- Objetivo: melhorar a eficiência da gestão de despesas;
- Como fazer: utilize um sistema de gestão empresarial para controlar despesas, organizar informações e gerar relatórios personalizados.
Seguir esses passos é essencial para conquistar excelentes resultados e atingir suas metas, sejam elas financeiras ou não.
Como controlar as despesas fixas e variáveis
Controlar as despesas fixas e variáveis exige um planejamento financeiro detalhado e uma análise constante dos gastos.
Para as despesas fixas, é fundamental incluir todos os custos previsíveis no orçamento e monitorá-los regularmente, renegociando contratos para obter melhores condições sempre que possível.
Por isso, automatizar pagamentos ajuda a evitar atrasos e multas. No caso das despesas variáveis, é importante registrar e analisar cada gasto, identificando padrões e oportunidades para economizar.
Ademais, ajustar a produção conforme a demanda também pode ajudar a evitar desperdícios, mantendo os custos sob controle e alinhados com a realidade do negócio.
Facilite a gestão da sua empresa
A gestão das despesas fixas e variáveis pode parecer complexa no início, especialmente ao determinar a diferença entre elas. No entanto, com as dicas e o conhecimento adquirido até agora, você pode simplificar esse processo e torná-lo menos burocrático.
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