O que é DANFE e para que serve?

Entenda o que é DANFE, para que ele serve, quais informações ele traz e a importância do seu uso correto para empresas e transportadores.
Navegação Rápida
Navegação Rápida

Se você está iniciando no mundo dos negócios, já deve ter ouvido falar do DANFE, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Para comerciantes e transportadores, o DANFE é essencial para o acompanhamento e fiscalização das mercadorias durante o transporte, garantindo segurança e transparência nas operações.

Neste guia, vamos explorar o que é DANFE, suas funções, diferenças em relação à Nota Fiscal Eletrônica e outros aspectos importantes para quem lida com a emissão de notas fiscais no dia a dia. Continue lendo e aprenda tudo sobre DANFE!

O que é DANFE?

O DANFE, ou Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação simplificada da NF-e, emitida em formato físico e que acompanha o produto durante o transporte. Ele serve para facilitar a consulta e fiscalização das operações comerciais por meio de uma chave de acesso única de 44 dígitos, que identifica a NF-e associada à transação. 

Com esse código, o destinatário e os fiscais podem consultar os detalhes da Nota Fiscal Eletrônica no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado.

Esse documento, portanto, não é a nota fiscal em si, mas sim uma representação impressa que permite verificar a validade e os detalhes da operação de compra ou venda. Além disso, o DANFE possibilita que o destinatário do produto confirme o recebimento e a autenticidade dos itens transportados, sendo um comprovante essencial tanto para o comprador quanto para o vendedor.

Banner IODE-PMES top

Para que serve o DANFE?

A função principal do DANFE é acompanhar a mercadoria em trânsito, permitindo que as autoridades fiscalizem as informações da transação, como dados do emitente, destinatário, valores e descrição dos produtos. Isso facilita a fiscalização de mercadorias em movimentação, pois os fiscais podem verificar se o transporte está regular e se todos os impostos e obrigações fiscais estão sendo cumpridos.

O DANFE cumpre outras funções importantes:

  • Comprovante para o destinatário: ao receber a mercadoria, o destinatário utiliza o DANFE para verificar se os produtos estão conforme o que foi pedido e para assinar como comprovação do recebimento;
  • Suporte na escrituração contábil: para empresas que não precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE permite a escrituração contábil dos produtos adquiridos, assegurando a validade da transação;
  • Consulta da NF-e: o DANFE inclui a chave de acesso que permite consultar a Nota Fiscal Eletrônica no portal da SEFAZ e acessar todos os dados da transação.

Qual a diferença entre DANFE e Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE e a NF-e são complementares, mas com funções distintas. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento fiscal oficial, emitido digitalmente e validado por uma assinatura eletrônica. Já o DANFE é uma representação física da NF-e, destinada ao transporte e fiscalização de mercadorias.

Portanto, o DANFE é apenas um documento auxiliar e não substitui a nota fiscal eletrônica em termos de validade jurídica.

Informações obrigatórias no DANFE

Para garantir a validade e autenticidade do DANFE, algumas informações são obrigatórias e devem constar no documento. Veja os principais dados que não podem faltar:

  • Chave de acesso: código de 44 dígitos que permite consultar a NF-e no portal da SEFAZ;
  • Código de barras: essencial para a leitura óptica e verificação rápida da nota;
  • Data e horário de saída: informa o momento em que a mercadoria foi despachada;
  • Detalhes dos produtos: inclui descrição, quantidade e valores de cada item;
  • Informações da transportadora: nome e CNPJ da empresa responsável pelo transporte;
  • Dados do destinatário: nome, endereço e contato da pessoa ou empresa que vai receber o produto;
  • Descrição da operação: indica se é uma operação de entrada ou saída de mercadorias.

Esses dados asseguram a veracidade da transação e permitem que o destinatário verifique a carga recebida, evitando possíveis irregularidades e mantendo a conformidade com a legislação fiscal.

Como consultar o DANFE online?

Consultar o DANFE online é um processo simples e importante para verificar a autenticidade de uma nota fiscal. Para isso, basta seguir estes passos:

  1. acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
  2. clique em “Consultar NF-e” nos serviços mais acessados;
  3. digite a chave de acesso de 44 dígitos e clique em “Consultar”.

Esse processo permite visualizar todas as informações da NF-e, incluindo o status da nota e detalhes da transação. Dessa forma, o destinatário e os fiscais podem confirmar se a nota é autêntica e válida.

Como armazenar o DANFE?

Tanto o emitente quanto o destinatário têm a obrigação de armazenar o DANFE digitalmente por um período mínimo de cinco anos. Esse arquivamento é importante para garantir que, em caso de auditorias ou fiscalizações, as partes possam comprovar a regularidade das transações.

O ideal é manter uma cópia digital do DANFE e da NF-e, de preferência em um sistema de gestão que facilite o acesso aos documentos sempre que necessário.

O que fazer se houver problemas na emissão do DANFE?

Se houver problemas na emissão do DANFE, o primeiro passo é identificar a causa para solucionar a questão rapidamente. 

Algumas causas comuns incluem dados incorretos na NF-e, sendo necessário verificar e corrigir qualquer informação inconsistente. Caso o problema seja uma falha de sistema na SEFAZ, o indicado é aguardar até que o sistema volte ao normal.

Vantagens de utilizar o DANFE para gestão e logística

O DANFE traz diversas vantagens para a logística e fiscalização de mercadorias, incluindo:

  • Facilidade de fiscalização: o código de barras permite uma consulta rápida da NF-e;
  • Controle logístico: facilita o rastreamento e acompanhamento do transporte;
  • Evita fraudes: a chave de acesso garante a autenticidade da transação;
  • Maior segurança jurídica: comprova a entrega e o recebimento dos produtos.

Perguntas frequentes sobre DANFE

Confira algumas perguntas frequentes sobre o DANFE e as melhores respostas!

Posso emitir o DANFE sem ter a NF-e?

Não é possível emitir o DANFE sem a NF-e. Isso porque o DANFE só pode ser emitido após a autorização da NF-e pela SEFAZ.

O DANFE pode substituir a NF-e?

O DANFE é apenas uma representação física da NF-e, que acompanha o produto em transporte, ou seja, não tem validade fiscal e, por isso, não pode substituí-la.

Qual é a diferença entre DANFE e DANF-e NFC-e?

O DANFE acompanha a NF-e, enquanto o DANFE NFC-e é usado para notas fiscais de consumidor eletrônico.

Preciso imprimir o DANFE para cada transação?

O DANFE é uma representação da NF-e em formato impresso e deve acompanhar toda mercadoria em trânsito para fins de fiscalização.

Conheça o suporte da Omie para facilitar a gestão de documentos fiscais

Entender o funcionamento do DANFE e seu papel na logística e fiscalização é essencial para empreendedores. A Omie oferece um sistema de gestão completo que facilita o processo de emissão de notas fiscais avulsas ou correntes e o armazenamento seguro dos documentos digitais, otimizando a rotina de empresas de todos os portes.

Para empreendedores que desejam garantir a conformidade com as obrigações fiscais e simplificar o controle de documentos, o sistema ERP da Omie é a solução ideal. 

Conheça mais sobre as funcionalidades do sistema ERP da Omie e descubra como ele pode ajudar a melhorar a eficiência e segurança da sua empresa!

Banner Teste grátis agora end
Compartilhe este post
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Conteúdos relacionados

Franquias, Sou empreendedor

Pensando em abrir uma franquia sistema ERP? Tire suas principais dúvidas sobre o assunto e saiba se o modelo de

Sou empreendedor, Tecnologia e Inovação

Dê o próximo passo rumo a uma gestão mais ágil e integrada: conheça o ERP com integração automática.

Gestão, Sou empreendedor

O sistema de gestão ERP centraliza processos, melhora a comunicação entre áreas e torna a tomada de decisões mais ágil.