Como empreendedor, você sabe que a emissão de nota fiscal é uma etapa essencial para garantir a legalidade e a organização do seu negócio. No entanto, muitas vezes esse processo pode parecer complexo e cheio de burocracias.
Neste guia, vamos descomplicar e mostrar o passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica, completo e prático, para que você possa emitir suas NFs com tranquilidade e segurança. Vamos lá?
O que é nota fiscal?
Antes de entrar no passo a passo de como emitir uma nota fiscal, é importante entender brevemente o que é esse documento e por que ele é tão essencial para o seu negócio. A NF é o documento obrigatório que comprova e regulariza todas as vendas de produtos ou prestação de serviços feitas pela sua empresa.
Por exemplo, quando um cliente adquire um produto ou serviço da sua empresa, é necessário que você emita um documento que comprove essa compra, contendo informações como: produto, valor, nome da empresa e os dados do comprador. Isso é a nota fiscal.
Por que emitir NF é importante?
A emissão de nota fiscal não é apenas uma obrigação legal, mas também uma prática que traz diversos benefícios ao empreendedor, como a credibilidade perante os clientes, controle financeiro eficiente e a possibilidade de participar de licitações e vender para o governo.
O que é necessário para emitir uma nota fiscal eletrônica como empresa?
Para você gerar a nota fiscal como empresa, é imprescindível possuir:
- Internet: ter acesso à internet para poder enviar e receber as notas fiscais eletrônicas;
- Registro e CNPJ: estar registrado como empresa e possuir um CNPJ válido;
- Programa de emissão: utilizar um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou o “Emissor de NF-e” oferecido pela SEFAZ;
- Certificado digital: comprar e instalar um certificado digital no seu computador.
Tipos de nota fiscal para seu negócio
Cada tipo de nota fiscal atende a uma necessidade específica no mundo dos negócios. É importante que você conheça os tipos e saibam quando e como utilizá-los para garantir a legalidade e evitar erros na emissão.
NF-e (Nota Fiscal de Produtos Eletrônica)
Utilizada para documentar a venda de produtos. A nota fiscal eletrônica obrigatória para empresas que comercializam bens e produtos e deve ser emitida eletronicamente e enviada para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
NFS-e (Nota Fiscal de Serviço)
Utilizada para registrar a prestação de serviços. É de emissão obrigatória para prestadores de serviços e deve ser enviada eletronicamente para a prefeitura do município onde o serviço foi prestado.
NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica)
Utilizada em vendas diretas ao consumidor final, substituindo o cupom fiscal. É amplamente utilizada em lojas físicas e permite a emissão rápida e eletrônica, facilitando o controle fiscal e a transparência nas transações comerciais.
Quem precisa emitir NF?
Conforme a Lei nº 8.846/94, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e serviços, contribuindo com o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços), deve emitir nota fiscal.
A emissão de nota fiscal do MEI é uma exceção, pois o microempreendedor individual só é obrigado a emitir nota fiscal ao vender para outras empresas (pessoas jurídicas). Quando a venda é para o consumidor final (pessoa física), a emissão é obrigatória apenas se o cliente solicitar.
A não emissão é considerada sonegação fiscal e pode acarretar diversas consequências, como:
- multas;
- bloqueio do CNPJ;
- dificuldades para obter crédito;
- processos judiciais.
Nota fiscal avulsa e o MEI
A NFa é um documento fiscal que pode ser emitido por pessoas ou empresas que não têm obrigação de emitir notas fiscais com frequência.
A nota fiscal avulsa para MEI pode ser uma opção prática quando se precisa emitir um documento fiscal fora das operações regulares.
Passo a passo de como emitir NF
O processo de emissão de nota fiscal precisa de atenção na hora de ser executado. Por isso, elaboramos um passo a passo completo para acabar com as dúvidas.
1. Cadastre-se no sistema de nota fiscal eletrônica
Para emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e), é necessário estar cadastrado no sistema da SEFAZ do seu estado.
Esse cadastro é fundamental para obter a autorização de uso do sistema. Vale dizer que cada estado pode ter seu procedimento específico, então, é importante verificar as exigências locais.
2. Adquira um certificado digital
O certificado digital é uma espécie de assinatura eletrônica que garante a autenticidade e a integridade das notas fiscais emitidas.
Existem vários tipos de certificados, mas para emissão de NF-e, o mais comum é o e-CNPJ, que vincula a assinatura digital ao CNPJ da empresa.
3. Escolha um sistema de emissão de notas fiscais
Existem diversos sistemas de emissão de NF no mercado, alguns gratuitos e outros pagos. Por isso, o ideal é escolher um sistema que atenda às necessidades do seu negócio e que seja fácil de usar.
Plataformas como a Omie oferecem soluções completas e integradas para a gestão empresarial, facilitando o processo de emissão de notas fiscais.
4. Configure o sistema de emissão
Após escolher o sistema, é necessário configurá-lo com os dados da sua empresa, como CNPJ, inscrição estadual, endereço, e demais informações pertinentes.
Essa configuração é essencial para garantir que todas as notas fiscais emitidas estejam corretas e em conformidade com a legislação.
5. Preencha os dados da nota
Com o sistema configurado, é hora de emitir a nota fiscal. Para isso, preencha os dados do cliente, os produtos ou serviços vendidos, os valores e as alíquotas de impostos sobre a nota fiscal aplicáveis.
Verifique todas as informações antes de finalizar a emissão.
6. Envie a nota fiscal para a SEFAZ
Com a nota fiscal preenchida, envie-a para a SEFAZ do seu estado. O sistema de emissão fará isso automaticamente e você receberá um protocolo de autorização caso a nota esteja correta. Caso haja algum erro, o próprio sistema informará para que você possa corrigir e reenviar.
7. Armazene e envie a NF ao cliente
Após a autorização, a nota fiscal estará pronta para ser enviada ao cliente.
Além disso, é importante armazenar todas as notas fiscais emitidas, seja em formato digital ou impresso, por um período mínimo de cinco anos, conforme a legislação vigente.
Descomplique a emissão de notas fiscais de sua empresa!
É fundamental dedicar atenção ao processo de emissão de nota fiscal, evitando problemas com órgãos reguladores e assegurando o crescimento saudável da sua empresa.
Embora possa parecer uma tarefa complicada no início, com o conhecimento certo e as ferramentas adequadas, esse processo se torna muito mais simples e ágil.
A Omie está aqui para ajudar você, empreendedor, a gerir seu negócio de forma eficiente e sem complicações. Experimente o sistema de gestão ERP Omie, emita notas fiscais facilmente e surpreenda-se com os resultados.
