O que é nota fiscal e como emitir para o seu negócio? Guia completo!

Entenda a importância desse documento, modelos de Nota Fiscal Disponíveis e os cuidados na hora de emitir a sua.
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Emitir uma nota fiscal, também conhecida como NF, pode parecer uma tarefa complexa à primeira vista, mas na verdade, é um processo importante para a formalização e legalidade de vendas de produtos ou serviços e manter a regularidade do negócio.

Por ser um documento obrigatório, sua empresa deve estar em dia com esse processo. Independentemente de vender produtos ou serviços, a nota fiscal é sempre necessária.

Portanto, é essencial entender o que é NF, como emiti-la, os tipos de nota e como evitar erros comuns. Vamos explorar cada um desses tópicos para evitar problemas fiscais, contábeis ou tributários!

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O que é Nota Fiscal?

A nota fiscal, ou NF, é o documento obrigatório que comprova e regulariza todas as vendas de produtos ou prestação de serviços feitas pela sua empresa.

Por exemplo, quando você vai a uma loja e compra uma blusa. A loja emite um documento que comprova essa compra, contendo informações como: nome do produto, valor, nome da loja e os seus dados como comprador. Isso é a nota fiscal.

Importância da Nota Fiscal

A nota fiscal existe para garantir o bom funcionamento dos negócios, e é importante por diversos motivos:

  • Comprovação de transações: a nota fiscal funciona como uma prova documental de que uma transação comercial ocorreu entre um vendedor e um comprador;
  • Registro contábil (receita e despesas): a NF serve como registro contábil das operações realizadas, ajudando as empresas a manterem um controle mais preciso de suas finanças;
  • Cobrança de impostos: a NF é a base para o cálculo e a cobrança de impostos sobre as vendas e os serviços prestados;
  • Cumprimento das obrigações fiscais: as empresas são obrigadas a emitir notas fiscais para estar conforme a legislação fiscal e tributária;
  • Garantia ao consumidor: em muitos casos, a nota fiscal é necessária para ativar a garantia de produtos adquiridos.

Tipos de Nota Fiscal

Cada tipo de nota fiscal atende a uma necessidade específica no mundo dos negócios. É importante que você conheça os tipos e saibam quando e como utilizá-los para garantir a legalidade e não errar na hora da emissão da nota fiscal.

Confira cada um deles a seguir.‍‍

  • Nota Fiscal de Produto (NF): é o tipo mais comum e é utilizada em transações comerciais que envolvem a venda de bens físicos, como eletrônicos, roupas, alimentos, entre outros;
  • Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): é usada para registrar a venda de produtos entre empresas, substituindo a nota fiscal em papel. Ela registra as operações de vendas de produto e os dados são transmitidos para a Secretaria da Fazenda de cada estado.‍;
  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): enquanto a NF-e transmite os dados de mercadoria vendida, a NFS-e é destinada para comprovar os serviços realizados. O passo a passo de elaboração da nota fiscal de serviço é o mesmo da nota fiscal eletrônica;
  • Conhecimento de Transporte (CT-e): o CT-e é utilizado para otimizar a fiscalização do processo de transporte rodoviário de carga a partir de documentos digitais. O principal objetivo é facilitar a logística, já que elimina a necessidade de papéis para os motoristas e ainda reduz a chance de divergência de informações entre as notas e os produtos
  • Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e): é muito utilizada no setor de varejo e substitui o cupom fiscal. Ela foi criada para reduzir os custos dos contribuintes e aumentar o controle fiscal.
  • Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): é usada em situações especiais, geralmente quando a empresa não emite outros tipos de notas fiscais de forma regular, como em vendas ocasionais. O passo a passo para sua emissão é feito da mesma maneira que a NF-e.

Quem precisa emitir NF?

De acordo com a legislação brasileira, toda empresa que comercializa produtos ou serviços é obrigada a emitir uma nota fiscal.

A exceção é para o microempreendedor individual (MEI), que só é obrigado a emitir nota fiscal para prestação de serviços para outras pessoas jurídicas.

A emissão de notas fiscais é obrigatória para empresas que contribuem com o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Em geral, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e serviços deve emitir NF, como é determinado na Lei nº 8.846/94.

A não emissão desses comprovantes é considerada sonegação fiscal e pode acarretar diversas consequências para os negócios.

Além disso, uma confusão que existe na interpretação da lei é sobre as notas fiscais, recibos e documentos equivalentes. Nesse caso, os comprovantes (que não precisam necessariamente ser NFs) devem ser emitidos em casos de:

  • locação de bens móveis e imóveis;
  • quaisquer outras transações realizadas com bens e serviços, praticadas por pessoas físicas ou jurídicas.

Notas Fiscais, Recibos E Documentos Equivalentes

As notas fiscais são obrigatórias para todas as empresas que vendem produtos ou serviços, exceto nos casos de Microempreendedores Individuais (MEIs) quando realizam uma venda ou prestação de serviço especificamente para uma pessoa física.

Entretanto, a emissão desse documento demonstra profissionalismo e agrega valor ao serviço prestado.

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Como emitir Nota Fiscal?

O processo de emissão de nota fiscal não é tão complexo, mas precisa de atenção na hora de ser executado. Veja o passo a passo abaixo para evitar erros:

  • Passo 1: tenha um CNPJ válido (veja aqui como abrir um CNPJ);
  • Passo 2: entenda qual tipo de nota fiscal precisa ser gerada (mais abaixo neste texto, falamos especificamente sobre cada um deles);
  • Passo 3: obtenha um certificado digital vinculado ao CNPJ;
  • Passo 4: reúna as informações completas do cliente ou destinatário da nota fiscal, incluindo nome, endereço, CPF/CNPJ (ou equivalente) e outras informações exigidas pela legislação;
  • Passo 5: elabore a nota fiscal no portal do governo ou diretamente pelo seu sistema de emissão de notas — só não se esqueça de fazer a consulta CNAE para alinhar o serviço prestado à natureza da sua empresa.

Emissão de Nota Fiscal Eletrônica

Em 2006, a nota fiscal (NF) ganhou um formato eletrônico — também conhecida como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela foi desenvolvida pelo governo e usa o certificado A3 para garantir sua validade. Assim, NF e NF-e são o mesmo documento – mudando apenas o formato.

Ao usar a Nota Fiscal Eletrônica, entretanto, você consegue ter muitos benefícios, como:

  • redução de gastos, já que não é preciso papel para emitir a nota e sua emissão pode ser automatizada com sistemas específicos;
  • otimização de recursos, pois não é necessário ter um arquivo físico (que ocupa espaço) para guardar esses documentos;
  • evitar erros no preenchimento dos dados.

Um ponto importante é lembrar que a nota fiscal (eletrônica ou não) possui diversos tipos (que vamos ver mais adiante). Mas toda NF deve conter, obrigatoriamente:

  • o CNPJ da empresa emissora;
  • nome e endereço da organização que está prestando o serviço;
  • a data e a hora da operação;
  • o valor total da transação;
  • a descrição dos bens ou dos serviços;
  • os impostos e os tributos de cada mercadoria;
  • os dados do cliente;
  • as informações da transportadora;
  • os detalhes da forma de pagamento.

Nota Fiscal Avulsa e o MEI

A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal que pode ser emitido por pessoas ou empresas que não têm obrigação de emitir notas fiscais com frequência.

Para o MEI, a Nota Fiscal Avulsa pode ser uma opção prática quando precisa emitir um documento fiscal fora das operações regulares.

Erros comuns durante a emissão da Notas Fiscais

O processo de emissão de notas fiscais demanda atenção a detalhes específicos e, por isso, é comum que aconteçam deslizes que comprometam a validade do documento.

Por ser um comprovante fiscal, tributário e contábil, o menor erro pode levar a grandes consequências, criando problemas complexos que podem chegar a casos considerados como sonegação fiscal.

Para evitar que isso aconteça, confira os erros mais comuns durante a emissão da NF e descubra como evitá-los:

  • Confusão entre NF-e e NFS-e: para evitar esse problema, basta entender que a finalidade da NF-e é de venda de produto a um cliente e que a da NFS-e é somente para prestação de serviços;
  • Confusão entre NFe e DANFE: o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação física da NF-e, mas não possui validade jurídica, tendo como função somente simplificar o acesso à NF-e por meio da chave de acesso e acompanhar o transporte do produto até o consumidor final;
  • Preenchimento incorreto dos dados: tenha muita atenção na etapa de preenchimento. Uma dica para evitar problemas é optar por sistemas de emissão de NF-e;
  • Perda dos prazos para retificação: em casos de inconsistências no documento, é possível realizar o ajuste no prazo máximo de 30 dias, emitindo uma Carta de Correção em seu sistema de emissão de NF ou Sefaz do seu estado. Há também a NF de Devolução, usada para anular uma compra ou a NF anterior.
  • Certificado digital inexistente ou desatualizado: para que a NF-e tenha validade, é necessário que a empresa possua um certificado digital vinculado ao CNPJ. Esse certificado vale como documento de identificação do negócio, por isso, garanta que ele seja atualizado continuamente.

É importante ressaltar que o auxílio de um profissional contábil é altamente recomendável para que suas documentações permaneçam sempre legalizadas e em dia.

Outras dúvidas em como emitir nota fiscal avulsa

Vamos identificar as principais dúvidas e explicar como lidar com cada uma.

Qual o valor da multa por não emitir nota fiscal?

Se a sua empresa não emitir nota fiscal, você deverá pagar uma multa equivalente a 50% do valor da operação. Nesse caso, quem recebeu o seu serviço ou comprou o seu produto também terá que arcar com outra multa de 35% do valor total do pagamento.

Como emitir a nota fiscal do MEI?

Microempreendedores Individuais ganharam, em 2023, um portal específico e unificado para gerar suas notas fiscais. Basta acessar o Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, preencher os dados necessários, emitir o documento e sempre guardar uma cópia para comprovação.

Quanto custa para emitir uma nota fiscal avulsa?

Não existe custo para emitir uma nota fiscal avulsa. Basta utilizar o sistema da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de forma gratuita.

Qual é a diferença entre DANFE e nota fiscal?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento físico que acompanha a mercadoria durante o transporte, contendo informações resumidas da nota fiscal eletrônica.

A nota fiscal, por sua vez, é o documento fiscal digital que formaliza a transação comercial entre vendedor e comprador.

Omie: tecnologia para emitir notas fiscais

Conforme destacado até este ponto, as notas fiscais (NFs) têm uma importância crucial tanto para o seu negócio quanto para os clientes.

É fundamental dedicar a devida atenção a esse processo de emissão, evitando problemas com órgãos reguladores e assegurando o crescimento saudável da empresa.

No entanto, esse não é um caminho solitário: o sistema de gestão ERP da Omie está à disposição. Descubra como a Omie pode transformar a gestão do seu negócio!

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