Sem dúvida, a diferença entre recibo e nota fiscal é algo que confunde muitos empreendedores na hora de emitir o comprovante de compra ou prestação de serviço. Embora possam parecer a mesma coisa, esses comprovantes possuem diferentes finalidades.
Por exemplo, a um prestador de serviços, emite-se um recibo, e a um cliente, emite-se a nota fiscal. Isso determina o registro de cada tipo de atividade e como estas serão contabilizadas no dia a dia do seu negócio.
Esse assunto é de grande importância para empreendedores que estão começando a conquistar espaço no mundo das pequenas e micro empresas. Oferecer corretamente recibos e notas fiscais vai melhorar a qualidade da relação com o cliente e o controle do empreendimento de maneira geral.
Este conteúdo te ajudará a aprender sobre recibo e nota fiscal, sua diferença e benefícios, para não confundir quando e como emiti-las da maneira correta. Da mesma forma, você aprenderá sobre a importância de se manter em dia com a lei e controlar os custos. Boa leitura!
O que é recibo?
O recibo é um documento que comprova a quitação de uma dívida parcial ou total, mediante a assinatura de quem recebeu o valor pago. Dessa forma, é possível confirmar o recebimento do valor.
Muitas vezes esse processo ocorre sem a assinatura em punho, apenas com um comprovante de pagamento e recebimento, assegurando as duas partes envolvidas, vendedor e comprador.
Para preenchê-lo de forma a garantir validade fiscal, os dados devem constar da maneira correta, constando, por exemplo, o tipo de serviço, data de execução ou entrega, entre outras informações essenciais. Em caso de recibos manuais, você deve evitar rasuras, letras ilegíveis ou danos no papel.
O preenchimento é feito pelo prestador do serviço ou vendedor e entregue ao cliente pagador como um comprovante de pagamento. Veja um passo a passo prático e descomplicado, a seguir, para oferecer recebidos em seu negócio:
- 1. Escolha o preenchimento: será um recibo online, um impresso que se compra em papelarias e deve preenchê-lo a mão ou você o fará através do próprio computador pelo Word?
- 2. Colete os dados do pagador (nome completo, contato e CPF/CNPJ) e do beneficiário (nome completo, estado e cidade, CPF/CNPJ, descrição do produto ou serviço prestado, a quantidade e o valor).
- 3. Preencha as informações solicitadas nos campos indicados (basta acompanhar intuitivamente o que está escrito no documento).
- 4. Prepare o recibo em duas vias: uma fica com você e a outra com seu cliente que pagou pelo serviço/produto.
- 5. Envie ao seu cliente para firmar o pagamento.
Emitir o recibo de pagamento é imprescindível para obter um controle financeiro. Também é importante para os profissionais liberais estarem em dia com o fisco e evitar multas.
Pode-se utilizar o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), recurso comum em empresas que contratam profissionais de diversas cidades, mas não possuem um CNPJ para serviços únicos ou que são realizados de tempos em tempos.
Além disso, nesses casos, a emissão é autorizada com valor fiscal em casos de aluguel, já que nessa situação não há emissão de nota fiscal.
Atenção: o responsável precisa manter os recibos emitidos bem seguros e guardados, para que sejam declarados posteriormente à Receita Federal, se forem utilizados para fins contábeis.
Modelos de recibo
Agora que você sabe o que é um recibo, considere os diversos modelos de recibo que podem ser emitidos. Veja:
- Recibo digital: é oferecido por sites que disponibilizam o serviço de emissão, podendo ser compartilhados online ou já enviados para impressão.
- Recibo feito por você: pode-se fazê-lo pelo documento de Word, de acordo com as informações que achar mais necessárias à situação de venda ou serviço prestado.
- Recibo impresso em talão: é vendido em papelarias e armarinhos, facilmente encontrado. Basta utilizar um papel caborno, se preferir, para realizar a cópia em duas vias e preenchê-lo à mão.
Alguns sites para fazer o seu recibo virtual são:
- Recibo Online
- Maxi Recibo
- Recibo Simples
- Modelo Inicial
- Cobrefácil
- Recibo Pronto
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é um documento que contém informações sobre uma venda, independentemente se foi uma prestação de serviço ou um produto. Seu objetivo é focar na venda e nela detalham-se as informações da pessoa vendedora e do comprador para apuração de impostos.
A principal função é evitar a sonegação de impostos. Isso porque a nota fiscal serve como cobrança de tributos ao fisco e é uma prestação de contas, por assim dizer. Quando não emitida, pode levar a empresa a futuros problemas com a Receita Federal.
Ainda, há as notas fiscais que fazem o papel de:
- um comprovante de transporte de bens;
- uma confirmação de cancelamento de uma compra;
- um contrato de determinado serviço;
- como comprovante de doação.
Para o modelo impresso, é necessário obter um formulário fornecido pelo governo. Já o modelo de nota virtual, ou seja, o que é emitido pela internet, é feito com preenchimento no próprio site da Secretaria da Fazenda, servindo como registro de venda de mercadorias ou de serviço. Essa modalidade conta com uma assinatura digital como garantia.
No caso de comércio de bens, a nota é obrigatória para confirmar a posse da mercadoria e não pode ser substituída — nem mesmo pelo recibo.
Contudo, em situações onde a venda é de varejo, o cupom fiscal pode fazer as vezes da nota fiscal, substituindo-a com valor similar. A diferença é que pelo cupom não é possível identificar o cliente com seus dados.
Por esta razão, para comprovar posse, quando você compra um produto via internet, a empresa vendedora envia junto com o item comprado uma nota fiscal com os seus dados, fornecidos por você, e não um simples cupom, além de enviar, também, por e-mail a nota.
Para os casos de prestação de serviços em que a Nota Fiscal de Serviços se faz necessária, mas o sistema se encontra fora do ar, permite-se a emissão de um RPS (Recibo Provisório de Serviços), desde que seja realizada a substituição por uma NFe dentro do prazo estabelecido pela lei.
Atenção: essa exceção não é permitida por todas as prefeituras. Consulte as regras do seu município.
Nota fiscal eletrônica (NF-e) e Serasa Experian
A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é um formato que existe somente no digital, tendo a mesma validade jurídica e contábil em relação à nota impressa.
Seu objetivo é o mesmo do documento físico, ou seja, documentar a venda de um produto ou a prestação de um serviço.
A vantagem é a agilidade para a emissão da nota e seu envio ao cliente. Além disso, pode-se contribuir com o meio ambiente, já que não existe a impressão do papel, garantindo a sustentabilidade, valor que vem tomando conta cada vez mais dos princípios das organizações.
Já a NF-e Serasa Experian é uma plataforma que garante agilidade e segurança de seus dados, principalmente para quem é MEI. O sistema Serasa garante total sigilo das informações, pois utiliza chaves criptografadas e certificado digital para preservá-las.
A NF-e é autenticada pela ICP-Brasil e pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), conforme estipulado legalmente. Há 13 tipos de notas fiscais eletrônicas, e só é possível que sejam emitidas por uso de certificado digital.
O certificado desburocratiza muitas outras atividades contábeis que são necessárias para a empresa.
Sem dúvidas, a possibilidade de emitir NF-e sem a obrigatoriedade de compartilhar a senha do e-CNPJ com os colaboradores que registram as vendas é uma grande vantagem, pois assegura o sigilo de dados da sua empresa que só dizem respeito a você.
A Serasa Experian é pioneira na emissão de NF-e, sempre oferecendo o melhor em tecnologia.
Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?
A diferença entre os dois documentos é que o recibo comprova total ou parcialmente a quitação de uma dívida, ligada à venda de um produto ou à prestação de um serviço.
Quanto à nota fiscal, esta garante a confirmação de que o bem comercializado é de posse do cliente, sendo por esta razão o único documento aceito no transporte de mercadorias.
Mas, você pode estar se perguntando se a nota fiscal e recibo tem o mesmo valor, a resposta é não, não possuem o mesmo valor, uma vez que o recibo apenas funciona como um comprovante de pagamento e controle para o fisco.
O que é comprovante de pagamento?
O recibo e nota fiscal são exemplos de comprovantes de pagamento, já que o comprovante é um documento emitido pelo fornecedor e oferecido ao cliente como meio de comprovação do recebimento do dinheiro, em troca da mercadoria vendida ou do serviço prestado.
Mas, atenção: o comprovante só confere valor legal e fiscal se as devidas informações importantes forem inseridas. Sem elas não há valor legal.
Organize-se com a Omie
Agora que você já sabe a diferença entre recibo e nota fiscal, assim como as peculiaridades de cada um, fica mais claro saber qual emitir de acordo com o segmento de sua empresa e o tipo de venda.
Para o microempreendedor, organizar a rotina contábil e fiscal de uma empresa é um grande desafio. Para ajudar você em diferentes tarefas, a Omie possui um sistema de emissão de NF-E que atende perfeitamente ao modelo de negócio MEI. Entre em contato com nossos consultores e confira todas as funcionalidades que o sistema Omie oferece.
