Recibo de pagamento: o que é, como preencher e por que emitir?

Entenda tudo sobre esse documento, sua importância, quem é responsável por emitir e quais informações não podem faltar!
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Nas transações financeiras, um documento muito importante é o recibo de pagamento. Ele é essencial para registrar e validar acordos de dinheiro. 

Pode ser em papel impresso ou formato digital, não importa: o recibo é crucial para fortalecer relações comerciais e documentar transações financeiras com precisão.

É chamado também de comprovante de pagamento ou declaração de pagamento. O recibo é mais do que parece, é uma proteção para os dois lados de uma operação – quem paga e quem recebe. 

Neste artigo, vamos explorar o que é um recibo de pagamento, porque é emitido e como preenchê-lo corretamente. Confira!

O que é o recibo de pagamento e quando fazer?

O recibo de pagamento é um documento que prova que alguém recebeu dinheiro por um serviço, produto ou dívida. 

Ele é importante para garantir que ambas as partes tenham um registro oficial da transação. Você deve fazer um recibo de pagamento sempre que receber ou pagar dinheiro em qualquer negócio ou acordo para ter um registro seguro do que aconteceu.

Mesmo sabendo da importância do recibo de pagamento, ainda existem diversas dúvidas sobre quando o empreendedor precisa realmente emitir esse tipo de comprovante e quais são as suas vantagens.

Para entender melhor, imagine a seguinte situação: você fez um pagamento a um fornecedor mas, por algum motivo, ele te cobra novamente, alegando que não recebeu o dinheiro. 

Justamente aqui entra a importância desse documento pois, para evitar esse tipo de complicação, é bom sempre ter em mãos o comprovante.

Portanto, o recibo de pagamento simples — um documento que declara o recebimento de algum valor —, além de possuir valor legal, ajudará você a evitar situações em que se põe em prova a reputação da empresa.

Lei dos recibos

Vale destacar que o recibo é uma forma de profissionalizar o trabalho, com isso, a área financeira ganha mais organização em entradas e saídas. 

É importante mencionar também que desde os anos 90 é obrigatória a entrega destes recibos conforme a Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994.

Também conhecida como “Lei dos Recibos”, estabeleceu diretrizes importantes para a emissão e conservação dos documentos que comprovam operações financeiras e comerciais, trazendo regras e obrigações para a correta emissão e armazenamento dos recibos de pagamento, para promover a transparência e a rastreabilidade das transações.

A lei diz que essa entrega deve ser efetuada para comprovar as operações no processo de declaração de Imposto de Renda ou de outros proveitos, ou seja, você precisa ter um modelo de recibo para entregar também aos seus clientes.

Recibo é necessário para pessoa física?

Outro ponto que merece ser destacado é que o recibo também deve ser necessário quando o pagamento for realizado para uma pessoa física, que não emite nota fiscal.

Aqui estão algumas situações em que a emissão de um recibo de pagamento é recomendada:

  • Venda de produtos ou serviços: isso inclui desde a compra de produtos em uma loja até a contratação de serviços profissionais, como consultorias, manutenções e reparos.
  • Pagamento de aluguel: tanto proprietários de imóveis quanto inquilinos devem emitir e receber recibos de pagamento para garantir um registro claro das transações relacionadas à locação.
  • Pagamento de mensalidades ou taxas: escolas, academias, associações e outros estabelecimentos que cobram mensalidades ou taxas devem fornecer recibos de pagamento aos clientes como comprovantes de quitação.
  • Pagamento de serviços profissionais: autônomos, como médicos, advogados, contadores e designers, devem emitir recibos de pagamento para documentar os pagamentos recebidos por seus serviços.
  • Transações entre particulares: em situações em que particulares realizam transações diretas, como vendas de veículos usados ou empréstimos, é recomendável emitir um recibo de pagamento para um registro claro da transação.
  • Adiantamentos e depósitos: quando um cliente fornece um adiantamento ou depósito para garantir um serviço ou produto no futuro, um recibo de pagamento deve ser emitido para formalizar o acordo.
  • Pagamento de contas: como contas de utilidades, aluguel, financiamentos ou empréstimos.
  • Reembolsos e devoluções: quando ocorrem reembolsos ou devoluções de produtos ou serviços, um recibo de pagamento revisado deve ser emitido para registrar a transação inversa.
  • Pagamentos em dinheiro: são mais difíceis de rastrear do que transações eletrônicas. Emitir um recibo de pagamento, mesmo em pagamentos em dinheiro, ajuda a manter um registro claro da transação.

Qual a diferença de recibo e nota fiscal? 

Apesar de parecidos, recibo e nota fiscal têm usos diferentes. O recibo é para profissionais autônomos e liberais confirmarem o recebimento de dinheiro. 

A nota fiscal, física ou eletrônica (NF-e), é usada para provar a compra de um produto, incluindo a data e os dados do comprador.

Para entender melhor, aqui estão as principais diferenças entre recibo e nota fiscal:

Recibo de pagamento:

  • Confirma o recebimento de um pagamento;
  • É emitido após a conclusão da transação;
  • Indica o valor pago, a data, detalhes do pagador e beneficiário;
  • Foco na validação da transação financeira;
  • Não é obrigatório por lei em todas as transações, mas é uma prática recomendada;
  • Não detalha os produtos ou serviços adquiridos.

Nota fiscal:

  • Documento fiscal que registra uma venda de produtos ou serviços;
  • É emitida antes ou no momento da transação;
  • Inclui informações detalhadas sobre os itens vendidos, como descrição, quantidade, preço unitário e total;
  • Foco na contabilidade e tributação, necessário para fins fiscais;
  • Obrigatória por lei em muitas transações comerciais;
  • Pode ser utilizada para deduções fiscais e cálculos de impostos.

O que deve constar na declaração de pagamento? 

Certos dados devem constar em um recibo para garantir a clareza e a precisão da transação. Aqui estão os principais pontos que devem ser incluídos:

Informações de identificação:

  • Nome completo ou razão social do beneficiário (quem recebe o pagamento);
  • Nome completo ou razão social do pagador (quem faz o pagamento);
  • CPF ou CNPJ do beneficiário e do pagador.

Descrição da transação:

  • Data em que a transação ocorreu (data do pagamento);
  • Descrição detalhada dos produtos ou serviços fornecidos.

Detalhes financeiros:

  • Valor total pago em números (em moeda local);
  • Valor total por extenso;
  • Forma de pagamento (dinheiro, cheque, transferência, etc.);
  • Número do cheque, se aplicável;
  • Número da nota fiscal, se aplicável.

Informações adicionais:

  • Número de identificação do recibo (caso seja uma série numerada);
  • Assinatura do beneficiário ou representante autorizado (opcional, mas pode conferir autenticidade).

Outras observações:

  • Condições de pagamento (à vista, parcelado, etc.);
  • Informações adicionais específicas da transação, se necessário.

Dados de contato:

  • Endereço e/ou e-mail de contato do beneficiário ou empresa.

Vale reforçar que a assinatura do prestador de serviços, além de representar a confirmação tangível da conclusão da transação, carrega consigo a responsabilidade legal pelos detalhes registrados. 

Ela confere confiabilidade ao documento, estabelecendo um marco de confiança mútua entre as partes envolvidas na transação e servindo como prova irrefutável do acordo realizado, enquanto também protege a integridade do recibo contra quaisquer questionamentos futuros.

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Quais os tipos de comprovante de pagamento? 

Uma variedade de comprovantes de pagamento é utilizada para documentar transações. A evolução tecnológica trouxe a opção de comprovantes digitais, indicados para transações rápidas e online, onde a emissão imediata é necessária e, assim, economiza-se papel e tempo.

A seguir, confira os tipos mais comuns de comprovantes de pagamento e quando cada um é indicado:

Recibo de pagamento:

  • Uso: Documentar pagamentos, serviços ou produtos;
  • Digital: Recibo online recebido por e-mail ou aplicativos;
  • Manual: Impresso, assinado e entregue.

Extrato bancário:

  • Uso: Mostrar detalhes de transações em uma conta bancária;
  • Digital: Acesso online aos extratos;
  • Manual: Impresso em agências bancárias.

Comprovante de transferência:

  • Uso: Confirmar transferências entre contas.
  • Digital: Disponível após a transação.
  • Manual: Impresso ao finalizar a transação no banco.

Nota fiscal:

  • Uso: Registrar a venda de produtos ou serviços;
  • Digital: Emissão eletrônica pelas empresas;
  • Manual: Impressa e entregue ao cliente.

Boleto bancário:

  • Uso: Gerar cobranças de pagamentos;
  • Digital: Emissão online;
  • Manual: Impresso e entregue ou pago em agências bancárias.

Comprovante de cartão de crédito/débito:

  • Uso: Confirmar pagamentos com cartão;
  • Digital: Recebido por e-mail ou app;
  • Manual: Impresso no ponto de venda.

Recibo de aluguel:

  • Uso: Registrar o pagamento de aluguel;
  • Digital: Emissão eletrônica;
  • Manual: Impresso e assinado pelo locador.

Existem diversos modelos de recibo e a escolha depende da conveniência, do contexto da transação e das preferências das partes envolvidas.

Como emitir um recibo de pagamento simples? 

Cada empresa e transação podem ter dados diferentes, porém, alguns deles podem constar como um padrão. 

Emitir um recibo de pagamento simples envolve alguns elementos-chave para garantir a precisão e a validade do documento. Aqui estão os pontos principais a considerar:

  • Informações do beneficiário;
  • Detalhes do pagador;
  • Descrição da transação;
  • Data da transação;
  • Valor do pagamento;
  • Assinatura do beneficiário;

Uma dica importante é salvar uma cópia do recibo preenchido como modelo, para reutilizar sempre que emitir um novo recibo. 

O modelo de recibo pode ser utilizado várias vezes para diferentes transações. Isso proporciona eficiência em suas atividades financeiras. 

Apenas certifique-se de adaptar as informações conforme cada transação específica e sempre manter uma cópia de registros para referência futura.

Agora, confira passo a passo prático de como fazer um recibo de pagamento:

Escolha o nome do documento

Escolha o nome do seu documento, criando um título no cabeçalho de uma folha em branco, algo como “Declaração de pagamento”, “Recibo de pagamento” ou somente “Recibo”, já que o importante é deixar claro a intenção do papel.‍

Deixe espaços em aberto para preencher

O próximo passo é elaborar uma narração, deixando espaços em branco para o preenchimento. Veja abaixo um exemplo de como fazer:

“Eu, (nome da pessoa que recebeu), confirmo que recebi de (nome da empresa ou pessoa que fez o pagamento) o valor de (quantia paga), pelos serviços prestados de (descreva a tarefa realizada).”

Tenha cuidado com os valores

Vale toda a atenção com os valores pois, dependendo da grafia, eles podem ser interpretados como outras quantias. Portanto, sempre registre por extenso o valor pago que está sendo comprovado. Exemplo: “Valor: R$ 500,00″ – Quinhentos reais.”

Inclua a data e o local 

Indique a data em que o pagamento foi feito. Isso ajuda a estabelecer um registro temporal e seguro. Por exemplo: São Paulo/SP, 01 de outubro de 2020.

Finalize com um espaço de assinatura

Deixe um espaço para que quem está recebendo o pagamento possa assinar.

Além disso, se você quiser um modelo de recibo de pagamento já pronto, é possível encontrá-lo na internet gratuitamente para download. Mas não se esqueça de verificar se o recibo contém todas as informações que você precisa, ok?

Como funciona o recibo de pagamento para autônomos (RPA)? 

É imprescindível que todo empreendedor saiba o que é e como emitir um recibo de pagamento para evitar diversos tipos de problemas. 

Para isso, também existe o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo), que traz vantagens especiais para as empresas, como:

  • Facilitação da formalização de relação de trabalho, mesmo que temporário;
  • Economia dos custos e encargos necessários quando se contrata funcionários efetivos;
  • Definição de um contrato de trabalho.

E para os trabalhadores autônomos, como:

  • Facilita a realização de qualquer trabalho mesmo se não tiver um CNPJ e não conseguir emitir nota fiscal;
  • Auxilia no recolhimento dos impostos sem ter uma empresa aberta.

No entanto, é importante ressaltar que o RPA não é uma substituição para a emissão de nota fiscal quando esta for legalmente obrigatória.

Outras perguntas frequentes sobre recibos de pagamento

Confira algumas perguntas que podem ajudar em seu esclarecimento:

O que vale como recibo de pagamento?

  • Recibo impresso;
  • Comprovante de transferência;
  • E-mail ou mensagem eletrônica;
  • Recibo digital;
  • Aplicativos de pagamento;
  • Recibo manuscrito;
  • Extrato bancário;
  • Notas fiscais simplificadas.

No entanto, o recibo de pagamento deve conter informações precisas e relevantes da transação.

Quem emite recibo paga Imposto?

Emitir um recibo não resulta diretamente no pagamento de impostos. Mas, a transação financeira que está sendo documentada no recibo pode ter implicações fiscais para ambas as partes envolvidas, dependendo da natureza da transação, das regulamentações fiscais locais e do valor envolvido. Aqui estão algumas considerações:

  • Se você é profissional autônomo que emite recibos de pagamento por serviços prestados, você pode ser responsável por pagar impostos sobre essa renda;
  • Especialmente ao contratar um serviço de um profissional autônomo, a empresa que paga pode ser obrigada a reter parte do pagamento para fins de impostos, que será repassada às autoridades fiscais;
  • Se você recebe um pagamento e emite um recibo, pode ser necessário declarar essa renda em sua declaração de imposto de renda e pagar os impostos correspondentes, se aplicável;
  • Em muitas jurisdições, há um limite de valor abaixo do qual os pagamentos podem ser considerados isentos de impostos ou exigências fiscais mais leves;
  • Em algumas transações comerciais ou profissionais, é obrigatório emitir NF em vez de recibos de pagamento, e estas podem estar sujeitas a regulamentações fiscais específicas.

Quais os impostos sobre RPA?

Geralmente, os profissionais autônomos que recebem pagamentos por meio de RPA são responsáveis por calcular e pagar os impostos devidos sobre essa renda. Aqui estão alguns impostos comuns que podem estar envolvidos:

  • Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF);
  • Contribuição Previdenciária;
  • Imposto Sobre Serviços (ISS);
  • Contribuição Sindical e Associativa;
  • Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • Retenções na Fonte;
  • Impostos Municipais e Estaduais.

Quanto tempo posso trabalhar por RPA?

Não há um limite de tempo fixo universal, podendo durar dias ou meses, mas a frequência, a natureza do trabalho e as leis locais podem influenciar a duração e a regularidade do trabalho com Recibo de pagamento autônomo.

Recibo de pagamento: segurança e praticidade

Neste conteúdo, você aprendeu tudo sobre recibo de pagamento e como emiti-lo, além das obrigações fiscais envolvidas e as melhores práticas – tanto para profissionais que ofertam serviços, quanto para contratantes.Se você busca por praticidade e alta produtividade em seu dia a dia já tão corrido, conheça o sistema ERP Omie, um software que vai descomplicar sua rotina financeira e fiscal e te dar muito mais liberdade para administrar seu negócio. Conheça hoje mesmo.

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