5 Passos para fazer a gestão de contratos com eficiência

A gestão de contratos toma uma grande parcela de tempo da sua equipe? Saiba como melhorar o processo!

06/Jun/2022
Empreendedorismo

A gestão de contratos é um processo burocrático pelo qual todas as empresas passam rotineiramente. Afinal, todo negócio fecha contratos e acordos por escrito, seja com clientes ou fornecedores

É fato que essa tarefa toma um bom tempo do departamento jurídico, tanto em ajustes de cláusulas quanto em revisões. No entanto, manter essa organização e controle de contratos não precisa ser uma tarefa maçante para nenhum departamento de um negócio. 

Para diminuir riscos, otimizar o tempo e identificar erros com mais facilidade, é possível investir em uma gestão de contratos mais eficiente. 

Continue a leitura deste post e confira as 5 dicas que preparamos para realizar a gestão de contratos administrativos com mais agilidade.

Entenda o que é gestão de contratos


A gestão de contratos diz respeito aos métodos e técnicas administrativas envolvidos no controle de todos os documentos relativos à contratação em uma empresa, desde a elaboração de propostas até o cumprimento do que foi acordado na documentação. 

O processo envolve um conjunto de técnicas, etapas e funções que permitem gerenciar as contratações, sendo cada contrato um documento acordado entre duas pessoas, sejam elas jurídicas ou físicas. 

Além disso, também é necessário o acompanhamento das etapas de um contrato, para conferir prazos e a prestação dos serviços contratados ou oferecidos. Assim, também é mensurado o nível de satisfação das partes na negociação.

Para empresas que prestam serviços, o acompanhamento significa clientes satisfeitos e uma maior chance de prorrogar o contrato caso ele seja contínuo. Já para indústria e comércio é de extrema importância um bom relacionamento com fornecedores, assim, as empresas não ficarão na mão na hora de uma necessidade de última hora, por exemplo.

Qual é a finalidade da gestão dos contratos?


Ao longo de todo o ciclo de vida de um contrato, um gestor deve estar atento às demandas, entregas e modificação de cláusulas, caso seja necessário. 

Entre os principais objetivos da gestão de contratos, podemos citar:

  • garantir o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os contratos;
  • agilizar os trâmites contratuais na empresa;
  • acompanhar todos os estágios do ciclo de vida dos contratos;
  • gerenciar o armazenamento e histórico dos contratos;
  • controlar os prazos de vencimento e renovação de contratos (inclusive, para otimizar as estratégias de vendas);
  • identificar a necessidade de adendos e aditivos contratuais;
  • promover a comunicação entre as partes.

Por que é importante gerenciar os seus contratos?


A gestão de contratos vai além de uma mera função burocrática, monitoramento de prazos e cumprimento de funções. Trata-se de uma atividade extremamente essencial para os jurídicos das empresas, pois oferece segurança para ambas as partes de um contrato.

Envolver os departamentos na gestão de contrato implica em uma relação coerente, com cláusulas que garantem vantagens para ambas as partes e formas claras de cobranças de valores, além de penalidades coerentes para caso de descumprimento de acordos. 

Ademais, a gestão de contratos também atua na diminuição de riscos, custos, litígios e gastos desnecessários, evitando dores de cabeça dispensáveis.

Conheça as etapas da gestão de contratos


As etapas de uma gestão de contratos são formadas pelas fases de pré-contratação, contratação e pós-contratação. 

Para que elas ocorram da melhor forma possível, é necessário que sejam definidos todos os estágios previamente. Confira, logo abaixo, cada um deles.

Planejamento


O primeiro estágio determina o objeto do acordo e as condições. A solicitação de contratação pode vir de algum dos setores da empresa, de um cliente ou fornecedor. 

Nesse momento, a equipe responsável pela gestão de contratos deverá realizar um rascunho das cláusulas, objetivos, sanções, condições, obrigações e prazos para todas as partes envolvidas. 

Por se tratar de um documento ainda em fase inicial, serve para que haja uma compreensão geral do escopo de um projeto, que deve conter as responsabilidades antes mesmo que ele seja formalizado.

Elaboração do contrato


Também conhecida como etapa de redação, é a fase em que as ideias começam a ganhar corpo e se organizarem no papel. Nessa hora, a empresa pode elaborar um modelo de acordo com o utilizado de forma recorrente ou, a depender da necessidade, criar um novo com a ajuda do departamento jurídico. 

Mas é importante que a elaboração do contrato seja objetiva e transparente, para evitar ambiguidades ou falta de entendimento entre as partes. Ainda assim, a etapa é considerada inicial, pois pode ser lapidada nas próximas fases que veremos adiante. 

Negociação


A fase de negociação é considerada mais decisiva para o contrato, pois nela são revistas e discutidas cláusulas, condições e determinações contratuais até que se encontre um comum acordo entre as partes. 

Depois, o cliente recebe a versão prévia do documento e tem um prazo para fazer a análise com calma para posteriormente, se necessário, pedir modificações. 

O processo pode ser demorado e algumas alterações de redação podem ser efetuadas nessa fase. Por isso, é importante o acompanhamento jurídico e um canal de comunicação eficiente para chegar à versão final do documento em um prazo mais ágil. 

Aprovação


Após terem chegado a um acordo, o contrato é aprovado e deve ser revisado por jurídicos para não deixar nenhuma brecha ou irregularidade que possa gerar problemas futuros. Uma vez que é realizada a aprovação, revisão e assinatura das partes, o contrato é oficialmente aprovado e passa a ter validade jurídica. 

Execução


A fase de execução é o início das entregas firmadas em contrato. Aqui, é importante que seja realizado um acompanhamento minucioso para que sejam garantidos os acordos firmados em todas as cláusulas.

A depender do contrato, o estágio pode durar apenas um dia, como nos casos de serviços pontuais. Em outros, como em grandes projetos de construção civil, podem durar meses ou anos. Em qualquer um dos casos, o acompanhamento é indispensável.

Armazenamento


O arquivamento do documento em local seguro é de extrema importância para revisitar suas cláusulas ao longo do tempo ou se proteger em casos de processos judiciais. 

Além disso, é significativo um bom arquivamento do documento para entendimento do histórico de vendas e consultas de negociações passadas. O documento possui validade jurídica e fiscal, por isso, é essencial que seja bem cuidado. 

Renovação ou encerramento


Este é um marco do fechamento de um ciclo e início de outro, caso a contratação do serviço seja contínua. O momento é de minuciosa revisão para procurar pendências que podem ter ocorrido durante o processo, sendo encerrado e arquivado caso não faltem entregas ou não haja a renovação. 

Para empresas prestadoras de serviço, o momento é decisivo, pois existe a chance de renovação do contrato para mais um ciclo de entregas. 

Como fazer a gestão de contratos em 5 passos


Já deu para perceber que estar sob o controle da gestão de contratos é o recomendado em qualquer segmento de mercado, não é mesmo? Até aqui, demos alguns exemplos, mas agora, vamos nos aprofundar ainda mais sobre como fazer uma boa gestão de contratos em 5 passos. Não deixe de conferir!

1. Faça o levantamento dos seus contratos


Preze por um monitoramento assíduo de todos os contratos da sua empresa. Assim, você tem uma ideia de volume e um melhor entendimento de ciclos de vida de documentos. 

2. Organize todos os documentos


Vale destacar que a organização vai além do físico. Você tem cuidado bem dos seus documentos contratuais? Identificar gargalos e ter um acesso rápido a informações importantes melhoram todo o ciclo de vida de um contrato.

3. Conheça os estágios da gestão de contratos


No artigo, mencionamos todos os estágios de gestão de contratos. Então, estude e busque compreender cada um deles. Lembre-se, também, de aplicar as fases no dia a dia do seu negócio. 

4. Monitore os contratos


Existe uma dinamicidade quando o assunto é contrato. Isso porque, cláusulas podem mudar a qualquer momento e um monitoramento ativo e próximo pode identificar a necessidade de pendências. 

5. Use um software para facilitar a sua gestão


Ter um sistema que ajude a controlar os estágios mencionados ajuda os profissionais a pouparem tempo e terem respostas ainda mais rápidas. Como vimos, a gestão contratual não é um processo simples e está envolto por diversas etapas. 

Sabendo disso, a tecnologia é a ajuda que as empresas precisam para controlar contratos com mais propriedade, em um único lugar. 

Faça a gestão de contratos de forma eficiente com o sistema Omie


A Omie é um ERP (Enterprise Resource Planning) completo, que dentre todas as funcionalidades disponíveis, entrega a gestão de contratos de serviços para empresas dos mais diversos segmentos de mercado.

Com apenas alguns cliques, é fácil fazer:

  • Cadastro de contratos;
  • Indicação de serviços prestados e periodicidade de faturamento;
  • Renovações;
  • Emissão de notas fiscais eletrônicas. 

O sistema, como todo ERP, é modular. Logo, a funcionalidade está disponível no módulo finanças.

Gestão de contratos: aplique as dicas no seu cotidiano


Aqui, vimos que a gestão de contratos é algo indispensável para os negócios, no entanto, envolve diversas etapas. Para simplificar esse processo que é tão valioso, a tecnologia entrega ferramentas que otimizam os estágios mencionados. 

Não deixe de aplicar as dicas no seu cotidiano e considere a contratação de um sistema de gestão empresarial que auxilie no acompanhamento de contratos

Conheça a Omie e saiba como as funcionalidades disponíveis no sistema entregam um investimento de qualidade em tecnologia.

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