Planilha de gastos: conheça os tipos e saiba como criar uma!

Possuir uma planilha de gastos pode ser o diferencial que o seu negócio precisa para alavancar lucros e controlar despesas. Independentemente do porte da empresa, é importante compreender todas as variáveis que envolvem a gestão financeira, tais como: capital de giro, vendas, estoque, cálculo de preço dos serviços, etc. 

Por isso, neste conteúdo da Omie, apontamos como organizar a gestão financeira em busca de acompanhar todas as movimentações financeiras, estruturar o fluxo de caixa e tomar decisões sobre estratégias de investimento e corte de custos. Vamos lá?‍

Quais os modelos de planilhas para organização financeira?

A primeira dica, quando falamos de controle financeiro para empreendedores, é separar as contas pessoais das despesas do negócio, e o mesmo vale para o lucro, em contrapartida à retirada. Por isso, conheça quais são os tipos de planilhas disponíveis para empresas e quando utilizar cada um. ‍

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Tipos de planilha para gestão financeira

Apuração de resultados

Nesta planilha, devem constar informações sobre o valor da venda bruta, impostos sobre vendas, comissões, frete, descontos e devoluções. O objetivo é mensurar o valor de cada uma das variáveis dentro da porcentagem do faturamento mês a mês, construindo um planejamento financeiro anual.  

Inadimplência

Para medir a inadimplência, acompanhe as vendas em atraso e à prazo, se é uma dívida recorrente ou anterior, qual o valor recuperado e quanto de prejuízo foi acumulado. 

Capital de giro

O ciclo financeiro é o resultado do prazo médio de estoque + prazo médio de recebimento - prazo médio de pagamento. A partir do resultado, deve-se dividir a quantidade de dias do ano pelo valor. Com isso, você saberá quantas vezes será preciso executar o ciclo financeiro do negócio. 

‍O valor do capital de giro será o total de desembolso anual da empresa — quanto custa manter o negócio funcionando? — dividido pela quantidade de ciclos financeiros. 

Preço de venda 

Considere, além do valor estipulado para a venda, alíquotas e impostos incidentes sobre o produto ou a prestação de serviços. É fundamental adicionar esses valores para reformular ou validar o preço de venda predeterminado.

Contas a pagar

A planilha de contas a pagar é dividida em duas partes. A primeira contempla os pagamentos com vencimento hoje e amanhã, o total de pagamentos a vencer e os vencidos. 

Já na segunda parte, organize por fornecedor, item, valor da parcela a ser paga, data de vencimento, data efetiva de pagamento, condições do pagamento, número total de parcelas e todo controle de despesas.

Controle de estoque

Um dos pontos cruciais para uma gestão eficiente, o controle de estoque deve se guiar por: data, descrição do produto, estoque mínimo, histórico de entrada e saída e saldos. 

Também considere o custo unitário do item, o custo total considerando todos os itens disponíveis e o valor do saldo em reais. Por fim, mantenha uma aba “gerencial” para visualizar as informações da situação do estoque e a validade do último lote de compra.        

Controle diário de vendas 

É recomendável que os negócios possuam um controle de vendas diário. Para isso, construa uma planilha que englobe a data de venda, a descrição do item e as condições de pagamento e desconto.

Fluxo de caixa

Organize as informações mês a mês e por tipos de entrada. Assim, separe o valor de entrada em dinheiro físico, cheque pré-datado, duplicatas a receber, cartão de crédito, entre outros.‍

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Como fazer uma planilha de gastos?

Agora que você já sabe o que precisa considerar na hora de organizar o planejamento financeiro da sua empresa, veja como criar uma planilha de gastos empresarial em 5 passos. 

1. Despesas gerais  

Inclua informações de compras de mercadorias, fretes e seguros sobre aquisições, compras anuladas, bonificações a compradores, devedores duvidosos e despesas diversas com vendas.

2. Despesas operacionais 

Aqui, vão os custos recorrentes, tais como: água e esgoto, energia elétrica, telefone, provedor, internet, material de limpeza, expediente e embalagem, lanches e refeições, condução, combustível, material de reposição e manutenção de ativos. 

3. Despesas administrativas 

Quanto custa manter a empresa funcionando em plenas condições? Considere: valor do aluguel, depreciação, amortização, exaustão, seguro, gratificações e investimento em marketing. Além das despesas legais e jurídicas com cartórios e com cobranças.

4. Despesas trabalhistas, sindicais e da contratação de terceiros 

Aqui, considere todos os custos que um funcionário depende, além das obrigações trabalhistas descritas em lei e acordadas com o sindicato. No caso da contratação de pessoas jurídicas — como um escritório de contabilidade —, verifique quais são as diretrizes indicadas pela lei que devem estar claras em contrato. 

5. Despesas tributárias e financeiras

Detalhe cada imposto incidente sobre a operação e valores, evitando ser pego de surpresa. Já sobre as despesas financeiras, verifique as condições de descontos, juros e multas concedidas pelo banco. ‍

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Qual a melhor planilha de gastos?

O desafio de manter a organização financeira da empresa pode ser mais fácil se, em vez de se questionar sobre qual a melhor planilha de gastos, busque-se uma forma mais automatizada para fazer isso. 

‍Nesse sentido, a tecnologia pode auxiliar. O software de gestão financeira da Omie, entre diversas funcionalidades, possui a de controle financeiro. O sistema é 100% on-line e totalmente integrado às suas finanças. 

Assim, é possível abandonar a visão fragmentada oferecida por planilhas, usufruindo de uma visão única e muito mais assertiva por meio de relatórios funcionais e personalizados. Saiba como funciona a gestão financeira empresarial com sistema ERP.

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