Dentre as rotinas de seu escritório contábil, é importante manter as obrigações legais dos seus clientes em dia. Entretanto, isso pode ser complicado e exigir muita atenção em meio à rotina. Felizmente, saber o que é Sped fiscal pode facilitar esse processo com a digitação dos dados.
A Receita Federal é responsável por coletar e analisar as informações sobre ICMS e IPI fornecidas ao fisco. É aí que entra o Sped fiscal, um sistema de escrituração digital das informações referentes às empresas.
Neste conteúdo, explicaremos o que é Sped fiscal e as vantagens de utilizar esse sistema de gestão. Confira!
O que é Sped fiscal?
O Sped fiscal, também conhecido como Escrituração fiscal Digital (EFD), é um processo de digitalização das informações que são fornecidas à Receita Federal.
Nele, todas as informações dos contribuintes, como documentos fiscais e a apuração de impostos, são registradas e enviadas mensalmente.
Com o Sped fiscal, você pode oferecer um atendimento personalizado às necessidades do negócio de seus clientes, demonstrando na prática as funcionalidades e os resultados mensuráveis que essa tecnologia proporciona.
Além disso, fica muito mais fácil e prático entregar esses documentos ao fisco, pois tudo é feito de forma digital. Isso significa que não é mais necessário lidar com pilhas de papéis e documentos físicos. Ainda, o governo consegue fiscalizar as informações das empresas de maneira mais eficiente.
Estrutura do Sped
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) é uma iniciativa do governo brasileiro cujo objetivo é deixar as coisas mais fáceis para as empresas. Ele foi criado para modernizar e simplificar como os negócios fazem a escrituração contábil e fiscal.
Dispõe de três pilares, cada um com seu propósito e características específicas:
- Sped ICMS (escrituração fiscal digital): se concentra nas informações fiscais relacionadas ao ICMS, um imposto muito importante. Com o Sped ICMS, você ajudará as empresas a enviarem eletronicamente os documentos fiscais e informações ligadas a esse imposto. Isso facilita a fiscalização e torna tudo mais rápido e prático.
- Sped fiscal (documentos fiscais eletrônicos): exige o envio de documentos fiscais eletrônicos e informações sobre as operações de compra e venda. Isso inclui a escrituração de notas fiscais, cálculos de impostos, documentos importantes e outras obrigações fiscais.
- Sped contábil (escrituração contábil digital): responsável pela escrituração eletrônica da contabilidade dos negócios. Aqui, você deve enviar informações como balanços e livros contábeis eletrônicos, de forma digital.
Informações enviadas pelo Sped fiscal
No Sped fiscal, são registradas as informações mais importantes relacionadas aos processos dos negócios. A saber:
- Registros fiscais de entrada e saída: são registradas as movimentações de mercadorias, serviços e transportes envolvendo o ICMS, permitindo o controle das operações fiscais realizadas pelo seu negócio.
- Apuração dos impostos: aqui, deve-se calcular e registrar os impostos devidos em suas operações, incluindo o ICMS e outros impostos relacionado. Assim, você evitará problemas com a Receita Federal.
- Cadastros de produtos, clientes e fornecedores: é necessário manter cadastros atualizados de produtos, clientes e fornecedores para emitir corretamente documentos fiscais e controlar as operações da empresa à qual está prestando serviço.
- Dados de produção, estoque e inventário: o Sped fiscal registra informações sobre a produção, o controle do estoque e o inventário, auxiliando no controle e gestão dos recursos.
- Controle de Crédito de ICMS (CIAP): o Sped fiscal também inclui informações sobre o Controle de Crédito de ICMS, permitindo o uso de créditos do imposto para abater outros débitos fiscais, gerando impacto na gestão financeira e tributária de seus potenciais clientes.
Quem é obrigado a entregar o Sped fiscal?
No Brasil, a maioria das empresas precisa entregar o Sped fiscal. Ele é obrigatório para vários empreendimentos, incluindo aqueles que realizam operações de compra e venda de mercadorias e serviços. Por isso, é importante estar ciente dessa exigência ao abordar seus clientes.
Essa obrigatoriedade vale para empreendimentos de diferentes tamanhos e naturezas, como pessoas jurídicas, comerciantes, industriais e prestadores de serviços. Tanto as que estão no regime de Lucro Real quanto as do Lucro Presumido precisam entregar o Sped fiscal.
No entanto, lembre-se de que Microempreendedores Individuais (MEI) e empresas optantes pelo Simples Nacional podem ser dispensados de entregar o Sped fiscal, desde que não realizem operações interestaduais com Substituição Tributária ou operações sujeitas à retenção de ICMS ou ISS.
Vantagens do Sped para as empresas
Desde que o Sped fiscal foi implementado em 2007, os problemas de inadimplência com o Imposto de Renda diminuíram bastante. Isso acontece porque é uma ferramenta que ajuda seus clientes a prestarem contas ao governo de maneira mais eficiente e confiável.
Confira algumas vantagens do Sped fiscal:
Redução de papéis
Ao implementar o Sped fiscal no seu escritório de contabilidade, você poderá desfrutar de diversas vantagens. Primeiramente, o processo de entrega das informações fiscais será muito mais fácil e prático, pois tudo será feito de forma digital.
Assim, não será mais necessário lidar com pilhas de papéis e documentos físicos, o que reduzirá a burocracia e agilizará as atividades do seu negócio.
Agilidade
Não é mais preciso ir até a Receita Federal para entregar os documentos fiscais. Basta fazer o download do Sped, preencher e enviar eletronicamente. Todo o procedimento leva no máximo três horas, agilizando o processo.
Isso significa que você e seus clientes estarão conforme as exigências legais, evitando problemas com o fisco e garantindo a segurança jurídica dos negócios.
Produtividade
O Sped fiscal padroniza as informações e coleta os dados de forma segura, o que aumenta a produtividade do seu negócio. Ele facilita o trabalho e integra os setores contábil e financeiro, proporcionando uma maior organização e eficiência.
Com isso, torna-se um aliado indispensável para contadores, pois permite automatizar diversos processos e agilizar a prestação de serviços aos clientes.
Redução de custos com armazenamento
Com o Sped fiscal, você não precisa mais se preocupar em guardar todos os papéis gerados para o fisco. Isso porque o processo é todo digital, e as informações são armazenadas automaticamente em sistemas de nuvem.
No entanto, ainda é necessário dedicar muito tempo para separar, organizar e emitir os documentos fiscais corretamente. Por isso, é importante utilizar um sistema ERP que registre todas as movimentações da sua empresa e garanta a entrega dos documentos obrigatórios sem erros.
Termos importantes para o Sped fiscal
Existem alguns termos importantes que você precisa compreender. Confira cada um deles e a sua respectiva importância:
Bloco K
Agora que está familiarizado com o Sped fiscal, é importante saber que o bloco K é uma parte importante desse sistema, sendo um livro digital que registra todas as informações relacionadas à produção e ao estoque de uma empresa.
Lembre-se de informar aos seus clientes que, se eles possuem um estabelecimento industrial ou atividades similares, precisam se adequar ao bloco K. Isso significa que devem registrar tudo relacionado à produção e ao controle de estoque de forma digital, para, então, o responsável pela contabilidade enviar ao governo.
Essa obrigatoriedade visa garantir a transparência das informações sobre produção e estoque.
EFD-Reinf e o eSocial
A EFD-Reinf é uma obrigação acessória do Sped que complementa o eSocial. Ela substitui a GFIP e a DIRF para informações tributárias não abrangidas pelo eSocial. Além disso, tenha em mente que a EFD-Reinf serve para unificar os dados de retenções previdenciárias e informações tributárias.
Por outro lado, o eSocial Simplificado facilita a prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. É utilizado para registrar dados sobre empregados, folha de pagamento, entre outros.
Ao orientar seus clientes, lembre-se de que o eSocial trata das informações trabalhistas, enquanto a EFD-Reinf é usada para apurar as contribuições previdenciárias e fiscalizar a segurança e a saúde no trabalho.
Cada uma dessas obrigações tem uma função específica no cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.
Como cumprir as obrigações do Sped fiscal
Para cumprir as obrigações do Sped fiscal, é importante seguir algumas boas práticas em todas as etapas:
- Identificação: saiba quais informações fiscais e contábeis precisam ser registradas no Sped fiscal.
- Software: use um programa compatível com o Sped fiscal para preparar os arquivos no formato certo.
- Registros: organize e registre todas as operações, notas fiscais, estoque, inventário e outros dados fiscais conforme as leis.
- Validação: verifique se os registros estão corretos e não têm erros.
- Geração: crie os arquivos digitais no formato exigido.
- Assinatura digital: coloque uma assinatura digital nos arquivos usando um certificado válido.
- Envio: envie os arquivos para o órgão fiscal responsável dentro dos prazos estabelecidos.
- Armazenamento: guarde uma cópia dos arquivos e documentos por pelo menos cinco anos, como manda a lei.
Perguntas frequentes
Confira as perguntas mais frequentes sobre esse tema e tire suas dúvidas:
Quais os principais erros cometidos no envio do Sped fiscal?
Na hora de enviar o Sped fiscal, é importante evitar cometer alguns erros comuns: subdeclaração de receitas, omissões, atrasos, inconsistências, classificações incorretas e registros inadequados, que podem levar a penalidades fiscais e complicações.
Quanto tempo tenho para retificar o Sped fiscal?
No Brasil, a retificação do Sped fiscal pode ser feita até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao encerramento do período de apuração.
Tem multa para o Sped fiscal?
Sim, o Sped fiscal pode estar sujeito a multas em caso de erros, omissões ou atrasos no envio.
O que deve ser declarado no Sped fiscal?
Essa declaração precisa ser feita com informações fiscais importantes, como notas fiscais, inventário, cálculo de impostos e detalhes sobre as operações comerciais da empresa.
Faça bom uso da digitalização para um trabalho inteligente
Com a digitalização proporcionada pelo Sped fiscal, você reduz custos com armazenamento de documentos em papel. Além disso, ganha agilidade, aumenta a produtividade e contribui para um ambiente de negócios mais sustentável.
Mas sabia que é possível ir além e aproveitar ainda mais os benefícios do Sped fiscal? Com um sistema ERP que utiliza Inteligência Artificial (IA) fiscal, você pode alcançar maior produtividade, reduzir custos e praticamente eliminar a chance de erros.
Esse sistema para contadores traz vantagens como automação de processos, análise de dados em tempo real e identificação de possíveis inconsistências. Então, que tal conhecer mais sobre essa solução e descobrir como ela pode revolucionar a gestão fiscal? Confira!
