No varejo, gerar notas fiscais para operações de compra e venda é uma rotina comum. Ao mesmo tempo, algo que também costuma acontecer é quando clientes decidem devolver as mercadorias. Para isso, é necessário emitir uma nota fiscal de devolução.
Esse é um procedimento importante para sua organização financeira e contábil. Entenda detalhes sobre a nota fiscal de devolução, seus prazos e como ela funciona e confira um passo a passo de como emiti-la neste guia completo.
O que é uma nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução é um documento que substitui o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que foi emitido no momento da venda. Assim, ela precisa ser emitida após uma devolução, como forma de cancelar a operação de compra ou venda.
A nota fiscal de devolução indica que as mercadorias adquiridas por um comprador foram recusadas ou devolvidas. Por isso, o documento deve conter informações iguais às da nota original.
Seu principal objetivo é especificar que foi feita uma anulação total ou parcial de uma venda. Isso significa que a mercadoria pode voltar ao estoque do vendedor e que impostos precisam ser recalculados, o que vai ajudar no controle financeiro da empresa.
Quais são os tipos de nota fiscal de devolução?
Essencialmente, há dois tipos de notas fiscais de devolução que o empreendedor precisa conhecer. Entenda a seguir.
Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário
Acontece quando o destinatário se responsabiliza por emitir a nota fiscal de devolução, e envia o documento junto com o produto até a volta ao vendedor.
No preenchimento dessa nota de devolução, o destinatário não pode se esquecer de:
- preencher o campo “finalidade” com “NF de devolução”;
- deixar registrado o número, a série e a data da nota fiscal original;
- apontar o motivo da devolução.
Devolução com a mesma nota fiscal
É o caso de devoluções nas quais o destinatário encaminha a mercadoria com a mesma nota.
Nessa situação, o único cuidado necessário é anotar, no verso da nota, o motivo da devolução, e a mercadoria vai transitar com o mesmo Danfe.
Ao receber o item devolvido, o vendedor precisa:
- emitir uma nota de entrada, com os dados do documento de saída, de modo que deixe claro que o produto retornou, podendo voltar ao estoque e vendas;
- arquivar em local específico o documento fiscal original (Danfe) com as demais notas;
- se certificar que o canhoto da nota não esteja assinado ou destacado, pois isso significaria que a mercadoria foi entregue.
Como emitir uma nota fiscal de devolução?
Para emitir uma nota fiscal de devolução, o empreendedor não pode deixar de incluir algumas informações obrigatórias, independentemente do sistema de emissão de notas que use para fazer esse processo.
Confira o passo a passo de como emitir uma nota fiscal de devolução de mercadoria:
- Informe a finalidade da geração do documento (nesse caso, de devolução).
- Selecione a opção de nota de saída.
- No campo “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra, localizado no campo superior direito do documento.
- Preencha os dados referentes ao fornecedor ou cliente, responsável por receber a mercadoria.
- Adicione informações de frete e transportadora, se for o caso.
- Preencha os dados do produto.
- Adicione informações referentes à tributação.
- Use o campo de informações adicionais, se for preciso.
- Clique em “Salvar” e, em seguida, valide a nota por meio de um certificado digital.
- Transmita a nota para o sistema da Sefaz e aguarde o retorno positivo do processo.
Quando é necessário emitir uma nota fiscal de devolução?
Um empreendimento precisa emitir uma nota fiscal de devolução nas seguintes situações:
- O cliente devolve o produto, seja por defeito, troca, insatisfação, etc.
- A venda não foi concluída, e por isso, cancelada, devido a eventos como desistência, erro no estoque, duplicidade, etc.;
- O serviço foi cancelado ou não prestado — da mesma forma como acontece com produtos.
Qual é o prazo para emissão de nota fiscal de devolução?
Conforme a legislação vigente, não há um prazo para emitir nota fiscal de devolução de mercadoria, o importante é seguir o período de garantia do produto. Todavia, vale a pena observar as regras de cada estado e as datas de recolhimento das obrigações fiscais.
É fundamental que o vendedor deixe claro as condições de devolução da mercadoria, como seu estado de conservação, necessidade de embalagens e outros detalhes.
Em geral, muitas empresas realizam esse processo cerca de até 30 dias depois que o produto foi devolvido.
Qual a diferença entre emitir uma nota fiscal de devolução e cancelar uma nota fiscal?
O cancelamento de notas fiscais existe, mas é um processo diferente da emissão de uma nota fiscal de devolução. Por isso muitos empreendedores ficam confusos com esses termos.
Em primeiro lugar, o cancelamento de uma nota fiscal no sistema pode ser solicitado em casos de:
- Erro de digitação;
- Erros nos cálculos dos tributos;
- Nota não autorizada;
- Desistência por parte do cliente;
- entre outros.
Nesse caso, o empreendedor pode entrar no sistema e cancelar a nota. Nesse caso, é preciso observar:
- Os prazos, que podem variar, mas giram em torno de 24 horas;
- Se o destinatário não tem ciência da nota — ou seja, não recebeu uma cópia do arquivo por e-mail, por exemplo.
Resumindo, o cancelamento da nota pode ser solicitado quando o item não foi de fato vendido e nem foi transportado.
Já a nota fiscal de devolução é emitida quando o produto foi enviado e o cliente tem ciência da emissão da nota, mas, por diferentes motivos, resolveu retornar a mercadoria.
Por que emitir uma nota fiscal de devolução é importante?
Gerar uma nota fiscal de devolução é fundamental, principalmente devido às implicações diretas na contabilização de impostos relacionados às vendas e devoluções de produtos.
Essa nota possibilita às empresas solicitar a anulação de impostos pagos, como o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Ao emitir essa nota, a empresa evita o pagamento excessivo de tributos, garantindo que não haja prejuízos financeiros desnecessários. Além disso, a nota fiscal de devolução serve como comprovação de que um item retornou e está apto para ser reintegrado ao estoque, possibilitando uma nova venda.
A formalização do processo de devolução é crucial para evitar erros e créditos tributários indevidos. Portanto, a emissão da nota fiscal, especialmente no contexto de devoluções, demanda atenção especial por parte da sua empresa.
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