Como fazer gestão de fornecedores? Veja o passo a passo

A gestão de fornecedores é essencial para os negócios e, seguindo alguns passos, você pode alcançar várias vantagens.
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A gestão de fornecedores é um processo fundamental para as empresas que desejam se manter relevantes no mercado e atender bem seus clientes. Cuidar dessa etapa da gestão empresarial garante que seus produtos e serviços terão a máxima qualidade.

Ao abrir uma empresa, os empreendedores buscam por parceiros que possam oferecer os recursos necessários para seu negócio operar. Mas não basta apenas escolher fornecedores, é preciso gerenciar esses contatos ao longo do tempo.

É aí que muitos empreendedores se veem perdidos, pois não sabem exatamente o que fazer e observar. Para tirar todas as dúvidas, neste artigo, vamos explicar em detalhes como você pode realizar a gestão de relacionamento com fornecedores. Confira!

Qual é a importância da gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores envolve uma série de atividades que vão desde a seleção das empresas que abastecerão seu negócio até o controle da qualidade dos recursos recebidos.

Junto a isso, é importante estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores, para facilitar a resolução de problemas ou mesmo a negociação de melhores condições — como veremos adiante.

Afinal, se o fornecedor atrasar uma entrega ou repassar produtos com qualidade inferior, é o seu negócio que sofrerá para atender aos clientes. Por isso, busque parceiros de confiança e que se adequem às necessidades da sua empresa.

Uma boa gestão de fornecedores permite que você se destaque no mercado, com produtos e serviços excelentes, entrega no prazo ou até com recursos exclusivos, que nenhum outro negócio no mercado possui.

Por outro lado, não cuidar desse relacionamento pode gerar aumento nos custos, demora no atendimento aos clientes e perda de negócios importantes por não atender aos critérios necessários com seus produtos e serviços.

Como fazer gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores não é um processo difícil, mas demanda atenção do gestor para garantir que nenhum aspecto seja deixado de lado. Agora, veja como fazer o gerenciamento de parceiros comerciais.

Identifique as necessidades da empresa

Antes de selecionar os fornecedores, olhe para o seu negócio e veja sua situação. Analise quais são os objetivos da empresa no momento para definir quais recursos precisará, em qual quantidade e o valor que pode ser investido.

Com essas informações em mãos, você buscará por soluções de forma mais direcionada, facilitando o encontro de bons parceiros.

Selecione fornecedores confiáveis

Ao começar a procurar por fornecedores, levante o máximo possível de dados sobre as empresas, como CNPJ, informações sobre inadimplência, se possuem processos judiciais, qual a opinião de outros clientes sobre a qualidade do produto etc.

Muitas vezes, o gestor olha apenas o preço, que pode ser atrativo, mas esquece de observar esses outros pontos e acaba tendo problemas no futuro.

Negocie contratos claros

A relação com o fornecedor é de negócios, por isso tudo deve ser formalizado em contratos, constando prazos de entregas, valores, formas de pagamento, cláusulas em caso de descumprimento do combinado, entre outros pontos.

Como toda empresa está sujeita a ter algum imprevisto e não conseguir honrar com seus compromissos, você precisa se assegurar que, se isso ocorrer, os danos serão mínimos e não deixarão sua operação sem assistência.

Monitore o desempenho dos fornecedores

Depois de fechar contrato com um fornecedor de qualidade, é importante observar se o que foi combinado está acontecendo na prática, tanto com relação aos prazos quanto à qualidade dos materiais entregues.

Claro que você deve confiar no seu fornecedor, mas fique atento a tudo o que acontece, afinal, é o nome da sua empresa que está em jogo. Uma falha do fornecedor pode colocar você em uma situação complicada junto a seus clientes.

Mantenha uma comunicação aberta

Para que tudo ocorra da melhor maneira, busque um diálogo claro e transparente com o fornecedor. Dê espaço para que ele informe se qualquer problema ocorrer e procure resolver as situações da melhor maneira possível.

Essa dica também vale para a sua comunicação: se algum imprevisto acontecer e você precisar adiantar um pedido, solicitar algo além do contrato ou negociar mais prazo de pagamento, certifique-se que os canais estejam abertos com o fornecedor.

Garanta qualidade e padrões

Para oferecer bons produtos e serviços ao consumidor, é preciso ter bons recursos disponíveis. Por isso, fique atento ao que seu fornecedor lhe entrega, de acordo com as normas do seu segmento.

Ainda, não tenha medo de questionar se algo estiver fora do padrão, apenas cuide para não destruir o relacionamento construído com o fornecedor. Por fim, procure entender os motivos da queda de qualidade e estabeleça novas regras de entrega.

Gerencie riscos e planeje contingências

Por melhor que sejam seus fornecedores, eles podem falhar, seja no prazo ou na qualidade dos produtos. Para evitar que seu negócio seja prejudicado, gerencie os riscos, considerando todos os possíveis erros e o que você fará em cada caso.

Além disso, garanta que você terá outras alternativas caso algum fornecedor venha a faltar, sem que o cliente seja prejudicado ou perceba a diferença nos seus produtos e serviços.

Desenvolva relacionamentos de longo prazo

Tanto sua empresa quanto a do seu fornecedor estão buscando lucro e crescimento, então, ao se relacionar com estas companhias, priorize bons relacionamentos. Assim, os objetivos de ambos serão atendidos com o tempo.

Além disso, quanto mais duradouro o relacionamento, maiores as chances de fazer bons negócios, obter melhores condições e resolver problemas com mais facilidade.

Utilize tecnologia e automação

Aproveite os recursos tecnológicos disponíveis, como o CRM online, e faça sua gestão de fornecedores com mais agilidade, garantindo que todas as informações necessárias estão em um único lugar.

Assim, você ganha tempo, evita dados desencontrados e não esquece de nenhuma ação. O CRM se torna ainda mais importante com o aumento do número de fornecedores para gerenciar, além de garantir que nada seja perdido no meio do caminho.

Avalie e revise regularmente os fornecedores

Embora seja interessante buscar relacionamentos duradouros com os fornecedores, não vale a pena manter em sua carteira uma empresa que não atende suas necessidades.

Por isso, de tempos em tempos, avalie seus parceiros, veja se ainda faz sentido mantê-los e se algum ajuste é necessário, pensando sempre nos objetivos da sua empresa e no que seu cliente deseja.

Considere responsabilidade social e sustentabilidade

Entenda que seus fornecedores também estão atrelados à sua imagem. Logo, se algum deles não tiver processos sustentáveis (nem se preocupar com isso), pode gerar uma crise para sua empresa, pois os clientes estão mais atentos a essa questão.

Além disso, se os recursos fornecidos por eles não estiverem de acordo com as normas e leis, sua empresa pode ser prejudicada também — vale a pena olhar para isso com atenção.

Resolva os conflitos de forma justa

É inevitável que conflitos ocorram, por melhor que seja o fornecedor e sua relação com ele. Mas busque sempre soluções éticas e justas, não visando apenas seus benefícios.

Isso fortalecerá seu relacionamento com os parceiros e trará bons resultados para seu negócio, pois, no futuro, novas oportunidades podem surgir desta postura correta.

Ouça o feedback dos funcionários

Ao receber algum comentário dos seus colaboradores sobre os recursos utilizados, considere o que for dito e tome as atitudes necessárias em cada caso. 

Ninguém melhor do que quem utiliza os recursos dos fornecedores para atestar a qualidade dos produtos ou relatar dificuldades e falhas nos processos.

Busque constantemente aprimoramento e eficiência

Como o mercado muda rapidamente, é preciso estar atento às novidades e acompanhar os novos processos. Sendo assim, garanta que os fornecedores acompanhem as transformações, de forma que você possa otimizar sua produção.

Desse modo, você pode maximizar os lucros, reduzir custos e ainda entregar os melhores produtos e serviços para seus clientes.

Quais os benefícios da gestão de fornecedores?

Até agora, vimos as etapas para você realizar a gestão dos fornecedores e todo esse processo traz inúmeros benefícios, como economia de custos, já que é possível realizar melhores negociações, por exemplo, em relacionamentos de longo prazo.

Ademais, os riscos também são reduzidos, já que existe uma relação contínua com o fornecedor, aumentando o senso de responsabilidade dele nas suas entregas.

Isso permite um ganho de agilidade operacional, porque os recursos vêm sempre do mesmo fornecedor e com a mesma qualidade, otimizando seus processos. Mas ainda podemos citar outras vantagens:

  • Colaboração eficaz com parceiros: todo relacionamento é uma via de mão dupla e não é diferente com os fornecedores, por isso uma boa gestão permite que os dois lados ganhem;
  • Foco estratégico: com os fornecedores mais adequados para seu negócio, você pode direcionar seus esforços para atingir seus objetivos de forma mais estratégica, sabendo que está utilizando os melhores recursos, com as melhores condições;
  • Aprimoramento contínuo: uma boa gestão de fornecedores abre espaço para você buscar inovação e melhorar seus processos, pois uma das principais etapas (recursos) está funcionando corretamente.

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