É de conhecimento geral que o controle de notas fiscais é importante para qualquer empresa. Fazer o controle de notas fiscais é imprescindível para uma boa gestão contábil do negócio. Por isso, conhecer dicas preciosas sobre o tema, saber a importância deste documento e como fazer o controle das notas fiscais faz toda a diferença.
Gerenciar esses dados é uma forma eficiente de conseguir entender a saúde financeira da empresa, acompanhar os lucros e perdas, além de auxiliar na organização fiscal. Alguns erros comuns como preenchimentos incorretos e outras falhas operacionais podem causar problemas sérios e fazer com que a empresa sofra multas ou penalidades.
Dados recentes do IBGE apontam que uma em cada cinco empresas brasileiras encerram as atividades em menos de um ano de operação. A falta de organização fiscal e controle financeiro pode ser um fator decisivo para esses números tão expressivos.
Neste artigo, você vai conferir um guia completo para ajudar a sua empresa a respeito de como fazer o controle das notas fiscais de forma eficiente. Além disso, conhecerá diversos tipos de nota fiscal e qual a melhor para cada contexto. Continue acompanhando e aprimore a sua gestão contábil. Boa leitura!
Por que emitir notas fiscais?
De forma simples, as notas fiscais são documentos que servem como comprovatórios das transações comerciais realizadas. Além disso, estes documentos também são essenciais para o devido recolhimento de tributos e impostos envolvidos na compra e venda de produtos.
É importante lembrar que todas as empresas são obrigadas a emitir esse documento de acordo com a Lei 8.137/1990. O único caso que se enquadra como exceção dessa obrigatoriedade é quando existe a prestação de serviço dos MEIs (Microempreendedores Individuais) para Pessoa Física. Caso a empresa não faça a emissão obrigatória da nota fiscal, ela pode sofrer algumas penalidades ou multas impostas pelo Fisco ou Receita Federal.
Portanto, além de saber o passo a passo de como emitir nota fiscal e todas as informações que precisam estar presentes nesse documento, também é importante saber sua importância na garantia da integridade e sustentabilidade financeira do seu negócio.
Por que fazer o controle de notas fiscais?
Além de motivo principal de enquadrar a empresa na legislação vigente e evitar possíveis penalidades, como o risco financeiro, existe uma série de vantagens inclusas no processo de controle de notas fiscais. Veja logo abaixo algumas delas:
- Facilidade em identificar desvio de verba;
- Identificação dos impostos a serem pagos;
- Facilidade em casos de trocas ou devoluções de produtos;
- Mais agilidade e eficiência para consultas posteriores;
- Diminuição de custos e erros;
- Organização e padronização dos documentos.
Vale lembrar que a Receita Federal é conhecida por fazer um rígido controle de todas as informações disponibilizadas pelas organizações. Sendo assim, é necessário estar muito atento ao fazer o controle de notas fiscais, uma vez que se forem notadas faltas de dados ou inconsistências, é muito provável que a empresa sofrerá alguma penalidade.
Como controlar as notas fiscais: veja o passo a passo
Uma gestão contábil eficiente que contribui para o pleno desenvolvimento da empresa envolve o controle e gerenciamento das notas fiscais do negócio. Assim, é possível organizar com mais facilidade as informações contábeis, além de evitar possíveis problemas com os órgãos de fiscalização.
Contudo, primeiramente é importante que você conheça intimamente os tipos de nota fiscal. Depois, iremos comentar sobre o passo a passo para fazer um bom gerenciamento das notas fiscais do seu negócio.
Conheça os tipos de notas fiscais
- Nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica é uma substituta da antiga nota fiscal de papel e a sua emissão tornou-se obrigatória para todas as empresas brasileiras desde 2006. Assim como o documento anterior, ela serve para comprovar as operações comerciais e prestações de serviços, a fim de recolher os impostos e validar o faturamento da organização.
Existem tipos diferentes de notas fiscais eletrônicas além de diversos benefícios em utilizá-las no seu negócio.
- Nota fiscal complementar
É um recurso que serve para corrigir os erros das notas fiscais eletrônicas, uma vez que elas não podem ser canceladas depois de emitidas. Sendo assim, a nota fiscal complementar precisa conter todas as informações corretas e atualizadas.
- Nota fiscal de importação
Documento indispensável no processo de nacionalização e regularização de produtos. Com a nota fiscal de importação, é possível fazer com que uma mercadoria comprada no exterior possa fazer parte do estoque da empresa e evitar possíveis penalidades.
Existem algumas características e informações específicas que devem fazer parte deste documento, além de alguns cuidados necessários.
- Nota fiscal de serviço
A nota fiscal de serviço é um documento digital gerado pela Receita Federal, pela prefeitura da sua cidade ou qualquer outra entidade conveniada cujo objetivo é documentar as operações financeiras e prestações de serviço.
Ela é muito utilizada com o fim de comprovar a prestação de algum serviço, e é muito comum entre os profissionais liberais e autônomos.
- Nota fiscal para MEI
Documento de emissão obrigatória para os MEIs quando o profissional estiver prestando algum serviço para pessoas jurídicas, independente do tipo de serviço ou mercadorias envolvidas.
Sendo assim, não há a obrigatoriedade da emissão deste documento quando a transação for entre o MEI e o consumidor final (Pessoa Física).
A nota fiscal para MEI é um documento muito importante para a gestão financeira desses tipos de profissionais e é essencial conhecer o passo a passo de como emiti-la.
- Nota fiscal ao consumidor eletrônica
Documento digital fiscal que registra as transações comerciais que envolvam uma empresa e o consumidor final. Tem uma validade e objetivo similares ao cupom fiscal, com uma maior possibilidade de automação dos processos.
Faça o gerenciamento
Uma vez que você já conhece os principais tipos de nota fiscal, é importante que você crie uma rotina de verificação de notas fiscais que faça sentido para o seu cotidiano. Além disso, é importante focar na organização e se atentar aos prazos de armazenamento de cada uma.
Para ajudá-lo neste processo de gerenciamento, siga as dicas a seguir:
- Organize os documentos em categorias;
- Estabeleça rotina e datas;
- Direcione uma pessoa para gerenciar esta atividade.
Ainda ficou com dúvidas sobre esse assunto? Conheça quais são as 5 dúvidas mais importantes sobre o controle de notas fiscais.
Verifique a veracidade das notas fiscais
É muito importante conferir a veracidade das notas fiscais recebidas, mesmo nas transações recorrentes com fornecedores. Também é importante verificar se a nota condiz com o produto que foi de fato adquirido pela empresa.
Mantenha contato com fornecedores e clientes
Uma boa relação com fornecedores e clientes é essencial neste processo, pois, se ocorrer um imprevisto será necessário entrar em contato com os parceiros para a correção do problema.
Tenha um contador parceiro
Ter um profissional de contabilidade envolvido na gestão contábil da sua empresa é imprescindível. Também é importante sempre mantê-lo bem informado a respeito de todas as mudanças e transações do negócio.
Automatize a emissão de notas fiscais
Um sistema de emissão de nota fiscal garante a legalidade dos seus processos comerciais e ajuda a tornar a sua rotina muito mais produtiva.
Com o sistema ERP, você pode garantir a segurança das informações da empresa, evitar erros manuais e reduzir custos nas operações de emissão de nota fiscal.
A Omie oferece uma opção de sistema ERP em que você tem muitas vantagens para o seu negócio. Com ele, é possível contar com um sistema 100% online e integrado com todas as áreas da empresa; automatizar grande parte das operações; emitir notas fiscais de forma mais simples e aumentar o desempenho e produtividade do seu cotidiano profissional.
Gestão financeira descomplicada com a Omie
Neste artigo, vimos que o controle de notas fiscais é uma atividade indispensável para a gestão financeira de qualquer negócio. Contar com a automação da emissão de notas fiscais é um fator decisivo para a melhor eficiência e produtividade da sua rotina de trabalho.
Além disso, você conheceu diferentes tipos de notas fiscais, em que casos são mais recomendadas, formatos e um passo a passo para melhorar esse serviço através da tecnologia dos sistemas automatizados.
Com a tecnologia, reduzir erros, fazer cálculos e atualização da legislação contábil de forma automática, além de registrar a saída de mercadorias e cobranças contribui para a melhora da gestão financeira empresarial.
Por isso, a Omie oferece essas e muitas outras vantagens em prol de uma gestão empresarial descomplicada e totalmente integrada. Conheça as nossas funcionalidades e soluções ideais para seu negócio e fale com um de nossos consultores Omie!
