Controle de Notas fiscais: guia completo para sua empresa

Saber como fazer o controle de notas fiscais é o segredo do bom gestor. Confira dicas, tipos de notas e um passo a passo para fazer da forma certa!
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É de conhecimento geral que o controle de notas fiscais é importante para qualquer empresa. Fazer o controle de notas fiscais é imprescindível para uma boa gestão contábil do negócio. Por isso, conhecer dicas preciosas sobre o tema, saber a importância deste documento e como fazer o controle das notas fiscais faz toda a diferença.

Gerenciar esses dados é uma forma eficiente de conseguir entender a saúde financeira da empresa, acompanhar os lucros e perdas, além de auxiliar na organização fiscal. Alguns erros comuns como preenchimentos incorretos e outras falhas operacionais podem causar problemas sérios e fazer com que a empresa sofra multas ou penalidades.

Dados recentes do IBGE apontam que uma em cada cinco empresas brasileiras encerram as atividades em menos de um ano de operação. A falta de organização fiscal e controle financeiro pode ser um fator decisivo para esses números tão expressivos.

Neste artigo, você vai conferir um guia completo para ajudar a sua empresa a respeito de como fazer o controle das notas fiscais de forma eficiente. Além disso, conhecerá diversos tipos de nota fiscal e qual a melhor para cada contexto. Continue acompanhando e aprimore a sua gestão contábil. Boa leitura!

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Por que emitir notas fiscais?

De forma simples, as notas fiscais são documentos que servem como comprovatórios das transações comerciais realizadas. Além disso, estes documentos também são essenciais para o devido recolhimento de tributos e impostos envolvidos na compra e venda de produtos.

É importante lembrar que todas as empresas são obrigadas a emitir esse documento de acordo com a Lei 8.137/1990. O único caso que se enquadra como exceção dessa obrigatoriedade é quando existe a prestação de serviço dos MEIs (Microempreendedores Individuais) para Pessoa Física. Caso a empresa não faça a emissão obrigatória da nota fiscal, ela pode sofrer algumas penalidades ou multas impostas pelo Fisco ou Receita Federal.

Portanto, além de saber o passo a passo de como emitir nota fiscal e todas as informações que precisam estar presentes nesse documento, também é importante saber sua importância na garantia  da integridade e sustentabilidade financeira do seu negócio.

Por que fazer o controle de notas fiscais?

Além de motivo principal de enquadrar a empresa na legislação vigente e evitar possíveis penalidades, como o risco financeiro, existe uma série de vantagens inclusas no processo de controle de notas fiscais. Veja logo abaixo algumas delas:

  • Facilidade em identificar desvio de verba;
  • Identificação dos impostos a serem pagos;
  • Facilidade em casos de trocas ou devoluções de produtos;
  • Mais agilidade e eficiência para consultas posteriores;
  • Diminuição de custos e erros;
  • Organização e padronização dos documentos.

Vale lembrar que a Receita Federal é conhecida por fazer um rígido controle de todas as informações disponibilizadas pelas organizações. Sendo assim, é necessário estar muito atento ao fazer o controle de notas fiscais, uma vez que se forem notadas faltas de dados ou inconsistências, é muito provável que a empresa sofrerá alguma penalidade.

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Como controlar as notas fiscais: veja o passo a passo

Uma gestão contábil eficiente que contribui para o pleno desenvolvimento da empresa envolve o controle e gerenciamento das notas fiscais do negócio. Assim, é possível organizar com mais facilidade as informações contábeis, além de evitar possíveis problemas com os órgãos de fiscalização.

Contudo, primeiramente é importante que você conheça intimamente os tipos de nota fiscal. Depois, iremos comentar sobre o passo a passo para fazer um bom gerenciamento das notas fiscais do seu negócio.

Conheça os tipos de notas fiscais

  • Nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica é uma substituta da antiga nota fiscal de papel e a sua emissão tornou-se obrigatória para todas as empresas brasileiras desde 2006. Assim como o documento anterior, ela serve para comprovar as operações comerciais e prestações de serviços, a fim de recolher os impostos e validar o faturamento da organização.

Existem tipos diferentes de notas fiscais eletrônicas além de diversos benefícios em utilizá-las no seu negócio. 

  • Nota fiscal complementar

É um recurso que serve para corrigir os erros das notas fiscais eletrônicas, uma vez que elas não podem ser canceladas depois de emitidas. Sendo assim, a nota fiscal complementar precisa conter todas as informações corretas e atualizadas.

  • Nota fiscal de importação

Documento indispensável no processo de nacionalização e regularização de produtos. Com a nota fiscal de importação, é possível fazer com que uma mercadoria comprada no exterior possa fazer parte do estoque da empresa e evitar possíveis penalidades.

Existem algumas características e informações específicas que devem fazer parte deste documento, além de alguns cuidados necessários.

  • Nota fiscal de serviço

A nota fiscal de serviço é um documento digital gerado pela Receita Federal, pela prefeitura da sua cidade ou qualquer outra entidade conveniada cujo objetivo é documentar as operações financeiras e prestações de serviço.

Ela é muito utilizada com o fim de comprovar a prestação de algum serviço, e é muito comum entre os profissionais liberais e autônomos.

  • Nota fiscal para MEI

Documento de emissão obrigatória para os MEIs quando o profissional estiver prestando algum serviço para pessoas jurídicas, independente do tipo de serviço ou mercadorias envolvidas.

Sendo assim, não há a obrigatoriedade da emissão deste documento quando a transação for entre o MEI e o consumidor final (Pessoa Física).

A nota fiscal para MEI é um documento muito importante para a gestão financeira desses tipos de profissionais e é essencial conhecer o passo a passo de como emiti-la.

  • Nota fiscal ao consumidor eletrônica

Documento digital fiscal que registra as transações comerciais que envolvam uma empresa e o consumidor final. Tem uma validade e objetivo similares ao cupom fiscal, com uma maior possibilidade de automação dos processos.

Faça o gerenciamento

Uma vez que você já conhece os principais tipos de nota fiscal, é importante que você crie uma rotina de verificação de notas fiscais que faça sentido para o seu cotidiano. Além disso, é importante focar na organização e se atentar aos prazos de armazenamento de cada uma.

Para ajudá-lo neste processo de gerenciamento, siga as dicas a seguir:

  • Organize os documentos em categorias;
  • Estabeleça rotina e datas;
  • Direcione uma pessoa para gerenciar esta atividade.

Ainda ficou com dúvidas sobre esse assunto? Conheça quais são as 5 dúvidas mais importantes sobre o controle de notas fiscais.

Verifique a veracidade das notas fiscais

É muito importante conferir a veracidade das notas fiscais recebidas, mesmo nas transações recorrentes com fornecedores. Também é importante verificar se a nota condiz com o produto que foi de fato adquirido pela empresa.

Mantenha contato com fornecedores e clientes

Uma boa relação com fornecedores e clientes é essencial neste processo, pois, se ocorrer um imprevisto será necessário entrar em contato com os parceiros para a correção do problema.

Tenha um contador parceiro

Ter um profissional de contabilidade envolvido na gestão contábil da sua empresa é imprescindível. Também é importante sempre mantê-lo bem informado a respeito de todas as mudanças e transações do negócio.

Automatize a emissão de notas fiscais

Um sistema de emissão de nota fiscal garante a legalidade dos seus processos comerciais e ajuda a tornar a sua rotina muito mais produtiva.

Com o sistema ERP, você pode garantir a segurança das informações da empresa, evitar erros manuais e reduzir custos nas operações de emissão de nota fiscal.

A Omie oferece uma opção de sistema ERP em que você tem muitas vantagens para o seu negócio.  Com ele, é possível contar com um sistema 100% online e integrado com todas as áreas da empresa; automatizar grande parte das operações; emitir notas fiscais de forma mais simples e aumentar o desempenho e produtividade do seu cotidiano profissional.

Gestão financeira descomplicada com a Omie

Neste artigo, vimos que o controle de notas fiscais é uma atividade indispensável para a gestão financeira de qualquer negócio. Contar com a automação da emissão de notas fiscais é um fator decisivo para a melhor eficiência e produtividade da sua rotina de trabalho.

Além disso, você conheceu diferentes tipos de notas fiscais, em que casos são mais recomendadas, formatos e um passo a passo para melhorar esse serviço através da tecnologia dos sistemas automatizados.

Com a tecnologia, reduzir erros, fazer cálculos e atualização da legislação contábil de forma automática, além de registrar a saída de mercadorias e cobranças contribui para a melhora da gestão financeira empresarial.

Por isso, a Omie oferece essas e muitas outras vantagens em prol de uma gestão empresarial descomplicada e totalmente integrada. Conheça as nossas funcionalidades e soluções ideais para seu negócio e fale com um de nossos consultores Omie!

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