Muito se fala em segmentação de serviços contábeis. E, para quem quer aproveitar as oportunidades tornando-se uma autoridade no assunto, o mercado de contabilidade para franquias está aquecido.
Com especificidades contábeis, esse nicho possibilita que os profissionais contábeis tornem-se referências para esse modelo e ajudem empreendedores na realização de um negócio próprio. Então, a seguir, entenda como funciona a contabilidade para franquias!
O que é contabilidade para franquias?
A contabilidade para franquias é um segmento especializado da contabilidade que se concentra nas necessidades financeiras e fiscais específicas das franquias.
Trata-se de um campo que requer um entendimento profundo das particularidades desse modelo de negócio, incluindo a estrutura de taxas de franquia, repartição de receitas e as regulamentações que regem a relação entre franqueadores e franqueados.
Esse tipo de contabilidade garante a conformidade com as leis fiscais locais e federais e ajuda na gestão financeira estratégica de ambos os lados da franquia.
Leis das Franquias
Promulgada em 26 de dezembro de 2019, a Lei das Franquias (nº 13.966) determina deveres e obrigações dos envolvidos no franchising. Mais especificamente, o franqueado é quem cede os direitos de marca. Todas as franquias vigentes em território nacional devem atender às prerrogativas dispostas nesta Lei.
A franqueadora cede os direitos de marca ao franqueado sem que este seja seu funcionário. Ou seja, o empreendedor é dono da sua própria unidade e tem o direito de comercializar produtos e serviços da franqueadora, mas sua participação se restringe apenas a sua operação, isto é, o investidor não passa a ser dono de parte da franqueadora só por ter comprado uma unidade.
A franqueadora tem plenos direitos de desenvolver os seus próprios métodos de administração, controle de estoque, acompanhamento de funcionários e outros que ache necessário.
Toda tecnologia e infraestrutura desenvolvida pela marca franqueadora deve ser compartilhada com os franqueados, fator que atrai muitos empreendedores a começar um negócio no franchising, já que as possibilidades de sucesso são maiores ao utilizar estratégias testadas e aprovadas pelo mercado.
Formas de contabilização de franquias
Quando falamos sobre contabilização em franquias, estamos entrando em um terreno que mistura regras contábeis gerais com particularidades específicas desse modelo de negócios.
A contabilização em franquias envolve registrar e gerenciar todas as transações financeiras entre o franqueador e o franqueado, bem como as operações diárias da franquia. Abaixo, detalhamos as principais formas de contabilização nesse contexto. Confira!
Registro de taxas iniciais e royalties
Uma das primeiras coisas a considerar é como as taxas iniciais de franquia e os royalties são contabilizados.
A taxa inicial, paga pelo franqueado ao franqueador, é geralmente registrada como um ativo intangível pelo franqueado, pois representa o direito de operar sob a marca da franquia.
Esse valor é amortizado ao longo do tempo, refletindo o benefício que o franqueado recebe durante a duração do contrato de franquia.
Os royalties, pagos regularmente com base em uma porcentagem das receitas, são tratados como despesas operacionais pelo franqueado. Para o franqueador, esses pagamentos são registrados como receita.
Gestão de receitas e despesas
A contabilização de receitas e despesas em uma franquia segue princípios contábeis básicos, mas com atenção especial à segregação dos diferentes tipos de receitas e despesas.
Mantenha registros precisos para garantir que todas as transações financeiras sejam refletidas corretamente nas demonstrações financeiras.
Contabilização de investimentos e custos operacionais
Franqueados frequentemente realizam investimentos significativos em imóveis, equipamentos e inventário. Estes são registrados como ativos fixos e depreciados ao longo de sua vida útil esperada.
Os custos operacionais, como aluguel, salários e despesas de marketing, são registrados como despesas na medida em que são incorridos.
Conformidade fiscal
A contabilização em franquias também deve considerar as obrigações fiscais específicas desse modelo de negócio. Isso inclui a correta apuração e pagamento de impostos sobre vendas, renda e, em alguns casos, taxas específicas relacionadas às franquias.
Uma gestão fiscal adequada é essencial para evitar penalidades e assegurar a saúde financeira da franquia.
Relacionamento financeiro entre franqueador e franqueado
Por fim, é importante manter um registro claro e preciso do relacionamento financeiro entre franqueador e franqueado. Isso inclui o rastreamento de todas as taxas pagas, apoio financeiro fornecido e quaisquer outros acordos financeiros.
Manter uma comunicação transparente e registros detalhados ajuda a prevenir desentendimentos na franquia de contabilidade e garante que ambas as partes estejam alinhadas com as expectativas financeiras.
Como fazer a contabilidade para franquias
A contabilidade de franquias envolve nuances que vão além da gestão financeira tradicional, abrangendo desde a análise de contratos até a tributação e relatórios específicos. Vamos detalhar cada passo para garantir que você, como contador, esteja preparado para oferecer o melhor suporte aos seus clientes franqueados.
Passo 1: Realize a avaliação dos contratos
O ponto de partida é a análise detalhada dos contratos entre franqueado e franqueador, além do contrato social.
Esses documentos fundamentam a relação de negócios e contêm informações críticas sobre prazos de pagamento, prazo de uso da marca e direitos e obrigações de cada parte.
Se a compra do direito de uso da marca for por prazo indeterminado, essa aquisição deve ser registrada como um investimento no Ativo Permanente da empresa franqueada. Pagamentos a prazo devem ser lançados no passivo, conforme o período estipulado para quitação.
Passo 2: Compreenda a Circular de Oferta de Franquia (COF)
Este documento, obrigatório por lei, detalha as especificidades do modelo de franquias e deve ser fornecido ao franqueado antes da assinatura do contrato.
Ele inclui informações sobre investimento inicial, taxa de franquia, condições de pagamento e taxas periódicas.
Deve-se garantir que a COF esteja em conformidade com a Lei de Franquias, apresentando todas as informações necessárias para que o franqueado faça uma decisão informada.
Passo 3: Entenda a tributação
As franquias, assim como outras empresas, estão sujeitas a uma variedade de tributos que podem impactar significativamente suas operações e rentabilidade. Esses incluem:
- Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), que incidem sobre os lucros da empresa. A base de cálculo e as alíquotas dependem do regime tributário adotado pela franquia;
- Programa de Integração Social (PIS) e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) são contribuições federais que incidem sobre o faturamento da empresa. O regime de apuração dessas contribuições pode ser cumulativo ou não cumulativo, variando conforme o regime tributário escolhido pela franquia;
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Serviços (ISS) são tributos que incidem, respectivamente, sobre a venda de mercadorias e a prestação de serviços. A incidência e as alíquotas podem variar significativamente de um estado para outro ou entre municípios, afetando especialmente franquias que operam em múltiplas localidades.
É preciso avaliar o regime tributário ideal, visto que a escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real afeta diretamente como esses tributos são calculados e recolhidos.
O Simples Nacional, por exemplo, oferece um regime simplificado com uma alíquota única que abrange vários desses tributos, podendo ser vantajoso para franquias com faturamento dentro dos limites estabelecidos para esse regime.
Já os regimes de Lucro Presumido e Lucro Real podem oferecer benefícios para empresas com características operacionais ou margens de lucro que justifiquem a escolha por uma dessas opções, apesar da maior complexidade na apuração dos tributos.
Cada um desses tributos possui suas especificidades e pode ter um impacto significativo na operação e na estratégia financeira da franquia.
Passo 4: Atente-se à gestão e à segregação financeira
Evitar a mistura de contas pessoais e da empresa ajuda na clareza financeira e conformidade fiscal. Orientações específicas devem ser fornecidas para garantir que despesas pessoais dos sócios sejam pagas com recursos próprios, não através da empresa.
Assim, é preciso manter uma organização contábil meticulosa para diferenciar receitas e despesas, permitindo a geração de relatórios gerenciais precisos.
Passo 5: Faça relatórios e análise financeira
A contabilidade deve fornecer relatórios detalhados, como DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), índices de liquidez, entre outros, para facilitar a análise da rentabilidade e saúde financeira da franquia.
Esses relatórios são fundamentais para avaliar a viabilidade do negócio, identificar lucratividade e informar decisões estratégicas de gestão.
Passo 6: Cuide da conformidade e responsabilidade legal
A correta separação entre as contas da pessoa física e jurídica, além de uma gestão contábil organizada, previne riscos legais e fiscais, protegendo os bens pessoais dos empreendedores e garantindo a responsabilidade limitada da empresa.
Passo 7: Ofereça consultoria proativa
Além das tarefas contábeis, posicione-se como um consultor estratégico para o negócio do seu cliente. Isso pode incluir aconselhamento sobre expansão, eficiência operacional, planejamento tributário avançado, e otimização de processos financeiros.
Sua expertise pode ajudar franquias a navegarem com sucesso no mercado competitivo.
6 dicas para ajudar na contabilidade de franquias
Gerenciar a parte contábil de uma franquia pode parecer complicado, mas algumas estratégias e práticas podem facilitar esse processo, garantindo precisão, conformidade e uma contabilidade estratégica:
1. Utilize software de contabilidade adequado
A escolha de um software de contabilidade especializado pode fazer toda a diferença na gestão financeira de uma franquia.
Estes programas oferecem funcionalidades projetadas para lidar com as peculiaridades das franquias, como gestão de royalties, acompanhamento de despesas operacionais e receitas de múltiplas fontes e relatórios financeiros detalhados.
Opte por uma solução que permita personalização conforme as necessidades específicas da sua franquia, integração com outros sistemas que você já utiliza e acesso em tempo real aos dados financeiros.
2. Mantenha comunicação clara com o franqueador
Uma comunicação transparente e regular com o franqueador é essencial para alinhar expectativas financeiras e garantir a conformidade com os termos contratuais.
Esta prática ajuda a prevenir surpresas desagradáveis relacionadas a taxas, pagamentos de royalties ou quaisquer mudanças nas políticas financeiras da franquia.
Estabeleça um cronograma regular para revisões financeiras e use esses momentos para discutir quaisquer preocupações ou ideias para melhorar a eficiência financeira.
3. Implemente um controle de fluxo de caixa eficiente
O controle eficaz do fluxo de caixa é vital para qualquer negócio, mas especialmente em franquias, em que as taxas de royalties e outros pagamentos precisam ser gerenciados meticulosamente.
Mantenha registros detalhados de todas as entradas e saídas financeiras e realize projeções de fluxo de caixa regularmente.
Isso não só ajuda a assegurar que a franquia sempre terá recursos para cobrir as obrigações financeiras, como também fornece informações para planejamento e tomada de decisões.
4. Atenção especial às obrigações fiscais
A complexidade das obrigações fiscais em franquias não pode ser subestimada. Diferentes regimes tributários podem se aplicar dependendo da localização da franquia, da estrutura do negócio e da natureza das transações financeiras.
5. Realize auditorias e revisões periódicas
Auditorias regulares e revisões contábeis ajudam a identificar e corrigir erros antes que se tornem problemas maiores.
Essas revisões também são cruciais para assegurar que a franquia está cumprindo todas as regulamentações aplicáveis e seguindo as melhores práticas contábeis.
6. Busque educação contínua
O mundo da contabilidade e das finanças está sempre mudando, com novas leis, regulamentações e melhores práticas surgindo regularmente. Investir em educação contínua para você e sua equipe contábil é essencial (workshops, cursos, seminários etc.), bem como em sistemas ERP.
Manter-se atualizado não apenas melhora suas habilidades e conhecimentos, mas também garante que sua franquia esteja sempre em conformidade e operando da maneira mais eficiente possível.
Sistema de gestão para franquias
É fato que a desorganização financeira compromete as exigências acordadas em contrato comercial entre franqueado e franqueadora, já que, com as contas entrelaçadas, não existe comprovação fundamentada sobre os resultados.
Por isso, é importante que o profissional contábil consultivo ofereça soluções estratégicas para que seus clientes consigam organizar as contas da pessoa jurídica e toda a sua gestão operacional.
Para aquelas franquias que não possuem o seu próprio sistema de gestão, é por meio do ERP de gestão Omie que estes profissionais contábeis conseguem entregar valor quando solucionam dores como a organização financeira e desburocratizam as rotinas dos seus clientes.
Com todos os módulos integrados, inclusive o financeiro, Omie vai simplificar a rotina operacional e o fluxo de comunicação entre a sua empresa contábil e a franquia do seu cliente. A relação do seu escritório contábil com o seu cliente se tornará ainda mais estratégica.
O futuro da gestão de contabilidade para franquias está aqui!
Como vimos, a contabilidade para franquias é imprescindível para o sucesso desse modelo de negócio.
Um sistema ERP de gestão pode ajudar, e muito, em seus serviços contábeis, porque é através do software que a sua empresa contábil vai coletar remotamente todas as informações necessárias para o cumprimento de obrigações acessórias.
Ainda, o sistema ajuda a entregar relatórios contábeis gerenciais — como balanço, balancetes periódicos e outros — e consequentemente entregar valor consultivo ao seu cliente.
Você, a sua empresa contábil e o Omie, juntos, vão impulsionar a evolução da empresa do seu cliente.
Se você quer se tornar uma autoridade contábil em contabilidade para franquias, fique atento à legislação específica e ofereça também soluções estratégicas de gestão.
Para ajudá-lo nessa missão, conheça a Omie para contadores e entre para o futuro da gestão contábil!
