Obrigações acessórias: saiba o que são, seus tipos e prazos

As obrigações acessórias são documentos essenciais que as empresas devem apresentar ao Governo para comprovar o pagamento de impostos e o cumprimento das normas fiscais. Essas obrigações variam conforme o regime tributário da empresa, como lucro real, simples nacional ou MEI.

Cumprir corretamente essas exigências é crucial para evitar multas e problemas com a Receita Federal, sendo fundamental o uso de softwares de gestão e a assistência de um contador para garantir a conformidade e a organização dos registros.

O que são obrigações acessórias?

Complementando a informação anterior, as obrigações acessórias são documentos ou declarações que empresas devem entregar ao governo para comprovar o pagamento de impostos e cumprimento de normas fiscais.

Elas variam conforme o regime tributário, como lucro real, simples nacional ou MEI. Esses documentos incluem:

• declarações fiscais e sociais;
• demonstrações contábeis;
• emissão de notas fiscais e guias de recolhimento;
• escrituração dos livros fiscais;
• folha de pagamento e contracheques.

Existem obrigações acessórias específicas para certas atividades, como médicos e corretores imobiliários, além de obrigações tributárias, como pagamento de taxas e impostos.

Como surgem as obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são criadas e definidas pelos órgãos governamentais nos níveis Federal, Estadual e Municipal. Esses órgãos estabelecem as declarações que as empresas devem entregar para assegurar o cumprimento das normas fiscais e tributárias.

Eles também determinam os prazos específicos para a entrega dessas obrigações e as penalidades para o caso de descumprimento.

Essas regras são frequentemente atualizadas para se adaptar a novas legislações e necessidades administrativas. As obrigações acessórias são fundamentais para a conformidade fiscal e tributária das empresas, evitando multas e problemas legais.

Exemplos de obrigações acessórias

Existem diversos tipos de obrigações acessórias, que precisam ser entregues em diferentes momentos do ano, e, para te ajudar a se organizar e entender quais dessas obrigações acessórias o seu negócio precisa fazer, confira a seguir as principais.

Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço

A nota fiscal é um documento essencial que comprova a venda de produtos ou serviços. Sua emissão é obrigatória para registrar a transação e calcular os impostos devidos.

Emissão das guias de recolhimento dos tributos

Essas guias são documentos utilizados para o pagamento de impostos, como ICMS, ISS e outros tributos específicos da atividade da empresa.

Escrituração dos livros fiscais

A escrituração fiscal consiste no registro de todas as operações financeiras e contábeis da empresa. Isso inclui o Livro Caixa, Livro Diário, Livro Razão, entre outros, garantindo a transparência e o controle sobre as movimentações econômicas.

Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes

Empresas precisam enviar diversas declarações fiscais, como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e a Escrituração Contábil Digital (ECD). Essas declarações comprovam o cumprimento das obrigações tributárias.

Demonstrações contábeis

As demonstrações contábeis, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), são relatórios financeiros que apresentam a situação econômica e financeira da empresa.

Folha de pagamento e contracheques

A folha de pagamento registra os salários e benefícios pagos aos funcionários. Os contracheques detalham os valores recebidos, descontos e tributos recolhidos.

Confecção e envio das declarações sociais

As declarações sociais, como a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e o eSocial, informam sobre os vínculos empregatícios e contribuições sociais dos empregados.

Esses são exemplos de obrigações acessórias que as empresas devem cumprir para garantir a conformidade com a legislação fiscal e tributária. O cumprimento correto dessas obrigações é essencial para evitar penalidades e manter a regularidade fiscal da empresa.

Tipos de obrigações acessórias dos regimes tributários

Cada regime tributário possui obrigações acessórias específicas que devem ser cumpridas em diferentes períodos ao longo do ano. Vamos explorar algumas delas:

Obrigações acessórias do Simples Nacional

O Simples Nacional é voltado para pequenas e médias empresas, com obrigações tributárias determinadas pelo faturamento dos últimos 12 meses. Fazem parte da guia de recolhimento unificado os seguintes impostos: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, CPP, dentre outros. Ainda outros, são:

• DEFIS: declaração de Informações Econômicas e Fiscais, entregue até 31 de março.
• DAS: documento de Arrecadação do Simples Nacional, calculado mensalmente.
• DIRF: declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, enviada mensalmente.
• DESTDA: declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação, para ICMS mensal.
• Outras obrigações: ECD (facultativa), EFD ICMS/IPI, Sefip/GFIP, ECF, RAIS, CAGED.

Obrigações acessórias de lucro presumido

O lucro presumido é um regime com mais obrigações do que o Simples Nacional, como:

• DES: Declaração Eletrônica de Serviços, exigida por algumas prefeituras.
• DCTF: Declaração de Débitos Tributários Federais, mensal.
• SPED Fiscal: Transmissão da Escrituração Fiscal Digital.
• GIA: Guia de Informação e Apuração do ICMS, para substituição tributária.
• Outras obrigações: LFE, SISCOSERV, GIA Estadual, ECF, DIRF, RAIS, CAGED, ECD, EFD ICMS/IPI, SEFIP/GFIP.

Obrigações acessórias de lucro real

O lucro real é o regime mais complexo, envolvendo:

• SINTEGRA: sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.
• ECD: escrituração Contábil Digital, substitui diversos livros fiscais em papel.
• EFD ICM/IPI: parte da digitalização dos registros fiscais.
• SEFIP/GFIP: declaração de informações trabalhistas relativas ao FGTS e à Previdência Social.
• CAGED: cadastro Geral de Empregados e Desempregados, para informar admissões e demissões.
• Outras obrigações: ECF, DIRF, RAIS, DIRPF.

Cumprir com as obrigações acessórias é crucial para a conformidade fiscal e evita penalidades. Cada regime tributário tem suas especificidades, e é importante que as empresas estejam atentas aos prazos e detalhes de cada obrigação.

Como saber quais obrigações acessórias sua empresa deve atender?

Alguns passos que você pode dar para descobrir as obrigações acessórias que sua empresa deve cumprir são:

1. Consultar um contador habilitado: um contador profissional pode identificar com precisão todas as obrigações acessórias específicas para sua empresa.
2. Verificar seu regime tributário: revise as obrigações associadas ao regime tributário da sua empresa, como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
3. Pesquisar regras locais: informe-se sobre as obrigações específicas do estado e município onde sua empresa opera.
4. Considerar órgãos de classe: verifique se há obrigações vinculadas aos órgãos representativos da categoria profissional da sua empresa.

Como funcionam os prazos das obrigações acessórias?

Os prazos de entrega das obrigações acessórias variam, podendo ser anuais, semestrais, trimestrais ou mensais, com diferentes datas de corte.

Para garantir a entrega correta e dentro do prazo, evitando multas, é essencial contar com a ajuda de um profissional contábil.

Como fazer o controle das obrigações acessórias?

A legislação brasileira é complexa, adicionando desafios à rotina do empreendedor. Para um melhor controle das obrigações acessórias, considere as seguintes práticas:

• Crie um calendário fiscal: elabore um calendário com todas as obrigações e suas respectivas datas de entrega.
• Antecipe-se nos pagamentos: planeje-se para antecipar o pagamento de tributos e a transmissão das obrigações.
• Centralize e organize registros contábeis: mantenha todos os registros contábeis centralizados, organizados e acessíveis.
• Padronize os registros: padronize os registros contábeis para facilitar a transmissão das obrigações.
• Automatize os registros: utilize a automação para evitar erros de digitação manual e economizar tempo.
• Use um software contábil: utilize um software contábil integrado aos sistemas governamentais para facilitar a transmissão de dados e unificar informações de todas as áreas do negócio, garantindo cálculos corretos.

Gerenciar as obrigações acessórias com eficácia requer organização, planejamento e o uso de ferramentas tecnológicas. Contar com a assistência de um contador e automatizar processos são medidas essenciais para assegurar a conformidade com a legislação e evitar penalidades.

Pergunta frequentes sobre obrigações acessórias

Quais são as obrigações acessórias municipais?

• Emissão de notas fiscais eletrônicas
• Atualização e inscrição no Cadastro Mobiliário Fiscal (CMF)
• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN)
• Declaração Eletrônica de Serviços (DES)
• Declaração de Informações Econômico-Fiscais (DIEF)

Quais são as obrigações acessórias mensais?

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
• Guia da Previdência Social (GPS)
• Documento de Arrecadação do Simples Nacional
• Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA)
• Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF)
• SPED Fiscal, EFD, GIA, EFD ICMS/IPI, Sefip/GFIP

O que é uma obrigação tributária acessória?

São relatórios ou declarações transmitidas aos órgãos fiscalizadores para confirmar o pagamento de tributos e o cumprimento de normas contábeis, fornecendo instrumentos de fiscalização.

O que são obrigações principais?

As obrigações principais são as guias de recolhimento dos tributos, contendo as taxas e valores a serem pagos, enquanto as obrigações acessórias comprovam que as principais foram apuradas.

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Para potencializar o controle fiscal da sua empresa é necessária uma gestão eficiente dos registros contábeis e dos dados, evitando duplicidade e erros.

Adotar uma estratégia organizada e eficiente, como a automação e o uso de softwares de gestão de negócios, é essencial para agilizar e tornar mais eficaz essa tarefa burocrática.

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