Todas as empresas que possuem colaboradores precisam realizar o cálculo da folha de pagamento. Esse processo é cuidadoso, já que trata dos valores repassados pelos serviços prestados e serve como comprovante das transações entre colaboradores e a empresa.
Gestores e empreendedores que estão começando a contratar ou que têm dúvidas sobre o passo a passo podem contar com este guia para evitar erros na emissão desse documento tão importante.
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que registra as movimentações e atividades de cada funcionário dentro de uma empresa. Com ela, a companhia demonstra todos os rendimentos e descontos que o funcionário teve no mês.
Além de permitir a visualização das informações consolidadas de todos os colaboradores, a folha de pagamento facilita a avaliação do impacto das despesas com pessoal no caixa da empresa.
O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?
No Brasil, a elaboração da folha de pagamento é obrigatória de acordo com o art. 225 do Decreto 3048/1999. A legislação também determina a discriminação das seguintes informações:
- nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
- cargo, função ou serviços prestados;
- parcelas integrantes da remuneração;
- parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);
- o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- os descontos legais;
- a indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Além de conhecimento da legislação, elaborar uma folha de pagamento exige o entendimento de todos os cálculos, uma vez que é preciso obter os valores dos rendimentos e descontos legais de forma correta.
Qual a importância da folha de pagamento?
Além de ser um requisito legal, a folha de pagamento desempenha um papel fundamental na gestão financeira, no cumprimento das obrigações trabalhistas e na manutenção de um ambiente de trabalho saudável e motivador.
Veja algumas das vantagens de preparar esse documento da maneira certa:
Transparência financeira
Esse documento detalha os valores brutos e líquidos recebidos pelos funcionários, incluindo salários, horas extras, comissões e deduções. Isso promove transparência e confiança nas relações entre a empresa e os colaboradores.
Controle orçamentário
Ao fornecer uma visão abrangente dos custos com pessoal, a folha de pagamento auxilia na gestão orçamentária e no planejamento financeiro, permitindo que a empresa direcione os recursos de forma mais eficaz.
Avaliação de desempenho
A folha de pagamento pode ser usada como base para avaliar o desempenho dos colaboradores. Bônus, comissões e aumentos salariais podem ser vinculados a critérios objetivos, incentivando um maior engajamento e produtividade.
Segurança social
Ele contribui nesse quesito ao garantir que contribuições previdenciárias, impostos e outros benefícios sejam devidamente descontados e repassados às entidades competentes.
Histórico financeiro
A folha de pagamento gera um histórico detalhado das transações financeiras relacionadas aos funcionários ao longo do tempo. Isso pode ser útil para auditorias internas, revisões contábeis e para rastrear informações relevantes ao longo dos anos.
Como fazer a folha de pagamento?
A folha de pagamento é de responsabilidade do setor de departamento pessoal de uma empresa, porém, muitas vezes essa responsabilidade é terceirizada para um escritório contábil.
A empresa compila e envia os documentos para confecção da folha para a contabilidade, que transforma esses dados na folha de pagamento. Tanto o funcionário quanto a empresa devem ser informados das quantias movimentadas no mês.
Para calcular a folha de pagamento de forma correta, é importante adotar critérios antes de serem feitos os cálculos necessários, com foco em evitar impedimentos legais. Aqui, separamos um passo a passo que vai te ajudar nisso:
1º passo: Informações cadastrais
Para iniciar, alguns dados são fundamentais:
- consulta do CNAE preponderante;
- conferir a alíquota do RAT x FAP.
Essas informações cadastrais são muito importantes para o momento de apuração dos encargos, então, logo no cadastro da empresa, é preciso ter atenção na coleta desses dados.
2º passo: No cartão de ponto
O próximo passo envolve mais etapas, agora referentes ao ponto de cada colaborador. É preciso:
- apurar os cartões de ponto de todos os empregados;
- verificar prêmios e gratificações;
- apurar e ajustar as horas-extras;
- checar funcionários que recebem cargo de confiança;
- calcular comissões;
- acompanhar adicional de periculosidade e insalubridade;
- calcular adicional noturno.
Com esses dados, o profissional responsável pela folha de pagamento já pode ter uma base para os eventos que irão constar na folha de pagamento.
3º passo: Afastamento e férias
Em seguida, é preciso considerar alguns eventos especiais:
- análise dos afastamentos e retornos para o lançamento no mês;
- verificar se foi enviado para o E-social (S-2230);
- observar as licenças.
Atenção a esses lançamentos, pois eles podem interferir no cálculo da folha do funcionário que está de férias ou de licença médica. Essas informações devem constar no E-social, a fim de evitar inconsistências detectadas pelo governo.
4º passo: Admissões e rescisões
O que deve ser realizado neste momento é:
- lançamento das admissões e rescisões;
- verificar se as admissões foram enviadas ao E-social (S-2200);
- verificar se as rescisões foram enviadas ao E-social (S-2250 e S-2299).
Com essas informações, será calculado o salário proporcional para os funcionários admitidos no decorrer do mês, além de verificar os lançamentos dos valores pagos em rescisão para apurar os encargos devidos.
5º passo: Lançamentos de eventos para fechamento de folha
As outras ações referentes ao pagamento dos colaboradores devem ser consideradas nessa etapa:
- calcular e conferir convênios e serviços;
- conferir pensões alimentícias;
- exportar o vale-alimentação/refeição;
- validar o vale-transporte;
- verificar descontos adicionais;
- conferir o fechamento e cálculo de INSS;
- conferir o fechamento e cálculo de IRRF;
- gerar GFIP para recolhimento do FGTS;
- enviar os eventos mensais para o E-social (S1200 / S1210 / S1250);
- fazer o fechamento dos eventos periódicos (S1299).
Quais os principais proventos da folha de pagamento?
A folha de pagamento é composta de diversos proventos, que são os valores que o colaborador terá de ganho no mês. Para a empresa, é o custo dos funcionários, que precisa sempre ser bem avaliado e acompanhado ao longo do tempo. Veja abaixo os principais:
Salário
É o valor devido do empregador ao empregado. Poderá ser fixo, caso funcionário seja mensalista, ou variável se for horista, em razão do trabalho realizado durante o mês.
Esse valor deverá obedecer ao mínimo da categoria e deverá ser consultado através da convenção coletiva.
Salário bruto x salário líquido
O salário bruto, que também pode ser chamado de salário-base, é o total da remuneração. Trata-se do valor que fica registrado na carteira de trabalho e será usado como ponto de partida de cálculo para vários recebimentos do funcionário, como o 13º salário, seguro-desemprego, benefícios da aposentadoria e até para financiamentos e empréstimos.
Já o salário líquido é o valor que cai na conta do empregado depois de descontadas as contribuições obrigatórias (como INSS) e outros descontos como plano de saúde, atrasos, faltas, etc.
Horas extras
Chamada de “horas extraordinárias”, este é o adicional para o empregado pelo tempo além do horário firmado em contrato. A legislação prevê que o colaborador poderá fazer até duas horas extras por dia e esse horário será adicionado de mais 50% no mínimo sobre o valor da hora normal.
Como podemos saber qual o valor da hora normal? Basta pegar o valor do salário do empregado e dividir pela quantidade de horas contratadas.
Por exemplo, se o colaborador tem o contrato de 220 horas mensais e o salário de R$ 1.800,00, temos:
1800/220 = 8,18. Então, o valor da hora é de R$ 8,18.
Para colocar o adicional da hora extra, basta fazer o acréscimo de 50% sobre o valor da hora.
DSR – Descanso semanal remunerado
No artigo 67 da Consolidação das Leis do Trabalho, é assegurado a todo empregado um descanso semanal de 24 horas consecutivas, salvo motivo de necessidade imperiosa de serviço.
A legislação estabelece que a folga ocorra preferencialmente aos domingos e o repouso deve ser de 24 horas, sem possibilidade de divisão desse tempo em horas diárias.
Ele é pago também para horistas, para os colaboradores que tiveram horas extras, comissões ou adicionais noturnos.
Calculando o DSR
Para calcular esse valor é só seguir a seguinte fórmula:
Valor total do adicional / dias úteis X dias não-úteis (domingos e feriados)
Por exemplo, se um colaborador teve R$ 500,00 de horas extras em um mês com 25 úteis e 5 não úteis, seu cálculo será:
500/25*5 = 100,00 – o colaborador irá receber R$ 100,00 de DSR.
Adicional de periculosidade
O adicional de periculosidade deverá ser pago ao colaborador que desenvolve atividades que oferecem perigos à sua vida, incluindo risco de morte. As atividades estão descritas na NR 16 do MTE, configurando o valor de 30% sobre o salário.
Segundo a CLT, no art. 189, são consideradas atividades insalubres aquelas que colocam o empregado em contato com materiais perigosos, tóxicos e nocivos à saúde.
Quem determina quais são os riscos cobertos pelo benefício é a Norma Regulamentadora NR-15 e a quantia é paga conforme a classificação em 3 diferentes graus insalubres, que gera adicionais distintos na remuneração do empregado. São eles:
- Grau mínimo: adicional de 10%;
- Grau médio: adicional de 20%;
- Grau máximo: adicional de 40%.
Esses adicionais são pagos sobre o salário mínimo, diferente da periculosidade que é sobre o salário-base.
Quais os principais descontos da folha de pagamento?
A maior parte dos descontos feitos diretamente na folha de pagamento são parte da contribuição com tributos federais e estaduais, deduções que dizem respeito a outros benefícios que o empregado tem dentro da empresa, ou até decorrentes da sua conduta. Confira quais são esses descontos:
INSS
O desconto do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) é realizado sobre o valor total da remuneração, e nesse cálculo entram todos os adicionais que incidirem sobre o INSS. Com ele, o trabalhador terá a garantia dos benefícios da aposentadoria.
O cálculo do INSS se dá de forma progressiva e é um dos descontos da folha de pagamento. Vale ressaltar que existe um limite de desconto, e caso o trabalhador ganhe mais do que o teto (limite máximo), será descontado o valor limite de acordo com a tabela vigente.
Faltas e Atrasos
As faltas não justificadas pelo trabalhador ou faltas que não tenham o atestado ou comprovantes que justifiquem a ausência, poderão ser descontadas do salário.
Vale transporte
A empresa deve conceder esse valor ao funcionário que optar por receber o vale transporte, independente da distância que ele percorre de casa para o trabalho e vice-versa, através do transporte público.
Esse desconto é de 6% sobre o salário e esse benefício é custeado para as despesas com transporte do empregado. Caso o valor entregue pela empresa for maior que o descontado, a empresa irá custear essa diferença.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um desconto compulsório sobre o rendimento assalariado. Além de o valor ser descontado em folha, deve-se ter como base a tabela disponibilizada pela Receita Federal.
FGTS
A empresa é obrigada a depositar o título de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), até o dia 07 do mês subsequente, o valor correspondente a 8% da remuneração do trabalhador, para que seja utilizado em caso de rescisão.
Esse valor não é custeado pelo trabalhador e sim pela empresa, então não deverá ser descontado.
Ainda podem existir outros descontos como vale-refeição ou plano de saúde. Por isso, é importante identificar as variações de cada empresa e os benefícios que serão descontados em folha.
Dicas para fazer folha de pagamento
- Escolha um sistema de folha de pagamento que auxilie e automatize o processo: quanto maior a quantidade de funcionários, mais tempo será exigido do profissional. Além disso, ele reduz erros no momento da elaboração da folha;
- Esteja com os dados dos colaboradores sempre atualizados (como nome, endereço, cargo, salário, descontos e benefícios). A folha de pagamento pode corresponder à personalização de cada empresa, portanto, fique atento;
- Preste atenção às horas trabalhadas dos colaboradores, se a empresa faz o pagamento de horas extras ou se possui um banco de horas formalizado;
- Verifique as principais informações da rotina diária do trabalhador, como faltas, atrasos, horas extras e qualquer outra informação que possa impactar na folha de pagamento.
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Quando se trata de ficar em dia com as obrigações legais, informação nunca é demais. Confira abaixo outros conteúdos no portal que podem ajudar.
Ainda tem dúvidas sobre folha de pagamento?
Se você chegou até aqui e ainda sente que precisa esclarecer algumas dúvidas, confira as perguntas mais frequentes sobre a folha de pagamento:
O que é e-Folha?
O portal e-Folha é um sistema eletrônico do Governo Federal do Brasil criado para simplificar a gestão das folhas de pagamento de servidores ativos, aposentados e pensionistas.
Ele automatiza várias etapas do processo, substituindo métodos manuais e em papel usados anteriormente na administração pública.
Isso inclui desde o registro de informações dos servidores até o cálculo de vencimentos, descontos e contribuições, além da geração de documentos como contracheques, resultando em um processo mais ágil e seguro por meio digital.
Quais são as três funções da folha de pagamento?
A folha de pagamento tem três funções específicas. São elas: registro financeiro, cumprimento legal e controle e gestão financeira.
Veja o detalhamento de cada uma dessas funções:
- Registro financeiro: já que documenta os salários, vencimentos, benefícios, descontos e outros componentes financeiros relacionados aos colaboradores de uma organização.
- Cumprimento legal: ao assegurar que os salários sejam calculados corretamente e que os descontos obrigatórios, como impostos e contribuições previdenciárias, sejam aplicados de acordo com a legislação.
- Controle e gestão financeira: permite que a empresa controle os custos de pessoal, faça planejamento orçamentário e tome decisões estratégicas relacionadas à remuneração, benefícios e gestão de recursos humanos.
Qual a diferença de holerite e folha de pagamento?
Enquanto o holerite é direcionado ao funcionário, a folha de pagamento é uma ferramenta de gestão utilizada pela empresa.
O holerite é o comprovante individual de pagamento que detalha as informações salariais de um funcionário específico, oferecendo uma visão resumida de seus ganhos, deduções e benefícios em um período de pagamento.
A folha de pagamento, por sua vez, engloba registros abrangentes de todos os funcionários da organização, incluindo salários, vencimentos, descontos, benefícios e outras informações financeiras.
Quem faz o pagamento da folha de pagamento?
O DP (Departamento Pessoal) cuida dos pagamentos da folha, calculando salários, benefícios e descontos de acordo com as leis trabalhistas e fiscais. Isso envolve calcular valores, deduzir impostos como INSS e IRPF, e garantir pagamentos dentro dos prazos.
Calcule a folha de pagamento com mais facilidade
O cálculo da folha de pagamento faz parte da rotina de todas as empresas que possuem colaboradores e deve ser feita com atenção. Afinal, ninguém deseja que sejam feitos cálculos errados ou envio de informações equivocadas para o governo.
Com este guia, esperamos que você consiga elaborar sua folha de pagamento com o máximo de eficiência, tendo aprendido os itens que devem estar presentes, principais valores entre outras informações.
Para se aprofundar em ferramentas que facilitem todo esse processo, leia mais sobre a folha de pagamento online e suas vantagens.
