Tudo o que você precisa saber sobre folha de pagamento

Entenda os detalhes da folha de pagamento, uma fonte essencial para empresários e gestores que buscam compreender e aprimorar a gestão financeira de suas equipes.
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A gestão eficiente da folha de pagamento é uma parte essencial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa. Entender todos os aspectos relacionados a esse processo é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações legais, manter a satisfação dos colaboradores e assegurar o bom funcionamento das operações financeiras da organização. 

Para contribuir com tudo o que você precisa saber sobre folha de pagamento, desde os conceitos básicos até as práticas avançadas de gestão, forneceremos insights valiosos no texto a seguir. Aprimore seus conhecimentos e garanta o sucesso financeiro e operacional da sua empresa. Vamos nessa?

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que registra as movimentações e atividades de cada funcionário dentro de uma empresa. Com ela, a companhia demonstra todos os rendimentos e descontos que o funcionário teve no mês.

Além de permitir a visualização das informações consolidadas de todos os colaboradores, a folha de pagamento facilita a avaliação do impacto das despesas com pessoal no caixa da empresa.

Qual a importância da folha de pagamento?

Além de ser um requisito legal, a folha de pagamento desempenha um papel fundamental na gestão financeira, no cumprimento das obrigações trabalhistas e na manutenção de um ambiente de trabalho saudável e motivador. 

 

Veja algumas das vantagens de preparar esse documento da maneira certa e atente-se às prescrições trabalhistas:

Transparência financeira

Esse documento detalha os valores brutos e líquidos recebidos pelos funcionários, incluindo salários, horas extras, comissões e deduções. Isso promove transparência e confiança nas relações entre a empresa e os colaboradores.

Controle orçamentário

Ao fornecer uma visão abrangente dos custos com pessoal, a folha de pagamento auxilia na gestão orçamentária e no planejamento financeiro, permitindo que a empresa direcione os recursos de forma mais eficaz.

Avaliação de desempenho

A folha de pagamento pode ser usada como base para avaliar o desempenho dos colaboradores. Bônus, comissões e aumentos salariais podem ser vinculados a critérios objetivos, incentivando um maior engajamento e produtividade.

Segurança social

Ele contribui nesse quesito ao garantir que contribuições previdenciárias, impostos e outros benefícios sejam devidamente descontados e repassados às entidades competentes.

Histórico financeiro

A folha de pagamento gera um histórico detalhado das transações financeiras relacionadas aos funcionários ao longo do tempo. Isso pode ser útil para auditorias internas, revisões contábeis e para rastrear informações relevantes ao longo dos anos.

Discriminação da folha de pagamento: quais informações são obrigatórias?

A discriminação da folha de pagamento é um requisito legal e essencial para a transparência nas relações trabalhistas. As informações obrigatórias geralmente incluem:

1. Identificação do trabalhador

  • Nome completo do funcionário;
  • Número do registro social (RG) ou número de identificação social (NIS/PIS/PASEP);
  • Número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF);
  • Endereço residencial.

2. Dados da empresa

  • Nome e CNPJ da empresa;
  • Endereço comercial.

3. Período de referência

  • Mês e ano aos quais a folha de pagamento se refere.

4. Salário e remuneração

  • Valor do salário base;
  • Benefícios, gratificações, prêmios e adicionais;
  • Descontos legais e autorizados.

5. Horas trabalhadas

  • Número de horas trabalhadas;
  • Horas extras, se aplicável.

6. Descontos e deduções

  • Descontos obrigatórios (INSS, Imposto de Renda Retido na Fonte, entre outros);
  • Descontos autorizados pelo funcionário (vale-transporte, plano de saúde, empréstimos, etc.).

7. Informações sindicais

  • Contribuições sindicais, se aplicável.

8. Férias e licenças

  • Período de férias, se houver;
  • Licenças médicas ou outras licenças especiais.

9. FGTS

  • Valor depositado no FGTS do empregado.

10. Informações adicionais

  • Eventuais bonificações;
  • Adiantamentos.

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Principais descontos da folha de pagamento

A maior parte dos descontos feitos diretamente na folha de pagamento são parte da contribuição com tributos federais e estaduais, deduções que dizem respeito a outros benefícios de folha de pagamento que o empregado tem dentro da empresa, ou até decorrentes da sua conduta. Confira quais são esses descontos:

INSS

O desconto do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) é realizado sobre o valor total da remuneração, e nesse cálculo entram todos os adicionais que incidirem sobre o INSS. Com ele, o trabalhador terá a garantia dos benefícios da aposentadoria.

O cálculo do INSS se dá de forma progressiva e é um dos descontos da folha de pagamento. 

  • Vale ressaltar que existe um limite de desconto, e caso o trabalhador ganhe mais do que o teto (limite máximo), será descontado o valor limite de acordo com a tabela vigente.

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte é um desconto obrigatório que incide sobre os rendimentos do trabalhador. A alíquota varia de acordo com a faixa salarial e outros fatores determinados pela legislação tributária.

  • Além de o valor ser descontado em folha, deve-se ter como base a tabela disponibilizada pela Receita Federal.

Faltas e atrasos

As faltas não justificadas pelo trabalhador ou faltas que não tenham o atestado ou comprovantes que justifiquem a ausência, poderão ser descontadas do salário.

Vale transporte

A empresa deve conceder esse valor ao funcionário que optar por receber o vale transporte, independente da distância que ele percorre de casa para o trabalho e vice-versa, através do transporte público.

Esse desconto é de 6% sobre o salário e esse benefício é custeado para as despesas com transporte do empregado. 

  • Caso o valor entregue pela empresa for maior que o descontado, a empresa irá custear essa diferença.

FGTS

A empresa é obrigada a depositar o título de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), até o dia 07 do mês subsequente, o valor correspondente a 8% da remuneração do trabalhador, para que seja utilizado em caso de rescisão.

  • Esse valor não é custeado pelo trabalhador e sim pela empresa, então não deverá ser descontado.

Plano de saúde e odontológico

Descontos relacionados à participação do funcionário no custo do plano de saúde e odontológico oferecidos pela empresa.

Pensão alimentícia

Em casos de pensão alimentícia, quando determinado judicialmente.

Ainda podem existir outros descontos como vale-refeição e alimentação, por exemplo. Por isso, é importante identificar as variações de cada empresa e os benefícios que serão descontados em folha.

Como calcular a folha de pagamento?

Calcular a folha de pagamento envolve diversos passos e requer atenção aos detalhes para garantir precisão e conformidade legal. Aqui estão os passos gerais para ajudar:

Salário base

Determine o salário base de cada funcionário, considerando horas trabalhadas, salário fixo ou salário por produção.

Horas extras

Calcule horas extras, se aplicável, e aplique as respectivas alíquotas.

Adicionais e benefícios

Inclua adicionais como insalubridade, periculosidade, gratificações e benefícios como vale-transporte e vale-refeição.

Descontos legais

Calcule descontos obrigatórios, como INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Outros descontos

Considere descontos autorizados pelo funcionário, como pensão alimentícia, empréstimos consignados, entre outros.

Férias e 13º Salário

Inclua valores referentes a férias e 13º salário, se aplicável.

FGTS 

Calcule o valor do FGTS a ser depositado na conta do trabalhador.

Encargos sociais

Considere os encargos sociais, como a parte patronal do INSS.

Total a pagar

Some todos os valores e obtenha o total a ser pago ao funcionário.

Documentação legal

Prepare a documentação legal, incluindo holerites, comprovantes de pagamento e guias de recolhimento de tributos.

O contador desempenha um papel crucial nesse processo. Ele pode fornecer suporte na interpretação da legislação trabalhista, calcular corretamente os descontos e encargos, garantir o cumprimento de prazos e orientar sobre as melhores práticas. 

Contar com um contador especializado em folha de pagamento ajuda a evitar erros e a manter a conformidade legal, o que é essencial para evitar penalidades.

 

Além disso, as regulamentações fiscais e trabalhistas podem mudar, e um contador pode auxiliar na adaptação às novas normas, mantendo a empresa em conformidade com a legislação vigente. 

Portanto, é altamente recomendável contar com o suporte de um profissional qualificado para a gestão da folha de pagamento, ok?

Como reduzir a folha de pagamento?

Existem estratégias para otimizar a folha de pagamento. Algumas abordagens incluem:

Revisão de benefícios

Avalie os benefícios oferecidos aos funcionários. Negociar contratos com fornecedores e buscar opções mais econômicas pode resultar em economias significativas.

Programas de incentivo

Implemente programas de incentivo que motivem os funcionários a melhorarem seu desempenho, o que pode levar a ganhos de produtividade sem aumentar custos.

Treinamento e desenvolvimento

Invista em treinamento e desenvolvimento para aumentar a eficiência dos funcionários. Equipes mais qualificadas muitas vezes produzem mais em menos tempo.

Flexibilidade no trabalho

Ofereça opções de trabalho flexíveis, como jornadas alternativas ou trabalho remoto. Isso pode melhorar a satisfação dos funcionários e reduzir custos relacionados ao espaço físico.

Revisão de processos

Analise os processos internos para identificar possíveis melhorias de eficiência. Reduzir a burocracia e otimizar fluxos de trabalho pode resultar em economias de tempo e recursos.

Uso eficiente de tecnologia

Implemente tecnologias que automatizem tarefas repetitivas e otimizem processos, reduzindo a necessidade de mão de obra em determinadas áreas.

Negociação com fornecedores

Renegocie contratos com fornecedores para garantir condições mais favoráveis e reduzir custos com insumos e serviços.

Avaliação de desempenho

Insira avaliações de desempenho regulares para identificar e recompensar os funcionários mais produtivos, criando um ambiente de meritocracia.

Benefícios flexíveis

Considere oferecer benefícios flexíveis, permitindo que os funcionários escolham opções que atendam às suas necessidades, potencialmente reduzindo os custos globais para a empresa.

Compartilhamento de recursos

Avalie a possibilidade de compartilhar recursos entre departamentos para maximizar a eficiência operacional.

Implementar algumas dessas estratégias pode contribuir para a redução dos custos relacionados à folha de pagamento, promovendo ao mesmo tempo um ambiente de trabalho mais eficiente e satisfatório para os colaboradores.

Quais os principais proventos da folha de pagamento?

Os proventos são os valores pagos ao trabalhador e compõem a parte positiva da folha de pagamento. Aqui estão alguns dos principais:

  • Salário base: o valor fixo acordado entre o empregador e o empregado para a execução do trabalho;
  • Horas extras: adicionais pagos quando o funcionário trabalha além do horário regular, geralmente com um acréscimo percentual sobre o valor da hora normal;
  • Adicionais: valores adicionais ao salário base, como adicional noturno, de insalubridade, periculosidade, entre outros, de acordo com a legislação e o acordo coletivo;
  • Gratificações: pagamentos extras concedidos como reconhecimento por desempenho excepcional, tempo de serviço ou outros critérios estabelecidos pela empresa;
  • Comissões: remuneração variável com base nas vendas ou metas alcançadas pelo funcionário;
  • Participação nos Lucros e Resultados (PLR): pagamentos feitos aos funcionários com base nos lucros ou resultados da empresa;
  • Benefícios: valores referentes a benefícios concedidos pela empresa, como vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, entre outros;
  • Salário Família: valor pago aos empregados de baixa renda que tenham filhos menores de 14 anos.;
  • Salário Maternidade: pagamento feito à empregada gestante durante o período de afastamento por licença maternidade;
  • Horas de prontidão ou sobreaviso: remuneração pelo tempo em que o trabalhador fica à disposição da empresa, mesmo não estando efetivamente trabalhando;
  • Abonos e bonificações: pagamentos não regulares concedidos pela empresa, muitas vezes como reconhecimento ou incentivo.

Esses são exemplos comuns de proventos, mas a composição exata da folha de pagamento pode variar dependendo dos acordos coletivos e políticas internas da empresa. É fundamental estar atualizado com as regulamentações trabalhistas aplicáveis e garantir que todos os proventos sejam calculados corretamente.

10 Vantagens da automatização da folha de pagamento

A automatização da folha de pagamento oferece diversas vantagens para as empresas, proporcionando eficiência, precisão e economia de tempo. Aqui estão algumas das mais significativas:

1. Redução de erros

A automação elimina grande parte dos erros humanos associados ao processamento manual da folha de pagamento, garantindo cálculos precisos e consistentes.

2. Agilidade no processamento

O uso de sistemas automatizados acelera significativamente o processamento da folha de pagamento, resultando em tempos de resposta mais rápidos e fechamentos de ciclo mais eficientes.

3. Conformidade legal

Sistemas automatizados são atualizados regularmente para se manterem em conformidade com as mudanças nas leis trabalhistas e fiscais, reduzindo o risco de erros e penalidades.

4. Acesso a dados em tempo real

A automação permite o acesso instantâneo a dados atualizados sobre a folha de pagamento, facilitando a tomada de decisões informadas e estratégicas.

5. Segurança da informação

Sistemas automatizados oferecem recursos avançados de segurança para proteger informações sensíveis, garantindo a confidencialidade e a integridade dos dados da folha de pagamento.

6. Eficiência na gestão de benefícios

A automação facilita a gestão eficiente de benefícios, acompanhando prazos, vencimentos e alterações nas políticas de benefícios.

7. Facilidade na emissão de documentos

A geração automática de holerites e documentos relacionados à folha de pagamento simplifica o processo de emissão e distribuição, economizando tempo e recursos.

8. Integração com outros sistemas

Sistemas automatizados podem ser integrados a outros softwares, como sistemas de RH e contabilidade, proporcionando uma visão abrangente e coesa da gestão de pessoal e financeira.

9. Economia de tempo e recursos

Ao reduzir a carga de trabalho manual, a automação libera tempo para a equipe se concentrar em tarefas mais estratégicas e de valor agregado.

10. Auditoria simplificada

A rastreabilidade e a geração de relatórios automáticos facilitam a auditoria interna e externa, garantindo a transparência e a conformidade.

A automação da folha de pagamento não apenas melhora a eficiência operacional, mas também contribui para a satisfação dos funcionários, ao garantir que os pagamentos sejam precisos e realizados de maneira oportuna. Essa modernização é essencial para empresas que buscam otimizar processos, minimizar riscos e se manterem competitivas no ambiente de negócios.

Ainda tem dúvidas sobre folha de pagamento? 

Se você chegou até aqui e ainda sente que precisa esclarecer algumas dúvidas, confira as perguntas mais frequentes sobre a folha de pagamento:

O que é e-Folha?

O portal e-Folha é um sistema eletrônico do Governo Federal do Brasil criado para simplificar a gestão das folhas de pagamento de servidores ativos, aposentados e pensionistas. 

Ele automatiza várias etapas do processo, substituindo métodos manuais e em papel usados anteriormente na administração pública, desde o registro de informações dos servidores até o cálculo de vencimentos, descontos e contribuições, além da geração de documentos como contracheques, resultando em um processo mais ágil e seguro por meio digital.

Quais são as três funções da folha de pagamento?

A folha de pagamento tem três funções específicas:

  1. Registro financeiro: já que documenta os salários, vencimentos, benefícios, descontos e outros componentes financeiros relacionados aos colaboradores de uma organização;
  2. Cumprimento legal: ao assegurar que os salários sejam calculados corretamente e que os descontos obrigatórios, como impostos e contribuições previdenciárias, sejam aplicados de acordo com a legislação;
  3. Controle e gestão financeira: permite que a empresa controle os custos de pessoal, faça planejamento orçamentário e tome decisões estratégicas relacionadas à remuneração, benefícios e gestão de recursos humanos.

Qual a diferença de holerite e folha de pagamento?

Enquanto o holerite é direcionado ao funcionário, a folha de pagamento é uma ferramenta de gestão utilizada pela empresa. 

O holerite é o comprovante individual de pagamento que detalha as informações salariais de um funcionário específico, oferecendo uma visão resumida de seus ganhos, deduções e benefícios em um período de pagamento. 

A folha de pagamento, por sua vez, engloba registros abrangentes de todos os funcionários da organização, incluindo salários, vencimentos, descontos, benefícios e outras informações financeiras. 

Quem faz o pagamento da folha de pagamento?

O DP (Departamento Pessoal) cuida dos pagamentos da folha, calculando salários, benefícios e descontos de acordo com as leis trabalhistas e fiscais. Isso envolve calcular valores, deduzir impostos como INSS e IRPF, e garantir pagamentos dentro dos prazos.

Modernize sua gestão e colha os benefícios irrefutáveis

Em um cenário empresarial em constante evolução, a automação da folha de pagamento emerge como um catalisador essencial para a eficiência operacional e a conformidade. 

Ao reduzir erros, proporcionar agilidade no processamento e garantir a segurança dos dados, os sistemas automatizados não apenas simplificam a gestão financeira, mas também liberam recursos preciosos para impulsionar estratégias mais centradas no capital humano. 

A modernização da folha de pagamento não é apenas uma escolha, mas uma necessidade para organizações que almejam uma administração eficaz, capaz de acompanhar as demandas de um ambiente de negócios dinâmico e desafiador.

Agora que você já sabe como fazer folha de pagamento, está pronto para elevar o patamar da sua empresa e firmar sua marca no mercado? Conte com o sistema ERP Omie para modernizar a sua gestão!

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