Você sabe como emitir Nota Fiscal? Uma importante obrigação fiscal e legal, a emissão desse documento ainda gera diversas dúvidas para muitos empresários e pode ser um ponto negativo no fechamento dos serviços prestados.
Comprovante de transações de compra e venda de serviços ou produtos, a Nota Fiscal possui todas as informações importantes e necessárias, tanto para o consumidor quanto para as áreas internas de uma empresa.
Porém, é importante conversar com o seu contador e definir quais os tipos de notas fiscais sua empresa irá emitir. Ao total, são quatro tipos: NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
Por isso, se você quer entender como emitir a Nota Fiscal, seus tipos e o passo a passo de cada um deles, continue lendo! Neste artigo, você encontrará todas as etapas para preparar a sua empresa e oferecer esse serviço. Acompanhe.
Nota fiscal
A Nota Fiscal é um documento essencial e sua emissão é obrigatória por lei, em grande parte das empresas, com exceção dos MEIs – Microempreendedores Individuais. Sua principal função é registrar e comprovar a venda de um produto ou serviço, mas não é só por isso que a Nota Fiscal é importante.
Ela permite que a empresa consiga recolher impostos, além de comprovar o faturamento e o valor do imposto devido. E como emitir Nota Fiscal MEI?
No caso de MEI, a emissão será obrigatória quando houver a venda de um produto ou serviço para pessoa jurídica, como empresas, órgãos governamentais ou públicos e, claro, quando o cliente pessoa física solicitar.
Não emitir Nota Fiscal, ou deixar informações pendentes, certamente acarretará em problemas com o fisco. Por isso é fundamental entender melhor sobre a emissão de Nota Fiscal e como ela deve ser feita.
Microempreendedores ganham maior adesão por parte dos clientes ao emitir notas fiscais. Negócios de médio e grande porte tendem a exigir o documento fiscal e oferecê-lo é um diferencial.
Tipos de nota fiscal
Existem diferentes tipos de Notas Fiscais que podem ser emitidas por uma empresa, mas a emissão se concentra em três modelos principais:
- NF para produtos: é a mais comum, utilizada sempre para registrar e informar a compra e venda de produtos. Ela também é usada para registrar operações comerciais de importação ou exportação, retorno ou devolução e remessa;
- NFS para serviços: essa é a mais indicada para profissionais que prestam serviços de forma autônoma, como fisioterapeutas, professores, desenvolvedores, entre outras categorias. Essa nota é semelhante à anterior, porém, trata apenas do registro da prestação de serviços;
- NFC para consumidores: essa é uma nota que substitui o famoso cupom fiscal, sendo emitida sempre que a venda é realizada diretamente ao consumidor final, principalmente em vendas de varejo.
Passo a passo de como emitir nota fiscal
Depois de entender melhor sobre a NF, seus principais modelos e, claro, sua importância, vamos te explicar melhor como emitir esse documento com um passo a passo completo! Confira abaixo:
1) Saber qual tipo de nota sua empresa emite
Como você pôde perceber, existem diferentes tipos de Notas Fiscais que podem ser emitidas, cada uma para uma operação específica. Conhecer o modelo ideal para o seu negócio é essencial para se manter em dia com a legislação, além de oferecer maior segurança à sua empresa e clientes.
Importante dizer que você pode emitir mais de um tipo de nota e, para te ajudar nesse momento, pode contar com o apoio de um contador para te orientar e determinar a opção mais indicada de acordo com o seu ramo.
2) Adquirir certificado digital
Depois de entender qual é o tipo de nota fiscal mais indicada para o seu negócio, o segundo passo é adquirir um certificado digital vinculado ao CNPJ da empresa. Com esse documento, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou Nota Fiscal Eletrônica para MEI, por exemplo, começa a ter validade e passa a ser a assinatura digital do seu negócio.
Para ter acesso a um certificado digital, existe um processo básico. Ele começa com a escolha de uma Autoridade Certificadora (AC), que é responsável por comercializar os certificados, assim como receber pedidos e dados das empresas.
Assim que as informações forem enviadas à AC, o responsável pela empresa contratante precisa comparecer à Autoridade de Registro para autenticar os dados previamente enviados.
Vale lembrar que existem dois tipos de assinaturas digitais que você pode escolher ao emitir Nota Fiscal: A1 e A3. Elas são usadas para o mesmo propósito, embora sejam usadas em plataformas diferentes. Veja abaixo:
- A1: certificado usado para o sistema de gestão de nuvem. Isso quer dizer que ele fica armazenado on-line, direto no sistema;
- A3: certificado utilizado para usuários quando emitem documentos por outros tipos de emissores, ou seja, ficam armazenados em algum dispositivo externo, como pen drives e HDs.
3) Realizar cadastro fiscal governamental
O credenciamento no Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento) é o terceiro passo para entender como emitir a Nota Fiscal. Aqui, realiza-se o cadastramento da sua empresa, seja ela de comércio ou prestadora de serviços, na secretaria do município ou estado em que ela está presente.
Como teste, você pode emitir a Nota Fiscal na modalidade “homologação”, no credenciamento. Caso haja erros, faça os ajustes necessários e mude para “produção”, para que os documentos comecem a ser fornecidos de maneira totalmente válida.
É importante lembrar também que o processo pode variar dependendo da legislação de cada município e estado no qual a empresa reside. Por isso, antes de começar a colocar em prática as obrigações fiscais, procure fazer uma pesquisa sobre os requisitos legais da localidade.
4) Escolher software emissor da nota fiscal
Para começar a oferecer um serviço obrigatório e aprender como emitir Nota Fiscal, você precisará de um software especializado. Existem diversos tipos de sistemas nos quais é possível cumprir essa obrigação fiscal.
Até 2017, a Receita Federal disponibilizava um emissor comum gratuito para as empresas que precisavam. Porém, atualmente, esse é um serviço que requer personalização para tornar o processo mais ágil.
Esses emissores mais comuns utilizam o certificado A3 em operações como emitir Nota Fiscal de serviço. Outra opção é o sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), utilizando o certificado A1, que torna o processo de faturamento mais eficaz e organizado.
Esse recurso ainda oferece outras funcionalidades que podem ser aproveitadas no dia a dia do seu negócio, como integração, fluxo de caixa e gerenciamento de dados.
5) Emissão
O último passo nada mais é do que começar a emitir suas Notas Fiscais! Com o certificado digital em mãos, autorização dos órgãos reguladores e um sistema de emissão, você já pode começar.
É importante se certificar durante o primeiro acesso ao sistema que os dados do seu negócio, como CNPJ, inscrição municipal, razão social e regime tributário estão corretos. Caso você conte com um sistema ERP como o da Omie, o processo será muito mais ágil e simplificado, uma vez que a automatização torna o preenchimento automático e mais seguro.
Por que contratar um ERP para emitir nota fiscal?
Já imaginou conferir todos os dados de compra e venda da sua empresa manualmente? Para evitar esse tipo de processo exaustivo e demorado na hora de emitir a Nota Fiscal, você pode contar com um sistema de gestão.
O ERP também auxilia na redução de custos em operações de como emitir Nota Fiscal avulsa. Em formato digital, o capital antes usado para locação de espaços de armazenamento e produção de arquivos físicos, consequentemente, diminui e é realocado para outras áreas.
Além disso, tem a garantia de segurança 24 horas para os dados e faturamentos internos; monitoramento em tempo real e informações criptografadas, vantagens que sua empresa consegue ter acesso ao emitir nota fiscal com ERP.
Por isso é essencial escolher o melhor sistema ERP para o seu negócio! Quanto mais personalizado for, melhor será seu desempenho. Afinal, irá contar com funcionalidades específicas para a sua empresa, otimizando ainda mais os processos.
Sistema de Gestão ERP Omie
Após aprender como emitir nota fiscal, considere incluir a tecnologia em seu dia a dia e conte com as soluções da Omie. Para ver os efeitos da automação na prática, faça um teste gratuito durante 7 dias, agora mesmo.
A Omie é uma plataforma que fornece um sistema de gestão completo e 100% online para você que quer fazer a sua empresa crescer e ainda otimizar os processos, tornando tudo mais produtivo.
O ponto alto é que você não precisa se preocupar em dominar conhecimentos técnicos sobre a plataforma. Aqui na Omie você conta com todo o suporte e treinamento necessários para te ajudar a aproveitar da melhor maneira o sistema.
Ou seja, você aproveita diversos serviços e funcionalidades, contando com especialistas para sanar todas as suas dúvidas. Nossa equipe de implantação ERP está pronta para te assessorar a qualquer momento!
Emita Notas Fiscais sem burocracia
Saber como emitir Nota Fiscal foi um dos objetivos deste conteúdo. Agora você tem todas as informações necessárias para te ajudar, além de saber a importância das NFs e que recursos escolher para otimizar os processos no dia a dia.
Deixar de fazer a emissão corretamente pode criar problemas com a legislação, além de um descontrole de recursos e serviços prestados. Em meio à crescente necessidade de eficiência, ferramentas como o sistema ERP são aliadas para uma prática empresarial de sucesso.
Não esqueça de contar com a Omie nesse momento. Com o nosso sistema ERP, você emite suas notas de forma automática, agilizando o processo e tornando-o mais seguro e sem riscos de erros, como perda de prazos ou informações incorretas. Saiba mais sobre esse e outros temas no Blog Omie.
