Em uma empresa eficiente, é preciso contar com uma gestão de compras com processos muito bem definidos. Isso porque essa estratégia pode afetar diversas outras áreas e fazer toda a diferença nos resultados finais de um negócio.
Quer saber como gerir as compras de uma empresa da melhor maneira, para otimizar os números e gerar lucro? Continue a leitura e descubra o que é gestão de compras, a importância dela para um negócio, além de 7 dicas de como implementar processos para que essa tarefa seja feita de maneira eficiente.
O que é gestão de compras?
A gestão de compras é o processo responsável pela eficácia das compras de uma determinada instituição, independente do modelo de negócio (industrial ou varejista). Nele, é possível delimitar várias estratégias que deixam a aquisição de insumos, mercadorias, materiais e equipamentos para o próprio funcionamento da empresa e assim por diante.
Além disso, essa área é a responsável pelas negociações com fornecedores, a fim de sempre buscar os melhores preços possíveis para cada um dos materiais usados na produção e no funcionamento da empresa, o que otimiza bastante os gastos.
Essa negociação também pode fazer com que o negócio consiga os melhores itens, pelo menor preço e da melhor qualidade – o que fará o cliente final ter uma ótima experiência com a empresa.
Comprar sem uma estratégia bem definida e com destinos certos para cada item pode prejudicar o faturamento do negócio levando à diminuição das margens de lucro.
Além disso, uma outra consequência que a falta de eficiência na gestão de compras pode ter é a necessidade da parada temporária da produção e comercialização de um determinado produto, devido a falta de insumos para a fabricação do mesmo.
A importância da gestão de compras na empresa
A otimização da gestão de compras é fundamental para a melhoria dos custos e, consequentemente, para o aumento dos rendimentos de uma empresa. Isso porque essa tarefa pode ser um diferencial competitivo no segmento, reduz riscos e pode aumentar as margens de lucros.
A adoção de um controle de aquisição mais estratégico pode influenciar em diversos âmbitos e momentos da jornada de compra. A seguir, confira quais são os principais impactos percebidos em empresas que implementam a gestão de compras da maneira certa:
- melhorar o relacionamento com os clientes;
- garantir um equilíbrio no abastecimento do estoque;
- eficiência no reabastecimento das gôndolas de exposição;
- melhorar a capacidade de negociação com fornecedores – tanto em preços quanto em termos e condições de compra;
- planejar as aquisições;
- melhorar a qualidade dos insumos para a produção do produto; etc.
Vale lembrar que a gestão de compras não é uma estratégia isolada. O departamento de compras de uma empresa é quem coloca as boas práticas para rodar, a fim de que a empresa consiga atingir seus objetivos com essa atividade.
Em resumo, a gestão de compras é responsável por alinhar as aquisições feitas por um negócio, com a real demanda pelo produto ou produtos oferecidos pelo mesmo, colocando em equilíbrio as entradas e saídas dos itens.
7 dicas de como fazer uma gestão de compras eficiente
Agora que você já sabe o que é gestão de compras e como ela pode ser importante para a melhoria dos resultados de uma empresa, acompanhe 7 dicas de como aplicar as estratégias no departamento de aquisição. Veja abaixo!
1. Entenda a sua demanda de compras
O primeiro passo para fazer uma gestão de compras eficientes e obter todos os benefícios citados anteriormente é entender a sua demanda de compras.
Esse passo é essencial pois, num segundo momento, será necessário alinhar as demandas de compras com as de vendas e, assim, entender o que realmente vai ser estratégico para o momento em que o negócio se encontra.
2. Estruture os processos
Para melhorar a gestão de compras de uma empresa, o segundo passo é a estruturação de processos. Aqui, é a hora de mapear todos os processos que o departamento de compras faz até realmente adquirir os itens fundamentais para o funcionamento adequado da empresa.
Após realizar esse mapeamento, será o momento de identificar possíveis melhorias nesse processo, a fim de otimizar o tempo dos envolvidos, bem como para chegar em resultados mais satisfatórios.
Otimizar esse fluxo de processos fará toda a diferença na hora de colher os resultados esperados com a aplicação da gestão de compras. Demande um esforço maior nessa etapa.
3. Elabore uma lista de fornecedores
O terceiro passo é a elaboração de uma lista de fornecedores, já que só assim será possível avaliar qual deles está oferecendo o maior custo benefício e ajudando essa empresa a entregar o melhor produto ou serviço para o cliente.
Vale muito a pena gastar um pouco mais de tempo analisando cada um dos fornecedores, pois esse processo irá acarretar em uma diminuição dos custos e no encontro do melhor item possível para a empresa produzir e entregar um produto de maior qualidade.
A experiência do cliente com o produto importa muito na hora de lucrar com um determinado segmento de mercado.
4. Tenha um bom relacionamento com os fornecedores
Além da elaboração de uma lista de fornecedores para encontrar os melhores produtos por um preço justo, também é fundamental ter um bom relacionamento com essas pessoas ou empresas.
Isso porque, assim, será possível conseguir as melhores condições de compras, para além de um produto de qualidade, e ainda pedir um desconto, dependendo da quantidade de itens comprados.
5. Pesquise os melhores preços
O quinto passo para conseguir alcançar uma gestão de compras eficiente é pesquisar os melhores preços. Esse tópico impacta diretamente no lucro de uma empresa, então não meça esforços para buscar sempre a melhor condição e preço para os itens que a empresa precisa.
6. Negocie os preços
Negociar os preços também é um passo para que a gestão de compras seja bem sucedida. Essa é a dica que irá ajudar o negócio a otimizar a saída e entrada de dinheiro e a equilibrar esses dois momentos, a fim de alcançar um maior lucro final.
7. Planeje as compras futuras
Por fim, nossa sétima e última dica é o planejamento de compras futuras. Aqui, vale olhar para o que já está sendo feito e realizar análises críticas de quais processos estão tendo bons resultados e quais precisam de melhorias.
O planejamento também se faz insubstituível, pois é o que irá ditar o sucesso da sua estratégia de gestão de compra a longo prazo. Se aprofunde nesse tipo de plano e aplique-o na sua realidade.
Utilize a tecnologia para otimizar a gestão de compras
A fim de tornar seu processo de aprendizado mais integral, uma dica é investir no emprego de tecnologias para otimizar a gestão de compras.
O sistema ERP é um sistema integrado de gestão empresarial que pode ser um aliado importante neste e em outros processos. Ele ajuda a unir diversas etapas e informações, a fim de garantir os melhores resultados.
Um software especializado pode ajudar no gerenciamento e controle de estoque, evitando falhas no processo e otimizando tempo do departamento de compras. O ERP oferece a possibilidade de controlar o estoque de forma 100% online.
Isso pode descomplicar bastante o dia a dia de uma empresa e evitar gargalos que são bem comuns quando esse processo é feito manualmente. O sistema ERP pode auxiliar para que uma empresa alcance o nível máximo de eficiência, otimizando o processo de entrada e saída de seus produtos.
Na gestão de compras de uma empresa, o ERP atua em diversas etapas, como: planejamento estratégico das compras, entrada automática de produtos no estoque, otimização de processos e controle de estoque e vendas.
A Omie tem um sistema ERP que conta com diversas ferramentas para ajudar no processo de gestão de compras, sendo algumas das funcionalidades:
- requisição de produto eficiente;
- agente de nota fiscal exclusivo;
- posição de estoque por período;
- análise da curso ABC do estoque;
- nacionalização de produtos;
- SPED Bloco K;
- gestão de compras e vendas;
- relatórios CMV e CPV; etc.
Quer saber mais sobre o sistema ERP da Omie? Entre já no site e confira tudo o que esse serviço pode agregar para sua empresa!
Facilitando a gestão de compras
Alcançar uma gestão de compras eficiente é uma meta fundamental para que uma empresa atinja seus objetivos e otimize suas margens de lucro. No entanto, esse processo pode ser um pouco complexo e demandar muito de um time de compras, se eles forem optar por vias manuais.
Com a automação desse processo, será possível alcançar os melhores resultados em um tempo bem mais curto e também com economia. Ainda, suas informações ficam totalmente seguras e disponíveis online, para acesso em qualquer parte do mundo. Solicite uma proposta do sistema de controle de estoque da Omie.
Além disso, mantenha-se informado sobre este e outros temas do mundo dos negócios no Blog da Omie, um espaço dedicado a empreendedores, contadores e muito mais!
