Se você é uma daquelas pessoas que já desejou que o dia tivesse mais do que 24 horas para dar conta de todo o trabalho, com certeza, já quis saber como fazer uma gestão do tempo e produtividade eficaz, para resolver a sua rotina pessoal, profissional e evitar que aconteçam problemas posteriores.
E isso acontece porque muitas pessoas não conseguem gerir o próprio tempo, o que prejudica diretamente todas as demandas das tarefas distribuídas. Imprevistos e situações fora do programado acontecem, porém, quando se tem organização, disciplina e uma boa administração do tempo, tudo se torna mais fácil.
Quem nunca acabou perdendo o prazo de uma entrega por ter dificuldade em organizar suas tarefas diárias, não é mesmo? Todos sabemos que imprevistos podem acontecer, mas fazer desses atrasos algo frequente é complicado, pois pode acabar se tornando um hábito.
Por isso, ter acesso a algumas ferramentas pode ajudar a distribuir as tarefas com tranquilidade e fazer uma excelente gestão do tempo. Continue a leitura e receba dicas incríveis!
Qual o conceito de gestão do tempo?
Basicamente, gestão do tempo trata-se do processo de fazer o planejamento de suas atividades diárias, definindo qual o período gasto em cada ação. Assim, aumenta-se a produtividade e realiza-se tarefas com mais facilidade.
Aliás, é a partir dessa gestão do tempo e produtividade que você consegue garantir que todas as atividades saiam dentro do prazo. Entenda que essa administração está ligada diretamente à sua atenção, foco e organização ao que é prioridade para atendimento e produção.
Ademais, você ainda pode contar com a ajuda da tecnologia, por meio de ferramentas, aplicativos e programas de gestão de tempo, sendo que alguns são gratuitos e outros pagos, variando de acordo com a sua necessidade.
Quais as vantagens de gerenciar o tempo?
São inúmeros os benefícios de usar as técnicas de gestão do tempo para a sua rotina de trabalho. Aqui, ressaltamos alguns pontos positivos e mostramos o que pode melhorar no seu dia a dia. Vamos ver?
Aumento da produtividade
Quando você se torna alguém mais organizado, consequentemente será mais produtivo. Isso porque, assim, você consegue completar as tarefas em um período menor de tempo, seja pelo foco em cada atividade ou pela distribuição entre as equipes, de acordo com o que mais faz sentido.
Viva menos estressado
Não existe nada pior do que estar com a saúde mental instável, não é mesmo? Por isso, quando você tem um bom planejamento de tempo, consegue evitar situações estressantes e que lhe deixam cansado com mais facilidade. Afinal, é muito melhor quando olhamos para o final do dia e percebemos que zeramos nossa lista de afazeres, certo?
Por isso, além de evitar um cansaço físico, já que não fica mais horas do que o necessário em uma tarefa, o desgaste mental também é evitado. Assim, você consegue quase que um remédio para o estresse do dia a dia.
Economia financeira
Sabe aquele ditado “tempo é dinheiro”? Quando se tem uma ótima gestão do tempo, é isso que acontece: economia de dinheiro. Visto que, cada minuto e hora desperdiçado em uma tarefa poderia ser aplicado em uma atividade muito mais lucrativa, como trabalhar em uma renda extra, por exemplo.
Reconhecimento profissional
Já pensou receber prêmios ou recompensas financeiras por seus resultados? Ao melhorar a sua gestão de tempo e organização no trabalho, essa é uma grande possibilidade, principalmente porque muitas empresas podem apostar nesse tipo de reconhecimento para motivar seus funcionários.
Mas como realizar a gestão do tempo e produtividade na prática?
Para fazer a gestão do tempo no seu dia a dia, recorra a técnicas variadas. Para tanto, utilize agendas, planners, post-it coloridos e até controles, como Kanban — modelo de gestão de fluxo de tarefas.
Aqui, o importante é definir qual ferramenta de gerenciamento fará mais sentido para a organização que você trabalha e para a sua função.
Coloque em prática com os principais métodos
Alguns métodos já conhecidos podem ajudar bastante a administrar sua produtividade e gestão do tempo. Ao usá-los, você se sentirá menos sobrecarregado e poderá melhorar suas habilidades.
Kanban
Esse método tem como base utilizar cartões para visualizar as tarefas que devem ser feitas, as que estão sendo feitas e as que já foram entregues. Basicamente, você monta três colunas e vai movendo os post-its conforme for mudando o status das tarefas.
Nesse sentido, Asana e Trello são ótimas ferramentas que aplicam o Kanban.
GTD
Esse método é ideal para quem tem muitas demandas e não sabe por onde começar. A sigla vem da expressão em inglês “Getting Things Done”, que em tradução significa “a arte de fazer acontecer”. O GTD tem como base cinco passos para ajudar a manter a mente calma e consciente de que tudo será cumprido dentro do prazo:
- Capturar: o momento em que você anota tudo o que deve ser feito;
- Esclarecer: entender a urgência e prioridade de cada tarefa levantada no passo anterior;
- Organizar: montar uma lista com base nas prioridades e possibilidades para entregar as tarefas;
- Refletir: revisar, atualizar e monitorar o que já foi feito e o que ainda precisa ser feito;
- Engajar: focar no que precisa ser realizado, sem distrações.
Pomodoro
Uma das mais famosas técnicas de gestão do tempo. Consiste, basicamente, em focar diretamente por 25 minutos em uma tarefa e pausar por 5 minutos para descanso ou distração.
Para aplicar, você só precisa de um cronômetro para monitorar o tempo corretamente. Fique atento às pausas, os 5 minutos podem se tornar horas.
Quais características você deve evitar na gestão do tempo?
Existem inúmeros fatores que podem atrapalhar na hora de fazer a gestão correta do seu tempo e das tarefas. A seguir, confira o que deve ser evitado.
Procrastinação
Uma das maiores inimigas da produtividade, a procrastinação é o hábito de deixar tudo para depois. No entanto, ficar enrolando para iniciar ou terminar alguma tarefa só vai deixar você com a sensação de culpa por ficar adiando coisas que já poderiam ter sido resolvidas e acabaram se acumulando.
Uma maneira de evitar esse problema é fazer primeiro as atividades mais rápidas e depois dividir as atividades complexas em partes, mas não se esqueça de cumpri-las!
Não ter objetivos claros
Ter os objetivos e prazos bem definidos ajuda muito na hora de priorizar as tarefas. Isso porque quando não acontece, pode atrapalhar todo o fluxo, processo de produtividade e gestão de tempo, consequentemente, afeta os resultados que deveriam ter sido alcançados dentro do prazo estabelecido.
Previsão de entregas não realistas
Não adianta determinar um prazo de entrega em que não seja possível produzir no tempo. Nesse sentido, se você tem uma demanda que leva aproximadamente cinco dias para ser produzida, não tem como entregá-la em três dias, por exemplo. Logo, os prazos precisam ser realistas, de acordo com a sua disponibilidade de tempo.
Além disso, não se esqueça que é fundamental tirar um tempo para descansar a mente e o corpo. Quando se tem um foco e busca por atenção, não se deve ficar durante horas ininterruptas sem distrações, e sim é preciso saber administrar o tempo com qualidade e eficiência.
Por fim, automatize tarefas repetitivas que possam ajudar a realizar uma parte delas, que anteriormente eram realizadas manualmente. Dessa forma, você consegue se concentrar em ações mais estratégicas e criativas, enquanto as mais simples podem ser feitas por um sistema de gestão.
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