As mudanças no Bloco K, assim como no SPED como um todo, exigem de todos nós uma mudança de paradigma, uma mudança de cultura e um novo olhar sobre os aspectos tributários da empresa e o seu relacionamento com o fisco. No artigo anterior, falei sobre a necessidade de fazer palestras aos clientes, para explicar o Bloco K e ter maior certeza que a informação chegou realmente ao destinatário, quando não se consegue falar pessoalmente com todos os seus clientes.
A palestra seria o primeiro impacto para o cliente começar a perceber o que é esta nova obrigação, mas continua apenas sendo o início, são necessárias mais ações para garantir que o cliente se adapte a essa nova realidade, mesmo após o susto da palestra passar.
Minha recomendação para o próximo passo é ir encontrando os colaboradores individualmente, agora com mais calma, a começar com aqueles com bom conhecimento de Bloco K e das obrigações do cliente. Aqui você vai precisar sim conversar um a um com cada um de seus clientes, esclarecendo dúvidas oriundas da palestra assistida.
Dessa maneira você pode ir evoluindo para encontrar outros clientes, com maiores dificuldades no assunto, já com uma boa noção de que dúvidas eles provavelmente terão sobre o Bloco K. Esse segundo passo vai te permitir economizar tempo e maximizar a compreensão dos seus clientes sobre este importante assunto, no futuro.
A ideia destes contatos é conduzir o cliente nos primeiros passos da preparação para geração desta nova informação para eles. Ao assistir a palestra ocorre uma compreensão de que o fisco vai exigir muitas novas informações, que antes eles não estavam acostumados a enviar, mas frequentemente o cliente sai da palestra e volta para a empresa sem a menor noção de por onde começar ou o que fazer.
Com o susto passando, ele vai entrando na rotina novamente e em poucas semanas o assunto Bloco K está esquecido, não podendo permitir isso, é justamente neste momento que você precisa intervir.
Por isso penso que uma ação junto aos clientes é fundamental para que realmente haja a tal da mudança de cultura que tanto se fala. Essa mudança de cultura não ocorre na palestra, ela tem que acontecer no dia a dia, traduzida em novas ações práticas.
Pontos de conversa com os clientes
• Se você não possui um sistema de gestão de estoque e de produção, deve providenciar com urgência, pois não há outra forma segura de gerar esta informação;
• Se você já possui sistema, o cliente deve verificar se está adequado à geração do arquivo para atender às exigências do Bloco K;
• Os produtos fabricados, internamente ou em terceiros, devem possuir ficha técnica e ser fabricados sempre de acordo com esta;
• Os Cadastros devem ser sempre atualizados, adequando a nomenclatura interna aos parâmetros definidos no SPED;
• Se você faz industrialização para terceiros, deverá conversar com os clientes para definir como e quando será feita a troca de informações, para ambas as partes alimentarem seu Bloco K;
• Se você encomenda industrialização de terceiros deverá conversar com os fornecedores para alinhar como e quando será feita a troca de informações, para ambas as partes alimentarem seu Bloco K;
• Não se esqueça de preparar os seus funcionários, principalmente os de produção e almoxarifado, para a geração dessas informações mensais para o Bloco K, entendendo o funcionamento e a alimentação do sistema, bem como seguindo à risca todos os procedimentos internos, que a empresa deverá criar;
• Deixe claro que esta informação obrigatoriamente deverá ser gerada no sistema da empresa, por isso deve ser estabelecido o prazo máximo para que a informação seja enviada mensalmente para o escritório.
Assim vamos aos poucos, passo a passo, preparando os clientes para a chegada do Bloco K.
Para uma visão mais completa sobre Bloco K, confira os eBooks que preparei, em parceria com a Omie, sobre Bloco K para contadores e para empreendedores.
