MDF-e: o que é e como entregar o Manifesto Eletrônico

Empreendedor, saiba o que é MDF-e. Confira se sua empresa se encaixa nas obrigações e como entregar esse Manifesto Eletrônico de forma correta.
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Nos últimos tempos, muitas empresas estão sendo fiscalizadas e multadas por não estarem atendendo à legislação, que as obriga a emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, conhecido como MDF-e.

Isso ocorre em vários estados, sendo que as multas podem chegar a até 50% do valor dos fretes em alguns locais.

Neste artigo, explicaremos tudo acerca do MDF-e e como cumprir com esta obrigação corretamente. Fique conosco e boa leitura!‍

O que é o MDF-e na contabilidade?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital. O Projeto MDF-e veio para implantar um novo modelo nacional de documento fiscal eletrônico, em substituição ao documento em papel chamado Manifesto de Carga modelo 25.

Por ser digital, não requer a digitalização do original em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente, o que simplifica as obrigações acessórias dos contribuintes e permite o acompanhamento das operações comerciais pelo fisco em tempo real.

A função do Manifesto Eletrônico é vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo ambiente autorizador. Além disso, veja outros objetivos do MDF-e:

  • identificar quem é o responsável pelo transporte da carga a cada trecho durante o percurso até o seu destino final;
  • fazer o registro de todas as alterações das unidades de transporte e/ou de carga, junto aos seus condutores;
  • possibilitar  o rastreamento da circulação física da carga;
  • realizar o registro do início e final de cada operação de transporte;
  • otimizar o trabalho dos fiscais nos postos de fiscalização.

Assim, esse é um importante documento fiscal que deve ser utilizado nas situações de transporte de mercadorias quando este for interestadual.‍

Quem é obrigado a fazer emissão de MDF-e?

Talvez essa seja a maior dúvida, que fez com que tantas empresas recebessem pesadas multas por não cumprirem as exigências do fisco. Abaixo, veja quais empresas são obrigadas a enviar o MDF-e.

O documento eletrônico deverá ser emitido pelas empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal.

Ainda, deverá ser emitido toda vez que acontecer redespacho, transbordo, subcontratação ou substituição de contêiner, do veículo, do motorista ou mesmo quando ocorrer a inclusão de nova mercadoria ou documento fiscal.

Critérios para a emissão do MDF-e

Conforme determina a legislação do ICMS, cada estabelecimento do contribuinte é autônomo para efeito de cumprimento de obrigações acessórias. Por isso, cada estabelecimento deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS para emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

Saiba mais informações sobre as obrigações acessórias e como sua empresa pode pagar menos impostos.

A emissão do MDF-e depende do credenciamento prévio do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão do MDF-e é eletrônico e pode ser realizado em qualquer lugar, desde que o MDF-e seja emitido por um emissor credenciado e assinado digitalmente com o certificado digital de algum estabelecimento da empresa credenciada.

Confira um resumo básico das exigências solicitadas para realizar a emissão do MDF-e:

  • credenciar-se como emissora de CTe ou NF-e junto à Secretaria da Fazenda de seu estado atuante;
  • obter um Certificado Digital para que o MDF-e seja validado juridicamente;
  • ter acesso à internet para que a documentação possa ser enviada;
  • providenciar a adaptação de seu sistema de faturamento para a emissão do documento fiscal;
  • contratar um software responsável que faça a emissão do MDF-e;
  • realizar um teste das soluções utilizadas na sua empresa no ambiente de homologação no Ambiente Autorizador do Manifesto Eletrônico.‍

Como emitir o MDF-e?

Antes de emitir o MDF-e, é necessário gerar todos os documentos fiscais dos produtos a serem transportados. Esse documento fiscal pode ser uma nota fiscal tradicional impressa no modelo 1 ou 1-A, uma nota fiscal eletrônica modelo 55, um CTRC ou um CT-e modelo 57 de uma transportadora.

Enfim, qualquer documento permitido pela legislação vigente para acompanhar a circulação e documentar a prestação de serviço anterior, relativa à carga que estará sendo movimentada no transporte que iniciará.

No caso do transporte acompanhado por MDF-e, sua emissão, bem como a impressão do DAMDFe, deve observar os prazos previstos na legislação para a emissão dos documentos fiscais que acobertam ou acompanham o transporte.

O DAMDFe (Documento Auxiliar do Documento Eletrônico de Documentos Fiscais) é a versão impressa do MDF-e, servindo como um documento auxiliar para o transporte.

Assim, a cada MDF-e emitido, sempre deverá ser impresso o DAMDFe para que seja anexado à mercadoria que será transportada, sob responsabilidade do motorista, para que em situações onde ocorra a fiscalização, o documento esteja de fácil acesso para a consulta do Manifesto.

Em relação ao DAMDFe, é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional da empresa, antes ou depois do carregamento da mercadoria. O importante é que o DAMDFe correspondente ao MDF-e acompanhe o transporte desde o seu início.

Alterações no MDF-e

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, um MDF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.

Nesse caso, o emitente poderá, antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, efetuar o cancelamento do MDF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Mas da mesma forma que foi realizada a emissão de um MDF-e, o pedido de cancelamento de um MDF-e também deverá ser autorizado pelo Ambiente Autorizador através do sistema de registro de eventos.

Somente poderá ser cancelado um MDF-e autorizado, desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, não tenha ainda acontecido a saída da mercadoria. O prazo para o cancelamento do MDF-e é de 24 horas.

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Quando encerrar um manifesto eletrônico?

Entende-se como o encerramento do MDF-e o ato de informar ao fisco, por meio do Web Service de registro de eventos, o fim da sua vigência, que poderá ocorrer pelo término do trajeto acobertado ou pela alteração das informações do MDF-e através da emissão de um novo.

Nesse sentido, a empresa emitente deverá encerrar o MDF-e no final do percurso. Enquanto houver MDF-e pendente de encerramento, não será possível autorizar um novo MDF-e, para o mesmo par UF de carregamento e UF de descarregamento, no mesmo veículo.

Logo, é de extrema importância esse encerramento, para que seja constatada a finalização do processo do transporte de mercadoria descrita pelo Manifesto e, ainda, reconhecer que a prestação de serviço de frete foi realizada dentro dos conformes, findando a operação.

O encerramento precisa ser realizado sempre ao fim de uma entrega, identificando o local onde foi entregue a mercadoria. Isso pode ser feito por meio de descrição de seu UF e município.

Agora, vamos supor que o serviço de entrega de carga foi contratado para entregar em um determinado estado, porém no meio de seu percurso, o destino sofreu alteração. Nesse caso, é necessário que essa alteração seja documentada no Manifesto Eletrônico detalhadamente, já que o antigo documento deve ser encerrado para que um novo — e atualizado — seja emitido.

Legislações sobre MDF-e

Para saber mais sobre as especificações das leis e normas para manifesto eletrônico de documentos fiscais, acesse o site do Ministério da Fazenda. Assim, você saberá mais sobre:

  • Ato Cotepe 38/2012;
  • Ajuste SINIEF 21/2010;
  • Portaria CAT 102/2013;
  • RICMS/2000 – Artigo 212-O.

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