A facilidade de assinar documentos à distância sempre foi algo almejado no mundo dos negócios e, agora, essa tecnologia já existe. A assinatura digital vem trazendo agilidade e flexibilidade à validação e certificação de documentos digitais.
Utilizando um certificado digital para segurança das informações, essa ferramenta pode ajudar a emitir laudos médicos, atestados, contratos de sociedade, além de autenticação de transações financeiras.
Em meio às mudanças frequentes da tecnologia e do mercado, é preciso se manter informado e atualizado quanto às vantagens da assinatura digital.
Se você ainda tem receios ou dúvidas sobre como aplicá-la, continue acompanhando! Neste conteúdo, será apresentada a definição de assinatura digital e algumas informações úteis para ajudar em sua aplicação, com foco nos benefícios que essa transformação pode gerar para o seu negócio. Boa leitura!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital foi criada como uma forma de garantir a legitimidade aos documentos armazenados em plataformas digitais e HDs externos. Possuindo a mesma validade de um contrato firmado presencialmente, esses arquivos utilizam a criptografia para garantir segurança.
Vigente no Brasil desde 2001, depois da criação do ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), ela garante que todos os documentos digitais em que a empresa tenha um certificado digital válido possam substituir o papel impresso.
Esse processo é feito por meio de um software chamado “assinador digital”, que vincula todos os dados criptografados do certificado digital aos documentos que terão validade jurídica.
4 benefícios da assinatura digital
Talvez você fique na dúvida sobre como é a assinatura digital em documentos e se vale a pena investir em uma. Para te ajudar a decidir, veja agora quais são os benefícios em ter uma assinatura digital:
1. Segurança
Entender melhor como é uma assinatura digital vai te mostrar que ter uma trará mais privacidade, autenticidade e integridade aos seus documentos e à gestão da sua empresa.
O primeiro aspecto desse tipo de assinatura é a criptografia, uma característica essencial da segurança de dados. Mas o que é isso?
A criptografia é uma técnica que aumenta a garantia de que as informações não serão utilizadas para fins indevidos, como golpes, sequestro de dados ou fraudes. Depois de criptografado, um documento não pode mais ser alterado.
Para proteger as informações, usa-se um software ou hardware (como um pen-drive) para realizar o manuseio e envio de dados na internet, via e-mail ou em sistemas de gestão.
Os dados inseridos ou enviados são convertidos em um código chamado texto cifrado. Para acessar e conseguir decodificar esses dados, é exigida uma chave criptográfica para voltar o código para informações legíveis.
A criptografia é feita com uma chave pública, que é descriptografada com uma chave privada. Essas chaves diferentes aumentam a segurança dos dados.
Serve para proteger documentos, dados pessoais e até senhas de acesso a bancos ou sistemas. Fica muito difícil um hacker ter acesso a dados que usam criptografia, o que traz mais segurança.
Para garantir a autenticidade da assinatura digital, o software próprio tem a ferramenta de verificação de assinaturas. Este exerce a função da firma reconhecida em cartórios, onde a validade e veracidade da assinatura são conferidas.
Para garantir a integridade das informações, a assinatura precisa ser validada. Usa-se a chave pública, em que consta nome, CPF, e-mail e biometria do proprietário da assinatura. Com essa chave, o documento é descriptografado e comparado com o original pela ferramenta do software de validação, de forma automática. Se forem iguais, a assinatura é autêntica.
2. Redução dos custos de impressão
Usando a assinatura digital, reduz-se as despesas com impressão de documentos. Serão menos custos com papel, tinta para impressão, energia, pastas de arquivos e outros materiais de escritório.
É também uma ação de sustentabilidade para seus negócios. Uma demonstração de responsabilidade com o meio ambiente, diminuindo os desperdícios de recursos materiais.
Por exemplo, a validade legal de um contrato de prestação de serviços no meio digital fica a mesma de um documento impresso.
O que garante a legalidade desses documentos é todo o processo de segurança, validação e integridade dos dados assinados digitalmente com certificado digital.
Reduzindo a papelada acumulada, também diminui os custos com arquivos físicos. É uma economia de recursos que pode ser aplicada em outras áreas mais estratégicas.
3. Praticidade
Usar assinatura digital traz mais praticidade para suas rotinas de trabalho. Você pode assinar documentos de onde estiver, usando a internet, pelo celular, tablet ou computador.
Além disso, não perderá tempo buscando documentos impressos ou aguardando reuniões presenciais para coleta de assinaturas dos envolvidos.
4. Agilidade nos processos
Trará mais agilidade para fechar contratos com fornecedores e clientes que poderão fazer negociações virtuais e concretizar a relação comercial com assinatura digital.
Outro ponto é tornar os processos internos de gestão da sua empresa mais rápidos. Não vai ser preciso esperar a coleta de assinaturas de cada colaborador para autorizar uma atividade. Tudo é feito de forma online e armazenado em nuvem para ser acessado de onde estiver por quem for autorizado.
Certificado e assinatura digital: qual a relação?
Como você pôde perceber, a assinatura digital possui um vínculo direto com o certificado digital. Ou seja, se não tiver um, a validade do documento não é garantida.
O primeiro passo para fazer uma contabilidade digital e assinar um documento à distância é adquirir um certificado digital. Como a identidade eletrônica de pessoas físicas e jurídicas, na prática, ele funciona como um software que armazena e criptografa todos os dados da empresa.
Existem diversos tipos de certificados digitais, porém, os mais populares para o uso empresarial são o A1 e o A3. No entanto, se o intuito é legitimar a assinatura digital, o A1 com armazenamento em nuvem, válido por um ano, é a modalidade mais popular.
Assinatura digital e eletrônica: qual a diferença?
Quando o assunto é dar validade jurídica a um documento, é comum que dois termos sejam constantemente confundidos: assinatura digital e eletrônica. Apesar de serem realizadas exclusivamente no meio virtual, elas possuem algumas diferenças.
A principal diferença entre a assinatura digital e a eletrônica é a forma de verificar a autenticidade. Enquanto a primeira passa pela criptografia do certificado para atestar a validade jurídica, a assinatura eletrônica analisa outros fatores, como a geolocalização, endereço IP, assinatura manuscrita, entre outros.
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Além de possibilitar um processo mais rápido e fácil, a assinatura digital de documentos oferece diversos benefícios para quem está querendo otimizar os processos internos da sua empresa. Por isso, se deseja aliar a segurança dos dados da sua empresa a um processo rápido, fácil e sustentável, comece a fazer uso da assinatura digital e usufrua de seus benefícios.
Agora que você conhece a assinatura digital e já sabe as vantagens de começar a usar uma ferramenta digital, acesse o blog Omie e tenha mais dicas de como integrar novos cenários econômicos e tecnológicos ao seu negócio! Conte também com a gestão contábil e todo o suporte tecnológico da Omie para o sucesso da sua empresa!
