Migrar para um novo ERP pode ser uma das decisões mais importantes para o seu negócio. Com um planejamento adequado, você pode otimizar processos, melhorar a comunicação entre as áreas e garantir uma maior eficiência operacional.
Para ajudar nessa jornada, reunimos 7 passos que você não pode esquecer para garantir uma migração de ERP tranquila e sem surpresas.
7 passos para uma migração de ERP
1. Planeje com base nas necessidades do seu Negócio
O primeiro passo para garantir uma migração bem-sucedida é planejar. Neste momento, é indispensável olhar para o cenário atual da empresa considerando:
- Possíveis gargalos e limitações: verifique onde o ERP atual não atende às dores do seu negócio;
- Apontamento de fluxos deficientes: a escolha do novo ERP precisa ser mapeada com base nos processos que você deseja otimizar;
- Definição de objetivos claros: o sucesso do sistema depende de como a equipe fará uso da ferramenta, por isso apontar metas claras pode ajudar nesse objetivo;
- Envolvimento dos gestores: para garantir que todos os processos da empresa sejam mapeados corretamente, envolva os gestores de todos os setores.
2. Organize e prepare os dados para a migração
Preparar os dados vai garantir uma migração tranquila e sem perdas, assim considere em conjunto ao time responsável pela migração técnica do ERP os seguintes pontos:
- Limpeza de dados: antes da migração, confirme se todos os registros estão corretos e aproveite para eliminar dados desatualizados ou redundantes;
- Classificação e priorização: organize os dados e entenda informações que precisam ser mantidas ou que podem ser excluídas;
- Estruturação dos dados: o novo ERP contratado pode exigir um formato específico para a importação de dados, assim é indispensável separar um tempo para entender e estruturar essa formatação junto com o time.
3. Configure o novo sistema de acordo com seus processos
Configurar o ERP de maneira que ele atenda às necessidades da sua empresa é um dos passos mais importantes, e é nesta hora que você deve validar:
- Alinhamento com os fluxos de trabalho: o novo ERP precisa ser configurado de maneira que ele atenda aos fluxos do seu negócio e, da mesma forma, resolva gargalos atuais enfrentados por cada departamento;
- Permissões e regras fiscais: se preocupe com a segurança dos dados da plataforma, o que envolve definir alçadas dentro do ERP conforme cada cargo e também inclui configurar regras fiscais conforme o cenário do negócio;
- Integrações com outros sistemas: entenda se o novo ERP tem capacidade de se conectar com outras ferramentas de áreas da empresa e como fazer isso de forma segura e para evitar um sistema incompleto futuramente.
4. Realize testes completos antes de colocar o sistema em produção
Não se esqueça de, juntamente com o seu time, testar o sistema antes da implementação do ERP. Algumas maneiras de fazer isso envolvem:
- Simulação de processos: realize testes simulando as operações diárias do seu negócio, o que pode ser criar pedidos de venda, atualizar estoque, e fazer movimentações financeiras;
- Validação de Módulos: entenda se cada módulo do ERP está funcionando, e não deixe nenhum para verificar no dia a dia, já que isso precisa ser resolvido antes da conclusão da migração;
- Verificação de dados migrados: compare o antigo e o novo ERP, avaliando se as informações correspondem.
5. Capacite sua equipe para usar o novo sistema com confiança
A transição para um novo ERP será suave apenas se sua equipe estiver bem treinada. Sendo assim, não deixe de incluir pontos como:
- Treinamento personalizado por áreas: cada time tem um jeito diferente de usar o ERP, por isso não se esqueça de apoiar individualmente cada uma delas;
- Apoio para dúvidas em tempo real: se coloque à disposição do seu time para tirar dúvidas e não se esqueça de pedir agilidade para o time técnico responsável pela ferramenta que eles precisam ficar disponíveis nessa transição;
- Feedback contínuo: após o treinamento inicial, continue ouvindo sua equipe. Realize sessões para colher percepções internas e busque realizar ajustes conforme as necessidades forem surgindo.
6. Faça a implementação gradual do novo ERP
A migração não precisa ser feita de uma vez. Uma implementação fracionada pode garantir maior qualidade e controle pontual de erros. Por isso, avalie:
- Implementação por etapas: comece com um módulo ou área do negócio. Se algum erro ocorrer, ele será limitado a um único setor, o que facilita a correção;
- Monitoramento contínuo: verifique continuamente se a equipe está conseguindo acessar os dados necessários e se os processos no ERP estão fluindo como esperado;
- Plano de contingência: construa um plano de ação bem estruturado, para o caso de problemas inesperados surgirem e para que assim, seja possível controlar os impactos.
7. Acompanhe o pós-implementação e ofereça suporte contínuo
Após a implementação, continue monitorando o desempenho do ERP e garantindo que sua equipe tenha o suporte necessário. Para isso, construa formas de avaliar os primeiros dias e em paralelo, técnicas de construir um fluxo contínuo de avaliação.
Algumas formas de fazer isso são:
- Acompanhamento de performance: nos primeiros dias, monitore como o sistema está se comportando e se a equipe está se adaptando corretamente; e
- Apoio contínuo: crie um canal geral e que seja focado no compartilhamento de dúvidas e problemas sobre o sistema ERP, isso vai garantir controle de possíveis urgências e também vai ajudar a fortalecer a segurança do time.
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