Qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e segmento, deve se preocupar com a forma como se posiciona e se relaciona com os clientes, parceiros e demais players. É por isso que o termo compliance ganhou tanta atenção nos últimos anos.
Cada vez mais, existe um olhar atento do mercado e uma demanda por transparência, honestidade. A ideia de investir em processos de compliance empresarial se fortaleceu ainda mais com a Lei n° 12.846/13.
Conhecida como Lei Anticorrupção, ela traz à tona esse tema e a necessidade de uma conduta responsável por parte das empresas. Ao longo desse artigo, você vai entender mais detalhes sobre o conceito de compliance, como ele funciona de fato e porque é tão benefício para as empresas e a imagem de uma marca.
O que é compliance?
Compliance é um termo que vem do inglês, do verbo comply, e significa “estar em conformidade com algo”. Na gestão, é utilizado para designar quando uma empresa está de acordo com regras, leis, códigos de ética e demais questões legais da instituição.
Na prática, o compliance é um guia de conduta da empresa, orientando como ela deve se comportar em diversas situações. Engloba também políticas e controles internos, regras e diretrizes para que estejam em conformidade com suas obrigações.
A integridade corporativa vai além de evitar casos de corrupção. Também envolve mitigar possíveis irregularidades e fraudes em qualquer setor ou relacionamento da empresa. O compliance está presente em diversos “formatos”, como veremos logo mais.
Assim, de maneira geral, o compliance é o conjunto de regras, ações e valores que a empresa possui para estar em conformidade com as leis, envolvendo tanto os colaboradores quanto os fornecedores que trabalham com a companhia.
Algumas situações, como problemas jurídicos que causem risco legal, podem manchar e prejudicar a reputação da instituição, por isso, ações de compliance trabalham para evitar que esses casos aconteçam, mas também para corrigir os problemas causados pelo descumprimento ou por falhas na empresa.
Como funciona o compliance nas empresas?
Um projeto de compliance empresarial funciona por meio da elaboração de regulamentos, diretrizes, códigos de ética e demais ações com o objetivo de garantir que a atuação da empresa esteja de acordo com a legislação e suas regras internas.
Quando bem estruturado, ele orienta todos os envolvidos com a empresa sobre a forma de agir, para não colocá-la em riscos ou conflitos com a justiça, ou mesmo causar uma impressão ruim nos consumidores e no mercado.
Devido à complexidade da área, surgiram profissionais mais especializados em aplicar programas de compliance. Em algumas empresas, existe a figura do compliance officer, uma pessoa responsável por implementar e monitorar as ações dentro da empresa.
As principais atribuições do compliance são:
- Elaborar manuais de conduta (internos e externos);
- Analisar e mitigar riscos operacionais;
- Realizar auditorias internas;
- Disseminar as informações e a cultura organizacional para os colaboradores;
- Criação de um canal para denúncias;
- Avaliação de processos nos quais a empresa esteja envolvida;
- Buscar a melhoria contínua de processos.
Qual a diferença entre compliance e auditoria interna?
O compliance é um programa contínuo e em constante evolução que envolve a elaboração, estruturação e implementação de práticas que orientam uma empresa a estar em conformidade com regulamentos e legislações e manter uma postura íntegra sempre.
Em contrapartida, a auditoria interna é um processo independente que fiscaliza a efetividade dessas boas práticas e verifica as ações de compliance.
Um dos principais objetivos desse procedimento é mapear deficiências e erros, além de observar pontos de melhoria.
Sendo assim, ambos processos são diferentes, porém exercem funções complementares e igualmente fundamentais que colaboram para reforçar a gestão de riscos e a governança empresarial.
Benefícios do programa de compliance
O investimento em compliance traz inúmeras vantagens para a gestão empresarial, com impactos internos e externos. Veja alguns dos principais:
- Maior competitividade de mercado;
- Mais segurança da informação;
- Redução de custos;
- Atração de mais investidores;
- Construção de imagem positiva perante o mercado;
- Ganho de credibilidade com os stakeholders;
- Estabelecimento da cultura organizacional e da governança corporativa.
Quais são os tipos de compliance?
Por ser uma área muito abrangente, o compliance é dividido em alguns tipos, de modo que toda a empresa esteja protegida contra problemas legais e éticos. Conheça-os a seguir.
Compliance empresarial
É uma área diretamente relacionada às normas da instituição, garantindo que a companhia segue as regras e os padrões estabelecidos. Assim, faz parte do seu escopo ações como:
- diretrizes de ética no ambiente de trabalho;
- mapeamento de condutas irregulares ou abusos;
- transparência em licitações;
- manutenção da imagem da marca e sua confiabilidade no mercado.
Compliance trabalhista
Ele envolve colaboradores e gestores, apresentando os direitos, os deveres e as obrigações que devem ser seguidos por eles. Aqui, são observados pontos como:
- registro de colaboradores conforme as leis trabalhistas;
- saúde no ambiente de trabalho;
- políticas de bem-estar e segurança para a equipe;
- programas de treinamento e disponibilização de ferramentas adequadas para execução do trabalho.
Compliance tributário
Ele visa a prevenir (ou corrigir) a violação das regras tributárias e contábeis da área de atuação da empresa. Um dos objetivos do compliance tributário é evitar desperdícios como pagamento de multas ou tributos em excesso. Nesse sentido, as funções aqui giram em torno de:
- avaliar se os impostos estão aplicados corretamente;
- otimizar custos garantindo a conformidade fiscal;
- evitar gastos desnecessários com multas ou tributos indevidos.
Compliance fiscal
Semelhante ao ponto anterior, o compliance fiscal está relacionado ao cumprimento das leis fiscais, de modo que a instituição esteja alinhada à legislação. Por isso, são realizadas ações como:
- estudo de impostos federais, estaduais e municipais que devem ser aplicados;
- mapeamento de como cada produto ou serviço diferente da empresa deve ser taxado corretamente.
Qual a relação entre compliance empresarial e a LGPD?
A sanção da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, em 2018, também foi um importante marco para reforçar o papel do compliance empresarial. Afinal, um dos principais objetivos dessa legislação é estabelecer regras que orientam como as empresas devem coletar, processar e armazenar dados pessoais de usuários.
Seu principal intuito é, nesse sentido, proteger a privacidade dos indivíduos e garantir a transparência sobre como é feito o uso de dados. Como vimos, programas e estratégias que visam o cumprimento de leis e regras são justamente as funções do compliance.
Nesse contexto, as empresas que têm processos de compliance estruturados podem assumir uma posição estratégica e cumprir e se adaptar aos requisitos da LGPD com maior facilidade e eficiência.
Como implantar um programa de compliance no seu negócio?
Um programa de compliance é o conjunto de procedimentos, normas e regras que a empresa deve seguir para estar em conformidade com as leis.
O ideal é que uma equipe de profissionais com conhecimentos em direito ou administração se encarregue de prepará-lo. Isso porque o programa em questão é uma estratégia prática para colocar em dia as obrigações legais e evitar riscos futuros.
Mesmo empresas de pequeno porte precisam investir em compliance, pois é fundamental para que não incorram no descumprimento das leis e sejam impactados por danos financeiros ou por problemas com sua reputação. Entenda como fazer.
Faça uma análise da empresa
- Comece mapeando todos os processos e setores da empresa;
- Busque identificar possíveis vulnerabilidades e pontos de riscos;
- Analise as leis de cada segmento e como se aplicam ao seu porte e área de atuação;
- Acompanhe o status legal das relações de trabalho, compra e venda, importações ou exportações;
- Organize os documentos básicos de controle e prestação de contas.
Estruture o compliance
Esse passo diz respeito à estruturação da sua equipe de compliance. Para isso, busque profissionais que vão:
- ajudar a criar as normas e as regras internas;
- acompanhar o andamento das ações desenvolvidas;
- monitorar a aplicação das diretrizes informadas;
- ter conhecimentos das leis, do mercado e da empresa.
Você pode contratar profissionais com experiência na área ou contar com uma consultoria especializada para formar esse setor.
Elabore o planejamento das ações
- Crie um planejamento com as ações a serem tomadas para iniciar a aplicação do compliance na instituição;
- Determine prazos e os responsáveis;
- Planeje ações bem detalhadas e adequadas à realidade da empresa;
- Garanta a viabilidade das ações para conquistar adesão ao projeto por parte dos colaboradores.
Alguns exemplos de ações para o planejamento são:
- política de cargos e salários;
- contratação de terceiros;
- orientações para viagens;
- processos de compras;
- entre outros.
Faça o código de ética
O Código de Ética e de Conduta é a base do projeto de compliance. Ele deve:
- orientar todas as ações de funcionários e gestores;
- indicar a forma de tratar parceiros externos;
- explicar como devem ser as relações internamente;
- apontar a melhor abordagem para tratar conflitos de interesses;
- definir o que é esperado por todos e como se deve responder em nome da empresa;
- determinar como as pessoas devem agir, para que não haja infração nem à legislação, nem às normas estabelecidas.
Comunique aos seu colaboradores o código de ética
Com o código definido, toda a empresa deve estar ciente do seu conteúdo. Para isso, é importante:
- realizar apresentações, treinamentos e orientações;
- garantir que todos consigam aplicá-lo ao seu cotidiano;
- disseminar o conteúdo para todos os setores, inclusive a alta gestão;
- assegurar que o compliance seja naturalmente exercido na empresa.
Viabilize um canal interno para denúncias
Quando todos estão cientes dos comportamentos e das ações esperados, é importante que a empresa disponibilize um canal para denúncia de irregularidades. Ao receber quaisquer queixas, o setor de compliance deve:
- averiguar o ocorrido;
- tomar as medidas necessárias para correção do erro;
- ser confiável e levar todas as denúncias a sério;
- garantir que queixas sejam devidamente investigadas e não haja represálias;
- colaborar para a manutenção do caráter ético da empresa.
Faça o monitoramento contínuo
Não adianta ter toda a teoria de compliance elaborada se não houver:
- acompanhamento contínuo das ações;
- auditorias, treinamentos e novos projetos aplicados frequentemente;
- reforço sobre a importância do projeto;
- campanhas para evitar evitar que alguém esqueça os princípios que orientam a gestão.
Saiba mais sobre compliance
Tem mais dúvidas sobre como funciona o compliance e sua aplicação. Confira as perguntas a seguir para saná-las rapidamente.
Quais são as 3 fases do compliance?
As três fases e importantes pilares no funcionamento e implantação do compliance são:
- Diagnóstico: diz respeito à fase de mapeamento e análise da empresa e suas áreas;
- Avaliação e correção: aqui, são realizadas a implementação das políticas e ajustes de erros;
- Prevenção: é o processo de acompanhamento e auditoria que visa rastrear problemas e riscos e encontrar oportunidade para melhorias.
O que é crime de compliance?
Os crimes de compliance estão relacionados à atitudes que infringem leis e regras. Por exemplo, a não conformidade da Lei Geral de Proteção de Dados pode gerar, além de multa de até R$50.000.000,00, sanções, danos à imagem da marca, bloqueio do uso de dados, entre outros prejuízos.
Onde se aplica o compliance?
Programas de compliance são importantes para todas as empresas, pequenas e grandes, para garantir que suas operações atendem regras, diretrizes e políticas. Além disso, ele é importante para gestão fiscal, legal e de riscos de um negócio.
Quem trabalha no compliance?
O compliance officer é um profissional cuja formação é voltada para implementação de projetos e regras dessa área. Contudo, muitas empresas contam com colaboradores formados em direito ou administração, visto que essas pessoas têm conhecimentos sobre leis e processos administrativos.
Independentemente do porte que o seu negócio tenha hoje, o compliance é essencial para a sua manutenção e o seu desenvolvimento no mercado, pois, além do compromisso ético, a obediência às leis e normas traz inúmeros benefícios para a gestão.
Proteja seu negócio com conhecimento
O projeto deve sempre ser uma prioridade para os empreendedores e gestores, sendo levado a sério por todos os envolvidos com a empresa. Afinal, estar em conformidade é mais uma forma de investir no crescimento e evolução do seu negócio.
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