Estamos vivendo na era da internet, ou era digital, em que acompanhamos as barreiras físicas serem quebradas pela tecnologia. Isso se aplica também na área do empreendedorismo. Antes, era bastante comum anotar e guardar informações importantes de uma empresa em papéis e deixá-los em gavetas ou cofres. Entretanto, os processos mudaram para o que conhecemos hoje como digitalização de processos.
A digitalização de processos está relacionada à facilitação do acesso à informação com o propósito de otimizar operações internas de uma empresa, melhorar a interação entre as áreas dentro da organização, além de oferecer a possibilidade de mapear a concorrência, comportamento do seu cliente e, assim, criar produtos e serviços cada vez mais assertivos.
Portanto, a sua empresa não pode ficar estagnada e não acompanhar as mudanças que ocorrem no mercado. Na era dos dados, a digitalização de processos é o método corrente pelo qual as marcas impulsionam as mudanças em seus modelos de negócios e os tornam mais competitivos.
Se quer saber mais sobre a importância da digitalização e se essa estratégia é realmente válida para a sua empresa, continue lendo este artigo. Aqui, explicaremos o que é a digitalização de processos, quais os principais benefícios e como a sua empresa pode se beneficiar. Boa leitura!
O que é digitalização de processos?
Trata-se da transferência de dados físicos, como aquelas informações anotadas no papel, para um meio virtual, de forma que ela possa ser encontrada e acessada de maneira fácil, rápida e de qualquer lugar do mundo com acesso à internet.
Esse processo gera um dinamismo importante para a estratégia da sua empresa, pois permite que pessoas autorizadas consigam acessar os documentos que precisam de forma muito mais rápida, facilitando as tomadas de decisões, além de ajudar no estudo comparativo do mercado e dos dados do próprio negócio.
Nesse sentido, ter os documentos computadorizados possibilita, por exemplo:
- Pesquisa de mercado;
- Controle de estoque;
- Segurança dos dados;
- Gerenciamento de acessos.
De forma resumida, o processo de digitalização dos dados de uma empresa permite que todas as informações possam ser armazenadas na nuvem e acessadas facilmente, de modo organizado. Tudo isso auxilia para que sua empresa caminhe para uma transformação digital e otimize todos os seus processos para melhorar o próprio desempenho.
Por que digitalizar os processos da sua empresa?
O processo de digitalização ajuda, principalmente, na administração de uma empresa, mantendo uma organização interna, além de gerar melhora na produtividade, facilidade na troca de informações entre áreas e comunicação, até mesmo na redução de despesas e trazendo impacto positivo ao meio ambiente. Veja as principais vantagens da digitalização de processos em uma empresa:
Segurança da informação
Um dos principais benefícios da digitalização de processos é fazer uso da tecnologia. Ela proporciona mais segurança para o armazenamento de dados, por exemplo, mantendo informações importantes da sua empresa na nuvem.
As informações que ficam em escritórios, por exemplo, em papéis impressos, correm risco de serem acessadas por pessoas que não poderiam ter acesso ou que poderiam vazá-los. Os dados em nuvem são criptografados, de forma que apenas quem pode ter acesso vai conseguir chegar até eles.
Hoje, com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a sua empresa precisa ficar atenta ao modo como organiza e administra as informações de seus funcionários e clientes. Portanto, é importante procurar alternativas que sejam seguras e sigam a lei.
Otimização nas operações
Outro benefício da digitalização de processos é conseguir otimizar as operações de uma empresa, por exemplo, um ERP (Resource Enterprise Planning) fornece uma visão ampla e integrada de todas as ações do negócio. O que é bem mais simples do que ler relatórios e folhear pilhas de papéis atrás da informação que precisa.
Se a área de Marketing não tem acesso aos resultados em tempo real de uma campanha, por exemplo, dificilmente ela conseguirá tirar insights para aprimorá-la. Assim funciona com os dados de uma empresa: as áreas retiram insights e trabalham em conjunto para atingir os objetivos esperados.
Ambiente digital integrado
Até aqui, falamos dos dados, mas ter um ambiente digital integrado reduz as barreiras físicas que podem surgir no trabalho — uma consequência direta do avanço da tecnologia em nosso dia a dia. A digitalização de processos proporciona uma interação muito maior entre os seus funcionários, assim todos trabalham colaborando juntos em um mesmo ambiente.
Processo sustentável
Um dos benefícios da digitalização é a redução de custos de geração de materiais físicos no escritório, assim, consequentemente, cria-se um processo sustentável na cultura da empresa. Com o menor uso de papéis ou combustíveis fósseis para deslocar os dados de um lugar para o outro, há um impacto positivo no meio ambiente.
Redução de custos
No processo de digitalização, é possível reduzir a produção de papéis na área administrativa, diminuir deslocamento de funcionários, e tudo isso gera uma redução de custos significativa para a empresa. Os principais gastos que podem ser reduzidos são:
- Material de escritório;
- Manutenção e deslocamento de frota;
- Hospedagem para os profissionais;
- Deslocamento dos profissionais.
Imagina se a sua empresa precisa fechar um negócio com uma companhia que está em outro estado ou país? Tudo isso gera muitos gastos, pois a empresa precisará arcar com o deslocamento das pessoas envolvidas na negociação, hospedagem, alimentação, além dos papéis que serão utilizados.
Esse processo pode ser otimizado com negociações e troca de informações através do meio digital. Ademais, esses dados ficam muito mais seguros quando enviados diretamente pela internet, para a pessoa que precisa receber.
O processo de digitalização é simples, mas transforma por completo a cultura organizacional, podendo gerar grandes impactos até nos lucros. Portanto, saiba como planejar a digitalização de processos na sua empresa.
Qual a diferença entre digitalizar e automatizar processos?
Como vimos, a digitalização de processos se caracteriza por transformar um dado físico em um procedimento realizado no meio digital, ou seja, transferir dados físicos de uma empresa ou organização para gestão na nuvem. Já a automação de processos significa fazer com que uma tarefa, antes realizada manualmente por seres humanos, passe a ser automática, acelerando este processo.
Quais áreas digitalizar na sua empresa?
A facilidade na troca de dados e informações por meio digital é um dos benefícios da digitalização de processos e ter isso na sua empresa pode beneficiar muitos setores, como:
- Administrativo;
- Financeiro;
- Vendas;
- Marketing.
Na era dos dados, principalmente para o marketing, é fundamental o acesso rápido a informações importantes de uma organização para manter o controle da estratégia e se basear em argumentos sólidos na hora da tomada de decisões. E isso se aplica também à parte financeira e de vendas.
Por fim, digitalizar os dados facilita a comunicação entre áreas, por exemplo, a área de vendas consegue ter acesso aos dados do financeiro de forma rápida, sem precisar se deslocar de um lugar físico para outro. Toda essa agilidade é benéfica para a empresa, ainda mais com uma sociedade que preza muito pela agilidade e objetividade.
Otimize a gestão da sua empresa
Se a sua empresa ainda trabalha da maneira convencional, a digitalização pode ser um processo demorado. Entretanto, mesmo as empresas mais consolidadas nunca terão um trabalho 100% finalizado. Por isso, sempre é o momento propício para acompanhar as transformações do mundo e do mercado e aplicá-las com agilidade e eficiência.
Além disso, a empresa precisa capacitar colaboradores para que a mudança de cultura ocorra de forma fluida, uma vez que, para haver a digitalização, os processos da empresa precisam ser majoritariamente digitais. Ademais, o ambiente digital é muito importante nos dias atuais, por isso a sua empresa não pode ficar estagnada.
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