A ordem de serviço (OS) é um dos documentos essenciais para formalizar os processos de qualquer empresa e se destaca por fazer parte dos fluxos de recebimento e execução de serviços. Apesar disso, poucas pessoas conhecem a importância desse documento ou mesmo sabem como fazer de forma adequada.
O documento serve como um guia para que as prestações de serviços sejam realizadas corretamente, atuando como uma ferramenta estratégica no dia a dia do negócio e no comprimento das obrigações legais, além de impactar de maneira positiva nas entregas.
O modo de preencher e fazer as ordens de serviço vem mudando com a chegada das soluções online. Com o avanço da tecnologia e a crescente popularização dos meios digitais, é preciso estar por dentro das novidades e optar por ferramentas práticas e intuitivas na hora de realizar essa tarefa. Saiba o essencial e comece a fazer hoje mesmo. Boa leitura!
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que pode ser utilizado por empresas que estão em diferentes ramos do mercado. Isso acontece porque ela é utilizada para formalizar processos de prestação de serviço entre as empresas e seus clientes.
Conhecida também pela sigla OS, o documento, quando bem utilizado, é capaz de otimizar significativamente os processos, oferecendo muito mais eficiência para a rotina. Existem diversos serviços que necessitam de uma boa ordem, entre eles estão a manutenção preventiva, assistência técnica, manutenções internas, instalações e muitos outros.
Esses são exemplos de serviços prestados que, uma vez contratados, podem ser renovados automaticamente, seguindo as determinações e parâmetros específicos da empresa e seu cliente.
O comum é que a ordem de serviço seja realizada manualmente, preenchendo papéis. O que, atualmente, é considerado um processo ultrapassado. Afinal, com o avanço da tecnologia e soluções em nuvem, a ordem de serviço pode e deve ser online, facilitando ainda mais a otimização e agilidade dos processos.
Para que serve a ordem de serviço?
A ordem de serviço serve para tornar mais profissional a gestão empresarial, documentando todo o processo que envolve a prestação e terceirização de serviços.
Ou seja, a função da OS é registrar quais os serviços serão prestados, quando e para qual empresa, além de detalhar os materiais e mão-de-obra que serão necessários para realização do trabalho.
O documento contempla todos os detalhes do serviço. Desde os equipamentos e prazos, até o valor cobrado. Tudo isso para que a atividade seja realizada de maneira controlada e objetiva.
Dessa forma, podemos dizer que a finalidade da ordem de serviços é documentar o trabalho realizado e tudo o que será necessário para a entrega e execução do serviço, bem como guiar as etapas de cada parte do projeto para as equipes que irão realizá-lo.
A importância da ordem de serviço para as empresas
Mesmo facilitando e otimizando os processos, poucas empresas compreendem a importância que a ordem de serviço tem. Muito mais do que apenas registrar informações, o documento é capaz de reduzir os gargalos operacionais e garantir serviços de maior qualidade aos clientes.
Fora isso, com as ordens de serviços tudo o que foi acordado fica mais claro entre as partes. Além da organização, que facilita a rotina e o planejamento das ações, a OS oferece orientações para cada pessoa que integra o time de prestação de serviço. Com isso, a sua empresa garante processos padronizados e a satisfação dos clientes, com serviços de qualidade e excelência.
7 benefícios de usar a ordem de serviço
Até aqui, você pôde entender um pouco mais da ordem de serviço e a importância que ela tem para uma empresa, seus processos e relação com o cliente. Agora, você vai conhecer os benefícios de usar a OS online para sua empresa. Confira:
1. Organização das atividades
A ordem de serviços online proporciona maior controle das atividades que precisam ser prestadas pela sua empresa. Isso significa maior clareza e organização dos afazeres e tudo o que será necessário para que eles sejam realizados.
Além disso, com a opção digital é possível ver quais ordens ainda precisam ser cumpridas e quais já foram entregues. Assim você consegue organizar as equipes, materiais e datas para que o serviço seja entregue com qualidade, dentro do prazo acordado entre você e o seu cliente.
2. Diminuição dos erros
A ordem de serviço online diminui significativamente os erros cometidos. Sejam eles relacionados à execução das atividades ou aos detalhes e informações. O que não é possível com as ordens preenchidas manualmente, já que elas podem apresentar informações mal detalhadas ou ilegíveis.
3. Mais agilidade na prestação de serviços
Imagina ter que preencher e passar cada detalhe da prestação de serviço a limpo em um papel? Isso levaria um tempo considerável que poderia ser utilizado em outra atividade. Com a ordem de serviço online esse processo se torna muito mais ágil.
Por outro lado, com essa opção, você reduz o tempo de preenchimento do documento e consegue compartilhá-lo com mais rapidez com as equipes designadas para executar o serviço, que podem acessar as informações por um dispositivo móvel, onde quer que estejam.
4. Facilidade em consultar histórico de serviços realizados
Com tudo armazenado digitalmente, fica mais fácil acessar e consultar os serviços que já foram prestados anteriormente. Assim você consegue verificar o histórico de prestação e analisar informações importantes sobre ele.
Da mesma forma, essa facilidade te permite gerar relatórios importantes sobre as entregas realizadas, os prazos, satisfação dos clientes e, claro, a produtividade dos times. Tudo isso em um único lugar.
5. Redução da utilização do papel
Sabemos que grande parte dos processos de uma empresa geram uma infinidade de informações e, consequentemente, o uso dos papéis acaba sendo maior que deveria. Com os sistemas de gestão digitais, a redução desse material é garantida.
Assim, a empresa contribui para processos mais inovadores, sustentáveis e econômicos, alcançando, inclusive, o empreendedorismo sustentável – abordagem que tem sido amplamente reconhecida no mercado.
6. Conformidade com a legislação
As ordens de serviços são documentos previstos em lei. Sendo assim, é essencial que elas sejam armazenadas de maneira adequada para serem consultadas quando necessário, servindo como comprovação da prestação de serviços e como guia de instrução para os colaboradores.
7. Maior controle financeiro
Pode parecer que não, mas manter as ordens de serviço em dia é essencial para conseguir maior controle financeiro empresarial – um ponto muito positivo para a gestão financeira.
A razão disso é que o documento fornece uma espécie de previsão do que irá entrar na empresa devido aos serviços prestados, seguindo os prazos determinados. Assim, é possível preparar o fluxo de caixa assertivamente.
Quais informações devem constar em uma ordem de serviço?
Para saber como fazer uma ordem de serviço, é importante saber quais são as informações que devem estar presentes no documento. De forma geral, você precisará dos seguintes itens:
- Número do pedido de serviço;
- Descrição detalhada dos serviços que serão prestados;
- Valor cobrado pelo serviço;
- Local onde o serviço será prestado;
- Informações sobre do cliente, como nome e razão social, CPF ou CNPJ, endereço e telefone;
- Data de emissão da ordem de serviço;
- Forma de pagamento acordada entre as partes.
Na hora de montar ou escolher o modelo de ordem de serviço ideal para a sua empresa e atividade, é essencial detalhar todas essas informações. Não se esqueça também de contextualizar a tarefa que será realizada, indicando os motivos pelo qual o serviço foi contratado.
Conquiste processos de gestão assertivos
Agora que você já sabe o que é a ordem de serviço, as vantagens e importância que ela oferece para empresas prestadoras, fique por dentro dos diferentes modelos desse documento. Leia o conteúdo especial sobre o tema: quais são os tipos de ordem de serviço?
Depois de conferir todos os detalhes sobre a OS, é hora de investir em soluções tecnológicas. A Omie oferece um sistema ERP intuitivo e completo, com funções que podem te ajudar a conquistar processos de gestão mais assertivos e otimizados, garantindo, assim, a qualidade dos seus serviços.
