A ordem de serviço (OS) é um documento essencial para formalizar os processos de qualquer empresa. É importante reconhecer sua importância e aprender a preenchê-lo corretamente.
A OS serve como um guia para a execução adequada dos serviços, além de ser uma ferramenta estratégica e legalmente obrigatória. Seu preenchimento correto impacta positivamente nas entregas e no cumprimento das obrigações.
Com o avanço da tecnologia e a popularização dos meios digitais, é importante estar atualizado e optar por soluções online práticas e intuitivas na hora de preencher as ordens de serviço. Conheça as novidades e comece a utilizá-las hoje mesmo. Boa leitura!
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento indispensável para formalizar os processos de prestação de serviços entre empresas de diversos setores e seus clientes.
Conhecida como OS, pode trazer uma otimização significativa para os processos, tornando a rotina muito mais eficiente. Diversos serviços, como manutenção preventiva, assistência técnica, manutenções internas e instalações, exigem uma ordem bem estruturada.
Esses serviços costumam ser contratados de forma recorrente e precisam seguir as diretrizes específicas da empresa e do cliente.
Atualmente, o preenchimento manual em papel é considerado um processo ultrapassado. Com o avanço da tecnologia e as soluções em nuvem, a ordem de serviço pode e deve ser realizada de forma online, promovendo a agilidade dos processos.
Para que serve a ordem de serviço?
A OS é essencial para a gestão empresarial, garantindo uma abordagem profissional na prestação de serviço e terceirização.
Sua função é registrar detalhadamente os serviços a serem prestados, para qual empresa e em que período, além de especificar os materiais e mão de obra necessários para a realização do trabalho.
O documento abrange todos os aspectos do serviço, desde os equipamentos e prazos até o valor a ser cobrado. Isso garante um controle objetivo e eficiente da atividade.
Portanto, a finalidade da ordem de serviço é documentar o trabalho realizado e todos os requisitos para a entrega e execução do serviço. Além disso, ela serve como um guia para as equipes envolvidas, orientando-as nas etapas do projeto.
Vantagens em utilizar a ordem de serviço
A ordem de serviço online traz diversos benefícios para a gestão empresarial. Ela proporciona a organização das atividades da empresa.
Com a ordem de serviço digital, é possível ter um controle mais eficiente das tarefas que precisam ser realizadas, garantindo clareza e organização em relação aos afazeres e aos recursos necessários para sua execução.
Além disso, reduz significativamente os erros cometidos. Diferentemente das ordens preenchidas manualmente, que podem conter informações mal detalhadas ou ilegíveis, a versão digital diminui consideravelmente a ocorrência de erros.
Com a adoção de sistemas de gestão digital, é possível reduzir significativamente a quantidade de papel utilizado, promovendo práticas mais sustentáveis e econômicas.
Outro benefício é a agilidade na prestação de serviços. A OS online torna o processo muito mais rápido e eficiente. Ao eliminar a necessidade de preencher e transcrever os detalhes em papel, economiza-se um tempo considerável que pode ser direcionado para outras atividades.
O documento pode ser compartilhado de forma rápida com as equipes responsáveis pela execução do serviço, permitindo que elas acessem as informações por meio de dispositivos móveis, onde quer que estejam.
A facilidade em consultar o histórico de serviços realizados é outra vantagem. Com as ordens de serviço armazenadas digitalmente, é muito mais fácil acessar e consultar os serviços já prestados anteriormente.
Por fim, a ordem de serviço online contribui para um maior controle financeiro empresarial do prestador de serviço. O documento fornece uma previsão do que será recebido pela empresa com base nos serviços prestados, seguindo os prazos estabelecidos.
O que deve conter a ordem de serviço?
Para criar uma ordem de serviço correta, é fundamental ter conhecimento sobre as informações necessárias que devem constar nesse documento. Estes são os principais itens a serem incluídos:
- Número do pedido de serviço: identifique cada ordem de serviço com um número único, para facilitar a rastreabilidade e organização.
- Descrição detalhada dos serviços: forneça uma descrição clara e minuciosa dos serviços que serão prestados, incluindo todas as etapas e atividades envolvidas.
- Valor cobrado pelo serviço: especifique o valor acordado para o serviço, garantindo transparência e evitando possíveis mal-entendidos.
- Local de execução do serviço: indique o local onde o serviço será realizado, seja nas instalações do cliente ou em outro local determinado.
- Informações do cliente: inclua os dados do cliente, como nome e razão social, CPF ou CNPJ, endereço e telefone de contato. Isso garante a identificação correta do cliente e facilita a comunicação.
- Data de emissão da ordem de serviço: registre a data em que a ordem de serviço foi emitida, permitindo um controle adequado do prazo para a execução do serviço.
- Forma de pagamento acordada: especifique a forma de pagamento acordada entre as partes, seja à vista, parcelado ou por meio de outras condições estabelecidas.
Como fazer uma ordem de serviço?
Comece identificando o número do pedido de serviço, atribuindo um número único a cada ordem para facilitar a organização.
Em seguida, descreva de forma clara e detalhada os serviços que serão prestados, incluindo todas as etapas e atividades envolvidas. Especifique o valor cobrado pelo serviço, deixando claro o valor acordado.
Indique o local onde o serviço será realizado. Seja em instalações específicas do cliente ou em outro local designado, certifique-se de mencionar claramente o local de execução.
Inclua as informações do cliente, como nome, razão social, CPF ou CNPJ, endereço e telefone de contato.
Por fim, especifique a forma de pagamento acordada entre as partes. Seja à vista, parcelado ou por meio de outras condições estabelecidas, deixe bem claro.
Modelos e exemplos de ordem de serviço
Há vários tipos de ordem de serviço, cada um adequado a um contexto específico. Alguns exemplos comuns incluem:
- Ordem de serviço para manutenção;
- Ordem de serviço de reparo;
- Ordem de serviço para instalação;
- Ordem de serviço de suporte técnico;
- Ordem de serviço para entrega de produtos.
Além de registrar todos os acordos entre cliente e empresa, um bom modelo de ordem de serviço ajuda no planejamento e na organização das tarefas diárias. A padronização das informações também facilita a gestão dos dados.
Isso permite analisar quais são as necessidades mais frequentes dos clientes, por exemplo, e tomar decisões melhores com base nessas informações.
Confira, a seguir, um modelo de OS para elaborar a sua corretamente:
Ordem de Serviço – Instalação
Número do pedido: OSI2021003
Data de Emissão: 10/04/2021Cliente: ABC Comércio
CNPJ: 123.456.789/0001-00
Endereço: Rua Principal, 789 – Cidade, Estado
Telefone: (00) 1234-5678Descrição dos serviços:
Realizar a instalação do sistema de segurança, incluindo câmeras de vigilância, alarme e controle de acesso, conforme o projeto previamente acordado.Valor: R$ 5.000,00
Local: Loja ABC – Salão Principal e Escritório
Forma de Pagamento: Parcelado em 4 vezes, sendo 25% no início e 25% a cada 30 dias.Responsável pela instalação:
Nome: João Silva
CPF: 123.456.789-00
Telefone: (00) 9876-5432
E-mail: joao.silva@exemplo.com
Observações:
- O cliente deverá fornecer acesso ao local, incluindo energia elétrica e pontos de rede, conforme combinado;
- O prazo estimado para conclusão da instalação é de 5 dias úteis, podendo ser ajustado conforme necessidade e complexidade do projeto.
Certifique-se de incluir todas as informações relevantes, como os detalhes do cliente, descrição dos serviços, valor, forma de pagamento, responsável pela instalação e quaisquer observações importantes.
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