A gestão de contratos é um processo burocrático e rotineiro, necessário para todas as empresas fazerem negociações e acordos por escrito, seja com clientes ou fornecedores. É uma tarefa que exige muito tempo do departamento jurídico para ajustes de cláusulas e revisões, mas não precisa ser tão complicada.
Para reduzir o tempo e minimizar riscos e erros, é possível aprimorar rotinas de trabalho e usar a tecnologia para uma gestão de contratos mais eficiente. Veja nos próximos tópicos 5 dicas para realizar a gestão de contratos administrativos com mais agilidade.
Entenda o que é gestão de contratos
A gestão de contratos inclui métodos e técnicas administrativas para controle de todos os documentos de formalização de prestação de serviços em uma empresa. São etapas e funções de gerenciamento, desde a elaboração de propostas até o cumprimento do que foi acordado na documentação contratual.
Cada contrato de prestação de serviços é um documento acordado entre duas partes, sejam pessoas físicas ou jurídicas. Também é necessária a conferência de prazos e acompanhamento da prestação dos serviços contratados ou oferecidos. Assim, também é mensurado o nível de satisfação das partes na negociação.
O acompanhamento para empresas prestadoras de serviços significa clientes satisfeitos e uma maior chance de prorrogar a parceria, caso ela seja contínua. Já para indústria e comércio, é de extrema importância um bom relacionamento com fornecedores, assim, as empresas têm maior chance de atender a uma necessidade de última hora, por exemplo.
Qual a finalidade da gestão de contratos?
Ao longo de todo o ciclo de vida de um contrato, um gestor deve estar atento às demandas, entregas e modificação de cláusulas, caso seja necessário. Entre os principais objetivos da gestão de contratos, podemos citar:
- Garantir o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os contratos;
- Agilizar os trâmites contratuais na empresa;
- Acompanhar todos os estágios do ciclo de vida dos contratos;
- Gerenciar o armazenamento e histórico dos contratos;
- Controlar os prazos de vencimento e renovação de contratos (inclusive para aperfeiçoar as estratégias de vendas);
- Identificar a necessidade de adendos e aditivos contratuais;
- Promover a comunicação entre as partes.
Por que é importante gerenciar seus contratos?
A gestão de contratos vai além de uma mera função burocrática, monitoramento de prazos e cumprimento de funções. Trata-se de uma atividade extremamente essencial para os setores jurídicos das empresas, oferecendo segurança para ambas as partes.
Envolver os departamentos na gestão de contratos implica em uma relação coerente, com cláusulas vantajosas para ambas as partes e clareza na cobranças de valores, além de penalidades coerentes para caso de descumprimento de acordos.
A gestão de contratos também atua na diminuição de riscos, custos, litígios e gastos desnecessários, evitando conflitos.
Como fazer a gestão de contratos em 5 passos
Você notou que ter o controle da gestão de contratos é o recomendado em qualquer segmento de mercado? Até aqui demos alguns exemplos, mas agora vamos nos aprofundar ainda mais sobre como fazer uma boa gestão de contratos em 5 passos. Não deixe de conferir!
1. Faça o levantamento dos seus contratos
Preze por um monitoramento assíduo de todos os contratos da sua empresa. Assim, você tem uma ideia de volume e um melhor entendimento dos ciclos de vida de documentos.
2. Organize todos os documentos
Vale destacar que a organização vai além do físico. Você tem cuidado bem dos seus documentos contratuais?
Identificar gargalos e ter um acesso rápido a informações importantes melhora todo o ciclo de vida de um contrato. Faça uma boa gestão de documentos, com organização, padronização, segurança de dados, além de redução de riscos, falhas e despesas.
3. Conheça os estágios da gestão de contratos
Já mencionamos todos os estágios de gestão de contratos. Então, estude e busque compreender cada um deles. Lembre-se, também, de aplicar as fases no dia a dia do seu negócio.
4. Monitore os contratos
Existe uma dinamicidade quando o assunto é contrato. Isso porque as cláusulas podem mudar a qualquer momento e um monitoramento ativo e próximo pode identificar a necessidade de pendências.
Outro aspecto é monitorar prazos e os resultados de acordo com o previsto no contrato, evitando punições contratuais ou até sua rescisão.
5. Use um software para facilitar a sua gestão
Ter um sistema que ajude a controlar os estágios mencionados ajuda os profissionais a pouparem tempo e terem respostas ainda mais rápidas. Essa gestão contratual não é um processo simples e envolve diversas etapas.
Sabendo disso, a tecnologia é a ajuda que as empresas precisam para controlar contratos com mais propriedade em um único lugar. A importância de usar um software de gestão se traduz em mais lucratividade e redução de custos desnecessários para a empresa.
Conheça as etapas da gestão de contratos
As etapas de uma gestão de contratos são formadas pelas fases de pré-contratação, contratação e pós-contratação. Para melhor desenvoltura, todos os estágios devem ser definidos previamente. Confira, logo abaixo, cada um deles:
Planejamento
O primeiro estágio determina o objeto do acordo e as condições contratuais, com obrigações e direitos de cada parte. A solicitação de contratação pode vir de algum dos setores da empresa, de um cliente ou fornecedor.
Nesse momento, a equipe responsável pela gestão de contratos fará um rascunho das cláusulas, objetivos, sanções, condições, obrigações e prazos para todas as partes envolvidas.
Por se tratar de um documento ainda em fase inicial, serve para que haja uma compreensão geral do escopo de um projeto, antes mesmo que ele seja formalizado.
Elaboração do contrato
Também conhecida como etapa de redação, é a fase em que as ideias começam a ganhar corpo e se organizarem no papel. Nessa hora, a empresa pode elaborar um modelo de acordo com o utilizado de forma recorrente ou criar um novo contrato com a ajuda do departamento jurídico, conforme uma demanda específica.
É importante que a elaboração do contrato seja objetiva e transparente, para evitar ambiguidades ou falta de entendimento entre as partes. Essa ainda é uma etapa considerada inicial, pois pode ser lapidada nas próximas fases.
Negociação
A fase de negociação é considerada mais decisiva para o contrato, pois nela são revistas e discutidas cláusulas, condições e determinações contratuais até serem acordadas entre as partes.
Depois, o cliente recebe a versão prévia do documento e tem um prazo para fazer a análise com calma e, se necessário, pedir modificações.
O processo pode ser demorado e algumas alterações de redação podem ser efetuadas nessa fase. Por isso, é importante o acompanhamento jurídico e um canal de comunicação eficiente para chegar à versão final do documento com mais agilidade.
Aprovação
Após terem chegado a um acordo, o contrato é aprovado e deve ser revisado pelos advogados das partes, de modo a detectar brechas ou irregularidades que possam gerar problemas futuros.
Uma vez realizada a aprovação da minuta, feita a revisão e a assinatura das partes, o contrato é oficialmente aprovado e passa a ter validade jurídica.
Execução
A fase de execução é o início das entregas firmadas em contrato. Aqui, é importante que seja realizado um acompanhamento minucioso para garantir os acordos firmados em todas as cláusulas.
A depender do contrato, o serviço prestado pode durar apenas um dia, como nos casos de serviços pontuais. Em outros, como em grandes projetos de construção civil, podem durar meses ou anos. Em qualquer um dos casos, o acompanhamento é indispensável.
Armazenamento
O arquivamento do contrato em local seguro é de extrema importância para revisitar suas cláusulas ao longo do tempo ou se proteger em casos de processos judiciais. Ele tem validade jurídica e fiscal.
Além disso, é significativo um bom arquivamento do documento para entendimento do histórico de vendas e consultas de negociações passadas.
Renovação ou encerramento
Esse é um marco do fechamento de um ciclo e início de outro, caso a contratação do serviço seja contínua. O momento é de minuciosa revisão para procurar pendências que podem ter ocorrido durante o processo, sendo encerrado e arquivado caso não faltem entregas ou não haja a renovação.
Para empresas prestadoras de serviço, o momento é decisivo, pois existe a chance de renovação do contrato para mais um ciclo de entregas. Caso o contrato seja renovado, é o momento de alterar cláusulas para melhorias do serviço prestado, desde que haja concordância entre as partes interessadas.
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A Omie é um ERP (Enterprise Resource Planning) completo que, dentre todas as funcionalidades disponíveis, entrega a gestão de contratos de serviços para empresas de variados segmentos de mercado. Com apenas alguns cliques, é fácil fazer:
- Cadastro de contratos;
- Indicação de serviços prestados e periodicidade de faturamento;
- Renovações;
- Emissão de notas fiscais eletrônicas.
O sistema, como todo ERP, é modular. A função de gestão de contratos está no módulo finanças. Para conhecer melhor o sistema de ERP Omie, teste grátis por 7 dias e veja toda a qualidade e funcionalidades disponíveis no sistema. Experimente!
