No ambiente corporativo, a habilidade de prever, organizar e executar aquisições estratégicas é essencial para otimizar recursos e garantir a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Se não houver um planejamento de compras, a empresa corre o risco de enfrentar falta de produtos ou excesso de estoque, impactando na saúde financeira.
Assim, aplicar estratégias eficazes de planejamento pode fazer toda a diferença no sucesso de um empreendimento. Ter um bom planejamento de compras ajuda a garantir a qualidade do produto final e manter a competitividade do negócio.
Neste artigo você vai entender a importância de fazer um planejamento de compras no varejo com 7 dicas para otimizar o processo e garantir bons resultados no seu negócio. Boa leitura!
O que é planejamento de compras?
O planejamento de compras é a ação de controlar e prever os insumos necessários para o estoque da empresa, garantindo o compromisso de entrega e satisfação do cliente. Ela vai além de trâmites burocráticos, se tornando parte da cultura organizacional.
Essa estratégia é como o mapa que guia quais recursos, matérias-primas e suprimentos são necessários para fabricar esse produto. É semelhante ao planejamento estratégico de vendas que define as etapas para adquirir os elementos essenciais para manter o bom funcionamento do negócio.
Este tipo de planejamento estratégico de vendas não apenas assegura a disponibilidade de insumos, mas também pode reduzir custos, otimizar a qualidade e fortalecer o posicionamento competitivo no mercado.
Entenda a importância de fazer um planejamento de compras no varejo
Otimizar as compras é, atualmente, um processo estratégico, cujos objetivos influenciam diretamente no fluxo de caixa, quantidade de insumos no estoque, equilíbrio financeiro da organização e, consequentemente, na credibilidade da empresa e na satisfação do cliente.
O controle da gestão de compras permite uma visão estratégica a respeito das necessidades da empresa a curto, médio e longo prazo.
Dessa forma, você previne o acúmulo de produtos no estoque, além de evitar a perda de mercadoria devido ao vencimento do prazo de validade.
Como fazer um bom planejamento de compras?
O planejamento de compras é importante para o sucesso de qualquer negócio, especialmente no varejo.
Ele consiste em prever as necessidades de produtos que uma empresa terá em determinado período, garantindo a disponibilidade das mercadorias certa, na quantidade adequada e no momento correto.
Para começar, é importante:
- Analisar históricos de vendas: olhar para o desempenho passado das vendas pode fornecer insights valiosos sobre quais produtos são mais populares em diferentes épocas do ano;
- Entender sazonalidades e tendências: considerar fatores sazonais, como feriados, estações do ano e eventos específicos que impactam as vendas de certos produtos;
- Conheça o ciclo de vida dos produtos: produtos têm um ciclo de vida, e compreendê-lo ajuda a planejar melhor as compras, evitando estoques excessivos de itens que podem perder valor rapidamente.
Portanto, um bom planejamento de compras é dinâmico e se adapta às mudanças no mercado e nas necessidades da empresa, potencializando o sucesso do negócio.
7 dicas para otimizar o planejamento de compras no varejo
Um bom planejamento de compras no varejo vai trazer mais agilidade e eficiência para os processos de compra. Para que tudo funcione bem, é necessário estar atento a diversos detalhes:
1. Analise o histórico de vendas
É imprescindível que você lide com fatos e números reais, não apenas com suposições. Portanto, faça uma análise detalhada do histórico de vendas, pois eles darão uma média de quantas mercadorias são vendidas periodicamente e com qual frequência é necessário fazer reposição.
Assim, você consegue organizar com precisão quais produtos precisam de uma reposição constante e quais têm menos saída. Por exemplo, se determinado produto sai 3 vezes mais do que outro, é necessário focar em ter mais estoque do produto que tem mais saída.
2. Estabeleça a frequência ideal de compras
Também será necessário definir uma frequência ideal de compras, entendendo por quanto tempo o estoque estará abastecido e quando será necessário fazer outra compra.
Por exemplo, se as compras são feitas a cada 45 dias, você deve se certificar que durante esse tempo não faltará mercadoria no estoque, além de assegurar uma reserva de segurança até que a mercadoria seja renovada.
3. Defina o orçamento de compras
Ter uma boa noção de qual deve ser o orçamento mensal destinado para compras é muito importante. Assim, você controla a saúde financeira com mais precisão e pode tomar decisões rápidas a respeito da realocação de recursos, caso necessário.
4. Escolha os fornecedores
Optar por fornecedores confiáveis no seu planejamento e gestão de compras também é essencial. Assim, você tem a garantia de que terá o que precisa no prazo combinado e poderá firmar compromissos com mais segurança.
Dessa forma, bons fornecedores te ajudam a consolidar outras parcerias, trazendo mais credibilidade para o negócio.
5. Monitore o estoque
Acompanhar constantemente a quantidade de produtos no estoque é uma forma de antecipar baixas e evitar falta de mercadoria.
Busque integrar vários setores da empresa nessa atividade, contabilizando os insumos que cada área necessita e com qual frequência.
Ao utilizar um sistema de gestão de vendas, é possível manter o controle sobre a movimentação desses produtos. Se camisetas pretas são as que mais vende, é preciso garantir que nunca faltem no estoque, evitando perder vendas por falta de produto.
6. Determine metas de compras
Parte do monitoramento de compras é determinar quais são as metas de cada setor e definir estratégias para analisar se elas estão surtindo o resultado esperado.
Ao elencar quais são as metas de compras esperadas, é possível avaliar se os fornecedores estão entregando o combinado e se o planejamento de compras está adequado à necessidade atual.
7. Use um sistema para te ajudar na gestão de estoque
Planejar é um passo muito importante para usar os recursos da empresa de forma eficiente. Contar com um sistema tecnológico pode te ajudar na gestão de estoque por meio da automatização de diversos processos, o que facilita o controle das mercadorias.
Muitas são as vantagens do sistema ERP, que integra diversas informações dos processos internos da empresa e centraliza em uma única plataforma. Dessa forma, você tem acesso ao fluxo de dados do negócio e consegue tomar decisões assertivas e fundamentadas.
Qual a função do planejamento de compras?
O objetivo do planejamento de compras é otimizar os recursos da empresa, garantindo que os produtos certos estejam disponíveis no momento certo, minimizando custos e maximizando os lucros.
As empresas que adotam estratégias de planejamento de compras têm:
- Redução nos custos operacionais;
- Maior eficiência na gestão de estoque;
- Melhor resposta às demandas dos cliente;
- Garantir a satisfação do consumidor;
- Aumento de vendas.
Erros para evitar no planejamento de compras no varejo
Aqui estão alguns dos erros mais comuns para evitar no planejamento de compras no varejo:
- Comprar em quantidades inadequadas: analise dados de vendas passadas e tendências de mercado para prever a demanda;
- Não controlar o estoque: utilize sistemas de gestão de estoque para criar inventários e poder acompanhar o fluxo de produtos;
- Seleção de fornecedores não qualificados: faça uma pesquisa detalhada antes de escolher seus fornecedores, avaliando sua reputação, prazos de entrega e histórico de serviços;
- Burocracia na aprovação de pedidos: simplifique os processos de aprovação, estabelecendo critérios claros e delegando autoridade apropriada para agilizar o fluxo de pedidos;
- Falta de acompanhamento de indicadores: identifique os indicadores-chave de desempenho (KPIs) do processo de compra, como a taxa de giro de estoque, e monitore-os regularmente para tomar decisões fundamentadas;
- Erros na negociação de custos: conheça os preços de mercado, esteja aberto a propostas e busque acordos que sejam benéficos para ambas as partes;
- Não fazer uso de tecnologia: invista em softwares de gestão de compras que possam automatizar tarefas, fornecer análises precisas e facilitar o planejamento estratégico.
Como estruturar o processo de compras?
O processo de compras pode ser estruturado em algumas etapas fundamentais:
- Identificação das necessidades: com base no planejamento, identifique quais produtos são necessários e em que quantidade;
- Pesquisa de fornecedores: busque por fornecedores confiáveis que ofereçam produtos de qualidade a preços competitivos;
- Negociação e seleção: negocie condições de pagamento, prazos de entrega e preços. Após isso, selecione os fornecedores mais adequados;
- Acompanhamento e avaliação: monitore o desempenho dos fornecedores, a qualidade dos produtos e a eficiência das entregas.
Ao estruturar esse processo de compra, é possível garantir um fluxo contínuo de mercadorias, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional.
Tecnologia para aprimorar o planejamento de compras
O uso de tecnologia é um diferencial para otimizar o planejamento de compras nas empresas. A adoção de sistemas e softwares especializados não apenas simplifica os processos, mas também facilita a tomada de decisões embasadas.
O ERP Online é um sistema de gestão integrado e uma ferramenta transformadora que permite otimizar e facilitar os processos operacionais do negócio.
Assim, é possível alcançar padrões mais altos de produtividade, através das funcionalidades que permitem otimizar processos de entrada e saída de produtos.
Planejar é a chave para a eficiência
Um bom sistema de gestão representa inúmeros benefícios para o seu negócio. Com várias funcionalidades disponíveis, fica muito mais simples otimizar as operações e trazer mais produtividade.
O planejamento de compras no varejo é um exemplo, já que tal atividade permite a automação de processos e evita perdas de mercadorias. Além de que uma gestão eficiente pode trazer resultados positivos, como aumentar a lucratividade e a satisfação do cliente.
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