Você já utiliza uma planilha de gastos em seu negócio? Se ainda não, saiba que ela é uma ferramenta essencial para o controle de custos e, principalmente, para alavancar os lucros. Todas as empresas, sem exceção, precisam contar com pelo menos um dos modelos de planilha em suas operações diárias.
Para te ajudar a entender melhor sobre a planilha de gastos, sua importância e como você pode fazer a sua, preparamos este conteúdo! Continue a leitura e confira.
Vantagens da planilha de gastos
A planilha de gastos é um arquivo, geralmente criado e organizado no formato de Excel. Existem diversos tipos de modelos que podem ser utilizados na sua empresa com diferentes finalidades.
Por exemplo, ela pode ser apenas para controlar os custos mensais, analisar a saúde financeira da empresa ou controlar os gastos diários. Em todos os casos, você deverá incluir os dados referentes aos gastos que serão analisados, monitorados e controlados. Dessa forma, você consegue algumas vantagens como:
- Corte de gastos extras;
- Metas e objetivos financeiros mais claros;
- Maior tranquilidade, visto que o controle de gastos oferece previsões dos custos e despesas;
- Definição de preço com mais facilidade;
Para que isso aconteça, é importante que você, mais do que utilizar uma planilha de controle de gastos, saiba como fazer um planejamento financeiro. Dessa forma, é possível garantir maior eficiência nos processos, além de manter a saúde financeira no azul e impulsionar o crescimento do negócio.
Quais os modelos de planilhas para organização financeira?
A primeira dica, quando falamos de controle financeiro para empreendedores, é separar as contas pessoais das despesas do negócio, e o mesmo vale para o lucro, em contrapartida à retirada.
Como existem muitos modelos disponíveis, é importante conhecer quais são elas e entender quais se enquadram na necessidade da sua empresa. Por isso, separamos abaixo quais são os principais tipos de planilhas para gestão financeira disponíveis e quando utilizar cada uma.
1. Apuração de resultados
Nesta planilha, devem constar informações sobre o valor da venda bruta, impostos sobre vendas, comissões, frete, descontos e devoluções. O objetivo é mensurar o valor de cada uma das variáveis dentro da porcentagem do faturamento mês a mês, construindo um planejamento financeiro anual.
2. Inadimplência
Para medir a inadimplência, você deve acompanhar as vendas em atraso e a prazo, se é uma dívida recorrente ou anterior, qual o valor recuperado e quanto de prejuízo foi acumulado. Tudo isso deve constar na planilha.
3. Capital de giro
O ciclo financeiro é o resultado do prazo médio de estoque somado ao prazo médio de recebimento, subtraindo o prazo médio de pagamento. A partir do resultado, deve-se dividir a quantidade de dias do ano pelo valor. Com isso, você saberá quantas vezes será preciso executar o ciclo financeiro do negócio.
O valor do capital de giro será o total de desembolso anual da empresa, ou seja, quanto custa manter o negócio funcionando dividido pela quantidade de ciclos financeiros.
4. Preço de venda
Considere, além do valor estipulado para a venda, alíquotas e impostos incidentes sobre o produto ou a prestação de serviços. É fundamental adicionar esses valores para reformular ou validar o preço de venda predeterminado.
5. Contas a pagar
A planilha de contas a pagar é dividida em duas partes. A primeira contempla os pagamentos com vencimento hoje e amanhã, o total de pagamentos a vencer e os vencidos.
Já na segunda parte, você deve organizar a planilha por fornecedor, item, valor da parcela a ser paga, data de vencimento, data efetiva de pagamento, condições do pagamento, número total de parcelas e todo controle de despesas.
6. Controle de estoque
Um dos pontos cruciais para uma gestão eficiente é o controle de estoque, que deve se guiar por: data, descrição do produto, estoque mínimo, histórico de entrada e saída, e saldos.
Também considere o custo unitário do item, o custo total considerando todos os itens disponíveis e o valor do saldo em reais. Por fim, mantenha uma aba “gerencial” para visualizar as informações da situação do estoque e a validade do último lote de compra.
7. Controle diário de vendas
É recomendável que os negócios possuam um controle de vendas diário. Para isso, construa uma planilha de gastos diários que englobe a data de venda, a descrição do item e as condições de pagamento e desconto.
8. Fluxo de caixa
Organize as informações mês a mês e por tipos de entrada em uma planilha de gastos mensais. Assim, separe o valor de entrada em dinheiro físico, cheque pré-datado, duplicatas a receber, cartão de crédito, entre outros.
Como fazer uma planilha de gastos?
Antes de você aprender a fazer uma planilha de gastos para utilizar na sua empresa, é importante que você saiba as diferenças entre lucro, receita e caixa. Isso porque, cada um deles necessita de uma planilha específica.
Basicamente, o lucro é a diferença entre os custos e a receita; essa por sua vez é todo o dinheiro que você recebe pela venda dos seus produtos. Já o caixa diz respeito ao capital que você tem no momento.
Dito isso, vamos ao passo a passo para que você consiga montar sua planilha de gastos!
Inclua todas as despesas
Agora que você já sabe o que precisa considerar na hora de organizar o planejamento financeiro da sua empresa, veja como fazer uma planilha de gastos no Excel em 5 passos.
1. Despesas gerais
Você deve incluir todas as informações de compras de mercadorias, fretes e seguros sobre aquisições, compras anuladas, bonificações a compradores, devedores duvidosos e despesas diversas com vendas nas abas da planilha. Utilize uma coluna para cada informação.
2. Despesas operacionais
Nas despesas operacionais, você deve criar uma coluna para cada um dos custos recorrentes, tais como: água e esgoto, energia elétrica, telefone, provedor, internet, material de limpeza, expediente e embalagem, lanches e refeições, condução, combustível, material de reposição e manutenção de ativos.
3. Despesas administrativas
Quanto custa manter a empresa funcionando em plenas condições? Essa é a pergunta que vai te guiar na hora de montar essa coluna. Por isso, considere o valor do aluguel, depreciação, amortização, exaustão, seguro, gratificações e investimento em marketing. Além das despesas legais e jurídicas com cartórios e com cobranças.
4. Despesas trabalhistas, sindicais e da contratação de terceiros
Aqui, considere todos os custos que um funcionário depende, além das obrigações trabalhistas descritas em lei e acordadas com o sindicato. No caso da contratação de pessoas jurídicas, como um escritório de contabilidade, verifique quais são as diretrizes indicadas pela lei que devem estar claras em contrato.
5. Despesas tributárias financeiras
Por fim, detalhe cada imposto incidente sobre a operação e valores, evitando ser pego de surpresa. Já sobre as despesas financeiras, verifique as condições de descontos, juros e multas concedidas pelo banco.
Separe as despesas fixas e variáveis
Todo negócio conta com despesas fixas e variáveis para funcionar. Afinal, são custos básicos para o funcionamento da empresa. Por isso, na hora de montar sua planilha de gastos, é essencial separá-los.
Despesas variáveis
As despesas variáveis, como o próprio nome sugere, são aqueles gastos que variam. Eles podem ou não serem mensais, mas sempre têm seus valores variados e, na maioria das vezes, não estão relacionados com o processo de produção. É o caso das contas de água, energia e aluguel, por exemplo.
Despesas fixas
Já as despesas fixas são aquelas que estão diretamente ligadas ao processo de produção da empresa, como a compra de matéria-prima, pagamento de fornecedores, salários, entre outras.
Faça o balanço final
O último passo é somar as despesas totais para conseguir encontrar o balanço final. O ideal é que você faça isso na última linha da sua planilha de gastos. Existe uma fórmula no Excel chamada soma, você só precisa digitar =SOMA () e colocar dentro dos parênteses a linha e coluna que você deseja saber o valor da soma.
No balanço final, é importante também você separar os lucros líquidos dos brutos:
- Lucro líquido: é o resultado final das vendas, ou seja, o lucro que você conquista depois de descontar as despesas da produção, por exemplo. Para identificá-lo, basta fazer o cálculo: lucro líquido = receita total – custo total.
- Lucro bruto: é o resultado obtido entre o custo total que foi arrecadado e o custo envolvido no processo de produção. Para encontrar esse valor, basta utilizar a seguinte fórmula: lucro bruto = receita total – custos variáveis.
Isso vai te ajudar a encontrar a margem de lucro de determinado produto, por exemplo. Dessa forma, controlar melhor os gastos envolvidos na produção, tornando sua planilha mais completa e detalhada.
A melhor planilha é a tecnologia
O desafio de manter a organização financeira da empresa pode ser mais fácil trocando uma planilha por ferramentas mais modernas. Agora que você já sabe como montar a planilha e quais as funções básicas, imagine ter tudo isso e muito mais de maneira automática e online?
O sistema ERP Omie, entre diversas funcionalidades, possui o controle financeiro para ajudar a organizar as suas contas. É 100% seguro e totalmente integrado às suas finanças.
Assim, é possível abandonar a visão fragmentada oferecida por planilhas, usufruindo de uma visão única e muito mais assertiva por meio de relatórios funcionais e personalizados. Saiba como funciona o planejamento financeiro com sistema ERP.
