O principal objetivo de todas as empresas é o mesmo: vender seus produtos ou serviços para gerar lucro e continuar funcionando. Por isso, ter uma planilha de vendas é importante para controlar o estoque e entender a situação financeira do negócio.
Por outro lado, há situações que essas planilhas podem deixar a desejar — como quando existe um alto volume de dados para processar. Nesse caso, optar por um sistema de controle de vendas é a solução ideal.
Neste artigo, você aprenderá como essas ferramentas contribuem para agilizar o dia a dia da sua empresa. Siga a leitura para conferir as vantagens e desvantagens de cada uma delas.
Não pare de fazer o controle de vendas da sua empresa!
O controle de vendas ajuda a monitorar a saída de produtos ou serviços de uma empresa de forma mais organizada. Por meio dele, é possível tomar decisões mais efetivas, gerar dados sobre as vendas e trazer insights valiosos para o negócio.
A gestão de estoque é uma das principais atividades que são impactadas positivamente por esse tipo de controle. Isso porque, como ele permite analisar a performance dos produtos, a empresa consegue gerir melhor a quantidade de itens armazenados e estabelecer qual é o ritmo ideal da produção.
Assim, fica visível o quanto de esforços e recursos a empresa deve empregar para produzir cada mercado. Ainda, é possível economizar dinheiro e até tornar o negócio rentável.
Planilha de vendas: prós e contras
A planilha de controle de vendas otimiza diversos processos, como a automatização de diversos cálculos. Mas também há limitações que podem tornar essa ferramenta pouco adequada para a sua empresa.
Vantagens da planilha de vendas
A facilidade de acessar e de aprender as funções mais básicas desse recurso são, com certeza, as vantagens que o tornam mais atrativo. Confira os principais pontos positivos.
Acessibilidade
As planilhas são populares e de fácil acesso. É comum que os computadores já venham com um software como o Excel, que também pode ser usado online se você tiver uma conta no Hotmail. Caso use o Gmail, você terá acesso ao Google Sheets.
Organização
A planilha de vendas conta com diversos recursos que ajudam a organizar as informações referentes a uma transação comercial. Isso porque armazena grandes volumes de dados, possui ferramentas para filtrar ou ordenar valores e automatiza uma série de cálculos.
Fácil de aprender
As funções mais básicas e mais usadas nas planilhas são bastantes fáceis de aprender. Existem muitos recursos para organizar e tratar dados que não requerem a compreensão de fórmulas. Também há muito conteúdo disponível na internet sobre o assunto — tutoriais em vídeo, por exemplo.
Muito personalizáveis
Basicamente, todos os elementos visuais de uma planilha podem ser personalizados. Nesse sentido, é possível alterar o tamanho e a cor de células, bordas, textos e muitos outros componentes.
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Desvantagens da planilha de vendas
Apesar de serem úteis para inúmeros propósitos, o objetivo principal de softwares ou sistemas para criar planilhas é agilizar e simplificar cálculos mais complexos. Por isso, ela pode não ser a melhor opção para controle de vendas em alguns casos. Veja algumas desvantagens da ferramenta.
Automatização limitada
Apesar de ser possível automatizar diversos recursos de uma planilha, sempre será necessário fazer algo de forma manual. Organizar visualmente os dados, adicionar fórmulas e alimentar a tabela com informações são processos que podem levar certo tempo.
Dificuldade de centralizar informações
Se os funcionários trabalham com arquivos armazenados em seus computadores, talvez cada um tenha uma cópia da planilha de vendas. Isso não garante que o layout da planilha se mantenha ou que todos os colaboradores a preenchem da mesma maneira.
Mesmo se a tabela estiver armazenada em nuvem e seja compartilhada entre diversas pessoas, alguém pode esquecer de adicionar algum dado e prejudicar a compreensão dos resultados.
Risco de perder arquivos ou corromper os dados
Caso o computador da empresa passe por um problema técnico, os arquivos das planilhas podem ser perdidos se estiverem armazenados offline. Outro problema comum é quando um dado inapropriado é inserido na tabela e as fórmulas não conseguem efetuar os cálculos, fazendo com que a planilha “quebre”.
Pouco funcional em grande escala
Como vimos, essa ferramenta é capaz de processar uma alta quantidade de informações. No entanto, as limitações da planilha dificultam fazer uma análise ágil de um grande volume de dados.
Algumas fórmulas são complexas
Para tornar esse recurso ainda mais eficiente, é fundamental saber como usar as fórmulas. Apesar de muitas serem simples de executar, entender a lógica por trás delas e aprendê-las é um processo relativamente difícil para os iniciantes.
Sistema de controle de vendas: prós e contras
O sistema de controle de vendas é uma ferramenta criada para agilizar os processos da empresa. Normalmente, esses sistemas contam com funções que auxiliam desde o controle comercial até o relacionamento com os clientes.
Os softwares também costumam ser chamados de CRM, pois ajudam a colocar em prática a metodologia Customer Relationship Management (em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente).
A principal vantagem de contratar esse serviço é a otimização e até mesmo a automatização de várias funções manuais. Além disso, ele coleta informações de todas as vendas, armazena dados dos compradores, gera relatórios de desempenho, facilita o relacionamento com o cliente e auxilia nas estratégias de marketing.
Ainda, como o sistema de controle de vendas cobre várias limitações da planilha de vendas, ele acaba se tornando mais atrativo para uma grande parte das empresas. Mas também pode trazer alguns desafios.
A inserção de uma ferramenta nova sempre exigirá que os funcionários passem por alguns treinamentos. Então, às vezes, é necessário investir tempo e dinheiro na capacitação da equipe.
Se essa solução parece interessante para a sua empresa, confira no nosso blog o que é CRM. Aproveite e também conheça 5 CRMs online para implementar no seu negócio.
Escolha a melhor solução para o seu negócio
A planilha de vendas é um ponto de partida simples e acessível para começar a controlar melhor os números. Conforme o seu negócio cresce, é normal surgir a necessidade de buscar uma solução mais sofisticada, como um sistema de CRM.
Nesse momento, um passo fundamental é conhecer a fundo as ferramentas disponíveis no mercado. O mais importante é optar por aquela que traga as ferramentas ideais para otimizar os processos da sua empresa e tenha um uso fácil e intuitivo.
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