Compreender as finanças da sua empresa é uma medida indispensável para o sucesso do empreendimento. Nesse sentido, elaborar o plano de contas é uma prática importante para ter transparência quanto aos recursos e para um controle financeiro do negócio.
Quer entender o que é, para que serve e a importância do plano de contas? Confira este artigo e descubra também um passo a passo simples de como montar o da sua empresa.
O que é um plano de contas?
É o conjunto padronizado de informações que registra as movimentações financeiras da empresa, como ativos, passivos, receitas, custos, despesas e investimentos. É um documento estruturado com códigos e classificações para cada conta.
A partir do plano de contas, é possível ter uma visão completa sobre a realidade financeira do negócio e contar com um compilado, que serve como base para elaboração de documentos contábeis da empresa.
Para que serve um plano de contas?
O plano de contas serve para dar um panorama preciso dos recursos da empresa e ainda é utilizado para a elaboração do balanço patrimonial, fluxo de caixa, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e Orçamento Empresarial.
Além disso, por meio do documento, o empreendedor pode entender melhor os resultados da empresa, pois tem em mãos as informações detalhadas e padronizadas das operações financeiras, como contas a pagar, contas a receber, patrimônio e outras.
Qual a importância do plano de contas para sua empresa?
Trata-se de um instrumento essencial para o empreendedor, pois possibilita que ele faça uma análise da situação financeira da empresa, tenha um suporte na tomada de decisão e possa ter dados concretos para avaliar o desempenho do seu negócio.
Além disso, com um modelo de plano de contas, você tem transparência quanto aos recursos, como capital de giro, e informações importantes para fazer o planejamento financeiro do seu negócio.
Tipos de planos de contas
O empreendedor precisa saber que existem 3 tipos de plano de contas, cada um com uma função diferente. Acompanhe.
Plano de Contas Referencial
É o Plano de Contas Referencial da Receita (PCRR), sendo uma estrutura criada pela Receita Federal que cria um padrão para as classificações das contas de empresas. Por meio dele, é possível informar o saldo contábil na Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Atenção: empresas enquadradas no Simples Nacional não precisam elaborar o PCRR, visto que a exigência é apenas para empresas enquadradas no Lucro Real e Lucro Presumido.
Plano de Contas Contábil
O plano de contas contábil detalha todas as movimentações econômicas e financeiras da empresa. Deve ser elaborado seguindo as normas e princípios contábeis e é usado como base para outros documentos da contabilidade, como demonstrativos financeiros.
Plano de Contas Gerencial
Aqui temos o plano de contas mais prático, utilizado pelo empreendedor para entender, de forma mais clara, as contas do seu negócio. Assim, é menos detalhado do que o plano contábil e pode ser personalizado segundo as necessidades da empresa.
Como deve ser a estrutura do plano de contas?
A estrutura de um plano de contas deve conter os seguintes grupos de informação. Veja abaixo.
Ativos
São as contas que participam do patrimônio da empresa, sendo dividida em:
- ativos circulantes (que podem ser convertidos em dinheiro em um prazo curto), como estoques, contas a receber e investimentos;
- não circulantes ou fixos (que podem ser convertidos em dinheiro em um prazo maior), como imóveis e maquinário.
Passivos
São as contas que a empresa deve, como dívidas e outras obrigações, sendo divididos em:
- passivo circulante: contas que devem ser pagas dentro do exercício social de uma empresa (12 meses), como pagamento de fornecedores e de impostos;
- passivo não circulante: contas que podem ser pagas em um prazo maior ao exercício social da empresa, como empréstimos bancários;
- Patrimônio líquido: capitais próprios dos sócios da empresa em um período.
Receitas
É todo dinheiro que entra na empresa, como contas a receber, pagamento de um produto ou serviço, ou rendimento de alguma aplicação financeira.
Despesas
São os gastos que a empresa tem para manter suas atividades, como salários, comissões, aluguel, contas a pagar e outros.
Custos
São os gastos realizados para que a empresa comercialize um produto ou realize um serviço, como custos com mão de obra.
Como montar o plano de contas?
Para estruturar o plano de contas, é preciso seguir o passo a passo:
- Reúna todas as contas da empresa, como receitas, despesas, investimentos e custos;
- Separe as contas por categorias ou grupos, como Ativos e Passivos (representando o patrimônio positivo e negativo da empresa) e Receitas e Despesas (representando as contas de resultado);
- Nomeie as contas que já foram categorizadas, de modo que isso seja padronizado em todos os setores da empresa;
- Depois de montar o modelo do plano de contas, insira as informações de acordo com as categorias criadas.
Exemplo de plano de contas
Vale ressaltar que o plano de contas precisa ser personalizado para atender as particularidades de cada empresa. Então, ter um modelo pode ajudar na estruturação do documento, porém, é preciso fazer adequações.
Confira a seguir um exemplo de plano de contas simples para uma loja:
- Ativo
1.1. Caixa
1.2 Aplicações financeiras
1.3 Estoque
1.4 Itens para venda
1.5 Equipamentos
1.6 Imóveis
- Passivo
2.1 Impostos
2.2 Contas a pagar (fornecedores)
2.3 Empréstimos bancários
2.4 Folha de pagamento
- Custos e despesas
3.1. Custo de materiais
3.2. Custo de mão de obra
3.3. Despesas administrativas
3.3.1. Aluguel
3.3.2. Internet e telefone
3.3.3. Energia elétrica
3.4. Despesas Financeiras
3.4.1. Despesas bancárias
3.4.2. Juros passivos
- Receitas
4.1. Receitas de vendas
4.1.1. Venda de produtos à vista
4.1.2. Venda de produtos a prazo
4.2. Receitas Financeiras
4.2.1. Rendimentos de aplicações
Quais os erros mais comuns ao elaborar o plano de contas?
É importante contar com o auxílio de um contador para elaborar o plano de contas para que a estrutura fique completa. Na sequência, veja quais os erros mais comuns na hora de montar o documento:
- não saber em qual categoria cada conta se encaixa;
- deixar de padronizar as nomenclaturas das contas;
- não fazer a organização hierárquica das informações;
- não considerar indicadores importantes da empresa ao detalhar o plano de contas.
É importante colocar as informações no campo adequado para ser possível fazer uma análise financeira completa e para ter dados preciso para elaborar outros documentos contábeis.
Otimize sua gestão com um Sistema ERP
Para não ter dor de cabeça com as finanças e contabilidade da sua empresa, o ideal é contar com um sistema ERP, um software de gestão que vai organizar os dados do seu negócio, reunindo as informações de todos os setores em uma única plataforma.
Com isso, fica mais fácil elaborar o plano de contas, pois você acessa as informações rapidamente, otimizando sua rotina empresarial. Além disso, você tem um controle financeiro mais preciso da empresa e atende os requisitos legais de forma descomplicada.
Como foi mostrado, o plano de contas é um documento importante para que o gestor tenha mais transparência quanto aos recursos da empresa, compreenda as movimentações financeiras e tenha um auxílio na tomada de decisão.
Quer saber qual é a melhor tecnologia para simplificar os processos da sua empresa? Conheça todas as funcionalidades do Sistema Omie ERP para impulsionar seu negócio!
