Para tornar uma empresa mais eficiente e apoiar seu crescimento, é fundamental que o empreendedor invista em soluções e processos que organizem e mostrem os principais dados dos negócios, como um sistema ERP, por exemplo.
Com a transformação digital, aproveitar os benefícios que a tecnologia pode oferecer tem se mostrado uma estratégia eficaz para que empreendedores tenham resultados promissores. Recursos como segurança de dados, organização da contabilidade, agilidade nas respostas e redução do trabalho manual do gestor e sua equipe são algumas das inúmeras funcionalidades de um sistema de gestão como o ERP, além de todas elas se concentrarem em um único software.
Nesse contexto, é bem provável que você já tenha ouvido falar do termo sistema ERP. Saiba que ele pode fazer muito por sua empresa. Neste artigo, vamos esclarecer tudo o que você precisa saber sobre o que é um sistema ERP e para que ele serve. Acompanhe a leitura e descubra todas as vantagens.
O que é um sistema ERP?
ERP é a sigla para enterprise resource planning (“planejamento de recursos da empresa”), sendo também conhecido como sistema de gestão empresarial. Sua principal função é integrar os diversos processos e setores da empresa.
Assim, tudo fica centralizado em uma única ferramenta, facilitando a análise das informações e, consequentemente, a tomada de decisões do gestor ou empreendedor. Com o ERP, a empresa acompanha o estoque, as movimentações financeiras, a folha de pagamento e quaisquer outros dados necessários.
Um bom sistema ERP atende as necessidades das empresas, tanto por diferentes módulos básicos e padronizados quanto com extensões anexadas, conforme necessário. Alguns exemplos dos módulos básicos de um ERP são:
- Emissão de notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços;
- Controle financeiro;
- Produção;
- Compras;
- Gerenciamento de estoque;
- Gestão comercial — CRM;
- Ponto de Venda on-line (PDV).
Ao inserir as informações nesse sistema, a gestão pode ser organizada, as pessoas responsáveis têm acesso facilitado aos dados necessários e o tempo é otimizado, visto que a empresa passa a contar com a automatização de processos e informações.
Os principais módulos que os ERPs contêm são: Vendas, Estoque, Controle Fiscal, Compras, RH, CRM, Projetos, BI etc. Talvez sua empresa não utilize tudo desde a implantação do sistema, mas vale a pena investir nessa ferramenta e estimular seu uso pelas equipes, pois trará benefícios que irão do curto ao longo prazo.
O sistema ERP funciona para todo tipo de empresa?
Com certeza! O ERP pode (e deve) ser utilizado por empresas de todos os segmentos e portes, inclusive por pequenas e médias empresas. Como seu objetivo é automatizar e organizar processos, todos os negócios podem se beneficiar com o uso.
O que varia em cada caso é a necessidade da empresa e a condição para investir em um sistema ERP que atenda às suas demandas internas. Atualmente, é possível contratar sistemas na nuvem, nos quais as informações ficam alocadas em servidores on-line.
Nesse caso, o custo de implantação é menor, demanda menos infraestrutura física da empresa e o sistema pode ser acessado de qualquer dispositivo autorizado para os usuários. Tudo isso gera segurança das informações e mobilidade para a consulta destas.
Outra opção é a contratação de um ERP on-premise, no qual o software é instalado no servidor da empresa. Dessa forma, os módulos podem ser personalizados conforme a necessidade da instituição. Contudo, isso exige manutenção do servidor, alocação de espaço físico para esse equipamento e uma equipe atenta a quaisquer problemas na infraestrutura.
Se você ficou interessado na aquisição de um sistema ERP, veja os principais segmentos de mercado que se beneficiam do seu uso:
- Alimentação: padarias e confeitarias, pizzarias, restaurantes, lanchonetes, bares;
- Comércio: varejo e atacado em geral, e-commerce e empresas que realizam comércio exterior;
- Serviços: pet shops, agências de viagens e turismo, clínicas e consultórios médicos e estéticos, oficinas e concessionárias etc.
Além disso, existem outros setores que se beneficiam de um ERP sistema, como os de transporte e distribuição, construção civil, indústria, educação e cursos, beneficiamento, tecnologia, comunicação e muitos outros.
Quais as vantagens de as empresas investirem em um sistema ERP?
Agora que já vimos quais empresas são beneficiadas com o ERP, vamos entender em detalhes quais vantagens esse sistema traz para um negócio.
Primeiramente, o ERP ajuda a organizar processos da empresa, pois reduz o tempo com tarefas manuais e gera uma economia para a gestão. Além disso, também minimiza erros, porque utiliza dados automatizados.
Mas os benefícios não param por aí. Adiante, listamos as principais. Confira:
Centralização e controle dos processos
Imagine se cada setor utilizasse um sistema diferente para gerenciar seus dados e projetos. Na hora de consolidar informações, seria muito complicado e o processo ficaria sujeito a erros.
A utilização de um sistema ERP centraliza todos os dados necessários, facilitando sua observação quando necessário. Além disso, apoia o controle dos processos internos, visto que todos os gestores e colaboradores farão os lançamentos e as análises com o mesmo padrão.
Isso tudo traz mais confiança nos números vistos e ajuda a reduzir o tempo das partes interessadas, que já sabem onde procurar as informações que desejam.
Integração dos dados
O ERP faz a empresa toda falar a mesma linguagem, reduzindo ruídos de comunicação. Por exemplo, se o setor de Compras de uma indústria não souber o momento de comprar matéria-prima, a produção ficará impactada, e a empresa terá redução de receita.
Ao utilizar o sistema, o comprador consegue verificar o estoque em tempo real e já avalia o momento correto de compra dos insumos necessários.
Essa integração das informações para todos os envolvidos nos processos gera economia de tempo e garante que todos vejam os mesmos dados.
Facilidade e rapidez para acessar informações
Quanto maior a empresa, mais dados ela gera. Dependendo do porte do seu negócio, encontrar alguma informação em uma planilha ou caderno de anotações pode tomar um tempo precioso que sua gestão não tem.
No sistema ERP, basta acessar o módulo com a informação desejada para logo visualizar o que for preciso. Essa agilidade no processo pode ser crucial no momento de tomar alguma decisão para a empresa.
Se o ERP escolhido estiver alocado em algum servidor on-line, o acesso aos dados se torna ainda mais rápido, pois pode ser acessado de qualquer lugar.
Segurança
Toda empresa possui dados sensíveis e falhas de segurança em planilhas eletrônicas são comuns, o que acontece com outros métodos analógicos também. Nenhuma companhia deseja ver seus dados expostos ou vazados. Por isso, a preocupação com a segurança é uma prioridade para os gestores.
Cada ERP traz diversos recursos que aumentam esse nível de segurança, desde a criptografia dos dados até a limitação de acesso aos módulos pelos usuários. Tudo isso garante mais eficiência na gestão, sem o risco de informações sensíveis estarem nas mãos de pessoas não autorizadas.
Economia
A redução de erros na gestão somada a uma melhor administração dos recursos da empresa gera economia. A utilização do ERP permite também que os colaboradores, que antes operavam inúmeras planilhas, agora possam se dedicar a atividades mais estratégicas, gerando valor para os negócios.
Com o foco na melhoria de processos, a empresa como um todo ganha, pois trará inovação à sua forma de trabalhar e garantirá que os recursos sejam bem aplicados para maximizar os resultados.
Controle do estoque
Um sistema ERP ajuda a controlar a quantidade de peças no estoque, o que facilita sua gestão e pode gerar economia para a empresa. Sabendo exatamente o que há armazenado, o empreendedor consegue gerenciar a hora de comprar novos materiais e manter em reserva os itens mais vendidos.
Além disso, também é possível analisar, com mais atenção, o comportamento de venda dos produtos, entendendo a sazonalidade do mercado, o ticket médio e as regiões com melhor desempenho. Tudo isso contribui para o crescimento da empresa.
Controle no fluxo de caixa
Como o ERP registra as movimentações da empresa, é possível verificar a situação do caixa da companhia, acompanhando as entradas e saídas de recursos. Assim, o gestor consegue ter uma ideia se os negócios estão caminhando bem ou se é necessário realizar alguma intervenção.
Controlar o fluxo de caixa aumenta a segurança do empreendedor para tomar decisões, além de apoiar o desenvolvimento e a manutenção da empresa.
Aumento da produtividade
Quando os colaboradores deixam de fazer atividades repetitivas e passam a trabalhar em projetos e ações mais estratégicas, sua produtividade aumenta e suas entregas se tornam mais eficientes.
Isso contribui com o progresso dos negócios, com a melhoria de processos, com o foco em inovação e com o desenvolvimento profissional dos colaboradores, que deixam de realizar tarefas que podem ser automatizadas e acrescentam pouco às suas carreiras.
Procure um sistema ERP adequado
Existem diversas opções de ERP no mercado, mas nem todas são completas ou se adequam às necessidades da sua empresa. Por isso, é importante procurar uma solução que apoie o desenvolvimento dos negócios.
O sistema ERP traz inúmeros benefícios para a gestão e a escolha certa do sistema que potencializará seu crescimento. Conheça a solução da Omie e invista em um dos melhores ERPs do mercado.
