Funções administrativas são os eixos que tornam os processos de uma organização alinhados. Elas devem basear estratégias e manter o controle de todas as partes essenciais do negócio. Existem quatro pilares que são essenciais para uma boa administração: planejamento, organização, direção e controle.
Um negócio só é capaz de garantir seu crescimento e sustentação quando está com um bom planejamento definido e sabe como explorar cada um dos quatro pontos mencionados, levando em conta o contexto de atuação, os desafios e em qual etapa o negócio se encontra.
Em meio às crescentes transformações do mundo empresarial, cada vez mais é necessário conhecer a fundo as boas práticas administrativas e ter uma visão assertiva sobre as etapas, definindo ações e medidas de controle em caso de crises ou mesmo de possíveis melhorias. Siga a leitura e aplique as diferentes funções administrativas no seu dia a dia.
4 funções administrativas
A gestão empresarial é responsável por traçar e alcançar objetivos e metas que compreendem as quatro funções administrativas. A administração de uma empresa não vem com um manual com erros e acertos – é preciso focar no aprendizado e em como adaptar a gestão do seu negócio.
As quatro funções administrativas também são conhecidas como PODC (planejar, organizar, dirigir e controlar). A seguir, conheça mais detalhes.
Planejamento
A etapa do planejamento é destinada para definir metas, objetivos e ações. Planejar é fundamental para qualquer segmento de mercado e envolve o processo de analisar questões internas e externas de uma empresa ao tomar decisões baseadas em dados e fatos.
Podem ser implementadas, ainda, metodologias da administração que possuem eficácia nessa etapa do processo. É preciso não se basear apenas em achismos e saber como agir de forma tática e integrada.
Sem um bom planejamento estratégico, é impossível que a existência de um negócio perdure e se tenha ganhos e crescimentos dentro de um mercado.
Organização
Para operacionalizar o que foi pensado no planejamento, é necessário que sejam organizadas as frentes de ações e suas responsabilidades. Sem a organização é impossível colocar planos em prática. No contexto empresarial, não é diferente.
A organização compreende um plano de ações para realização de uma meta. Pensa-se na distribuição de tarefas e quais resultados deverão ser atingidos em cada uma das fases.
Esse estágio é essencial para dar um passo rumo ao sucesso, pois evita situações desagradáveis, como retrabalho, problemas com clientes e perdas de oportunidades. É preciso ter um bom conhecimento individual e coletivo para organizar a produção de todos os setores.
Direção
Dirigir está diretamente ligado a saber liderar. Esse é um ponto de extrema importância para as funções administrativas, pois serve como base para que as equipes se inspirem e entreguem resultados satisfatórios para um negócio.
Atualmente, cargos de direção devem ter função mais aprofundada do que simplesmente delegar tarefas, que também são parte do todo. Eles devem exercer influência positiva para que todos possam se sentir parte da empresa, de modo colaborativo.
É preciso facilitar o trabalho das equipes, para que possam se desenvolver profissionalmente e trazer novas ideias, além de criar um ambiente de troca horizontal e uma cultura organizacional justa.
Controle
O controle é como o complemento final das outras etapas. Não adianta planejar e executar bem sem acompanhar de perto os resultados que elas trouxeram ao negócio. Aqui, é o momento de corrigir os erros e melhorar os acertos.
Controlar os erros e traçar ações corretivas é melhorar o desempenho e performance para as equipes, o que tende a trazer resultados mais positivos e colaboradores mais produtivos.
Por isso, para fazer um bom controle empresarial, é necessária uma constante análise de resultados, tendo como base dados atualizados sobre os processos realizados ao longo de um período. Nesse contexto, a tecnologia é uma aliada, pois sistemas de gestão empresarial reúnem números valiosos e integram diversos setores como o financeiro, RH, vendas e marketing.
Porém, não baseie-se apenas em números. Use também a observação para interpretar as necessidades de mudanças e melhorias.
Como aplicar e gerenciar funções administrativas na sua empresa?
As funções administrativas se propõe a ser um processo de melhoria contínua. É preciso buscar compreender as melhores ferramentas e metodologias para aplicar no dia a dia de um negócio.
O equilíbrio entre as quatro funções administrativas deve ser encontrado para que a sua empresa alcance a estabilidade necessária a fim de atingir um crescimento duradouro no segmento de mercado.
Assim, a busca pela inovação deve ser constante, pois, com a transformação digital, as mudanças ocorrem de forma mais dinâmica e isso implica diretamente na rotina dos negócios. Confira, a seguir, como aplicar e gerenciar funções administrativas:
- Gestão de pessoas: o capital humano é uma das ferramentas mais importantes para as empresas. Sendo assim, o setor de gestão de pessoas torna-se central – se não existe organização e controle, resultados positivos não podem ser esperados. As empresas devem saber como colocar em prática a liderança e gestão de pessoas.
- Administração de compras e vendas: atender a demanda do consumidor é um dos principais desafios e objetivos dos negócios. A equipe que cuida da área deve entender bem sobre como se organizar para deixar que não falte produto e matéria-prima, por exemplo, o que pode prejudicar o caixa e o core business do negócio. Um sistema ERP é capaz de realizar a automação de processos em compras e vendas, otimizando esta etapa.
- Tesouraria e compras: essa equipe deve estar alinhada com o planejamento e organização para que todos os materiais e suprimentos necessários sejam adquiridos, sem prejudicar o caixa da empresa.
- Controle de qualidade: a qualidade do produto final deve ser mantida até chegar ao cliente. Esse setor deve unir esforços, criar metodologias e métricas para acompanhar as entregas, entrando em contato com fornecedores e fazendo alterações, caso necessário.
- Controle financeiro: a saúde financeira e o lucro são preocupações comuns. O controle financeiro empresarial pode ser trabalhado por meio de relatórios nos quais estratégias de melhorias devem ser traçadas em alguns casos.
Dicas de gerenciamento
O setor administrativo de uma empresa é vasto e envolve diversas equipes. Como vimos anteriormente, ele é formado pela gestão de pessoas, tesouraria, contadores, entre outras funções administrativas que dão força para o funcionamento de um negócio.
Desse modo, trabalhar com uma equipe bem organizada é algo que exige boa gestão e muita estratégia. Afinal, vivemos em um mundo onde o consumidor cada vez mais se informa sobre as opções de mercado e é cada vez mais exigente.
As falhas em cada um dos pilares nas funções administrativas acarretam prejuízos financeiros, diminuindo a visibilidade de uma marca, o que pode levar negócios à falência. Nesse contexto, otimizar a produtividade e engajamento devem ser algumas das prioridades dos gestores.
Funções administrativas: alicerces para uma empresa
Neste artigo, você compreendeu que as quatro funções administrativas são verdadeiros pilares para um negócio que quer se manter ativo no mercado. Uma boa gestão e o foco nessas funcionalidades são excepcionais para garantir resultados a longo prazo.
Empreender não é algo único. Cada contexto tem seus desafios e, por isso, é preciso manter-se informado. Com estratégias, análises e foco no capital humano é possível garantir resultados que trazem valor para as empresas.
A tecnologia é peça-chave para otimizar as funções administrativas e produtividade das equipes. Invista em um software de gestão, ferramenta capaz de melhorar questões relacionadas à logística, compra e venda e alavancar ainda mais os benefícios das funções administrativas.
