Para que uma empresa seja bem sucedida, é preciso se pautar em alguns processos organizacionais, a fim de garantir uma boa fluidez na produção, otimizar a comunicação e gerir o serviço da melhor maneira possível. Pensando nestes aspectos, a ordem de serviço (OS) se torna fundamental para a consolidação de uma organização ágil.
A OS é um documento que precisa ser emitido no início do fluxo de execução de serviços e, para cada tipo de negócio, vale estudar um modelo específico, padronizando o processo e criando um protótipo ideal para cada empresa.
Neste conteúdo, você irá aprender a importância da ordem de serviço, quando criar uma, quais tipos existem e como fazer uma OS da maneira correta. Confira dicas de como otimizar o processo, contando com inovação e tecnologia. Continue a leitura!
Por que utilizar a ordem de serviço?
A ordem de serviço documenta e formaliza o começo de uma prestação de serviço. Esse documento ajuda a manter os colaboradores alinhados e o gestor informado sobre os processos de contratação e execução do trabalho, por isso é de extrema importância em uma empresa.
Com a OS, é muito mais fácil que um negócio se organize para atender seus clientes, já que saberão de verdade por onde começar, quais clientes priorizar e atender os consumidores da melhor maneira possível, mantendo uma boa reputação no setor de mercado em que atua.
Esse documento pode oficializar diversos tipos de serviço como limpeza, reparos na casa, transporte, manutenção de equipamentos, consultorias, criação de campanhas publicitárias, instalação de softwares e assim por diante.
Vale lembrar que muitas vezes a ordem de serviço acaba sendo deixada de lado pelos gestores e empreendedores, porém essa é uma etapa essencial para entender melhor quais são os gargalos do atendimento ao público e, assim, resolvê-los a fim de oferecer um serviço com ainda mais qualidade.
Quando um negócio se destaca, oferecendo um atendimento e serviços impecáveis, vai ganhando relevância entre os concorrentes de mercado e conquistando cada vez mais clientes até se tornar referência no ramo de atuação.
Além de ajudar na organização e padronização, esse tipo de documento ajuda no registro de cada operação de serviço, possibilitando rever e comprovar as responsabilidades entre cliente e empresa. Ainda, auxilia na gestão estratégica, já que é uma rica fonte de informações sobre o negócio e, com base em estudos, é possível traçar metas objetivos para que o negócio cresça.
A ordem de serviço também pode ajudar na melhoria da satisfação do cliente, oferecendo mais transparência, qualidade e organização da entrega. Por fim, a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) define que a OS deve conter uma instrução detalhada de quais cuidados precisam ser tomados para evitar doenças ocupacionais, acidentes de trabalho, obrigatoriedade de EPI (quando necessário), grau de risco etc.
De maneira geral, o documento é vital para resguardar todas as partes envolvidas em uma operação de prestação de serviço, por isso sua implementação nas empresas é altamente indicada.
Quando uma ordem de serviço deve ser criada?
Uma ordem de serviço deve ser criada logo no início do oferecimento do serviço. Ela pode ser solicitada pelo cliente ou pela determinação de um contrato e é obrigatória para iniciar qualquer prestação de serviços.
Por ser uma importante ferramenta de comunicação interna, a OS se faz indispensável para que os gestores de operações consigam mobilizar as equipes e direcionar os esforços de acordo com a priorização pré-estabelecida, mantendo a organização e registro de tudo o que foi feito ao longo de um período.
Tipos de ordem de serviço
Já sabemos que a ordem de serviço é muito importante para um bom funcionamento de uma empresa de prestação de serviços e agora vamos descobrir quais são os tipos que existem. Confira:
Ordem de serviço preventiva
A ordem de serviço preventiva é uma forma de reduzir custos, evitando que a produção tenha paralisações surpresas e permitindo um maior preparo para a entrega de cada serviço prestado pelo negócio. Por isso, é fundamental para ajudar a manter a empresa em seu pleno funcionamento.
Ordem de serviço de manutenção
Já a ordem de serviço de manutenção se desdobra em outras 3 categorias que precisam de maiores desenvolvimentos e explicações. Confira quais são elas abaixo, conhecendo um pouco mais de cada uma:
Ordem de inspeção de segurança
A OS de inspeção de segurança é usada frequentemente nas empresas, já que existe um cronograma a ser seguido para a manutenção preventiva, que é a combinação de ações técnicas e administrativas que possuem o objetivo de manter ou repor um equipamento, a fim de que ele desempenhe o papel esperado.
Essa ordem de serviço é muito importante para que o trabalho continue sendo feito da maneira correta, mantendo sempre a qualidade nas entregas.
Ordem de inspeção de propriedade
Já a ordem de inspeção de propriedade consiste em determinar os reparos e serviços que precisam ser realizados na sede da empresa. Aqui, entra a identificação da necessidade de um trabalho elétrico, de um tipo de paisagismo, um encanador e assim por diante, por exemplo.
Ordem de instalação
Este tipo de OS é usado de forma pontual para a instalação de equipamentos e sistemas. Requer uma orientação quanto ao tipo de serviço que precisa ser prestado com detalhes e prazos.
Ordem de serviço de evento
A ordem de serviço de evento é utilizada quando vai acontecer uma celebração na empresa. Nesse caso, entra a descrição de tudo o que é necessário para que os fornecedores possam organizar uma comemoração de aniversário, começo ou fim de ano, entre outras ocasiões.
Pedido de serviço
A OS de pedido de serviço é o documento que cria uma solução nova para um determinado negócio. Como por exemplo: a implementação de um novo processo de pagamento no site da empresa, a contratação de uma agência de marketing para confeccionar as estratégias digitais da companhia ou até mesmo a contratação de um profissional responsável por um serviço essencial.
Como fazer uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço possui diversos componentes, por isso é preciso aprender como fazer esse documento da maneira certa. Saiba mais neste tópico!
As informações que devem constar em uma ordem de serviço são: número da ordem de serviço, descrição do serviço a ser feito, valor a ser cobrado, local de prestação de serviço, dados do cliente, data de emissão e forma de pagamento.
A seguir, confira um mini passo a passo de como fazer uma ordem de serviço que atenda todos os requisitos:
- Cabeçalho: é onde entram tanto as informações da empresa prestadora do serviço quanto os dados do cliente, como nome, endereço, email, telefone, CNPJ. Além disso, o número de ordem de serviço também vai nessa parte;
- Dados do equipamento: essa parte auxilia a equipe em campo a identificar qual equipamento precisa de inspeção, manutenção, correção etc;
- Informações de responsável e visita: esses dados podem estar no título do relatório ou detalhados na ordem de serviço. Precisam incluir informações sobre qual é o serviço que precisa ser realizado e quem é o técnico. Isso também transmite mais confiança aos clientes. Outra informação importante, nessa etapa, é quem acompanhou a visita e proprietários;
- Detalhamento de serviço: neste campo, o técnico responsável pela avaliação inicial vai descrever o que foi diagnosticado por ele e quais ações foram implementadas para resolver o problema encontrado;
- Fotos de comprovação: para fins de comprovação e aumento da confiabilidade da prestação de serviço, é recomendado que sejam tiradas fotos para comprovar o que foi feito, destacar o antes e depois e mapear condições pré-existentes ao trabalho realizado;
- Valor do serviço, aprovação e método de pagamento: no final da ordem de serviço, é preciso detalhar os dados de pagamento;
- Assinatura: para aumentar a credibilidade do documento e declarar a ciência das partes envolvidas na prestação de serviço, é vital que as assinaturas sejam registradas.
Eficiência na ordem de serviço
O documento OS pode ser benéfico tanto para o cliente quanto para a empresa que está oferecendo o serviço. Não deixe esse registro de lado e comece a colher os frutos de uma boa gestão de produção, garantindo resultados duradouros e uma entrega de qualidade.
Neste conteúdo, você aprendeu quais são os tipos de ordem de serviço (OS), como diferenciá-los e em quais situações são aplicáveis. Ainda, viu como preencher e quais as boas práticas para ter agilidade e eficiência na hora de registrar os serviços em questão.
Mantenha-se informado. Agora que você sabe tudo sobre o documento, escolha o modelo de ordem de serviço ideal e comece a colocá-lo em prática agora mesmo! Além disso, siga aprendendo mais sobre este e outros conteúdos indispensáveis para o mundo dos negócios no Blog Omie.
