Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

Entenda de que forma os regimes de caixa e de competência funcionam e como influenciam na tomada de decisão de uma empresa.
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O registro e análise de lançamentos (entradas e saídas de valores) são desafios para todos os tipos de empresas, principalmente as que possuem um fluxo de caixa alto. É preciso agir com atenção redobrada e conhecer a fundo as diferenças entre regime de caixa e regime de competência, a fim de tornar a tarefa mais simples e rápida.

Ambos os métodos possuem uma finalidade diferente e são utilizados por profissionais de diferentes setores. Sua aplicação, porém, é feita para gerar análises acertadas que possam garantir um maior controle financeiro, levando o negócio ao sucesso. É nesse contexto que o contador pode contribuir e oferecer serviços de qualidade, alavancando seus lucros e conquistando mais espaço no mercado.

Neste conteúdo, aprenda mais sobre cada um dos dois modelos, como funcionam na prática, quais as suas vantagens e desvantagens e quando cada um deles deve ser aplicado. Confira as boas práticas e aplique-as nos negócios dos seus clientes, hoje mesmo. Boa leitura!

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Você sabe a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

Em uma empresa, toda movimentação dá origem a um lançamento contábil e financeiro, podendo ele ser de entrada (vendas) ou saída (despesas, custos ou investimentos). Toda essa movimentação é registrada pelo setor contábil e financeiro da empresa por meio do regime de competência e regime de caixa, respectivamente.

É importante frisar que somente empresas do Simples Nacional e Lucro Presumido podem optar pelo regime de caixa ou competência, e a mudança de um pelo outro só pode ocorrer uma vez ao ano, dentro do período estabelecido.

Para saber quando utilizá-los e de que forma funcionam, conheça mais sobre cada um deles.

O que é regime de caixa?

No regime de caixa, todas as transações que ocorrem na empresa devem ser registradas no dia que aconteceram, independentemente do tipo de pagamento. Ou seja, como se fosse uma conta bancária.

O setor financeiro registra todas as receitas, custos, despesas e investimentos no mês em que foram pagos ou recebidos. É o regime indicado para microempreendedores e pequenas empresas, já que, nesse modelo, é possível reduzir ou acrescentar valores sem que sejam necessárias projeções.

É um modelo considerado mais simples, já que é possível observar quanto a empresa efetivamente deve e possui e, portanto, oferece um diagnóstico mais claro sobre saúde financeira da mesma.

Esse tipo de regime tem em grande parte uma finalidade gerencial, já que a tributação só será feita quando o pagamento for efetuado, e não no momento de geração da nota fiscal, o que favorece empresas que trabalham com prestação de serviços, por exemplo.

O que é regime de competência?

Já no regime de competência, o registro do lançamento contábil ocorre na data em que o evento acontece, ou seja, aquela que consta no documento de receita ou despesa. Nesse regime, não importa a data em que o dinheiro será efetivamente recebido ou pago, mas, sim, quando a transação foi realizada. Esse regime é obrigatório para grandes empresas.

O registro de receitas ocorre quando as transações com terceiros foram realizadas e o reconhecimento ocorre no dia em que o contrato foi firmado. Já o registo de despesas ocorre quando os valores que constam como ativos deixam de existir e também constam em seu período de competência.

Nesse modelo, é possível identificar transações passadas e também futuras, o que ajuda a estabelecer um bom planejamento financeiro na empresa. A legislação brasileira prevê que esse é o regime oficial para a declaração do imposto de renda.

Diferenças entre regime de caixa e regime de competência

A maior diferença entre ambos é o método de registro de quando aconteceu uma compra ou venda. O regime de competência é utilizado pelo setor de contabilidade, já que os lançamentos são antecipados e essa é a forma obrigatória de fazer registros contábeis.

Já o regime de caixa considera as negociações no momento em que a transação financeira ocorre, motivo pelo qual é gerido pelo setor financeiro, que leva em conta o fluxo de caixa da empresa. Para saber qual dos dois modelos se encaixa melhor em diferentes contextos, deve-se analisar o tipo de negócio, seu porte e que tipo de atividade desempenhada.

Quando utilizar regime de caixa e de competência?

Para medir os resultados em uma empresa, o mais comum é que seja utilizado o regime de competência, já que leva em conta a depreciação, o que não ocorre no regime de caixa. O DRE também é confeccionado com base no regime de competência e é um ótimo indicador da saúde financeira da empresa e na tomada de decisão e gestão contábil.

Apesar disso, o regime de caixa também tem sua importância já que por meio dele podem ser feitos demonstrativos financeiros como o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), que analisa as entradas e saídas de dinheiro ocorridas na empresa.

Exemplos de regime de competência e de caixa

O regime de caixa é utilizado comumente por empresas de pequeno porte, em que se analisa a entrada e saída efetiva de dinheiro, ou seja, o fluxo de caixa. Assim, a operação é registrada quando o dinheiro é recebido ou gasto pela empresa. A partir dessa informação, é possível para o empresário ter controle da situação financeira em dado período de tempo.

No caso do regime de competência, se uma loja recebe por uma mercadoria de forma parcelada, em três vezes, por exemplo, a operação é registrada no mês em que ocorreu a venda, mesmo que a quitação só se dê por completo três meses depois.

Vantagens e desvantagens do regime de caixa

Uma vantagem importante do regime de caixa é que o recolhimento de tributos ao cofre público só ocorre após o recebimento das parcelas, o que gera um alívio na carga tributária e evita que a empresa tenha que pagar impostos sem ainda ter recebido o dinheiro de seus clientes.

Algumas das desvantagens do regime de caixa são: não é permitido para empresas de Lucro Real ou Arbitrado, não traz vantagens de fluxo de caixa para quem possui recebimentos de forma linear, além de que é necessário um maior controle interno da movimentação financeira e contas a receber da empresa.

Vantagens e desvantagens do regime de competência

Uma grande desvantagem do regime de competência em contraste ao regime de caixa é o fato de que o faturamento sobre o qual incide a tributação pode ou não já ter sido recebido pela empresa. Ou seja: nesse regime, a empresa muitas vezes paga impostos sobre um valor pelo qual ainda nem sequer recebeu.

Quanto às vantagens desse regime, algumas delas são: 

  • relatórios financeiros e patrimoniais consistentes;
  • maior possibilidade de planejamento de investimentos futuros;
  • avaliação de depreciação;
  • facilidade na observação de resultados da empresa, já que é possível identificar transações passadas e futuras. 
  • mais facilidade na construção do relatório do Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), que indica o lucro ou prejuízo da empresa em um determinado período de tempo.

Uma boa gestão contábil faz toda a diferença

O sucesso de qualquer empresa passa por uma gestão contábil e tributária eficiente e responsável, sempre buscando tomar decisões de forma acertada e reduzindo o máximo possível os prejuízos, o que só é possível com um bom controle de ganhos e despesas.

Neste conteúdo, você aprendeu mais sobre o que é o fluxo de caixa e de competência, seus benefícios e desvantagens e como funcionam na prática, o que tornará mais fácil decidir qual dos dois modelos melhor se adequa à situação da empresa dos seus clientes ou ao seu escritório contábil.

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