Empresas que oferecem serviços ou vendem mercadorias, inclusive as digitais, devem emitir nota fiscal para registrar essas transações. Há diversos tipos disponíveis para essa finalidade, cada uma com uma utilidade. Por isso, todo empreendedor precisa saber quais os tipos de nota fiscal que existem.
Além da conhecida Nota Fiscal de Produtos, utilizada em compras de mercadorias, há outras voltadas para o transporte e a prestação de serviços. Essas notas são indispensáveis para a garantia da legalidade das operações empresariais.
Quer conhecer os tipos de notas fiscais, suas características e quando são utilizados? Continue a leitura!
Quais são os tipos de nota fiscal existentes?
Antes de fazer a emissão de uma nota fiscal, descubra os principais tipos para selecionar aquela que melhor se encaixa no segmento e nos objetivos da sua empresa.
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um tipo comum de documento no mercado, substituindo gradualmente a versão em papel e trazendo agilidade e segurança ao processo fiscal ao permitir o acompanhamento em tempo real das operações comerciais. Integrada aos órgãos fiscais, contribui para reduzir a sonegação.
Criada para substituir antigas notas fiscais, a NF-e está associada à cobrança de ICMS e IPI, registrando a circulação de mercadorias para facilitar a fiscalização e o pagamento de impostos. Embora seja confundida muitas vezes com o recibo, a nota fiscal é bem diferente.
Gerada e armazenada digitalmente, a NF-e é emitida pela Sefaz de cada estado para produtos físicos sujeitos a IPI e ICMS. Bastante utilizada em empresas e na circulação de mercadorias, deve ser acompanhada do DANFE, documento auxiliar que evita problemas durante o transporte e a fiscalização.
2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é utilizada para registrar a prestação de serviços e está associada à cobrança do ISS (Imposto sobre Serviços). Empresas que atuam no comércio online, oferecem cursos pela internet, assistência técnica, consultoria e outros serviços, geralmente, emitem essa nota para formalizar suas operações.
Mesmo os Microempreendedores Individuais (MEIs) devem emitir a NFS-e ao oferecer serviços para outras empresas, cumprindo a mesma obrigatoriedade da NF-e.
É amplamente utilizada por pequenas e médias empresas para confirmar a prestação de serviços, principalmente em transações entre empresas e indivíduos. A emissão é realizada na prefeitura onde a empresa está registrada, sendo fundamental para a regularização das atividades e o pagamento de impostos municipais.
A NFS-e é indispensável em diversos setores e contém informações detalhadas sobre o serviço prestado, os impostos sobre as notas fiscais e os dados do prestador e de quem recebe o serviço.
3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento digital fundamental para as transportadoras, substituindo papéis necessários para o transporte de cargas e sendo essencial para não ter dor de cabeça com a fiscalização.
É obrigatório emitir o CT-e, garantindo que a transportadora esteja fazendo tudo corretamente. Ele é usado para registrar o transporte de cargas entre cidades ou estados, documentando o caminho das mercadorias e garantindo que o imposto ICMS seja calculado da forma certa.
Diferentemente das notas fiscais, o CT-e não está ligado à venda de produtos ou serviços, mas sim, com o transporte de cargas. Ele dá detalhes sobre o que está sendo transportado, ajudando no controle das entregas e na fiscalização, além de ser fundamental para uma logística eficiente e segura.
4. Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) é como um comprovante digital de compra que substitui o cupom fiscal antigo. Emitida no varejo, como em supermercados e lojas, tem a função de mostrar ao cliente as informações básicas da compra, como onde e o que comprou, além de quando e como pagou.
A NFC-e é uma opção eficiente para o registro das vendas diretas ao consumidor final, ajudando a evitar fraudes e facilitar o momento da compra. Além disso, é possível receber a nota por e-mail, com um QR code que facilita a fiscalização do governo e deixa a operação mais fácil.
É importante lembrar que há um limite de valor para emitir a NFC-e. Acima de R$ 200.000,00, é preciso usar a NF-e. Em alguns estados, como São Paulo, já é obrigatório usar a Nota Fiscal ao Consumidor em todo o varejo.
5. Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa é um dos tipos de nota fiscal que pode ser emitido de vez em quando, sem precisar se cadastrar, ideal para quem tem um negócio pequeno e vende pouco para outras empresas.
Essa modalidade de nota fiscal é utilizada por MEIs, micro e pequenas empresas, assim como por não contribuintes de ICMS. Cada estado tem suas regras, sendo necessário fazer um cadastro online e pedir cada uma individualmente, direto com a Sefaz.
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é uma versão digital que veio para substituir as versões em papel. Registrando vendas de produtos e serviços, facilita todo o processo de emissão, envio, armazenamento e consulta de notas fiscais.
Geralmente disponível nos sites das prefeituras ou do Sefaz de cada estado, é importante verificar se é possível emitir a NFA-e. Se não for, verifique a opção do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) com a empresa contratante.
6. NF3-e: nota fiscal de energia elétrica eletrônica
A NF3-e é usada por distribuidoras de energia com o objetivo de registrar a prestação de serviços de fornecimento de energia elétrica no país.
Com informações como data de emissão, quantidade de energia vendida, valor da fatura e detalhes do fornecedor e do destinatário, a NF3-e é específica para esse setor, registrando as transações de energia entre empresas geradoras, distribuidoras e consumidoras.
7. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
Usado por empresas que fazem transporte de carga fracionada, o MDF-e conecta todos os documentos fiscais de uma carga só, facilitando o registro de tudo que está em movimento. Ele resume a operação de transporte, incluindo todos os documentos fiscais presentes no veículo.
O MDF-e é essencial para registrar o vai e vem das cargas transportadas pelas empresas, contendo detalhes como descrição, quantidade de volumes, peso, entre outros. É obrigatório para todas as empresas de transporte de carga no Brasil.
O objetivo principal do MDF-e é simplificar o controle logístico, centralizando as informações de vários documentos fiscais em um único manifesto eletrônico. Além disso, ajuda a rastrear e monitorar o transporte de cargas, tornando a gestão logística mais eficiente.
8. Nota Fiscal de Devolução Eletrônica (NFD-e)
Esse tipo de nota fiscal é usado em caso de devolução de uma mercadoria, seja do cliente para a empresa ou vice-versa. Com regras fiscais próprias, qualquer uma das partes pode emitir a NFD, informando à Receita Federal sobre a situação das mercadorias.
É recomendado emitir a Nota Fiscal de Devolução na versão eletrônica, conhecida como NFD-e. Isso pode ser feito em várias plataformas, porém algumas delas otimizam e automatizam esse procedimento fiscal.
A NFD tem a função de registrar a operação, ajustar o estoque, atualizar os dados fiscais e pagar os impostos.
9. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) é um documento digital gerado por sistemas de caixa registradora, usado para registrar as vendas feitas aos clientes finais. Ele substitui aqueles cupons impressos em papel, trazendo mais praticidade, segurança e controle para as transações comerciais.
Perguntas frequentes sobre tipos de nota fiscal
Veja as principais dúvidas sobre os tipos de nota fiscal.]
Qual a diferença da nota fiscal para DANFE?
A nota fiscal é o documento que formaliza uma operação de venda de mercadorias ou prestação de serviços, contendo todas as informações necessárias para a tributação e registro da operação. Ela é indispensável para o controle financeiro empresarial.
Por sua vez, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação da nota fiscal eletrônica, utilizado para acompanhar o transporte das mercadorias. Ele não tem validade fiscal por si só, sendo apenas uma versão simplificada da nota fiscal eletrônica para facilitar a conferência das mercadorias durante o transporte.
Qual a diferença entre nota fiscal série 1 e série 2?
A diferença entre uma nota fiscal da série 1 e da série 2 é que cada uma pode ser usada para um tipo diferente de vendas. Por exemplo, a série 1 pode ser para vendas na loja física e a série 2 para vendas online.
A série da nota fiscal é um número de identificação que ajuda a controlar as saídas de mercadorias. Esses números vão de 000.001 a 999.999 e, quando chega no limite, é preciso recomeçar a sequência. Essa divisão serve para organizar as notas que se referem ao mesmo tipo de operação e facilitar a gestão da empresa.
O que é nota fiscal série D?
É utilizada por negócios que faturam até R$ 240 mil por ano para vender direto para o consumidor final no varejo.
Pode ser usada em situações como o não funcionamento da máquina de cartão no momento da compra e quando a venda ocorrer fora do estabelecimento e for para o consumidor final, que não é contribuinte do ICMS.
Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?
A Nota Fiscal Complementar é usada para ajustar ou completar informações que faltaram ou foram erradas em uma nota fiscal anterior. Já a Nota Fiscal de Exportação é só para vendas que vão para fora do Brasil.
Ainda, a Nota Fiscal de Remessa serve para mandar mercadorias sem ser por venda direta, como demonstração ou conserto. Há também a Nota Fiscal de Anulação, para desfazer os efeitos de uma nota fiscal feita da forma errada.
Facilite a emissão de notas fiscais com o sistema ERP Omie
Há diversos tipos de notas fiscais disponíveis, cada um com funções específicas, a depender da situação. A administração delas em formato digital pode ser complicada, por isso, vale a pena contar com um sistema de gestão de documentos fiscais.
Com o ERP da Omie, você pode emitir suas notas fiscais sem complicações, seja para produtos vendidos ou serviços prestados, integrando-se perfeitamente com os dados do cliente, estoque e fluxo de caixa, para que você não perca nenhum detalhe importante.
Assim, você centraliza todas as suas operações em um só lugar, aproveitando um software inteligente e rápido para emissão de notas fiscais.
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